Tự động hóa hệ thống kinh doanh: công cụ và công nghệ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

hệ thống CRM, giải pháp ERP, công cụ WEB và khái niệm BPM - tất cả những thuật ngữ này thuộc về các doanh nhân ngày nay đang nỗ lực hiện đại hóa doanh nghiệp của họ. Những từ viết tắt khó hiểu, những thuật ngữ nước ngoài khó hiểu … Và có đúng không, tất cả về - ERP-, BPM-, CRM-systems?

Mặt hàng mới vì lợi ích của quần chúng

Gần đây, công nghệ thông tin, sức mạnh tính toán đã trở thành một yếu tố quan trọng của cuộc sống hàng ngày. Họ đã không bỏ qua lĩnh vực khởi nghiệp. Tự động hóa hệ thống kinh doanh là một quá trình khá phức tạp để viết một gói phần mềm như vậy sẽ cho phép bạn kiểm soát mọi thứ diễn ra bên trong công ty và nếu có thể, giảm khả năng mắc lỗi của nhân tố con người.

Các mô hình quản lý kinh doanh truyền thống đang dần trở thành di tích của quá khứ. Tự động hóa các hệ thống kinh doanh ngày nay là một sự kiện bắt buộc, tốt hơn là không nên trì hoãn, vì tính linh hoạt của công ty, khả năng tồn tại trên thị trường, thích ứng với các điều kiện thay đổi ngay cả trong tình huống cạnh tranh gay gắt phần lớn phụ thuộc vào điều này.

Thuật ngữ chung

Doanh nghiệpquy trình - một tập hợp các giai đoạn cho phép bạn sắp xếp và thực hiện chiến lược để đạt được các mục tiêu do các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp xây dựng. Sử dụng các công cụ tự động hóa kinh doanh hiệu quả, bạn có thể chuẩn hóa tất cả các hoạt động để đạt được những gì bạn muốn. Điều này sẽ làm cho tương tác với khách hàng hiệu quả hơn, các bộ phận của tổ chức sẽ đối thoại liên tục và lợi nhuận sẽ tăng lên. Đồng thời, khách hàng sẽ hài lòng, khách hàng cũ sẽ vẫn còn, vì chất lượng dịch vụ sẽ khá cao và khách hàng mới sẽ đến, kể cả theo lời giới thiệu của những người đã phục vụ trước đó.

Các mục tiêu chính của tự động hóa quy trình kinh doanh là biến quy trình làm việc thành một cách hiệu quả, hiệu quả, có lợi nhuận để tồn tại trên thị trường hàng hóa và dịch vụ. Việc phát triển các hệ thống quản lý sử dụng các giải pháp chức năng và tiện lợi cho phép bạn quản lý tất cả các quy trình trong công ty.

Nó hoạt động như thế nào?

Khi một doanh nhân cần đưa ra quyết định, người ta nên hiểu rằng việc lựa chọn một hệ thống tự động hóa kinh doanh không phải là một nhiệm vụ dễ dàng và rất có trách nhiệm. Bất cứ khi nào có thể, cần ưu tiên cho một sản phẩm hiệu quả chuyên biệt trong lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động. Người ta tin rằng các tùy chọn là thuận tiện để sử dụng và hiệu quả trong hoạt động, cho phép mô hình hóa tất cả các quá trình xảy ra trong tổ chức, bất kể mức độ phức tạp. Nếu nó được triển khai trên các máy chủ đám mây, cho phép truy cập trực tuyến, thì tính năng tự động hóa quy trình kinh doanh như vậy sẽ làhiệu quả.

Công cụ trực quan giúp làm việc với hệ thống thuận tiện hơn, dễ dàng kiểm soát chất lượng thông tin nhập, tính đầy đủ của việc điền thông tin, đồng thời đánh giá hiệu quả của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Thông tin chính xác được cung cấp cho người quản lý thông qua quá trình tự động hóa quy trình kinh doanh sẽ trở thành cơ sở để đưa ra các quyết định của người quản lý.

Tốt cho mọi người

Không kém phần quan trọng là các công nghệ tự động hóa kinh doanh dành cho các nhà quản lý công ty, những người này sẽ nhận được một công cụ mà thông qua đó, bạn có thể theo dõi bất cứ lúc nào người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ, cũng như tất cả những người tham gia vào quy trình. Đồng thời tính toán được thời gian thực hiện công việc. Thông tin này cần thiết cho việc lập kế hoạch các hoạt động sau này.

Khi phát triển hệ thống tự động hóa kinh doanh, sản phẩm phải bao gồm nhắc nhở tự động cho phép bạn kiểm soát các nhiệm vụ khẩn cấp. Tin nhắn được tạo ở chế độ được chỉ định bởi chương trình, bạn có thể cấu hình việc phát hành thông tin về các sự kiện khác nhau quan trọng đối với nhân sự và khách hàng của tổ chức. Khi phát triển một hệ thống, cần đặc biệt chú ý đến thiết kế - giao diện phải dễ hiểu ở mức độ trực quan để nhân viên có thể nhanh chóng tham gia làm việc với nó và không mắc lỗi.

Tất cả dành cho nhân viên bán hàng

Một trong những lĩnh vực chính của việc triển khai hệ thống tự động hóa là cải thiện công việc của các công ty chuyên về bán hàng và trước hết, nhân viên sẽ phải làm việc trong một sản phẩm mới,chịu trách nhiệm về các giao dịch. Tự động hóa cho phép bạn phân phối thời gian làm việc và tăng hiệu quả của mỗi ngày mới. Các quy trình nghiệp vụ được lập trình trong hệ thống được chia thành các giai đoạn riêng biệt và người quản lý sử dụng sản phẩm luôn có thể nhận được thông tin trợ giúp liên quan đến bước hiện tại.

Hệ thống hiện đại chứa các công cụ cho phép bạn theo dõi tất cả các giai đoạn tương tác với một khách hàng cụ thể. Điều này giúp phân tích các yêu cầu, trên cơ sở đó có thể đưa ra một dịch vụ, một sản phẩm phù hợp với đối tượng khách hàng cụ thể này. Phương pháp tiếp cận cá nhân và xem xét nhu cầu ngày nay rất được coi trọng. Để phân tích hiệu quả, bạn có thể sử dụng tự động hóa việc tính toán kênh bán hàng. Một công cụ tương tự sẽ hữu ích trong việc xác định các điểm nghẽn trong công việc của doanh nghiệp. Các công cụ khác được biết là giúp đưa phân tích vào các quy trình kinh doanh. Một doanh nhân nên chọn những thứ thuận tiện nhất, có tính đến các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp mình và đặt ra nhiệm vụ cho các lập trình viên triển khai hệ thống kiểm soát.

Quản lý khôn ngoan

Theo thông lệ, người ta thường nói về ba lớp của hệ thống tự động hóa quy trình kinh doanh: phát triển, hỗ trợ, sơ cấp. Sự phân cấp được xác định bởi mức độ ảnh hưởng đến công việc của công ty, sự phụ thuộc của kết quả vào tính đúng đắn của việc áp dụng một hệ thống cụ thể.

Tự động hóa hiệu quả cũng là một bộ công cụ mà qua đó bạn có thể kiểm soát khách hàng tiềm năng, xác định nhu cầu của cả nhóm khách hàng tiềm năng và đã có sẵn. Khách hàng tiềm năng mới phải làđã đăng ký, hiển thị trong hệ thống, để trong tương lai, người quản lý chịu trách nhiệm về quy trình có thể xem xét nó trong công việc và sửa các bước của họ.

Tất cả vì khách hàng

Ý tưởng chính về công việc của bất kỳ doanh nghiệp nào quan tâm đến sự thành công là đáp ứng nhu cầu của khách hàng, có tính đến nhu cầu và thị hiếu của họ. Tính hoàn hảo của dịch vụ trở thành chìa khóa để duy trì lượng khán giả tích lũy và bạn hoàn toàn có thể cung cấp mức độ dịch vụ như vậy nếu bạn triển khai hệ thống kiểm soát tự động cho tất cả các giao dịch kinh doanh. Điều này sẽ giúp tránh những sai sót do yếu tố con người gây ra, đồng thời sẽ tập trung tất cả các vấn đề, thời hạn và các khía cạnh quan trọng. Dịch vụ khách hàng đa kênh là một công cụ khá quan trọng để triển khai một hệ thống chu đáo và hiệu quả.

Phát triển liên quan đến việc lập trình một quy trình tham chiếu, theo đó tất cả các yêu cầu và kháng nghị sẽ được xây dựng. Khi phân tích thông tin nhận được, bạn có thể sử dụng một cửa sổ để xử lý lượng dữ liệu tối đa. Sử dụng một hệ thống tiện lợi, các nhà khai thác sẽ có thể gọi các hợp đồng liên quan đến khách hàng, xem lịch sử của khách hàng, theo dõi thời hạn, kiểm soát tính khả dụng của phản hồi và dành tối thiểu thời gian và công sức cho tất cả các hoạt động này.

Hỗ trợ tài liệu

Đôi khi có vẻ như việc ghi lại mọi thao tác thật nhàm chán, tẻ nhạt, tốn thời gian và hoàn toàn vô ích. Các nhà phát triển của các công cụ hiện đại để tự động hóa doanh nghiệp đã tính đến quan điểm chung như vậy, vì vậy một doanh nhân cólựa chọn các sản phẩm phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình tài liệu.

Tất cả các giấy tờ chính thức luôn ở dạng điện tử, chúng được cấu trúc và sắp xếp theo thứ tự, và các công cụ được lập trình đặc biệt kiểm soát việc hoàn thành thời hạn. Bạn có thể theo dõi thư từ, tài liệu kế toán, hợp đồng đã ký kết với khách hàng và nhà cung cấp. Nhiều sản phẩm cũng bao gồm các mẫu tích hợp giúp bạn dễ dàng tạo tài liệu mới. Khi đặt hàng một hệ thống tự động cho một doanh nghiệp, một doanh nhân cung cấp cho các lập trình viên một mẫu cơ bản được lưu trữ trong bộ nhớ.

Tại sao lại cần điều này?

Sử dụng hệ thống tự động, bạn có thể tìm thấy tài liệu phù hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả trong tổng số lượng thông tin. Nhiều chương trình cho phép bạn đính kèm các bản sao đã quét, điều này cũng thuận tiện và cho phép bạn truy cập vào biểu mẫu in, bất kể người cần tài liệu đang ở đâu.

Hợp nhất tài liệu trong lưu trữ điện tử giúp kiểm soát dữ liệu và chắc chắn rằng không có gì bị mất. Sự thuận tiện và tốc độ tìm kiếm làm cho quy trình làm việc hiệu quả hơn và do đó hiệu quả hơn. Bằng cách mở rộng quyền truy cập, bạn có thể làm việc với tài liệu đã chọn như một nhóm, giúp đối phó với các nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi giải pháp tập thể. Nếu doanh nghiệp thường xuyên làm việc trên các chứng từ thương mại thì cần lựa chọn hệ thống như vậytự động hóa bao gồm khả năng nhìn thấy. Điều này sẽ giúp quá trình phê duyệt tài liệu nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Nhìn về tương lai

Giai đoạn khủng hoảng buộc doanh nghiệp phải dùng đến những công cụ hữu hiệu và mạnh mẽ nhất, nếu không thì đơn giản là không thể tồn tại trên thị trường. Tự động hóa tích hợp là một cách tiếp cận hiện đại, nhờ đó chi phí được giảm xuống, kết quả công việc trở nên đáng kể hơn, phần tài chính mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhiều hơn so với trước khi sử dụng các giải pháp tự động.

Phát triển hệ thống là một nhiệm vụ có trách nhiệm bao gồm việc xác định đầu tiên tất cả các quy trình kinh doanh của tổ chức, xác định trình tự của chúng, phân loại tầm quan trọng và mức độ phức tạp của chúng. Việc sử dụng phương pháp này cho phép bạn đoàn kết tất cả những người tham gia trong quá trình, để đạt được sự hiểu biết lẫn nhau cả trong công ty và khi giao tiếp với khách hàng. Khi bắt tay vào tạo ra một hệ thống tự động, cần chú ý đến cả các quy trình chính trong công việc của tổ chức và các quy trình phụ trợ hỗ trợ cơ sở hạ tầng. Cần phải nhớ rằng chính các quy trình nghiệp vụ trở thành cơ sở để hoạch định hoạt động của doanh nghiệp, phát triển nhân sự và nâng cao hiệu quả hoạt động.