Hoạch định nhân sự trong tổ chức: giai đoạn, nhiệm vụ, mục tiêu, phân tích

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quy hoạch nhân sự được thực hiện trong bất kỳ tổ chức nào và trong dịch vụ công. Hoạt động này được thực hiện độc quyền bởi một dịch vụ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch nhân sự trong một tổ chức chỉ được thực hiện trong mối liên hệ chặt chẽ với đại diện của người sử dụng lao động hoặc trực tiếp với chính người quản lý.

Định nghĩa và tính năng

Tất nhiên, chỉ có ban lãnh đạo mới tự mình tìm ra và nhận ra định hướng chiến lược, nhưng điều này vẫn xảy ra trên cơ sở tính toán của các cán bộ nhân sự. Và theo đó, họ sau đó phát triển một loạt các biện pháp để tổ chức một chính sách đã được chứng minh và trên thực tế, chính các kế hoạch đó đã được nhà tuyển dụng phê duyệt.

Hoạch định nhân sự trong tổ chức là một tập hợp các biện pháp nhằm cung cấp cho doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước những nhân viên có khả năng giải quyết tất cả các nhiệm vụ hiện tại và tương lai mà tổ chức của họ phải đối mặt. Và ở đây nó là cần thiếtnêu bật một điểm rất quan trọng.

Khi việc hoạch định nhân sự diễn ra trong một tổ chức, cần phải ghi nhớ không chỉ những nhiệm vụ mà doanh nghiệp đang phải đối mặt mà còn cả những triển vọng có thể xảy ra. Bạn luôn phải trả lời câu hỏi tiếp theo là gì?

Ví dụ, cùng một xu hướng cắt giảm biên chế trong ngành dân sự. Khi các nhà quản lý hình dung một sự kiện lập kế hoạch nhân lực trong một tổ chức, họ cần lưu ý khả năng doanh nghiệp sẽ không có thêm các vị trí tuyển dụng mới hoặc có thể phải giảm bớt các vị trí hiện có và dựa vào đó lập kế hoạch hành động.

Câu hỏi

Bất kỳ kế hoạch nhân sự nào trong một tổ chức đều cho phép bạn giải quyết năm nhiệm vụ.

Đầu tiên là câu hỏi: "Có bao nhiêu nhân viên và họ có trình độ gì, khi nào và ở đâu sẽ cần họ?". Nói tóm lại, nó có nghĩa là: bao nhiêu, ai và ở đâu.

Câu hỏi thứ hai

Làm thế nào để tận dụng tốt nhất những đặc điểm (khả năng, kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn) mà tất cả nhân viên đã có?

Và ở đây bạn cần nhớ về phương pháp tiếp cận cá nhân, tức là mọi thứ đều được giao cho một chuyên gia cụ thể. Làm thế nào để đảm bảo rằng anh ta đang ở đúng vị trí của anh ta và mang lại lợi ích lớn nhất có thể cho công ty mà anh ta đang làm việc. Tôi xin nhắc lại, việc lập kế hoạch nhân sự trong một tổ chức là một vấn đề thuần túy, có thể nói là cá nhân và không hoàn toàn dễ chịu. Đây là sự bóc lột nhân viên hiện tại.

Trong trường hợp nàynhà tuyển dụng cần khai thác tối đa những người họ làm việc cùng, và điều đó không sao cả.

Điều chỉnh số lượng nhân viên

Nhiệm vụ thứ ba là giải quyết câu hỏi: "Làm thế nào để thu hút đúng và giảm bớt nhân sự không cần thiết mà không gây thiệt hại cho xã hội?".

Điều này cũng rất quan trọng, bởi vì việc lập kế hoạch nhân sự trong một tổ chức, tất nhiên, bao gồm giảm quy mô và bản thân nhân viên. Các nhà quản lý cần suy nghĩ về thực tế là những người mà họ sa thải, ở một mức độ nào đó, sẽ kết thúc trên đường phố. Tất nhiên, ai đó sẽ tìm thấy mình trong một nghề mới hoặc trong cùng một nghề, và có người sẽ không thể vượt qua rào cản như vậy. Và điều này kéo theo những hệ lụy xã hội, thiệt hại. Tại sao chúng ta cần một đám đông các quan chức thất nghiệp, những người sau đó có thể đi cung cấp dịch vụ tư vấn, chẳng hạn. Và nó sẽ nằm trong một tổ chức, giả sử, không hoàn toàn thân thiện với luật pháp.

Cần phải nhớ rằng tội phạm nguy hiểm nhất là một cựu cảnh sát. Điều này cũng áp dụng cho tất cả các công chức. Những người vận động hành lang nguy hiểm nhất và những chuyên gia GR giàu kinh nghiệm nhất đều là những cựu nhân viên chính phủ.

Tại sao bất kỳ cơ cấu nào cũng phải tạo ra tiền lệ nguy hiểm như vậy, tốt hơn hết là nên làm trôi chảy thời điểm này đã ở giai đoạn hoạch định công tác nhân sự trong tổ chức.

Phát triển nhân viên

Bất kỳ công ty nào cũng nghĩ đến câu hỏi thứ 4: "Những hoạt động nào cần được lập kế hoạch để phát triển nghề nghiệp hiệu quả nhất cho tất cả nhân viên?".

Đây có thể là những sự kiện liên quan đếnhướng tới giáo dục cao hơn. Cũng như một số hội thảo đào tạo tại nơi làm dịch vụ và đào tạo không liên quan trực tiếp đến kiến thức chuyên môn, nhưng phát triển các đặc điểm cá nhân của các chuyên gia.

Gần đây, các cuộc hội thảo mang tính chất tâm lý và xây dựng đội ngũ đã trở thành mốt. Và với những nguồn lực và ý chí chính trị nhất định, các cơ quan chính phủ có thể lập kế hoạch cho các hoạt động này.

Câu hỏi cuối cùng

Tất cả các hoạt động đã lên kế hoạch sẽ có chi phí là bao nhiêu?

Quản lý có thể suy nghĩ bao nhiêu tùy thích, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có giới hạn ngân sách. Và tại đây, một mục tiêu mới về hoạch định nhân sự trong tổ chức được hé lộ. Sự lãnh đạo không thể vượt quá giới hạn do cấp trên đặt ra. Ví dụ: đối với một cơ quan liên bang, ràng buộc là chính phủ.

Mục tiêu hoạch định nhân sự trong tổ chức xuất phát từ thực tế là một số doanh nghiệp không có cơ hội kiếm tiền, vì họ không phải là văn phòng tư nhân. Do đó, bắt buộc phải hành động chỉ trong những khuôn khổ ngân sách đã được phê duyệt từ cấp trên. Do đó, nếu một doanh nghiệp không có quỹ dự kiến, chẳng hạn như giáo dục bổ sung cho nhân viên, thì việc phát triển chuyên môn sẽ phải được cung cấp theo một cách nào đó.

Gói kế hoạch

Các nhiệm vụ của hoạch định nhân sự trong một tổ chức phần lớn được rút gọn trong việc thiết kế nhu cầu về nhân sự, nhân sự và các hoạt động cụ thể. Chúng được đặt cho doanh nghiệp trong năm dương lịch.

Và cuối cùng, nhiệm vụ kỹ thuật nhất trong công tác tổ chức, hoạch định nhân sự, trong quản lý nhân sự là hoạt động dịch vụ thực hiện nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ tại doanh nghiệp. Nếu bạn chú ý đến Luật Liên bang số 79 về nhà nước và dịch vụ dân sự, thì trong điều 44, bạn có thể thấy tất cả các hướng dẫn của cơ quan nhà nước.

Trước hết, tất nhiên, đây là sự chuẩn bị các hành vi liên quan đến vấn đề nhân sự của đại diện nhà tuyển dụng: lệnh nhập học, chứng nhận và sa thải, cũng như giới thiệu đi học thêm, v.v.

Thứ hai, đây tất nhiên là việc tổ chức các sự kiện có liên quan. Ví dụ: tạo các cuộc thi, thực hiện các kỳ thi chứng nhận và trình độ, đảm bảo công việc của ủy ban về các tranh chấp chính thức và giải quyết xung đột lợi ích, cũng như quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại, duy trì sổ sách công việc, hồ sơ cá nhân, v.v.

Bên cạnh đó, dịch vụ này thực hiện công việc phương pháp luận nghiêm túc trong khuôn khổ của nó. Có nghĩa là, chính các cán bộ nhân sự sẽ xác định phương pháp, hay nói đúng hơn, họ chỉ đưa ra, và tất nhiên, chính nhà tuyển dụng sẽ chấp thuận các ứng viên cho dịch vụ và đánh giá các ứng viên. Đương nhiên, trong khuôn khổ được thiết lập bởi luật pháp.

Hoạch định chính sách nhân sự trong một tổ chức cũng bao gồm việc tạo ra một phương pháp luận để chứng thực và đánh giá nhân sự, kể cả những phương pháp hiện tại. Và ở đây, điểm đặc biệt của dịch vụ dân sự là ở các cơ quan nhà nước khác nhau, các thủ tục này, một mặt, phảithống nhất, và đây là yêu cầu của luật pháp, và mặt khác, ở Nga thực sự không có cơ quan nào giải quyết vấn đề này. Mặc dù luật quy định về việc thành lập một chi bộ, nhưng nó không tồn tại ở cấp liên bang và những chức năng này một phần do Bộ Lao động đảm nhận. Và cũng có rất nhiều câu hỏi được đưa ra do dịch vụ nhân sự, bao gồm cả phương pháp luận để tiến hành các thủ tục chứng thực, cạnh tranh.

Để so sánh, có thể trích dẫn một số quốc gia Châu Âu khác nhau: Ý, Pháp, v.v. Họ đã tạo ra những cơ thể như vậy. Ở Pháp, cơ cấu cao nhất là Hội đồng Nhà nước, ngoài các chức năng khác, đảm nhiệm các chức năng điều hành và quản lý nền công vụ. Tại Ý, Hội đồng Thẩm quyền Tối cao được giao các trách nhiệm tương tự.

Cấu trúc như vậy không phải lúc nào cũng được tạo ra với tư cách của một bộ hoặc cơ quan tương tự, nhưng ở các quốc gia như Anh, Hoa Kỳ, Đức và nhiều quốc gia châu Âu khác, nó tồn tại.

Hệ thống hoạch định nhân sự trong tổ chức

Chính sách này đề cập đến thứ tự các quy tắc mà những người tham gia vào doanh nghiệp thực hiện. Đây là định nghĩa chung nhất và là thành phần quan trọng nhất của hoạch định nhân sự trong các hoạt động của tổ chức.

Hệ thống xác định triết lý và nguyên tắc. Và theo họ, ban lãnh đạo thực hiện các quyết định của mình về nguồn nhân lực và xây dựng tiềm năng của chính sách nhân sự.

Mục tiêu là đảm bảo sự cân bằng tối ưu, tỷ lệ giữa các quá trình đổi mới và bảo quảntiềm năng về số lượng của nhân viên, cũng như sự hình thành thành phần chất lượng của họ và sự thỏa mãn các nhu cầu của tổ chức, được xác định phù hợp với nguyện vọng chiến lược và chiến thuật của tổ chức, cũng như phù hợp với tình trạng của pháp luật hiện hành và lao động thị trường.

Đây là lý do tại sao quy trình lập kế hoạch lực lượng lao động trong một tổ chức có thể được hiểu theo cả nghĩa rộng và hẹp.

Định nghĩa đầu tiên

Theo nghĩa rộng, chiến lược nhân sự là một khái niệm bằng hình ảnh cụ thể và có ý thức, được xây dựng và kết hợp với nhau bằng các văn bản, quy tắc và quy định phù hợp nhằm mang lại nguồn nhân lực nói chung phù hợp với chiến lược dài hạn của công ty.

Do đó, với phần trình bày này, cần tập trung chú ý vào các đặc điểm khác biệt của việc thực hiện các khả năng quyền lực và phong cách quản lý. Điều này quyết định sự phản ánh của chính nó, mặc dù khá gián tiếp, trong triết lý của tổ chức, sứ mệnh của nó, v.v.

Từ đó, tất cả các sự kiện trong dịch vụ có nhân sự, cho dù đó là tìm kiếm nhân sự, thành lập nhân viên hay lịch trình tiêu chuẩn, chứng nhận, đào tạo, thăng chức, v.v., trong mọi trường hợp, bạn tất nhiên cần phải lên kế hoạch trước. Đồng thời, tất cả những điều này cần được phối hợp trước với các mục tiêu phát triển chiến lược của tổ chức, chẳng hạn như thâm nhập các thị trường khác hoặc giải quyết các vấn đề hiện tại với các cơ quan chức năng khác nhau, v.v.

Định nghĩa thứ hai

Chính sách nhân sự theo nghĩa hẹp - một tập hợp một số quy tắc, mong muốn và hạn chế cụ thể,thường là vô thức, được thực hiện cả trong quá trình tương tác trực tiếp giữa các nhân viên và trong mối quan hệ giữa nhân viên với tổ chức nói chung. Ví dụ, trong một số công ty chỉ những người có trình độ học vấn cao hơn mới được tuyển dụng. Quyết định này không được thảo luận cụ thể. Ví dụ như vậy cho thấy hướng lập kế hoạch nhân sự trong một tổ chức có thể theo nghĩa hẹp nhất.

Dựa trên hai định nghĩa này, có thể phân biệt các loại chính sách sau:

1. Dựa trên mức độ nhận thức về các quy tắc và chuẩn mực của hoạt động nhân sự:

• thụ động,
• phản ứng,
• phòng,
• hoạt động.

2. Theo mức độ cởi mở của tổ chức, thái độ đối với môi trường bên ngoài trong việc hình thành đội ngũ nhân viên làm việc, định hướng cơ bản của tổ chức đối với các nguồn tuyển dụng bên trong hoặc bên ngoài:

• đóng,
• mở.

Vì vậy, bây giờ là lúc đi vào chi tiết hơn về những nguyên tắc cơ bản này.

Đặc điểm của hoạch định nhân sự trong tổ chức

Hãy bắt đầu với thụ động và phản ứng. Ý nghĩa của chúng là gì?

Trong trường hợp của chính sách nhân sự đầu tiên, bản thân cụm từ này dường như là một loại mâu thuẫn nào đó về mặt thuật ngữ. Tuy nhiên, thường có những tình huống khi ban lãnh đạo của tổ chức, bằng cách này hay cách khác, buộc phải không thể hiện những sáng kiến thái quá. Nếu nhân sự của doanh nghiệp không có chương trình hành động rõ ràng liên quan đến nhân sự của doanh nghiệp thì chính sách quản lý trong lĩnh vực nàytrở nên bị động. Và người sử dụng lao động trong trường hợp này buộc phải làm việc ở chế độ ứng phó khẩn cấp với các tình huống khẩn cấp. Và đây là trạng thái bổ sung thứ hai.

Chính sách nhân sự phản động là việc ban lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát các biểu hiện của trạng thái tiêu cực trong công việc với nhân viên. Trong trường hợp này, nhà tuyển dụng cố gắng dự đoán nguyên nhân của những tình huống như vậy. Và ban quản lý cũng giám sát sự xuất hiện của các xung đột và thực hiện một số giám sát đối với lực lượng lao động có kỹ năng hoặc động lực của nhân viên để làm việc hiệu suất cao.

Vì vậy, các hành động đang được thực hiện nhằm phân tích nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của các vấn đề nhân sự khác nhau. Trong trường hợp này, các dịch vụ chuyên nghiệp bao gồm giám sát, dự báo và phòng ngừa trong danh sách nhiệm vụ của họ.

Do đó, các giai đoạn lập kế hoạch nhân sự trong một tổ chức được mở rộng rất nhiều với một chính sách phản ứng.

Phòng ngừa và hoạt động

Đây là những kiểu nhằm cảnh báo và tác động trực tiếp.

Theo đúng nghĩa của thuật ngữ, có một chính sách nhân sự phòng ngừa và đề phòng khi ban lãnh đạo có dự báo hiệu quả về sự phát triển của một tình huống cụ thể. Và khi tình hình công việc như vậy được phát triển tại doanh nghiệp và có một chính sách chuyên nghiệp, chúng ta có thể nói về việc phân tích hoạch định nhân sự trong tổ chức.

Trong tình huống này, có thể xảy ra tình trạng như vậy khi ban quản lý hoàn toàn không có kinh phí cho một tình huống cụ thể cá nhân. Trong trường hợp này, cónhiệm vụ khó khăn cho nhân sự. Họ cần dự đoán tình hình trong trung hạn, đây không phải là chủ đề của kế hoạch chiến lược cũng như phản ứng chiến thuật.

Đây là một trong những đặc điểm của chính sách nhân sự tích cực, có thể được mô tả như sau.

Nhân sự phải có khả năng phát triển các chương trình mục tiêu dựa trên việc giám sát thời gian thực của một tình huống cụ thể và điều chỉnh chúng cho phù hợp với các hành động trước đó. Cần phải phát triển các công thức như vậy để cung cấp cả dự báo và điều chỉnh một tình huống cụ thể thường xuyên.

Đây là đặc điểm của một vị trí nhân sự năng động, cần phải thực tế.

Mở và đóng

Chính sách nhân sự cởi mở có đặc điểm là mỗi tổ chức đều minh bạch đối với nhân viên ở bất kỳ cấp độ cấu trúc nào. Nó được mở ngay cả cho những nhân viên tiềm năng. Nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc trong tổ chức ở cả cấp thấp nhất và cao nhất. Và tất nhiên, trong một số trường hợp lý tưởng, doanh nghiệp với chính sách nhân sự hoàn toàn cởi mở này nên có thể thuê bất kỳ chuyên gia nào ở bất kỳ cấp độ nào. Tất nhiên, chỉ khi anh ta có đủ trình độ phù hợp và nói chung là tổ chức cần. Đây là đặc thù của chính trị mở.

Có lẽ những độc giả có kinh nghiệm về cơ cấu nhân sự sẽ nói rằng tất cả những điều này nghe có vẻđủ không tưởng. Tuy nhiên, trong các công ty hiện đại, một chính sách cởi mở như vậy không phải là một tình trạng kỳ lạ như vậy.

Ngày nay, điều này là điển hình, chẳng hạn, đối với nhiều công ty viễn thông, ô tô hoặc đài phát thanh hiện đại đã làm việc ở trình độ cao và tiếp tục làm như vậy trong hơn một năm. Đặc thù của tổ chức là họ muốn mua người cho bất kỳ cấp độ công việc nào, bất kể trước đây họ có làm việc trong các công ty kiểu này hay không. Và kinh nghiệm nói chung cũng không quan trọng, và đôi khi là cả học vấn.

Trong các tổ chức như vậy, chính sách nhân sự cởi mở có tính linh hoạt nhất định, mang lại hiệu quả kinh tế đáng kể. Tất nhiên, tùy thuộc vào công ty, các điều kiện tuyển dụng có thể khác nhau.

Như đã nói ở trên, cũng có một chính sách đóng cửa ngược lại. Nhiều chuyên gia kinh tế cho rằng đây là một hình thức có phần lỗi thời. Nhưng tuy nhiên, phải thừa nhận rằng chính sách nhân sự khép kín là phổ biến nhất ở nước ta.

Biểu mẫu này giả định rằng tổ chức chỉ tập trung vào việc đưa vào ban quản lý cấp cao của mình chỉ những nhân viên từ chính công ty của họ từ cấp trước. Đó là, đây là nấc thang nghề nghiệp phổ biến ở Nga.

Việc lấp đầy một vị trí tuyển dụng ở mỗi cấp độ tiếp theo chỉ xảy ra giữa các nhân viên của cùng một tổ chức và những gương mặt mới chỉ xuất hiện ở bước thấp nhất.

Định dạng này không nên chỉ liên quan đến tính bảo thủ của môi trường nhân sự trong nước, vì như vậymột chính sách đóng cửa là điển hình của nhiều công ty phương Tây. Và tất nhiên, nó được tạo ra cho những tổ chức tập trung vào việc tạo ra một bầu không khí tập thể tích cực trong công ty.