Phòng kinh tế kế hoạch: chức năng nhiệm vụ. Quy định về phòng kinh tế kế hoạch

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Phòng kinh tế kế hoạch (sau đây gọi là PEO) được tạo ra nhằm mục đích tổ chức hiệu quả nền kinh tế của các tổ chức và doanh nghiệp. Mặc dù thường công việc của các bộ phận như vậy không được quy định rõ ràng. Chúng nên được tổ chức như thế nào, nên có cấu trúc gì và chúng phải thực hiện những chức năng gì?

Giới thiệu

Trong bất kỳ sách giáo khoa nào về kinh tế học, PEO đều nói rằng PEO thu thập các chỉ số kinh tế về chi tiết của công ty, phân tích chúng và lập kế hoạch phát triển dựa trên các kết luận thu được trong quá trình phân tích.

Nếu chúng ta đang nói về một doanh nghiệp nhỏ, thì chức năng này có thể được thực hiện bởi người đứng đầu công ty (hoặc doanh nhân cá nhân), khi quy mô hoạt động phát triển, những quyền hạn này có thể được chuyển giao cho người khác hoặc thậm chí nhóm người. Tổ chức càng lớn thì càng có nhiều người trong đó chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh tế. Để thuận tiện cho công việc, những người này hợp nhất trong PEO.

cấu trúc PEO

PEO có cấu trúc chuẩn. Bộ phận này được đứng đầu bởi một ngườibáo cáo trực tiếp cho giám đốc tài chính, giám đốc quảng cáo và khuyến mại, hoặc thậm chí là giám đốc điều hành. Tất cả phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức của toàn công ty.

Có hai kiểu tổ chức cấu trúc PEO:

1. Một tổ chức trong đó công việc của nhân viên PEO nằm trong bộ phận.
2. Một tổ chức trong đó một số nhân viên làm việc bên ngoài bộ phận (thu thập thông tin về công việc của công ty) và một số làm việc bên trong (họ phân tích thông tin nhận được và lập kế hoạch).

Kiểu tổ chức cuối cùng là điển hình cho các công ty sản xuất.

Ưu điểm của loại hình tổ chức thứ nhất là công việc của một đơn vị cơ cấu của công ty rất dễ kiểm soát. Điểm bất lợi là thông tin không phải lúc nào cũng được nhân viên PEO tiếp nhận kịp thời.

Nếu bạn sử dụng tùy chọn đầu tiên để tổ chức phòng kinh tế kế hoạch và các chức năng của phòng kinh tế, thì các chức năng sau đây sẽ được giao cho nhân viên của phòng:

• lấy dữ liệu chính từ các nguồn tài chính và các đơn vị cấu trúc;
• tạo ra các phương pháp lập kế hoạch và báo cáo quản lý;
• trực tiếp tạo báo cáo quản lý;
• kiểm soát và phân tích toàn bộ công ty.

Phương pháp thứ hai của tổ chức PEO được sử dụng thường xuyên hơn. Trong trường hợp này, các nhân viên của bộ phận nên được giao phó các chức năng sau:

• giám sát việc thực hiện các kế hoạch đã phát triển;
• giám sát việc thực hiện ngân sách của một đơn vị cụ thể;
• phân tích hiệu suấtđơn vị cụ thể.

Điều quan trọng là các PEO làm việc bên ngoài đơn vị của họ được cung cấp mọi thứ họ cần để phân tích sâu hơn và lập kế hoạch cho tính kinh tế của các tổ chức và doanh nghiệp.

PEO nhân viên có thể báo cáo trực tiếp với trưởng bộ phận, trưởng bộ phận sản xuất bất kỳ. Trong trường hợp đầu tiên, sự phục tùng được gọi là chức năng, trong trường hợp thứ hai - hành chính. Đây là hình thức gửi hai lần.

Các chức năng sau đây nên được giao cho chuyên viên kinh tế của phòng kinh tế kế hoạch:

1. Phát triển phương pháp luận kinh doanh (cả công ty và trong các bộ phận riêng lẻ của tổ chức).
2. Phát triển các thư mục cơ bản chứa các chỉ số hoạt động của các bộ phận của công ty.
3. Xây dựng chính sách quản lý công ty.
4. Phát triển các biểu mẫu lập kế hoạch và báo cáo.
5. Phát triển các phương pháp phân tích và đánh giá hoạt động của công ty.

Ưu điểm của loại hình tổ chức phòng kinh tế kế hoạch và chức năng của nó là mọi thông tin cần thiết đều được chuyển đến tay các chuyên viên phân tích của đơn vị mà không bị chậm trễ. Điểm bất lợi là sự kiểm soát yếu kém đối với công việc của các nhà kinh tế làm việc bên ngoài bộ phận, cũng như thực tế là sự phục tùng kép của nhân viên.

Cách tổ chức công việc này có thể tăng đáng kể nhân viên của PEO lên một quy mô phi lý.

Ví dụ về cấu trúc PEO trong các doanh nghiệp khác nhau

Khi nói đến các công ty cỡ vừaquy mô, thì thường thì PEO trong họ có cấu trúc như sau: người đứng đầu là người đứng đầu bộ phận và ba chuyên gia của PEO là cấp dưới của anh ta.

Nếu chúng ta đang nói về một doanh nghiệp lớn, thì cơ cấu của phòng kinh tế kế hoạch trên đó như sau: trưởng phòng phụ trách phòng, phó phòng phụ trách, để người mà cả kinh tế trưởng của sở và kinh tế trưởng của sở đều trực tiếp cấp dưới. Hai nhà kinh tế học của PEO báo cáo cho Nhà kinh tế trưởng.

Vấn đề của IEE

Nhiệm vụ của bộ phận này của công ty bao gồm việc chuẩn bị các tài liệu và đơn đăng ký sau:

• dự báo và kế hoạch phát triển công ty;
• tài liệu báo cáo có tính chất khác nhau (một lần và thường xuyên);
• tài liệu tham khảo cần thiết và giải thích phân tích;
• tính toán kinh tế;
• dự án đầu tư và kế hoạch kinh doanh.

PEO cũng có một số chức năng nhất định cần được chỉ rõ trong tài liệu quản lý của công ty.

Chức năng của PEO

Chức năng của PEO như sau:

• phân tích hiệu quả hoạt động của công ty;
• dự báo hiệu quả hoạt động của công ty;
• đánh giá điều kiện tài chính của tổ chức;
• xây dựng tiêu chuẩn cho quy trình sản xuất;
• kiểm soát sự hình thành và thay đổi chi phí sản xuất;
• kiểm soát giá cho sản phẩm;
• báo cáo quản lý;
• tham gia vào đội hìnhngân sách bộ phận.

Tất cả các chức năng của PEO đều được kết nối với nhau với các quy trình kinh doanh diễn ra trong công ty. Phần sau mô tả mối quan hệ giữa các khái niệm này.

Mối quan hệ giữa chức năng PEO và quy trình kinh doanh trong công ty

Quy trình kinh doanh chính diễn ra trong công ty là:

• bán hàng;
• sản xuất;
• mua hàng;
• nghiên cứu và phát triển thử nghiệm.

Đối với mỗi giai đoạn công việc của công ty, PEO có nhiệm vụ riêng.

Khi làm việc với việc bán sản phẩm, PEO thực hiện lập kế hoạch bán hàng, kiểm soát và phân tích thêm. Trong quá trình sản xuất sản phẩm, nhiệm vụ của PEO cũng tương tự.

Khi quá trình sản xuất ở giai đoạn mua các nguồn lực cần thiết, PEO cũng giải quyết việc lập kế hoạch mua hàng, kiểm soát và phân tích các giá trị và quỹ thu được. Tình hình cũng vậy với nghiên cứu và phát triển thử nghiệm.

Lập kế hoạch, kiểm soát và phân tích là ba trách nhiệm của một nhà kinh tế trong doanh nghiệp khi làm việc với các quy trình kinh doanh cơ bản. Tại sao làm điều này? Để tối ưu hóa các quy trình tương tự trong tương lai.

Quy trình kinh doanh cũng có thể là phụ trợ. Đó là:

• công nghệ sản xuất;
• chất lượng sản phẩm;
• kỹ thuật;
• vốn xây dựng cơ sở vật chất;
• hậu cần.

Nhiệm vụ của PEO trong trường hợp này là gì? Giống nhau: lập kế hoạch, kiểm soát và phân tích. Trong trường hợp đầu tiên, công việc đang được thực hiện trên công nghệ sản xuất các phát triển thử nghiệm, trongthứ hai - về chứng nhận, cấp phép và đo lường, thứ ba - về bảo trì thiết bị và cung cấp năng lượng, thứ tư - về việc xây dựng các tòa nhà, thứ năm - về chi phí vận chuyển.

Các tổ chức phục vụ các quy trình kinh doanh được phân biệt, bao gồm:

• làm việc với nhân sự;
• thị;
• quản lý tài chính;
• dịch vụ pháp lý;
• quản trị chung.

Trong trường hợp này, nhiệm vụ của chuyên viên kinh tế tại doanh nghiệp không thay đổi.

Quy chế hoạt động của PEO

Một số công ty tạo ra PEO, nhưng hoàn toàn không quan tâm đến quy định về công việc của đơn vị cấu trúc này. Không có quy định nào được thực hiện cho bộ phận kế hoạch và kinh tế.

Nếu tổ chức không điều chỉnh công việc của PEO dưới bất kỳ hình thức nào, thì việc chuẩn bị một văn bản giải quyết vấn đề bất cập này là điều cấp thiết. Tài liệu này sẽ trở thành cơ sở để tạo ra các bản mô tả công việc cho các nhân viên làm việc trong WtE, điều này sẽ giải quyết các vấn đề được mô tả ở đầu bài viết.

Văn bản quản lý tiêu chuẩn của sở kinh tế kế hoạch và các chức năng của nó có các mục sau:

1. Quy định chung.
2. Cơ cấu bộ phận.
3. Nhiệm vụ chính của bộ phận.
4. Chức năng của bộ phận.
5. Quyền.
6. Làm việc với các cấu trúc khác của doanh nghiệp.
7. Trách nhiệm.
8. Tiêu chí đánh giá hoạt động của bộ phận.

Tiếp theo, cấu trúc của văn bản quy định về công việc và nhiệm vụ của kế hoạch và kinh tếbộ phận.

Cấu trúc của tài liệu quy định công việc của IEE

Phần Điều khoản Chung chứa thông tin chung về đơn vị này. Đã chỉ định:

• mục đích tạo bộ phận phù hợp với chính sách kinh tế của doanh nghiệp;
• thuật ngữ cơ bản;
• người do người đứng đầu bổ nhiệm;
• tài liệu mà bộ phận này được hướng dẫn để thực hiện nhiệm vụ của mình.

Phần "Cơ cấu Bộ phận" chứa thông tin về cấu trúc của PEO và thành phần định lượng của nó.

Phần "Các nhiệm vụ chính của bộ phận" mô tả các nhiệm vụ chính của EEO, cũng như danh sách các báo cáo và kế hoạch mà nhân viên của nó phải đệ trình lên cấp quản lý để xem xét.

Nhiệm vụ chính của PEO

Các nhiệm vụ chính của phòng kinh tế kế hoạch, cần được nêu rõ trong văn bản quy định, bao gồm:

1. Lập kế hoạch kinh tế, hợp lý hoá hoạt động kinh tế.
2. Xây dựng chiến lược phát triển công ty nhằm nhanh chóng thích ứng các hoạt động kinh doanh với điều kiện thị trường thay đổi liên tục.
3. Thực hiện phân tích kinh tế toàn diện về các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
4. Kế toán thống kê tất cả các chỉ tiêu về hoạt động của công ty.
5. Lập kế hoạch kinh tế kỹ thuật hoạt động của các phòng ban khác trong công ty.

Các chức năng chính của PEO

Các chức năng chính của PEO, thường được chỉ ra trong tài liệu quy định, bao gồm:

1. Kinh tếlập kế hoạch công việc của công ty, nhằm hợp lý hoá các hoạt động kinh doanh.
2. Lập dự thảo kế hoạch hoạt động của các bộ phận khác trong công ty. Việc chuẩn bị cũng bao gồm sự biện minh cho việc ký kết một số hợp đồng nhất định, được hỗ trợ bởi các tính toán.
3. Lập kế hoạch hoạt động sản xuất, tài chính và thương mại của công ty cho các giai đoạn khác nhau (ngắn hạn, trung hạn và dài hạn).
4. Thông báo cho các bộ phận của công ty về các kế hoạch hiện tại.
5. Tiến hành phân tích toàn diện các hoạt động của công ty trong mọi lĩnh vực.
6. Giám sát việc thực hiện các kế hoạch hiện tại của các phòng ban, cũng như báo cáo kịp thời.
7. Tạo hồ sơ hợp lý để làm tăng nhẹ gánh nặng quan liêu cho nhân viên.

Đây không phải là danh sách đầy đủ các chức năng chính mà phòng kinh tế kế hoạch phải thực hiện.

Quyền PEO

Một chuyên viên phòng kinh tế kế hoạch, trong khuôn khổ mô tả công việc của mình, có quyền:

• yêu cầu từ đại diện có thẩm quyền của các bộ phận khác của công ty dữ liệu cần thiết để kiểm soát và phân tích hoạt động của họ;
• tạo các nhóm làm việc chuyên gia có nhiệm vụ là hoạch định kinh tế của tổ chức;
• trong khả năng của mình, tham gia đàm phán kinh doanh với đại diện của các công ty và tổ chức khác, ký kết hợp đồng;
• tổ chức phân tích các chương trình và dự án khoa học mới của công ty về tính hiệu quả vàhiệu quả của sự phát triển;
• đưa ra đề xuất về các vấn đề thuộc thẩm quyền của IEE dưới dạng dự án.

Tương tác, trách nhiệm, đánh giá

Tài liệu pháp lý điều chỉnh công việc của PEO thường chứa các phần chỉ rõ sự tương tác của PEO với các cấu trúc khác của tổ chức; chịu trách nhiệm về mọi hành động của nhân viên thuộc bộ phận; Đánh giá các hoạt động của IEE.

Trong phần “Làm việc với các cơ cấu khác của doanh nghiệp”, chỉ giới thiệu theo mẫu: “Trong quá trình hoạt động, bộ phận tương tác với các bộ phận cơ cấu sau (các bộ phận này được liệt kê bên dưới)”. Khi chuyển giao, mọi thứ phụ thuộc vào mức độ quyền hạn rộng lớn được lên kế hoạch trao cho nhân viên PEO.

Trong phần "Trách nhiệm", người đứng đầu IEE chịu hoàn toàn trách nhiệm về công việc của bộ phận; mức độ trách nhiệm của nhân viên được thiết lập phù hợp với mô tả công việc của họ; tất cả nhân viên và người đứng đầu PEO phải chịu trách nhiệm cá nhân về các tài liệu do họ soạn thảo và các hoạt động được thực hiện theo luật pháp của Liên bang Nga.

Trong phần “Tiêu chí đánh giá hoạt động của bộ phận” quy định hai tiêu chí:

1. Thực hiện nhiệm vụ kịp thời và chất lượng cao.
2. Chất lượng thực hiện nhiệm vụ ngay lập tức.

Bạn có thể chỉ định các tiêu chí đánh giá khác.

Điều này hoàn thành việc soạn thảo văn bản quy định. Đương nhiên, nó phải được định dạng phù hợp với các quy tắc thiết kế.các giấy tờ tương tự: tất cả dữ liệu phải được ký tên, đóng dấu và ghi ngày tháng.

Kiểm soát hoạt động của PEO

Kiểm soát công việc của PEO một trong những nhân viên sau:

• giám đốc tài chính của một công ty (trong một công ty lớn);
• CFO (trong một công ty vừa hoặc nhỏ);
• kinh tế trưởng (trong sản xuất).

Kiểm soát các hoạt động của PEO được thực hiện cho các mục đích sau:

1. Thực hiện nhanh chóng các tác vụ một lần.
2. Tuân thủ quy trình báo cáo, tài liệu, theo quy định nội bộ của công ty.
3. Đảm bảo độ tin cậy của các tính toán và tài liệu báo cáo được cung cấp.
4. Phân tích công việc để xác định hiệu quả hoạt động của IEE.

Kết

Mọi sách giáo khoa về kinh tế đều nói rằng PEO là một đơn vị cấu trúc thực sự cần thiết của một công ty. Nếu không có nó, hiệu quả của nhiều doanh nghiệp và tổ chức bị giảm sút đáng kể. Mặc dù không phải tất cả các công ty đều có PEO được thiết lập đúng cách.

Đâu đó chưa phân định rõ chức năng của các phòng ban, đâu đó là nhiệm vụ của nhân viên. Ở một số công ty, có một tình huống khó khăn với sự phụ thuộc của nhân viên PEO. Mặc dù quy hoạch trong nền kinh tế thị trường là quy trình quan trọng nhất.

Để khắc phục sự cố, người đứng đầu công ty cần hiểu rõ ràng câu trả lời cho các câu hỏi sau:

1. PEO là gì?
2. Cấu trúc của nó là gì?
3. Công ty này cần nó hay chức năng của nó có thểxử tử một người?

Nếu một quyết định rõ ràng đã được đưa ra để tạo PEO, thì cần tiến hành ngay lập tức việc thực hiện tài liệu quy định, trong đó, ngoài các quy định chung, nội dung sau sẽ được viết:

• cơ cấu bộ phận;
• quyền và chức năng;
• trách nhiệm;
• làm việc với các cấu trúc khác của công ty.

Nếu bạn tuân theo những khuyến nghị này khi thiết kế phòng kinh tế kế hoạch và các chức năng của nó, thì công ty sẽ có một đơn vị cơ cấu hiệu quả.

Thật vậy, nếu công việc của đơn vị này được thiết lập rõ ràng, thì các chuyên gia của đơn vị có thể tối ưu hóa tất cả các quy trình sản xuất mà không gây hại cho hoạt động. Được dịch sang ngôn ngữ của tiền tệ, điều này có nghĩa là có một PEO hiệu quả cho phép bạn sử dụng ít tài nguyên hơn và kiếm được nhiều tiền hơn.