Mô tả công việc quản trị viên văn phòng: nhiệm vụ, chức năng và quyền

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Ở hầu hết các nơi công cộng, người đầu tiên bạn gặp ngay khi bước qua ngưỡng cửa là lễ tân. Các chuyên gia này được thuê bởi các khách sạn, thẩm mỹ viện, nhà hàng và tất nhiên, các tổ chức văn phòng. Họ có nhiều trách nhiệm, từ giao tiếp với khách và đối tác đến xử lý tài liệu.

Tính năng

Điều đáng nói là quản trị viên là một nghề rất đa năng, có thể bao gồm các nhiệm vụ đa năng. Ưu điểm cho người mới bắt đầu là nó không yêu cầu bất kỳ kiến thức chuyên sâu nào trong một lĩnh vực cụ thể.

Nhà tuyển dụng tiềm năng quan tâm nhiều hơn đến phẩm chất cá nhân. Một ứng viên tiềm năng cho vị trí quản trị viên văn phòng nên hòa đồng vừa phải, có thể thiết lập mối quan hệ với những người khác nhau và thể hiện chính xác suy nghĩ của họ. Đó cũng sẽ là một lợi thế nếu bạn quan tâm đến lĩnh vực đã chọn.các hoạt động và khả năng đối phó với căng thẳng. Chất lượng sau này chắc chắn sẽ có ích cho quản trị viên trong tương lai. Anh ta sẽ phải giao tiếp với một số lượng lớn khách truy cập, trong số họ chắc chắn sẽ xảy ra xung đột. Tuy nhiên, ngay cả trong những tình huống như vậy, quản trị viên phải có khả năng giữ lịch sự.

Cần lưu ý rằng tùy thuộc vào chính sách tuyển dụng của công ty, có thể có yêu cầu về trình độ học vấn cao hơn, khả năng làm việc với thiết bị văn phòng, v.v.

Lịch làm việc cho vị trí này thường được xác định bởi giờ mở cửa của cơ sở, vì quản lý sẽ mở cửa vào buổi sáng và đóng cửa vào buổi tối. Tuy nhiên, khi nhân viên làm việc suốt ngày đêm, một lịch làm việc sẽ được vạch ra. Theo quy định, các văn phòng không làm việc ở chế độ này.

Cũng cần chú ý rằng quản trị viên và quản lý văn phòng là những nghề khác nhau. Người quản lý văn phòng thực sự giám sát các nhân viên khác. Quản trị viên, không giống như anh ta, không thực hiện chức năng này. Anh ấy chỉ thực hiện các chức năng của riêng mình, tương tác với các nhân viên khác của văn phòng nếu cần thiết.

Trách nhiệm chính

Một quản trị viên văn phòng, đang ở nơi làm việc, phải thực hiện một số công việc đáng kể mà ban quản lý giao cho. Hãy liệt kê ngắn gọn chúng.

• Tiếp nhận và phân phối các cuộc điện thoại tiếp theo. Trong quá trình đàm phán, nhà quản trị phải ghi lại thông tin và chuyển cho nhân viên. Nếu cần, cuộc gọi sẽchuyển hướng đến bộ phận khác.
• Nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng bao gồm điều khoản yêu cầu nhân viên cung cấp lời khuyên ban đầu cho khách hàng tiềm năng.
• Nhu cầu xử lý tài liệu đến cũng như đi.
• Đăng quảng cáo tuyển dụng trên các cổng thông tin chuyên ngành và các cơ quan tuyển dụng. Ngoài ra, nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng liên quan đến việc thực hiện các cuộc phỏng vấn ban đầu với các ứng viên tiềm năng.
• Mua văn phòng phẩm và vật tư tiêu hao cần thiết để đảm bảo thiết bị văn phòng hoạt động trơn tru.

Ngoài những nhiệm vụ được liệt kê ở trên, người quản trị văn phòng thực sự thường xuyên tương tác với mọi người. Đây vừa là khách hàng tiềm năng vừa là nhân viên hiện tại của công ty. Chính chuyên gia này chịu trách nhiệm sắp xếp lịch cho nhân viên.

Quyền

Số lượng quyền, không giống như nhiệm vụ, ít hơn nhiều. Vậy, hướng dẫn quản trị viên văn phòng làm gì?

• Thay mặt công ty, đại diện cho lợi ích của công ty trong tương tác với các doanh nghiệp khác.
• Để tương tác với các nhân viên khác trong phạm vi quyền hạn được giao.
• Đưa ra các đề xuất để xem xét nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Chức năng quản trị viên văn phòng

Ở nơi làm việc, chuyên gia này nênthực hiện một số nhiệm vụ đáng kể được giao cho anh ta:

• Chuẩn bị văn phòng.
• Duy trì trật tự.
• Phục vụ du khách.
• Dịch vụ điện thoại.

Trên thực tế, số lượng chức năng có thể nhiều hơn. Nó phụ thuộc vào danh sách các trách nhiệm công việc của quản trị viên văn phòng trong một tổ chức cụ thể.

Chuẩn bị văn phòng

Hoàn thành chức năng được giao, theo quy luật, bắt đầu từ việc chuẩn bị cho một ngày làm việc mới. Đến nơi làm việc của mình, quản trị viên kiểm tra công việc của thiết bị văn phòng, sự sẵn có của vật tư tiêu hao và văn phòng phẩm. Tiếp theo, chuyên gia phải tự làm quen với danh sách khách và tạo điều kiện cho cuộc họp của họ.

Duy trì trật tự

Quản trị viên không nên trực tiếp tham gia vào việc dọn dẹp và các hoạt động khác để duy trì trật tự trong văn phòng. Tuy nhiên, trong số các nhiệm vụ của anh ta là sự cần thiết phải điều phối công việc của nhân viên bảo trì. Anh ta phải lên lịch dọn dẹp, cũng như cho biết thời gian của nó.

Dịch vụ khách hàng

Nhiệm vụ của quản trị viên cũng bao gồm việc thương lượng với khách về thời gian của chuyến thăm, điều phối họ với người đứng đầu. Lịch trình của các chuyến thăm nên được lập sao cho không có sự chồng chéo và không ai phải mất thời gian chờ đợi. Ngoài ra, quản trị viên phải gặp gỡ khách truy cập. Chính anh ấy là người tạo ra cái đầu tiênấn tượng.

Dịch vụ điện thoại

Chức năng này được giao cho quản trị viên để giải phóng người quản lý khỏi các cuộc đàm phán và không làm anh ta phân tâm khỏi quy trình làm việc. Nhân viên có thể tự mình giải quyết một số vấn đề hoặc hẹn khách theo lịch trình của người quản lý. Khi thực hiện các chức năng này, nhân viên chắc chắn phải giữ bí mật, không tiết lộ cho người ngoài thông tin có sẵn cho mình.

Mẫu

Mô tả công việc quản trị viên văn phòng có thể bao gồm các mục khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của một tổ chức cụ thể. Tuy nhiên, theo quy định, các điều kiện tiêu chuẩn sẽ được quy định trong đó, được lấy làm mẫu.

• Quy định chung.
• Yêu cầu về trình độ. Theo quy định, bằng cấp trung học chuyên ngành là đủ cho một nhà quản trị tiềm năng. Kinh nghiệm chắc chắn sẽ là một tài sản.
• Trách nhiệm. Không có mô tả công việc nào là hoàn chỉnh nếu không có mục này.
• Quyền. Ví dụ, quản trị viên có quyền đưa ra các đề xuất để cải thiện các hoạt động của doanh nghiệp.
• Các điều khoản bổ sung có thể bao gồm các mục không có trong các phần khác.

Theo thông lệ, người ta thường cung cấp bản mô tả công việc cho một nhân viên mới để xem xét, thực tế là anh ta phải xác nhận bằng chữ ký của chính mình.

Nơi làm việc

Hướng dẫn về bảo hộ lao động cho quản trị viên văn phòng đưa ra một số yêu cầu về điều kiện làm việc. Ví dụ, nơi làm việc phải được bố trí sao cho nhân viên cảm thấy thoải máithực hiện nhiệm vụ của riêng mình. Theo quy định, nó nằm cạnh văn phòng của người quản lý và cho phép bạn giám sát các nhân viên khác.

Bạn cần hiểu rằng khi thực hiện nhiệm vụ, người quản trị cũng như các nhân viên khác thường phải sử dụng các thiết bị văn phòng. Đó là lý do tại sao nó phải được đặt sao cho có thể sử dụng trong thời gian ngắn.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng không được nêu rõ ràng trong bản mô tả công việc của nhà quản trị là đóng vai trò như một liên kết giữa cấp trên trực tiếp và cấp dưới. Do đó, nhân viên nên cố gắng tạo ra một môi trường thuận lợi và thiết lập mối quan hệ với các chuyên gia khác. Điều quan trọng là không chỉ truyền đạt một cách chính xác các chỉ thị của người lãnh đạo mà còn có thể kiểm soát độ chính xác của việc thực hiện của họ.

Vì lý do này, khả năng kết nối với những người khác trở thành một yếu tố quan trọng để đạt được thành công ở vị trí này. Điều này áp dụng cho cả lãnh đạo và cấp dưới. Đối với phẩm chất cá nhân, tính tổ chức và khả năng chống căng thẳng được coi là khá quan trọng, cho phép bạn quản lý các nhân viên khác và giữ bình tĩnh ngay cả khi đối phó với những vị khách xung đột.