Quy định về luồng tài liệu của tổ chức. Một ví dụ về quy trình làm việc trong một tổ chức

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tài liệu là thông tin được trình bày dưới dạng phù hợp với nội dung và mục đích của nó. Một tài liệu được tạo ra với một mục đích, bởi ai đó cho ai đó. Nhưng không phải lúc nào nguồn của tài liệu và / hoặc người nhận tài liệu sẽ là một người. Cấp độ hiện đại - khi có thể và cần thiết để đưa các máy móc và cơ chế vào vòng điều khiển một cách hiệu quả và thiết thực.

Quá trình, tính năng và tốc độ di chuyển của tài liệu phụ thuộc vào hình thức, nội dung và chức năng của nó trong "môi trường chuyển động". Thành công, các chỉ số kinh tế và hiệu quả xã hội phụ thuộc vào việc thiết lập quy trình tài liệu trong tổ chức tốt như thế nào, và đây là: chất lượng và cuộc sống của công ty.

Về tài liệu và quy trình làm việc

Quản trị, hình thức và thủ tục của quy trình làm việc dựa trên ví dụ của một tổ chức, không được quy định bởi pháp luật. Có các GOST, các điều luật và các khuyến nghị bắt buộc. Là một phần của tài liệu kế toán, giấy tờ để vay hoặcbáo cáo y tế là tiêu chuẩn của luật pháp.

Một tài liệu không phải lúc nào cũng là một dạng văn bản chặt chẽ. Nó có thể là:

• một biểu mẫu trong đó các trường cụ thể được điền theo một cách nhất định, có nội dung ngữ nghĩa và cú pháp chính xác;
• một trang được làm theo mẫu cụ thể cho một ứng dụng cụ thể (thư, đơn đặt hàng, điều khoản tham chiếu, nhân sự, …);
• biểu mẫu miễn phí (bản thuyết minh của người lao động, lời tri ân thành quả lao động, cách giải quyết trong đơn, …).

Cả ba phiên bản của tài liệu đều có thể được trình bày trên giấy hoặc điện tử và do sự sẵn có của các công cụ kỹ thuật và pháp lý, chúng hoàn toàn tương đương nhau, mặc dù vẫn có những trường hợp chỉ có thể ở dạng giấy.

Bất chấp việc thiếu quy định pháp luật về hình thức và nội dung của tài liệu và quy trình làm việc, có một quy trình cứng nhắc, được chấp nhận chung và không được thảo luận về việc tạo, di chuyển, lưu trữ hoặc hủy tài liệu, mà mỗi tổ chức được tự do điều chỉnh với chính nó theo bất kỳ cách nào.

Ví dụ hoàn hảo về quy trình tài liệu trong tổ chức

Về cơ bản là không thể đạt được lý tưởng:

• trong bất kỳ lĩnh vực nào của cuộc sống và hoạt động,
• bất cứ lúc nào,
• bất cứ nơi nào trong không gian,

bởi vì mỗi cách tiếp cận mới giúp bạn có thể nhìn thấy những chân trời mới. Có một mong muốn và một nhu cầu để làm theo họ. Tài liệu cũng không ngoại lệ. Ngược lại, nó là một ví dụ minh chứng và sống động về sự cố định năng động của quá trình di chuyển thông tin.

Thông tin được ghi như thế nào không quan trọng: trên giấy hay dưới dạng điện tử. Hiện tại, cả hai hình thức đều có giá trị pháp lý như nhau, mặc dù phiên bản giấy có lợi thế trong một số trường hợp.

chu kỳ chuyển động của chúng từ thời điểm xuất hiện (tạo ra) đến thời điểm lắng đọng hoặc tiêu hủy.

Không phải tổ chức nào cũng hiểu rằng nhiều tài liệu có thể được thực thi trực tiếp bằng máy móc và cơ chế mà không cần sự can thiệp của con người, cũng như không phải tất cả các nguồn (tác giả) chỉ nên là con người.

Cách hiểu thông thường về tự động hóa quy trình làm việc trong phần lớn các trường hợp là ở cấp độ của một "ý tưởng tín hiệu" đơn giản, khi chương trình được giao chỉ báo cáo sự kiện xảy ra.

Doanh thu nội bộ và tài liệu bên ngoài

Cả hai mạch đều quan trọng cho một tổ chức thành công. Doanh thu bên ngoài có giá trị tĩnh, trong khi doanh thu bên trong có giá trị động.

Ban quản lý của công ty càng hiểu rõ tình huống này, thì hệ thống quản lý tài liệu điện tử có triển vọng hơn mà công ty lựa chọn. Những ai muốn làm một ví dụ lý tưởng về sự di chuyển của các giấy tờ kinh doanh trong một tổ chức thì hãy viết hệ thống thông tin của riêng họ.

Tài liệu có thể là tài liệu chính vàsơ trung. Người thứ hai luôn có lịch sử hoạt động trong tổ chức.

Bằng cách phân tích việc áp dụng kiến thức về tài liệu và việc sử dụng nó, có thể đánh giá các đặc điểm chức năng, các chỉ tiêu kinh tế xã hội và các thông số thời gian của công ty. Điều này quan trọng đối với cả đối tác và người tiêu dùng.

Giấy nhưng hiệu quả hoặc điện tử nhưng mua

Tính duy nhất vốn có không chỉ đối với một người, mà còn đối với một tổ chức. Hơn nữa, mỗi người đánh giá cao cá tính của mình và cố gắng bằng mọi cách có thể để nhấn mạnh nó bằng quần áo, hành vi, học vấn, v.v.

Một công ty mua một hệ thống thông tin làm sẵn là một ví dụ hoàn hảo về quy trình làm việc của một tổ chức tước đi thể diện của chính tổ chức đó và buộc nhân viên phải mặc "quần áo của người khác".

Tốt hơn hết là bạn nên giao phó cho nhân viên của mình làm việc với các phương tiện truyền thông báo giấy theo cách cũ hơn là áp đặt cho họ ý kiến của bên thứ ba, nhưng hiện đại về các tài liệu và việc sử dụng chúng. Mỗi nhân viên là một nhân tố quan trọng đối với chức năng của tổ chức, chứ không phải là nhà nghiên cứu về tính hiệu quả của các ý tưởng và cấu trúc của người khác trong quy trình làm việc của bên thứ ba.

Ưu tiên, động lực và chức năng

Đường viền bên ngoài của quy trình làm việc luôn có giới hạn, khiêm tốn và ổn định về mặt tĩnh. Nhìn chung, nó không nên được coi trọng hơn những gì nó xứng đáng. Ví dụ, việc “đầu tư tâm hồn” vào mối quan hệ với cơ quan thuế, cơ quan quản lý hoặc đối tác là gì. Bằng cách nào đó, bạn có thể đa dạng hóa quá trình trao đổi thông tin vớiđại lý quảng cáo, nhưng ngay cả điều này cuối cùng cũng diễn ra ở dạng tĩnh, trần tục.

Ưu tiên của hệ thống xử lý thông tin của chúng tôi, một phần quan trọng trong đó luôn là quản lý tài liệu điện tử, là điều không thể nghi ngờ. Nhưng luôn luôn và tất cả mọi người đều tiếc thời gian và tiền bạc để tạo ra hệ thống của riêng họ.

Một sự kết hợp của các tùy chọn "one es" hoặc "galaxy" cổ điển không bao giờ thực hiện được nếu không có xel và một vài chương trình kế toán hoặc kinh tế địa phương của bên thứ ba, cùng với trang web của riêng họ để có phản hồi và tài liệu (đơn đặt hàng, khiếu nại, đề nghị, …) từ khách hàng và đối tác - trạng thái công việc thông thường, nhân viên thường xuyên bận rộn với công việc thường xuyên và không có chi phí.

Tính năng động của quá trình sản xuất chỉ có thể được đảm bảo bằng cách thực hiện hiệu quả chức năng của chính nó. Chỉ với khả năng này, quản lý tài liệu điện tử trong một tổ chức là một ví dụ đáng để noi theo và trong bối cảnh thực hiện ý tưởng kinh doanh của chính mình, một động lực tuyệt vời của các chỉ số sản xuất, kinh tế và xã hội.

Quy định về hệ thống thông tin của tổ chức

Bất kỳ tổ chức nào cũng là một hệ thống thông tin hình thành và tồn tại trong một môi trường tương tự. Tài liệu đi vào tổ chức từ bên ngoài, bên trong cũng cần phải tạo tài liệu, một số tài liệu được quy định và bắt buộc.

Một biểu đồ quy trình làm việc của tổ chức đơn giản là một ví dụ về những gì mọi người thường làm. Quy định vềnội quy làm việc, thói quen hàng ngày, nhiệm vụ của nhân viên - quy tắc thông thường, nhưng rất ít người tham gia vào việc xây dựng "Quy định về hệ thống thông tin của tổ chức".

Theo quan điểm khách quan, lãnh đạo của tổ chức có thể được hướng dẫn bất cứ điều gì, viết bất kỳ quy định và mô tả công việc. Nhưng hiệu quả và tính thực tiễn của việc xây dựng quy tắc này chỉ phụ thuộc vào mức độ đáp ứng của kho vũ khí quy định nội bộ với các yêu cầu của thực tế.

Quy định về tài liệu và sự di chuyển của chúng

Hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp là một phần không thể thiếu trong lĩnh vực thông tin của công ty, do đó "Quy định về quản lý tài liệu" là một phụ lục của "Quy định về Hệ thống thông tin của tổ chức", nhưng rất quan trọng và kết nối tất cả các yếu tố cấu thành của nó thành một cơ quan thông tin duy nhất.

Nếu ban lãnh đạo quyết tâm tạo ra ví dụ hoàn hảo về quy trình làm việc của tổ chức, điều đó có nghĩa là họ thực sự tham gia vào sự phát triển của một doanh nghiệp thành công, với mục tiêu tạo ra lợi nhuận và cải thiện hạnh phúc của nhân viên.

Một đặc điểm của tình trạng phát triển phần mềm hiện nay, đặc biệt là đi đầu trong lĩnh vực xử lý thông tin phân tán (ví dụ lập trình internet), là hầu như không thể tạo một ứng dụng tự thích ứng trên thiết bị di động.

Nhiệm vụ quản lý tài liệu điện tử trong tổ chức là một ví dụ đơn giản nhưng có tính minh họa cao. Ở đây các động lực rất đặc biệt:

• văn bản đến và đi;
• thuật toán để xử lý các giấy tờ kinh doanh nội bộ và bên ngoài.

Viết mã có thể thay đổi khi dữ liệu và thuật toán thay đổi là rất khó. Chi phí về thời gian và nguồn lực không có sẵn cho mọi tổ chức.

Quản lý tài liệu điện tử trong động lực học

Tổ chức quy trình làm việc tại doanh nghiệp trên ví dụ về nhiệm vụ của phiên bản điện tử có liên quan, đơn giản, chỉ dẫn và thiết thực. Sự phức tạp đến từ quá trình thiết kế mã có thể thay đổi động. Thời gian phát triển cũng là một vấn đề.

sử dụng logic xử lý thông thường.

Sau đó, quy trình làm việc trong tổ chức=một ví dụ + các tính năng về ý tưởng kinh doanh của riêng bạn. Trong ước lượng gần đúng đầu tiên, kết quả sẽ không thực tế, nhưng ngay sau khi việc thực hiện nhiệm vụ đầu tiên được đưa vào hoạt động, chu trình của giải pháp của chúng sẽ trở nên không thể thay đổi và nếu chú ý đúng mức, kết quả sẽ đạt được.

Việc tạo ra một hệ thống thông tin có khả năng xử lý thông tin thay đổi động, trước hết là động lực của chính quá trình tạo ra.

Cho đến khi một cơ chế được tạo ra để thay đổi đầy đủtài liệu nội bộ và mã sẽ không thể thay đổi độc lập nếu không có sự tham gia của lập trình viên, sẽ không thể nói về thực tế của việc tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Tuy nhiên, việc phát minh và triển khai hệ thống của riêng bạn để hỗ trợ đầy đủ các quy trình thông tin của tổ chức cũng giống như việc làm cho thành công của tổ chức trở nên rực rỡ và hoàn hảo.