Quản trị viên khách sạn: nhiệm vụ và chức năng

2025 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2025-01-24 13:27

Người đầu tiên bạn nhìn thấy trong khách sạn là quản lý khách sạn. Luôn ngọt ngào và thân thiện, anh ấy sẽ cố gắng hết sức để làm cho kỳ nghỉ của bạn đáng nhớ và thoải mái.

Nhìn từ bên ngoài, có vẻ như nhiệm vụ của quản trị viên khách sạn chỉ giới hạn ở việc cung cấp chìa khóa phòng và đăng ký cho bạn vào cơ sở dữ liệu. Để xóa tan huyền thoại này, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn công việc của một trong những nhân viên chính của khu giải trí phức hợp.

Thường thì vị trí quản trị viên được gọi là “lễ tân”. Dịch từ tiếng Pháp, từ này có nghĩa là "cửa". Chuyên gia khách sạn nhận được cái tên này vì nơi làm việc của anh ta - quầy lễ tân, nằm ngay gần cửa ra vào và anh ta gặp khách. Tất nhiên, từ ngữ này không chính xác, bởi vì nhà quản trị trong khách sạn thực hiện nhiều chức năng hơn, dựa trên bản mô tả công việc của anh ta. Vì vậy, anh ta phải đảm bảo hoạt động trơn tru của tất cả các dịch vụ khách sạn, kiểm soátsự sẵn sàng của phòng cho người nhận phòng, kiểm tra sự sẵn có của đồ uống và đồ ăn nhẹ cần thiết trong mini-bar, điều phối công việc của cấp dưới. Trong các khách sạn nhỏ, người quản lý không chỉ được giao nhiệm vụ đăng ký khách, nhận chìa khóa và đồ có giá trị (trong két sắt), mà còn chuẩn bị kho phòng để nhận phòng, thông báo cho khách về các điểm tham quan chính của thành phố và cách đến với họ.

Một trong những chức năng quan trọng nhất mà quản trị viên khách sạn thực hiện là đặt phòng qua điện thoại, e-mail và các phương tiện liên lạc khác, kiểm soát lượng khách của khách sạn và khắc phục tình trạng không xuất hiện của khách vào ngày đã định. Việc không tính đến số lượng phòng đã đặt và có người kịp thời có thể dẫn đến tình trạng “đặt trước quá nhiều” - nói cách khác, khách sẽ mua nhiều phòng hơn những gì họ có trong khách sạn để sử dụng miễn phí.

Khá thường xuyên, quản trị viên khách sạn nhận được yêu cầu đặt dịch vụ bổ sung, trước hết, điều này liên quan đến khả năng cung cấp cho khách du lịch giường phụ cho trẻ em và người lớn hoặc thay đổi loại phòng. Nếu có thể, bạn có thể thay đổi loại phòng khi đã ở tại khách sạn bằng cách thanh toán thêm.

Tất cả các thắc mắc, tranh chấp và tình huống xung đột cũng có nghĩa vụ phải được giải quyết bởi người quản lý khách sạn, trong khuôn khổ quyền hạn được giao cho mình. Ai, nếu không phải anh ta, sẽ quyết định về khiếu nại nhận được từ khách hàng nếu anh ta không được cung cấp phòng đã đặt trước, các dịch vụ, nếu anh ta gặp vấn đề vớithanh toán.

Đối với bất kỳ khách sạn nào cũng vậy, lợi nhuận là mục tiêu chính, vì vậy quản trị viên khách sạn cũng được giao trọng trách kiểm soát việc ra đi của khách, trong thời gian đó, việc thanh toán các hóa đơn cần được kiểm tra.

Để đảm bảo đúng và chính xác hoạt động của tất cả các dịch vụ, nhà quản trị khách sạn phải biết các quy tắc cung cấp dịch vụ khách sạn, bảo trì phòng, nội quy nhân viên, cơ cấu khách sạn và các khía cạnh khác. Kiến thức này là cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách chất lượng và chuyên nghiệp.

Vị trí “bộ mặt của khách sạn” là quan trọng và có trách nhiệm. Bất kể tình huống và vấn đề xảy ra trong khách sạn, tâm trạng tốt và nụ cười không rời bỏ nhà quản trị, bởi vì lĩnh vực dịch vụ trước hết là dựa trên lòng hiếu khách.

Tất cả mọi người đều có thể trở thành quản trị viên của một tổ hợp khách sạn: bạn cần phải học tại một trường đại học, trường kỹ thuật hoặc các khóa học về ngành khách sạn và có mong muốn làm việc rất lớn. Kiến thức về ngoại ngữ được hoan nghênh, đặc biệt nếu khách sạn nằm ở trung tâm du lịch với lượng khách du lịch lớn.