Phòng nhân sự là gì: chức năng nhiệm vụ, cơ cấu, nhiệm vụ của nhân viên

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Để hiểu bộ phận nhân sự là gì, bạn cần nghiên cứu đặc điểm công việc, chức năng chính và cấu trúc của bộ phận này. Nhưng nói một cách tổng thể, những đơn vị như vậy tham gia vào quá trình quản lý nhân sự. Hiệu quả của doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào họ.

Nhân sự là gì?

Thuật ngữ này được sử dụng để xác định một cơ cấu trong một công ty có nhiệm vụ chính là giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua việc lựa chọn các chuyên gia cần thiết. Đồng thời, nhân viên của bộ phận nhân sự đóng góp vào việc sử dụng hiệu quả nhất kinh nghiệm, hiệu quả và trình độ của người lao động được thuê. Do đó, họ tham gia vào quá trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Nếu chúng ta nói về công việc của cấu trúc này chi tiết hơn, chúng ta có thể chỉ ra các nhiệm vụ sau mà nó tham gia vào:

• Tìm kiếm, tuyển chọn và tuyển dụng nhân sự với số lượng phù hợp và trình độ chuyên môn cần thiết. Các cuộc phỏng vấn được thực hiện và những điều cần thiếttài liệu.
• Xây dựng kế hoạch nghề nghiệp cho nhân viên. Nhân viên được phân bổ vào các vị trí cụ thể: họ có thể được thăng chức, giáng chức hoặc thuyên chuyển.
• Phát triển công nghệ nhân sự. Có kế hoạch thay đổi chuyên gia ở các vị trí quản lý, nâng cao kỹ năng của nhân viên, v.v.
• Hình thành hệ thống nhân viên toàn thời gian hiệu quả. Một kế hoạch đang được phát triển để thúc đẩy sự thăng tiến của các chuyên gia trên nấc thang nghề nghiệp.

Đồng thời, mọi hoạt động của bộ phận phải phù hợp với các yêu cầu của pháp luật lao động.

Cấu trúc

Một bộ phận nhân sự chính thức bao gồm một số bộ phận chính và bộ phận hỗ trợ. Chúng ta đang nói về sự phân chia chức năng sau:

• tuyển dụng;
• tổ chức lao động;
• nghiên cứu về khí hậu tâm lý xã hội;
• đào tạo, bồi dưỡng nhân sự;
• sức khoẻ và an toàn tại nơi làm việc;
• thăng tiến và lập kế hoạch nghề nghiệp;
• động lực, bao gồm các ưu đãi tài chính cho nhân viên;
• đánh giá trữ lượng, thẩm định và phân bổ lao động.

Các công ty nhỏ có thể không có một số phòng ban.

Chức năng

Hiểu bộ phận nhân sự là gì sẽ dễ dàng hơn nếu bạn hiểu các đặc điểm công việc của bộ phận này.

Mặt chức năng của công việc của các cấu trúc như vậy được giảm bớt cho việc quản lý nhân sự của công ty, có tính đến chiến lược đã hình thành của công ty. Đồng thời, bộ phận nhân sự xác định nhu cầu về nhân sự cho doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và tương lai. Dựa trên dữ liệu thu được,các chuyên gia mới được đánh giá.

Tiêu chí tuyển dụng đang được xây dựng để nâng cao hiệu quả của quy trình. Tỷ lệ tuyển dụng nhân sự bên trong và bên ngoài cũng đang được tối ưu hóa.

Nghiên cứu phòng nhân sự là gì và chức năng của nó, bạn cần chú ý đến phương hướng hoạt động của cơ cấu này như phát triển chuyên môn cho đội ngũ nhân sự của công ty. Đây là biện pháp cần thiết để đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Tác vụ này được thực hiện bằng cách bắt đầu các quá trình sau:

• lựa chọn hình thức đào tạo nhân viên thích hợp nhất trong quá trình đào tạo nâng cao;
• xác định các hình thức, điều khoản và nguyên tắc của chứng nhận nhân sự;
• tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nhân viên của doanh nghiệp;
• hoạch định các biện pháp khác nhau cần thiết để cải thiện kỹ năng của tất cả nhân viên.

Phải đụng đến vấn đề sa thải thì mới hiểu hết bộ phận nhân sự là như thế nào. Các chuyên gia của cơ cấu này trong doanh nghiệp phải định kỳ sa thải nhân viên.

Là một phần của quá trình này, các hành động như:

• lựa chọn các phương án phù hợp để giải phóng nhân viên;
• cung cấp các bảo đảm xã hội cho những nhân viên nghỉ việc;
• phân tích lý do giải phóng nhân viên.

Thi công công trình và chi phí

Bộ phận nhân sự có nghĩa vụ xây dựng và tổ chức công việc cần thiết để thực hiện các quy trình chính:xác định công việc, hình thành các liên kết công nghệ và chức năng giữa chúng, cung cấp các điều kiện lao động cần thiết. Việc hoàn thành các nhiệm vụ này chắc chắn phải liên quan đến các hoạt động như:

• thực hiện kiểm soát hoạt động đối với công việc của nhân viên;
• tạo điều kiện làm việc thuận lợi;
• thực hiện quy hoạch phát triển nhân sự ngắn hạn (trình độ chuyên môn - nghiệp vụ);
• xác định phạm vi công việc tại từng địa điểm cụ thể.

Bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi phí cho nhân sự và các dịch vụ xã hội được cung cấp cho họ.

Quản lý

Chức năng chính của phòng nhân sự là quản lý nhân sự. Để thực hiện nó, các chuyên gia của cấu trúc này sử dụng các phương pháp sau:

1. Hành chính và pháp lý. Với sự giúp đỡ của họ, các loại ảnh hưởng như hành chính, tổ chức và kỷ luật được thực hiện. Điều này cũng có thể bao gồm tiền phạt hành chính.
2. Tổ chức. Bản chất của họ chủ yếu nằm ở việc lập kế hoạch công việc.
3. Kinh tế. Các phương pháp này bao gồm khuyến khích vật chất, xác định quy mô lao động tối thiểu, hạch toán chi phí, đặc quyền và đảm bảo.
4. Tâm lý xã hội. Nó là về nghiên cứu xã hội và tâm lý cũng như lập kế hoạch.

Tất cả các phương pháp đều được sử dụng có tính đến các chi tiết cụ thể của một doanh nghiệp cụ thể.

Hoạch định

Bất kỳ tổ chức nào cũng thực hiện tính toán định kỳđể xác định mức tài nguyên cần thiết. Lập kế hoạch nhân sự trong khuôn khổ phân tích như vậy là một trong những yếu tố chính của hệ thống tổng thể. Cuối cùng, nó cho phép công ty cung cấp cho công ty tất cả các chuyên gia cần thiết ở những vị trí nhất định và vào đúng thời điểm.

Việc lập kế hoạch nên được thực hiện trong các lĩnh vực sau:

• tuyển dụng;
• tối ưu hóa thành phần của các chuyên gia;
• chi phí nhân viên;
• phát triển nhân sự;
• đào tạo;
• di dời và giảm kích thước;
• sử dụng chuyên gia;
• giữ chân nhân viên.

Lập kế hoạch như vậy được thực hiện để đạt được các mục tiêu sau:

• Phát huy tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân viên;
• cung cấp cho công ty lực lượng lao động cần thiết;
• tiếp nhận và giữ chân nhân viên mới trong đội;
• xác định chi phí duy trì và thuê nhân viên;
• xác định các vấn đề có thể xảy ra trong bối cảnh thừa hoặc thiếu nhân viên.

Điều đầu tiên mà Nhân sự xác định như một phần của quá trình lập kế hoạch là các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu nhân sự của tổ chức. Chúng ta đang nói về công việc, công nghệ được sử dụng, số lượng sản phẩm được sản xuất và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Nhân viên có thể được chia thành 3 loại chính:

• nhân viên, bao gồm nhiều cấp lãnh đạo khác nhau;
• kỹ thuậtnhân viên;
• công nhân (các nghề phụ trợ lành nghề và các nghề cơ bản).

Nhiệm vụ của sếp

Người đứng đầu đơn vị cơ cấu, ví dụ như bộ phận nhân sự của bệnh viện, phải phân bổ nhiệm vụ giữa các nhân viên và giám sát việc thực hiện của họ. Người quản lý như vậy phải biết tất cả các khía cạnh công việc của bệnh viện (hoặc cơ quan khác) để kịp thời nhận thấy những lỗ hổng trong tổ chức quy trình lao động. Người quản lý là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của toàn bộ bộ phận.

Nhiệm vụ của anh ấy cũng bao gồm việc phê duyệt các tài liệu và xác minh tính hợp pháp của việc hoàn thành chúng. Vì vậy, nếu chuyên viên làm sai, người quản lý của đơn vị cũng sẽ bị phạt.

Ngoài ra, người đứng đầu đang xây dựng chiến lược về công tác nhân sự trong công ty.

Tài liệu

Thông tin về việc làm việc với các văn bản chính thức cũng sẽ giúp bạn hiểu bộ phận nhân sự là gì. Đăng ký lao động làm thuê theo mã số được bổ sung do phải lập bảng kế hoạch. Sau này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhà nước để nhập thông tin về hồ sơ thâm niên, thay đổi cấp bậc, v.v. Bất kỳ thay đổi nào như vậy đều phải có lệnh.

Cần phải viết và thông qua quy chế về dịch vụ nhân sự. Nó được sử dụng để ấn định quyền, nhiệm vụ và chức năng của các chuyên viên phòng ban. Ngoài ra, một kế hoạch làm việc đang được lập.

Nhân sự

Để có cái nhìn rõ ràngcủa bộ phận nhân sự tại một trường đại học hoặc cơ sở khác là gì, bạn cần chú ý đến đặc thù của sự tương tác của bộ phận này với nhân sự của công ty.

Để giao tiếp trong nhóm làm việc ở mức độ cao, các phẩm chất cá nhân và kinh doanh của nhân viên được nghiên cứu. Dựa trên dữ liệu thu được, các đặc điểm được tổng hợp, sau đó là việc chuyển giao các chuyên gia cụ thể hoặc phân bổ lại nhiệm vụ, nếu cần.

Phòng Nhân sự cũng xử lý kỷ luật. Trước khi thực hiện các biện pháp cụ thể, các chuyên viên của bộ phận nghiên cứu các hành vi sai trái của nhân viên, lập hồ sơ chính xác và thông báo cho nhân viên về tình hình.

Đồng thời, điều quan trọng là phải tính đến tất cả các tinh tế pháp lý trong quá trình soạn thảo các tài liệu đó.

Một cách tiếp cận có thẩm quyền cũng cần thiết trong trường hợp khuyến khích. Có một số hạn chế nhất định đối với mỗi người trong số họ.

Kết

Chức năng chính của bộ phận nhân sự là xác định nhu cầu về các chuyên gia cụ thể, tìm kiếm và đăng ký tiếp theo của họ. Việc thực hiện các nhiệm vụ như vậy gắn liền với một lượng lớn công việc, vì cần phải đánh giá đúng những nhân viên tiềm năng và phân bổ họ một cách chính xác vào các vị trí khác nhau.