Chứng từ chính trong kế toán là gì? Định nghĩa, các loại, tính năng và yêu cầu đối với việc điền

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào đều xử lý báo cáo chính. Danh sách các tài liệu chính trong kế toán bao gồm một số giấy tờ bắt buộc. Mỗi người trong số họ đều liên quan đến các giai đoạn của quá trình kinh doanh. Nếu nhân viên của tổ chức không duy trì tài liệu chính trong "1C: Kế toán", công ty sẽ phải đối mặt với các biện pháp trừng phạt hữu hình.

Đây là gì?

Hạch toán chứng từ chính trong kế toán là ưu tiên hàng đầu. Tất cả các hoạt động được thực hiện theo hướng này được quy định bởi Luật Liên bang "Về Kế toán". Vì vậy, trong đoạn đầu tiên của chương thứ chín, người ta nói rằng bất kỳ tài liệu nào được ban lãnh đạo thực hiện và chứng nhận một cách chính xác, phản ánh các giai đoạn khác nhau của hoạt động kinh doanh của công ty, đều có thể được coi là tài liệu chính. Nhân tiện, những tập này được gọi là:

• nhận tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấpdoanh nghiệp;
• chuyển khoản cho hàng hoá và nguyên vật liệu đã nhận.

Như vậy, ngoài danh sách bắt buộc về chứng từ chính trong kế toán, còn có một danh mục bổ sung. Nó thường được biên soạn theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty. Và họ nhập các biểu mẫu vào đó có thông tin về sự bù đắp lẫn nhau mà không có cơ sở tài chính.

Tính năng làm việc với chứng từ chính trong kế toán

Điều đầu tiên bạn cần chú ý là tất cả các hình thức "chính" phải gắn liền với việc chuyển tiền. Do đó, bạn không nên thêm giấy ủy quyền để nhận tài liệu trong danh sách này.

Bảo quản loại giấy này được thực hiện ít nhất năm năm kể từ ngày ký. Trong quá trình kiểm tra thuế, thanh tra viên yêu cầu tài liệu chính trong khoảng thời gian từ một đến ba năm. Như vậy, các giấy tờ có thời hạn lâu hơn có thể được gửi vào kho lưu trữ để bảo quản. Sau năm năm, chúng hoàn toàn có thể được xử lý. Việc tiêu hủy "sơ sở" được thực hiện theo Điều lệ nội bộ của công ty và pháp luật của quốc gia. Thủ tục này khá phức tạp và tốn thời gian. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp giữ nguyên cái “chính” miễn là có chỗ trong bộ phận kế toán. Thời gian lưu trữ giấy tờ trong kho lưu trữ ở Nga không bị giới hạn trong bất kỳ hình thức nào.

Danh sách

Để hiểu chứng từ chính trong kế toán là gì, bạn cần biết nó bao gồm những loại chứng từ nào. Cần nhớ rằng bài phát biểulà về các giấy tờ liên quan đến sự di chuyển của các quỹ. Đây là danh sách những gì được bao gồm trong tài liệu chính trong kế toán:

1. Hợp đồng.
2. Hóa đơn thanh toán.
3. Biên lai thu tiền và bán hàng.
4. Hình thức báo cáo nghiêm ngặt.
5. Hành.
6. Hóa đơn.

Thông tin thêm về từng tài liệu chính này được cung cấp trong các đoạn sau.

Thỏa thuận

Khoản này gây ra rất nhiều tranh cãi giữa các nhân viên của phòng kế toán. Thực tế là tài liệu chính trong bộ phận kế toán nên được lưu trữ trong mọi trường hợp, nhưng các hợp đồng đôi khi kết thúc với luật sư hoặc thậm chí trong bộ phận nhân sự. Nhưng có một mặt khác của đồng xu. Xét cho cùng, hợp đồng là cơ sở cho giao dịch liên quan đến sự di chuyển của dòng tiền.

Hóa đơn

Biểu mẫu này đề cập đến tài liệu chính trong bộ phận kế toán. Tài khoản là gì thì mọi người tham gia vào quá trình kinh doanh đều biết. Trên thực tế, chứng từ này là cơ sở để chuyển tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận. Nếu một trong các bên chấp nhận tài khoản, điều đó có nghĩa là cô ấy đồng ý ngầm với giao dịch. Nó cũng có thể chứa thông tin liên quan đến một thỏa thuận trước đó. Hóa đơn không chỉ chứa những dữ liệu này mà còn chứa cả thủ tục hoàn lại tiền trong trường hợp cần thiết.

Phiếu gửi hàng

Bài báo này là một trong những đại diện sáng giá nhất về tài liệu chính trong kế toán. Vấn đề là ở chỗnó chỉ ra một danh sách đầy đủ hàng hóa được vận chuyển cho người mua. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về cả thành phẩm và nguyên liệu. Một phiếu gửi hàng được lập với số lượng bản không hạn chế. Thời điểm này không có quy định rõ ràng và trên thực tế chỉ dựa trên việc có bao nhiêu bên cần loại giấy tờ này. Tức là có bao nhiêu người tham gia giao dịch thì nên cung cấp bấy nhiêu bản sao. Cần nhớ rằng chỉ những mẫu đơn có chữ ký của người có trách nhiệm mới có giá trị. Con dấu hoặc tem không cần thiết trong tình huống này.

Đạo luật chấp nhận-chuyển giao

Nhân viên bình thường của bộ phận này tham gia vào việc xử lý tài liệu chính trong bộ phận kế toán. Thông thường, họ nhận được chứng chỉ công việc (dịch vụ) được thực hiện như một tài liệu hỗ trợ. Bài báo này, như tên gọi của nó, được soạn thảo sau khi cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện công việc. Hành động chấp nhận và chuyển giao, được ký kết song phương, được coi là hợp lệ. Đôi khi một trong các bên đối tác từ chối phê duyệt tài liệu. Trong tình huống này, biểu mẫu chỉ có thể được chứng nhận bởi một bên, nhưng với điều kiện là những người quan sát phải có mặt khi nó được ký. Ngoài các thông tin cơ bản, hành vi chấp nhận và chuyển giao có thể bao gồm dữ liệu có tính chất làm rõ hoặc làm rõ. Theo quy định, chúng được nhập vào một bảng được tạo thành đặc biệt. Đối với việc phê duyệt tem, nó luôn được hoan nghênh, nhưng nếu không có bản in, điều này không làm mất hiệu lực của giấy. Điều cần lưu ý là khi duy trì chứng từ chủ yếu trong kế toán, một hành vi phản ánh sự di chuyển của tài sản cố địnhdoanh nghiệp cũng nên được đưa vào danh sách các tài liệu chính.

Biên chế

Loại tài liệu chính này phản ánh sự luân chuyển tiền giữa doanh nghiệp và nhân viên của doanh nghiệp. Ngoài số tiền lương cơ bản, nó bao gồm tất cả các khoản thưởng và bồi thường. Trong tình huống này, kế toán trưởng cùng với người đứng đầu doanh nghiệp đóng vai trò là người chứng kiến việc kê khai. Để văn bản có giá trị và có hiệu lực, nó phải được đóng dấu. Nếu điều này không được thực hiện, biểu mẫu có thể được coi là không hợp lệ. Cần lưu ý rằng con dấu này là tùy chọn trong hai tài liệu trên.

Chứng từ tiền mặt

Danh sách này bao gồm các hình thức sau:

• nhận order,
• phiếu giải ngân,
• sổ tiền mặt.

Tài liệu chính này chứa thông tin đầy đủ nhất về chuyển động của quỹ. Chứng quyền tiền mặt được chia thành nhiều loại. Vì vậy, thường xuyên nhất trong công việc kế toán, KO-1, KO-2 và KO-4 được sử dụng. Chúng phản ánh tất cả các sự kiện của đời sống kinh tế của tổ chức. Vì vậy, trong quá trình kiểm tra thuế, các thanh tra viên thường kén chọn họ nhất. Ngoài các loại này, còn có các dạng KO-3 và KO-5. Thứ ba là sổ ghi lệnh tiền mặt, thứ năm tính đến sự luân chuyển của tiền mặt trong doanh nghiệp. Theo quy định, các thanh tra viên ít chú ý hơn đến các loại tài liệu chính này. Đối với việc lưu trữ và đăng ký, các quy trình nàyđược thực hiện theo quy trình chung.

Tách tuỳ theo giai đoạn giao dịch

Bất kỳ giao dịch nào cũng được chia thành ba giai đoạn. Và mỗi người trong số họ đều có tài liệu cụ thể.

Thứ nhất, các bên luôn thống nhất các điều khoản trong giao dịch. Tại thời điểm này, họ ký kết một thỏa thuận và xuất hóa đơn để thanh toán. Sau đó, một trong các bên đóng góp theo yêu cầu. Và để hỗ trợ việc này, người trả tiền có nghĩa vụ cung cấp các giấy tờ hỗ trợ. Nếu tiền được gửi từ tài khoản vãng lai, thì một bản trích lục phải được xuất trình. Nếu thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt, việc xác nhận được thực hiện bằng cách cung cấp séc thu ngân, biểu mẫu báo cáo nghiêm ngặt hoặc biên lai. Giai đoạn cuối cùng của bất kỳ giao dịch nào là cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ phải trả tiền. Thời điểm này phải được xác nhận bằng một hành động công việc đã thực hiện (dịch vụ) hoặc một phiếu gửi hàng, nếu chúng ta đang nói về các loại sản phẩm khác nhau.

Điền yêu cầu

Để có quy trình làm việc phù hợp, chỉ cần biết tài liệu chính trong kế toán là chưa đủ. Điều quan trọng là phải xem xét các yêu cầu cơ bản để điền vào nó. Trước hết, mỗi biểu mẫu phải có tên riêng. Ngoài ra, người biên soạn tài liệu có nghĩa vụ chỉ ra ngày hình thành các báo cáo này và tên của doanh nghiệp. Doanh nghiệp dùng để chỉ nhà cung cấp, nhà thầu hoặc người mua. Thông tin chi tiết ngân hàng,tên viết tắt của các viên chức và tên hoạt động cũng được hiển thị trong các cột riêng của tài liệu chính trong phòng kế toán. Mọi người đều biết tên của phép toán là gì, chỉ cần nhớ rằng giá trị này phải được thể hiện dưới dạng định lượng. Thời điểm cuối cùng trong quá trình chuẩn bị loại giấy này là chữ ký và con dấu của những người có trách nhiệm.

Chỉnh sửa

Trong việc xử lý một số lượng lớn tài liệu, nhân viên thường mắc sai lầm. Chúng phải được sửa chữa phù hợp với các quy tắc được thiết lập bởi luật pháp. Có hai loại chỉnh sửa:

1. Đối với trách nhiệm giải trình nghiêm ngặt. Nếu cần chỉnh sửa nhỏ trong biểu mẫu, thì người chịu trách nhiệm có nghĩa vụ gạch bỏ dòng không chính xác bằng một nét mảnh và ghi rõ mục đúng lên trên. Để xác nhận tính chính xác của những thay đổi được thực hiện trên giấy, cần phải viết "Tin đã sửa" và xác nhận vào mẫu có chữ ký và con dấu của một quan chức. Nếu tài liệu không thể được sửa chữa theo chiều dọc, thì người chịu trách nhiệm có nghĩa vụ gạch bỏ hình thức đã vẽ sai từ góc này sang góc khác bằng một đường kẻ đỏ mảnh. Nó cũng phải được đánh dấu "Đã hủy". Sau khi tạo trường hợp chính xác, trường hợp sai bị cấm bị hủy.
2. Đối với tài liệu không nghiêm ngặt. Trong trường hợp này, biểu mẫu bị hỏng sẽ bị hủy và một tờ giấy với thông tin chính xác được tạo ra.

Cần biết rằng chỉ nên thực hiện các đường gạch ngang bằng một đường rất mảnh. Nếu một nhân viêngạch bỏ văn bản theo cách không thể đọc được, đây là một sai lầm rất nặng.