Nội dung và các loại thư kinh doanh

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Thư kinh doanh là một trong những phương tiện giao tiếp quan trọng nhất trong thế giới kinh doanh giữa các đại diện của các tổ chức khác nhau. Nó được đặc trưng bởi một phong cách nghiêm túc, chính xác, trang trọng.

Thư kinh

Bây giờ, trong thời đại của Internet, tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh không hề giảm đi, mà chỉ đơn giản là thay đổi phương tiện truyền thông - từ giấy sang điện tử - và đã trở nên nhanh hơn. Do đó, điều cực kỳ quan trọng đối với mỗi nhân viên, người tìm việc cũng như những người ở vị trí lãnh đạo, có thể soạn chính xác các loại thư công việc khác nhau.

Hơn nữa, điều này một phần thể hiện anh ấy là một người chuyên nghiệp, mở rộng cơ hội nghề nghiệp của mình. Vì vậy, điều quan trọng đối với bất kỳ người nào không quan tâm đến sự nghiệp của mình là phải biết các quy tắc thực hiện thư tín trong kinh doanh và tính đến các loại hình khác nhau của nó. Và nội dung của các bức thư thương mại, cũng như chất lượng của chúng, sẽ phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp của người gửi thư.

Với sự trợ giúp của thư từ kinh doanh, các vấn đề được giải quyết, trình bàyyêu cầu bồi thường, hợp đồng được thảo luận, vật có giá trị và tài liệu được hộ tống.

Phong cách kinh doanh

Kiểu chữ kinh doanh phải chính xác và không cho phép các từ diễn giải khác nhau. Phải có sự phục tùng chính thức nghiêm ngặt, ngay cả khi đây là một bức thư cho một người bạn. Cho phép lặp lại (với số lượng hạn chế) tem từ vựng và thậm chí được hoan nghênh. Theo quy định, các loại thư thương mại khác nhau đề cập đến một số vấn đề, giới hạn trong các chủ đề kinh doanh. Giọng điệu chỉ được sử dụng trung tính, không cho phép đánh giá cá nhân và cảm xúc không phù hợp.

Thư từ kinh doanh luôn là thư chính thức, nó thường được đăng ký và ghi lại.

Các loại chữ

Sự phát triển của kinh doanh, công nghệ thông tin ảnh hưởng đến văn bản kinh doanh và các loại hình của nó, buộc nó phải mang những hình thức mới. Đến nay, các loại chữ cái sau được phân biệt:

1. Chủ đề thương mại và kinh doanh. Với sự giúp đỡ của doanh nghiệp giải quyết các vấn đề kinh tế, tổ chức, pháp lý. Khối lượng của những tin nhắn này là từ một vài dòng đến một vài trang. Thương mại giải quyết các vấn đề về bán dịch vụ hoặc hàng hóa và cung cấp. Đây là những yêu cầu, đề nghị, khiếu nại.
2. Thư yêu cầu phản hồi (chẳng hạn như yêu cầu, kháng nghị, yêu cầu, khiếu nại, đề xuất) và không yêu cầu (chứa các sự kiện và sự kiện đã được mô tả - các thư đi kèm tương đương với biên nhận, xác nhận).
3. Có những d



spruce letter: thông thường và tròn - có một người gửi vàmột số người nhận xếp hạng thấp hơn.

4. Thư từ được coi là tiêu chuẩn, trong đó có các dạng tài liệu, mẫu làm sẵn. Các loại thư kinh doanh được trình bày theo cách này được gọi là quy định. Nếu người gửi viết một tin nhắn từ chính họ, thì tin nhắn đó không được kiểm soát.
5. Khi một bức thư tiết lộ một chủ đề, nó được gọi là một khía cạnh, nếu nhiều khía cạnh - đa khía cạnh.
6. Vị trí riêng biệt các loại thư công việc phản ánh thông tin cá nhân cho người nhận: chúc mừng, cảm ơn, chia buồn, giới thiệu, kèm theo.

Nội dung của một bức thư kinh doanh

1. Appeal được thiết kế để thu hút sự chú ý, quan tâm, thiết lập mức độ liên hệ. Lời kêu gọi có thể theo vị trí, theo họ, tên và từ viết tắt hoặc tổng quát.
2. Giới thiệu về bản chất của bức thư, làm rõ mục đích hoặc lý do của bức thư, bao gồm mô tả, liên kết, cảm ơn, chúc mừng, tuyên bố, v.v.
3. Phần chính (phải có bất kỳ thư từ kinh doanh nào). Các loại thư thương mại cho các mục đích khác nhau chứa các thông tin chính, đề xuất, yêu cầu, lời mời, yêu cầu, đơn đặt hàng. Nó chứa các hợp lý, các tuyên bố theo trình tự thời gian chặt chẽ, phân tích vấn đề, lợi nhuận có cấu trúc hoặc các khoản lỗ có thể xảy ra.
4. Tất cả các loại thư thương mại nên có một kết luận, bao gồm kết luận, đề xuất, thỏa thuận, từ chối, cảnh báo. Ví dụ, chẳng hạn như: nhắc nhở, đề nghị, yêu cầu, cảnh báo.
5. Cụm từ kết thúc tiêu chuẩn,được thiết kế để thiết lập cho sự hợp tác tiếp theo, giới hạn thời gian, có thể bị từ chối. Ngoài ra, lời kêu gọi cuối cùng phụ thuộc vào hệ thống các giá trị xã hội và ưu tiên.

Khuyến nghị viết thư

1. Bức thư phải dễ hiểu và dễ đọc, không chồng chất các từ và sử dụng các đơn vị từ vựng, nghĩa chính xác của từ đó không được biết.

2. Tất cả các loại chữ thương mại không nên quá lớn, tốt hơn là nên giảm bớt và cấu trúc thông tin càng nhiều càng tốt.

3. Trong quá trình đọc, người đọc phải cảm nhận được sự tôn trọng, tính cá nhân của bức thư, quyền sở hữu chủ đề, sự truyền cảm tích cực của tác giả.

4. Điều quan trọng trong quá trình viết là thiết lập các thỏa thuận về thời gian, các điều khoản, điều kiện liên hệ và hợp đồng. Điều này có thể được thực hiện dưới dạng danh sách các tùy chọn hoặc câu hỏi hàng đầu.

5. Một giọng điệu tế nhị và chuyên nghiệp, nhân từ của bức thư chắc chắn sẽ khiến người nhận có phản hồi tích cực và nhanh chóng.

Một trong những thành phần của một doanh nghiệp thành công là tuân thủ các quy tắc về thư từ kinh doanh, chiếm ít nhất 80% tất cả các tài liệu của các tổ chức. Việc tuân thủ nghiêm ngặt tất cả các quy tắc nhấn mạnh giá trị pháp lý của thư kinh doanh và đảm bảo đạt được các mục tiêu thương mại một cách nhanh chóng.