Phân tích tình hình: các tùy chọn, tính năng, các giai đoạn và kết quả phân tích

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Các nhà lãnh đạo thường buộc phải đưa ra các quyết định không phù hợp với kế hoạch đã có, mà dựa trên tình hình hiện tại. Điều này xảy ra vì nhiều lý do. Nhiệm vụ chính của người quản lý là phân tích tình hình, phát triển và áp dụng phương thức hành động tối ưu nhất để giải quyết các vấn đề nảy sinh.

Đây là gì

Phân tích tình huống là một cách xử lý thông tin trước tiên chia nó thành các phần, sau đó xem xét cẩn thận từng yếu tố riêng lẻ để tìm ra vấn đề và giải quyết nó. Ví dụ, lợi nhuận của doanh nghiệp có thể giảm do chi phí tăng hoặc do doanh thu giảm, khoản phải thu tăng, các yếu tố khác. Để xác định yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thay đổi của lợi nhuận, cần phải nghiên cứu các yếu tố này.

Chỉ sau khi xác định được nguyên nhân, người ra quyết định (DM) mới có thể xây dựng kế hoạch hành động và giải quyết vấn đề. Để phân tích tình hình, người được ủy quyền tập hợp một nhóm chuyên gia đối chiếu dữ liệu và tiến hành phân tíchmỗi thủ tục thuộc lĩnh vực chuyên môn và kỹ năng riêng của họ.

Ai phân tích

Việc phân tích các tình huống cụ thể không được thực hiện bởi một người mà bởi nhiều nhóm. Họ được dẫn dắt bởi một người quản lý hoặc một người ra quyết định (DM). Nhóm bao gồm:

• Chuyên gia của cấp độ đầu tiên. Họ thu thập và xử lý thông tin chính.
• Chuyên gia của cấp độ thứ hai. Kiểm tra các báo cáo và phát triển các ý tưởng để giải quyết vấn đề.
• Nhóm phân tích. Xem xét các ý tưởng mà các chuyên gia cấp hai đã phát triển và lựa chọn những ý tưởng thực tế nhất, từ quan điểm của họ, các phương án cho sự phát triển của các sự kiện. Các nhà phân tích phát triển chiến lược kinh doanh và chiến lược giải quyết vấn đề.
• Người ra quyết định chọn trong số các phương án chiến lược phát triển được đề xuất, phương án mà theo quan điểm của ông, là phù hợp nhất để giải quyết các vấn đề trong tình hình hiện tại. Anh ấy chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc này.

Chỉ một công ty lớn mới có đủ khả năng thực hiện công việc quy mô lớn bằng cách sử dụng một số nhóm chuyên gia. Trong hầu hết các trường hợp, người đứng đầu công ty tiến hành phân tích tình hình với sự tham gia của một nhóm - các chuyên gia từ các phòng ban. Công việc của nhóm thứ hai và các nhà phân tích được thực hiện bởi những người là thành viên của ban quản lý công ty, kế toán, nhà tiếp thị và kỹ sư. Họ tụ tập cho một cuộc họp kinh doanh, thảo luận về tình hình và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề.

Kỷ yếu

Việc phân tích bắt đầu bằng việc xác định độ lệch của kết quả hoạt động của công ty so với kế hoạch. Ví dụ: trong quý báo cáo, doanh thu giảm 30% được tiết lộ và người quản lý không thể giải thích lý domức độ suy giảm này. Trong trường hợp này, anh ta nên tập hợp một nhóm chuyên gia và nghiên cứu tình hình. Quy trình bao gồm các giai đoạn phân tích tình huống sau:

1. Xác định độ lệch của các chỉ số - xác định vấn đề.
2. Tổ chức một nhóm chuyên gia do lãnh đạo.
3. Phân công cho từng chuyên gia của một địa điểm làm việc.
4. Thu thập thông tin theo bộ phận.
5. Các chuyên gia xử lý thông tin nhận được bằng kiến thức và kỹ năng chuyên môn của họ.
6. Chuẩn bị báo cáo tiến độ bởi các chuyên gia.
7. Nghiên cứu các báo cáo này của người đứng đầu, thảo luận tại cuộc họp chung về nội dung của các báo cáo.
8. Phát triển các giải pháp cho một vấn đề và đưa một hoặc nhiều giải pháp vào thực tế.

Chuẩn bị cho báo cáo và trình bày của nó

Lãnh đạo luôn bận rộn với công việc nên không có thời gian đọc những bản báo cáo dài lê thê. Điều này cho thấy rằng thông tin trong báo cáo nên được trình bày ngắn gọn, súc tích và tốt nhất là theo cách trực quan và thuận tiện. Sẽ tốt hơn nếu thay vì hàng trăm trang viết và cột số, báo cáo chứa các biểu đồ, sơ đồ, kết quả tính toán và ý kiến của một chuyên gia đã tiến hành phân tích trong một lĩnh vực cụ thể. Đương nhiên, báo cáo cần chỉ ra các nguồn thông tin và các chỉ số quan trọng nhất mà theo ý kiến của chuyên gia, đã gây ra sự sai lệch trong công việc của công ty. Do đó, công nghệ phân tích các tình huống có vấn đề cần được nghiên cứu trước khi tình huống như vậy phát sinh. Công ty phải có máy tính với phần mềm đặc biệt đểgiải quyết các vấn đề tương tự.

Thời gian trình bày của mỗi báo cáo không quá 15 phút để việc nghiên cứu và thảo luận kết quả phân tích tình hình không kéo dài nhiều ngày. Các báo cáo phải thực tế và thông tin phải cập nhật tại thời điểm chuẩn bị và trình bày.

Người lãnh đạo làm gì với thông tin nhận được

Nhận kết quả phân tích tình hình dưới dạng báo cáo chỉ là một nửa trận chiến. Hơn nữa, thông tin này cần được nghiên cứu và phân tích bởi người đứng đầu công ty. Và ở đây phụ thuộc nhiều vào kiến thức và kinh nghiệm của anh ấy. Đồng thời, kinh nghiệm không chỉ có nghĩa là kinh nghiệm cá nhân của anh ta, mà còn là kinh nghiệm anh ta biết rõ về cách các tình huống tương tự đã được giải quyết ở các doanh nghiệp khác. Người quản lý thường gặp gỡ các nhà quản lý và chuyên gia khác, bao gồm cả những người đã tham gia vào phân tích và báo cáo hiện trường, trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Có những loại tình huống nào

Tình huống có vấn đề là tiêu chuẩn và không tiêu chuẩn. Để giải quyết các vấn đề tiêu chuẩn, các nhà quản lý sử dụng phương pháp phân tích tình huống bằng phép loại suy. Đó là, họ so sánh dữ liệu họ có ở các doanh nghiệp khác với dữ liệu thu được từ quá trình nghiên cứu về công ty của họ. Nếu các tình huống tương tự nhau, thì họ sử dụng các phương pháp giống nhau để giải quyết vấn đề.

Nếu tình huống không chuẩn, hãy áp dụng các phương pháp phân tích tình huống cụ thể. Để làm điều này, các chương trình máy tính khác nhau được sử dụng để lập mô hình các tùy chọn phát triển có thể có, thực hiện tính toán, nghiên cứu động lực học, v.v. Để thực hiện việc này, người quản lý có thể sử dụng các chương trình mô phỏng máy tính đặc biệt dựa trên dữ liệu đã nhập. Ví dụ: Chuyên gia dự án không chỉ được sử dụng để phát triển kế hoạch kinh doanh mà còn để dự đoán công việc của các doanh nghiệp hiện tại.

Vấn đề có thể được giải quyết mà không cần sự trợ giúp của các chương trình máy tính, nhưng điều này sẽ làm phức tạp các phép tính vốn đã phức tạp. Ngoài ra, các chuyên gia sẽ cần vẽ các biểu đồ và sơ đồ để chuẩn bị một báo cáo. Nó sẽ mất rất nhiều thời gian. Người quản lý có thể không sử dụng phần mềm đặc biệt, nhưng chỉ trong trường hợp mô hình hóa trên máy tính là không thực tế. Ví dụ, trong trường hợp bất khả kháng, nếu bạn cần phải hành động nhanh chóng và giải pháp không phụ thuộc vào tình trạng công việc hoặc động thái trong quá khứ. Đồng thời, số lượng và chất lượng của thông tin đến không đủ để xây dựng mô hình trên máy tính.

Động não làm phương pháp giải quyết

Trong những tình huống khó khăn, khi một nhà quản lý cần một giải pháp phi thường cho một vấn đề phức tạp, anh ta có thể sử dụng phương pháp phân tích một tình huống cụ thể này - để tập hợp tất cả các chuyên gia, trưởng bộ phận và sắp xếp một cuộc “động não”. Bản chất của phương pháp này là mỗi người tham gia cuộc họp bày tỏ ý kiến của mình về nguyên nhân có thể của vấn đề và cách giải quyết nó. Quyền bày tỏ ý kiến và ý tưởng của họ được trao cho tất cả mọi người, trong khi không ai trong số những người tham gia, theo các quy tắc, được mỉa mai về ý kiến của người kia.

Lẽ tự nhiên là cuộc thảo luận về vấn đề này nên diễn ra trong khuôn khổ các nghi thức kinh doanh vàđăng ký. Tuy nhiên, quyết định vẫn do người đứng đầu hoặc người được bổ nhiệm về việc này. Kết quả của việc động não, người quản lý sẽ nhận được một số ý tưởng có giá trị cùng một lúc. Phân tích như vậy có cả ưu điểm và nhược điểm. Điểm cộng chính là tốc độ và số lượng lớn các tùy chọn, điểm trừ là việc phân tích tình hình như vậy không phải lúc nào cũng phản ánh tình trạng thực tế của sự việc và thường thiếu khách quan.

Vấn đề của mô hình sự kiện

Vấn đề chính của công nghệ phân tích trường hợp là các chuyên gia phải làm việc với một lượng lớn thông tin, có thể gây ra sai sót. Một lượng lớn dữ liệu cần được xử lý trong thời gian ngắn cũng đặt ra một vấn đề trong việc mô hình hóa sự phát triển của các sự kiện. Quá trình phân tích sẽ mất nhiều thời gian hơn và kết quả sẽ mất đi tính liên quan, hoặc do lượng thông tin hạn chế, kết quả phân tích sẽ thu được với mức độ sai lệch cao. Kết quả là, mô hình có thể kém hiệu quả nhất, tệ nhất là - dẫn đến phá sản.

Ba yếu tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả của phân tích. Đây là trình độ của chuyên gia, lượng thông tin mà anh ta có thể xử lý và thời gian có sẵn để phân tích tình hình.

Phân tích SWOT

Phân tích SWOT là việc nghiên cứu và đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, cũng như các cơ hội để phát triển và các mối đe dọa mà doanh nghiệp phải đối mặt hoặc có thể gặp phải. Dưới đây là ma trận để tiến hành phân tích SWOT.

Ô phía trên bên trái cho biết những điểm mạnh và cơ hội mà công ty có được và đã được xác định trong quá trình giám sát và ở giai đoạn đầu tiên của phân tích tình hình. Một ví dụ là một tình huống mà người ta biết rằng một công ty có vị trí độc quyền trên thị trường để sản xuất một số sản phẩm nhất định và do công nghệ nhất định mà công ty có, nó có thể sản xuất ra nó thậm chí còn rẻ hơn. Việc phân tích sẽ giúp xác định loại sản phẩm đó là gì trước khi các đối thủ cạnh tranh tham gia vào thị trường.

Ô trên cùng bên phải biểu thị điểm mạnh và mối đe dọa. Ví dụ: đối với một số sản phẩm cơ bản của công ty mà từ đó nó tạo ra lợi nhuận cao nhất, một số công ty cạnh tranh đã xuất hiện sản xuất các sản phẩm tương tự và bán chúng rẻ hơn.

Ô dưới cùng bên trái liệt kê những bất lợi và cơ hội của doanh nghiệp. Ví dụ, mặc dù giá thành cao nhưng sản phẩm do công ty sản xuất vẫn có nhu cầu.

Ô dưới cùng bên phải chỉ ra các điểm yếu và các mối đe dọa. Đầu tiên có thể là giá thành sản phẩm cao hoặc chất lượng thấp, và là mối đe dọa - hành động của các đối thủ cạnh tranh hoặc khả năng thanh toán của người tiêu dùng. Phân tích SWOT trông như thế nào có thể thấy trong bảng trên.

Ưu điểm của phân tích SWOT khi phân tích và đánh giá tình hình là nó có thể đánh giá không chỉ các yếu tố bên trong mà còn cả các yếu tố bên ngoài, thậm chí có thể quan trọng hơn những yếu tố bên trong.

Phân tích nhân tố

Phân tích nhân tố là một phương pháp phân tích tình huống liên quan đến việc tính toán dựa trêndữ liệu về công việc của doanh nghiệp và xây dựng mô hình đa nhân tố về hiện trạng và phát triển thêm của doanh nghiệp. Thông thường, phương pháp này được sử dụng để đánh giá tình trạng tài chính của công ty. Các chỉ số như tính thanh khoản, khả năng sinh lời, sức mạnh tài chính và xác suất phá sản được tính toán.

Phân tích tình huống

Đây là phương pháp phân tích khi sau khi đọc các báo cáo về hiện trạng của doanh nghiệp, những người tham gia cuộc họp được chia thành các nhóm và phân tán để thảo luận nhóm về thông tin nhận được. Sau đó, họ gặp lại nhau và mỗi nhóm đưa ý tưởng của mình ra công chúng để thảo luận.

Quy mô nhóm trung bình là từ ba đến bảy người. Họ có thể bày tỏ ý kiến của mình cả tại cuộc họp chung và trực tiếp với người phải đưa ra quyết định. Phân tích trường hợp bao gồm mô tả vấn đề, so sánh với các trường hợp tương tự và giải pháp. Nghĩa là, các nhóm phải cho biết cách họ nhìn thấy tình huống, tình hình trông như thế nào đối với họ và những bước cần thực hiện để giải quyết vấn đề.

Đánh giá kết quả thu được

Sau khi thực hiện các hoạt động được phát triển từ kết quả phân tích tình hình, cần phải đánh giá những kết quả này, tức là phân tích lại. Chỉ trong trường hợp này, không phải tình trạng của doanh nghiệp được kiểm tra, mà là hiệu quả sau khi các giải pháp đã được thực hiện trên thực tế. Để làm điều này, hãy sử dụng phương pháp so sánh những gì trước và sau khi thay đổi.

Vai trò của phân tích trong công việc của công ty

Không có phân tích thường xuyên về tình hình vật lýsự phát triển bình thường của doanh nghiệp là không thể. Người quản lý phải luôn nhận thức được những gì đang xảy ra và có thể xác định không chỉ tình trạng của công ty mà còn cả những triển vọng phát triển của công ty. Nó không chỉ giúp tìm ra những tồn tại trong công việc của doanh nghiệp, mà còn giúp xác định các mối đe dọa bên ngoài và các cơ hội để tăng khả năng cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc này phải được thực hiện nhanh chóng và ít tốn kém chi phí. Phân tích kịp thời giúp duy trì sự ổn định tài chính của công ty, xác định những thiếu sót tồn tại trong công việc và tìm ra nguồn dự trữ để loại bỏ chúng. Trong tương lai, người quản lý sẽ có thể sử dụng những lợi ích mang lại cho anh ta kinh nghiệm và kiến thức thu được từ công việc.