Quy trình quản lý - mô tả, mục tiêu, chức năng và định nghĩa

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tất cả các hệ thống doanh nghiệp đều có cơ cấu tổ chức riêng, nhờ đó mà có quy trình quản lý. Mỗi người đã chọn cho mình một nghề quản lý và muốn đạt được hiệu suất cao trong đó cần phải biết về các quy trình quản lý.

Quá trình này được gọi là:

1. Sự thay đổi từng bước của hiện tượng và trạng thái.
2. Tập hợp các bước để đạt được mục tiêu.

Trong quản lý, quy trình là một tập hợp các hành động nhằm điều chỉnh các chức năng của doanh nghiệp. Bây giờ hãy xem xét thuật ngữ này chi tiết hơn.

Đặc

Trong quản lý, mục đích và quy trình là những thành phần thiết yếu của một công ty thành công. Bất kỳ chuyển động nào được thực hiện trong công ty đều là kết quả của hoạt động lao động. Các thông số chính có thể là: đối tượng, phương tiện, sản phẩm lao động, cũng như bản thân người biểu diễn.

Các liên kết chính của quy trình quản lý:

1. Nội dung đề cập đến hành động của những người tạo nên hệ thống quản lý.
2. Tổ chức là sự phối hợp thực hiện có phương pháp của quá trình, là yếu tố quyết định chu trình quản lý. Chu trình bao gồm các chức năng quản lý và thiết lập mục tiêu.
3. Quy trình thực hiện là mối quan hệ giữa các bước quy trình và các giai đoạn.

Bạn cần biết gì khác về thuật ngữ đang nghiên cứu? Quy trình quản lý trong quản lý được chia thành các bước và thuộc các hệ thống con.

Các loại hệ thống con

Các chuyên gia làm nổi bật những điều sau:

• hướng dẫn dòng;
• target - chứa đựng sự phối hợp giữa chất lượng sản phẩm, nguồn lực, phát triển doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, phát triển đội ngũ, thực hiện kế hoạch sản xuất và phân phối sản phẩm;
• chức năng - bao gồm việc chuẩn bị các hoạt động để thực hiện các chức năng quản lý cụ thể và đặc biệt;
• cung cấp quản lý - bao gồm hỗ trợ pháp lý và thông tin, điều phối các quy trình sản xuất, cung cấp cho công ty các phương tiện kỹ thuật.

Thuộc tính

Mỗi quy trình được đặc trưng bởi các thuộc tính sau:

1. Động lực học là sự tương tác của các hoạt động và cơ quan khác nhau.
2. Bền vững là xây dựng và duy trì các lộ trình quy trình.
3. Liên tục - kiểm soát không bị gián đoạn khi đang sản xuất.
4. Rời rạc là sự không đồng đều của các thuộc tính bên trong của quá trình quản lý.
5. Sequence - các bước xảy ra theo một trình tự nhất định.
6. Theo chu kỳ - sau tác động, hệ thống chuyển sang một cấp độ mới, và sau đó bạn cần đặt mục tiêu khác hoặc điều chỉnhcũ.

Các bước quy trình

Để quy trình quản lý thành công, cần tuân thủ một số trình tự các giai đoạn nhất định:

1. Thiết lập mục tiêu bao gồm xác định, xây dựng, thiết lập và sửa chữa một mục tiêu.
2. Làm việc với thông tin liên quan đến việc tích lũy, lưu giữ, tìm kiếm, xử lý và truyền tải thông tin.
3. Công việc phân tích được đặc trưng bởi các thông số giám sát, chỉ số đếm, vẽ đồ thị và phân tích.
4. Lựa chọn các tùy chọn cho hành động là tìm kiếm các phiên bản khác nhau, chỉ định lựa chọn, tương quan của các phiên bản khác nhau, lựa chọn phương pháp kiểm soát, phê duyệt phối hợp và ra quyết định.
5. Công việc tổ chức và thực tiễn bao gồm giao phó quyết định cho những người sẽ thực thi nó, giải thích và chi tiết hóa các quyết định, phân công nhiệm vụ, trao quyền, kiểm soát sản xuất.

Các hình thức ảnh hưởng của các yếu tố hệ thống lên nhau

Các chuyên gia phân biệt ba hình thức. Hành động - một đối tượng đang hoạt động có ảnh hưởng đến một đối tượng không hoạt động. Tác động - các đối tượng hoạt động có tác động lẫn nhau. Tương tác - một số đối tượng hoạt động ảnh hưởng đến các đối tượng khác.

Hệ thống Quản lý Chất lượng

Quy trình tương ứng với một loạt các bước đang diễn ra và đã hoàn thành. Trong bối cảnh nền tảng này, các chuyên gia nêu bật một đặc điểm khác. Hãy xem xét nó thêm.

Tất cả các quy trình quản lý chất lượng đều không thể thiếu:

1. Một mục tiêu cụ thể, đến lượt nó, phụ thuộc vào mục tiêu chính của doanh nghiệp.
2. Chủ sở hữu có năng lực, người biết cách quản lý các nguồn lực và chịu trách nhiệm về việc thực hiện quy trình.
3. Đầu vào - đối tượng được quy trình của hệ thống quản lý chất lượng chuyển đổi.
4. Đầu ra - kết quả chuyển đổi.
5. Tài nguyên - phương tiện mà kết quả thu được.
6. Hệ thống kiểm soát và sửa lỗi đảm bảo quá trình hoạt động bình thường.
7. Hệ thống Đặc tính Hiệu suất Quy trình.

Nội dung xử lý

Trong quá trình quản lý, các chức năng cần có một nội dung rõ ràng, một kế hoạch thực hiện và một cấu trúc nhất định. Để hiểu điều này, bạn cần hiểu thuật ngữ. Nội dung là các hành động được thực hiện trong các lối đi của chức năng này. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là gì, dựa trên bối cảnh của chủ đề được nghiên cứu? Trong quản lý, các chức năng của quá trình quản lý là thành phần của các hành động được kết hợp bởi các giai đoạn:

1. Các giai đoạn phương pháp luận tuân theo logic. Đầu tiên, một mục tiêu được đặt ra, sau đó đánh giá tình hình, sau đó xác định vấn đề, cuối cùng, dựa trên các giai đoạn trước, người quản lý đưa ra quyết định quản lý. Đồng thời, mục tiêu là hình ảnh của hệ thống ở dạng mà người lãnh đạo muốn nhìn thấy nó. Tình hình là cách hệ thống liên quan đến mục tiêu. Một vấn đề là sự khác biệt giữa mục tiêu và tình huống. Giải pháp là tìm cách khắc phục sự cố.
2. Chức năng - vị trí và lợi thếthực thi các chức năng. Bao gồm các giai đoạn: lập kế hoạch - tổ chức - động lực - kiểm soát.
3. Kinh tế - xác định nhu cầu về nền kinh tế của công ty, đánh giá tính sẵn có, chia sẻ và luân chuyển của các nguồn lực.
4. Xã hội - Trong quá trình này, con người là tối quan trọng.
5. Tổ chức - áp dụng đòn bẩy áp lực một cách có phương pháp: quy định, đề cử, hướng dẫn, trách nhiệm.
6. Thông tin - làm việc với thông tin bao gồm tìm kiếm, thu thập, xử lý và truyền thông tin.

Quy trình quyết định

Trong quản lý, thuật ngữ trên là sự lựa chọn phương án thay thế tốt nhất. Nó có nghĩa là gì? Để một giải pháp có hiệu quả, cần phải thực hiện và tương quan tất cả các chức năng của quy trình trong giai đoạn chuẩn bị và thực hiện.

Loại

Trong quản lý các quy trình quản lý, có sự phân loại theo loại thực hiện. Hãy xem xét chúng:

1. Linear - chứa một trình tự rõ ràng của từng giai đoạn.
2. Đã sửa - loại này có đặc điểm là chỉnh sửa các giai đoạn trước khi hoàn thành các giai đoạn tiếp theo.
3. Chi nhánh - loại này thường có nhiều khía cạnh và biến thể trong thiết kế quy trình.
4. Tình huống - với tùy chọn này, một mục tiêu rõ ràng được đặt ra ban đầu. Phiên bản cuối cùng của mục tiêu được hình thành sau khi đánh giá tình hình, đặt ra vấn đề và khám phá các giải pháp.
5. Khám phá - một giải pháp được tạo ra dựa trên mục tiêu và đánh giá tình hình, sau đó nó được sửa chữa.

Để chọn loại phù hợp nhất, bạn nên đánh giá chất lượng và mức độ thông tin được cung cấp.

Quy trình Quản lý Chiến lược

Thuật ngữ trên ngụ ý một tập hợp các bước cụ thể nhằm đạt được mục tiêu. Đây cũng là một bước ngoặt do công ty đặt ra trong môi trường thay đổi liên tục. Quy trình quản lý chiến lược cho phép bạn sử dụng tối ưu tiềm năng hiện có.

Các bước chính

Quản lý chiến lược được đặc trưng bởi các bước sau:

1. Thiết lập mục tiêu.
2. Tìm kiếm các vấn đề và giải pháp khả thi.
3. Phân tích vấn đề.
4. Tìm kiếm các lựa chọn thay thế.
5. Phân tích các kết quả có thể tuân theo các quyết định nhất định.
6. Chọn giải pháp thay thế thích hợp nhất.
7. Lập ngân sách.
8. Thực hiện giải pháp.
9. Đánh giá mức độ đạt được của kết quả.
10. Nghiên cứu các xu hướng quan trọng và bất ổn có thể xảy ra cả trong bản thân công ty và môi trường của nó.
11. Lặp lại bất kỳ bước nào.

Bước đầu tiên là đặt mục tiêu và hình thành sứ mệnh. Bước này giúp xác định:

• nhiệm vụ theo quan điểm của sản phẩm của công ty;
• môi trường bên ngoài: thái độ đối với công ty;
• văn hóa của tổ chức - bầu không khí giữa các nhân viên.

Để đạt được mục tiêu, bạn cần kiểm tra một số đặc điểm. Mục tiêu phải là:

• cụ thể: bao gồm khối lượng công việc phải thực hiện để đạt được mục tiêu và lượng thời gian sẽ mất;
• đo lường được về chất lượng và / hoặc số lượng
• có thể đạt được - trước khi đặt mục tiêu, người lãnh đạo phải đảm bảo rằng mục tiêu đó thực sự có thể thực hiện được;
• đồng ý - các mục tiêu nên được xem xét kết hợp với nhau;
• linh hoạt - mục tiêu phải năng động để có thể thích ứng với những thay đổi khách quan hoặc chủ quan;
• chấp nhận được - trước khi đặt mục tiêu, người quản lý phải kiểm tra xem mục tiêu đó có vi phạm trật tự đạo đức chung đã phát triển trong xã hội hay không, có mâu thuẫn với truyền thống và luật pháp hay không.

Luôn nhớ rằng đặt mục tiêu là quyết định quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch.

Giai đoạn thứ hai là phân tích môi trường bên ngoài và bên trong. Có ba hướng giúp phân tích môi trường bên ngoài:

• thay đổi có ảnh hưởng đến chính sách hiện tại của công ty;
• yếu tố gây ra mối đe dọa đối với chính sách hiện tại của công ty;
• yếu tố mở rộng chân trời cơ hội.

Nhờ phân tích ngoại cảnh, có thể dự đoán thời cơ, định kế hoạch đề phòng những trường hợp bất trắc xảy ra. Để phân tích môi trường bên ngoài, bạn cần có câu trả lời cho các câu hỏi:

• Hiện tại cơ sở đang đặt ở đâu?
• Doanh nghiệp nên ở đâu trong tương lai?
• Người quản lý nên làm gì để đảm bảo rằng doanh nghiệpđã chuyển sang trạng thái mà nó nhìn thấy sự lãnh đạo?

Để xác định sức mạnh nội tại của công ty, bạn nên chú ý đến thành phần nội bộ của tổ chức và tiến hành khảo sát quản lý. Để đơn giản hóa quy trình này, bạn nên kiểm tra năm lĩnh vực chính: tiếp thị, sản xuất, nghiên cứu và phát triển, tài chính, tài nguyên.

Sau khi khảo sát khu vực tiếp thị, bạn có thể xác định:

• thị phần và khả năng cạnh tranh;
• giống và tính năng của sản phẩm được sản xuất;
• thống kê nhân khẩu học;
• phát triển thị trường;
• dịch vụ khách hàng;
• hiệu quả của quảng cáo và quảng bá sản phẩm;
• phần trăm lợi nhuận.

Sản xuất cần được nghiên cứu để giữ cho công ty tồn tại lâu dài. Điều quan trọng nhất trong nghiên cứu là xác định điểm mạnh và điểm yếu. Các câu hỏi cần trả lời trong cuộc khảo sát sản xuất:

1. Công ty có khả năng sản xuất và tiếp thị sản phẩm với giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh không?
2. Công ty có thể thu hút nguyên liệu mới để làm sản phẩm không?
3. Công ty lắp đặt trang thiết bị hiện đại có đủ không?
4. Mua hàng làm giảm lượng tài nguyên và thời gian để bán một sản phẩm?
5. Việc bán sản phẩm có phụ thuộc vào mùa không?
6. Một công ty có thể cung cấp sản phẩm cho một thị trường mà các công ty cạnh tranh không có sẵn?
7. Công việc kiểm tra chất lượng có tạo ra kết quả không? Có hiệu quả không?
8. Có tốt khôngquá trình sản xuất sản phẩm được gỡ lỗi?

Nghiên cứu và Phát triển là chìa khóa thành công trong tương lai của công ty.

Phân tích khía cạnh tài chính có thể tìm ra điểm yếu của công ty và hiểu được vị thế của công ty so với đối thủ cạnh tranh.

Sự cần thiết phải kiểm tra nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp vì thường nhân viên là nguyên nhân gây ra các vấn đề trong kinh doanh.