Phân loại chức năng quản lý: định nghĩa khái niệm, bản chất và chức năng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quản lý là một quá trình phức tạp và nhiều mặt. Tại sao nó lại cần thiết và bản chất của nó là gì? Hãy nói về khái niệm và phân loại các chức năng quản lý, xem xét các cách tiếp cận vấn đề này và mô tả đặc điểm của các chức năng chính.

Khái niệm về quản lý

Nói một cách tổng quát, quá trình tác động có mục đích và liên tục của chủ thể lên đối tượng được gọi là kiểm soát. Đối tượng có thể là con người, nhóm, tổ chức, sản xuất và các quá trình, cơ chế, thiết bị khác. Từ đồng nghĩa với thuật ngữ này là các từ "lead", "guide".

Trong quản lý, quản lý được hiểu là việc đặt ra mục tiêu, tư tưởng, điều tiết và tổ chức tác động vào đời sống xã hội của con người. Nó có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua các cấu trúc, cơ quan có tổ chức đặc biệt. Các trung gian này bao gồm nhà nước, các đảng phái chính trị, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ chủ yếu của quản lý là tổ chức công việc hợp lý, đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất hành động của mọi chủ thể của quá trình sản xuất, tổ chức phân bố đồng đều phụ tải giữangười lao động. Người quản lý ở các cấp khác nhau tham gia quản lý, họ là chủ thể và người thực hiện là đối tượng.

Từ giữa thế kỷ 20, cùng với thuật ngữ "quản lý", tên tiếng Anh của hoạt động được chỉ định - quản lý - bắt đầu được sử dụng. Từ đó cũng được gọi là khoa học nghiên cứu các tính năng của quản lý trong lĩnh vực sản xuất. Nó chứng minh các nguyên tắc và tính năng cơ bản của quản lý, đồng thời phát triển các phân loại khác nhau của các chức năng quản lý. Sự hiểu biết khoa học về các chi tiết cụ thể của quản lý như một quá trình trong lĩnh vực sản xuất đã dẫn đến sự xuất hiện của một số trường phái quản lý chính, và trong mỗi trường phái quản lý, mục đích và mục tiêu của quản lý được hiểu khác nhau.

Chức năng điều khiển

Việc phân loại các loại hình quản lý và chức năng của chúng được tạo ra để mô tả bản chất của quá trình này một cách toàn diện nhất. Tập hợp các chức năng được phân bổ xác định các loại hoạt động quản lý khác nhau. Các chuyên gia nói rằng có sự kiểm soát đối với công nghệ, các quy trình trong hệ thống sống, quy trình xã hội, con người, tổ chức. Trong trường hợp sau, bốn chức năng chính được phân biệt theo truyền thống: lập kế hoạch hoạt động, tổ chức quy trình làm việc của doanh nghiệp, động lực nhân sự và giám sát việc thực hiện của nhân viên. Tuy nhiên, trong việc quản lý một hệ thống phức tạp như nhà nước, một bộ chức năng khác được phân bổ.

Quản trị

Chế độ xem nàyquản lý có sự phân biệt rõ ràng. Chúng bao gồm:

• tính chất mạnh mẽ, điều hành-quản trị của hoạt động này;
• quản lý được thực hiện trên cơ sở pháp luật, do đó nó có tính chất cấp dưới;
• trong quản lý nhà nước, liên kết ngang và dọc được phân biệt, điều này liên quan đến quản lý doanh nghiệp;
• kiểu quản lý này được cung cấp bởi một hệ thống đảm bảo;
• có các hình thức quản lý hợp pháp và không hợp pháp.

Phù hợp với các đặc điểm này, một phân loại các chức năng quản lý công được xây dựng, phân biệt các loại sau:

• Kinh tế - xã hội. Việc thực hiện chúng gắn liền với việc đảm bảo sự ổn định của nền kinh tế, xây dựng một hệ thống quan hệ kinh tế đảm bảo sự ổn định của hệ thống nhà nước.
• Chính_chính. Những chức năng này được kết nối với việc điều tiết tình hình chính trị trong nước, với sự hình thành của sự tương tác giữa các lực lượng chính trị khác nhau, các tổ chức công cộng và công chúng.
• Chứng khoán. Việc thực hiện các chức năng này gắn liền với việc đảm bảo các quyền và tự do của tất cả các lực lượng chính trị trong nhà nước, cải thiện công việc của các cơ cấu nhà nước.
• Tổ chức và pháp lý. Các chức năng này nhằm mục đích hình thành một hệ thống pháp luật hiệu quả trong nhà nước, để kiểm soát việc thực thi pháp luật và việc tuân thủ các quyền của tất cả cư dân của đất nước, các tổ chức công cộng.

Kiểm soáttổ chức

Khác với sự quản lý của hệ thống nhà nước, sự quản lý của một tổ chức được xây dựng trên những cơ sở khác. Ông là nhà quản lý chuyên nghiệp về quy trình sản xuất, có nhiệm vụ xây dựng chiến lược phát triển, thiết lập mục tiêu trong lĩnh vực kinh tế thành công của doanh nghiệp. Các phương pháp quản lý tổ chức chính là các công cụ kinh tế.

Người đứng đầu tổ chức cố gắng xây dựng các hoạt động của doanh nghiệp sao cho thu được lợi nhuận tối đa. Để làm được điều này, anh nỗ lực tăng năng suất và nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, người quản lý phải thường xuyên quan tâm đến khả năng cạnh tranh của tổ chức của mình, việc hình thành các lợi thế trên thị trường. Tất cả điều này dẫn đến việc người quản lý thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức. Việc phân loại các chức năng quản lý trong lĩnh vực sản xuất khác biệt đáng kể với các chức năng được phân biệt trong lĩnh vực quản lý nhà nước.

A. Cách tiếp cận của Fayol

Sự phân loại thuyết phục nhất các chức năng quản lý trong quản lý được phát triển bởi một chuyên gia về lý thuyết quản lý, tác giả của khái niệm trường phái quản lý hành chính, Henri Fayol. Ông xác định năm chức năng quản lý chính:

• Dự báo hoặc lập kế hoạch. Là một phần của chức năng này, nhà quản lý đặt ra các mục tiêu, xây dựng chiến lược phát triển tổ chức, lập kế hoạch dài hạn cho các giai đoạn khác nhau của cuộc đời doanh nghiệp, dự đoán các chỉ tiêu kinh tế dựa trên phân tích thị trường.tình huống.
• Tổ chức của doanh nghiệp. Chức năng này liên quan đến việc cung cấp cho sản xuất các nguồn lực cần thiết.
• Hành chính. Chức năng này chỉ thị cho người quản lý ra chỉ thị cho cấp dưới, giao một phần quyền hạn cho nhân viên cấp dưới. Chức năng này liên quan đến quyền lực của người quản lý, quyền lực mà anh ta được trao trong quyền hạn của mình.
• Phối. Người quản lý phải đảm bảo các hoạt động phối hợp của các bộ phận cơ cấu khác nhau của doanh nghiệp, thiết lập các mối quan hệ trong tổ chức và với các công ty bên thứ ba.
• Kiểm soát. Một chức năng quan trọng, cuối cùng, trong đó người quản lý phải giám sát việc thực hiện các kế hoạch, tính đúng đắn của các nguồn chi tiêu.

Phương pháp của Fayol đã xuất hiện cách đây 100 năm, và do đó, các nhà lý thuyết quản lý sau này đã cố gắng suy nghĩ lại về nó, dẫn đến việc phân loại các chức năng quản lý khác.

Chức năng điều khiển đặc biệt và chung

Nhiều cách phân loại các chức năng quản lý chia chúng thành nhiều nhóm, theo một số cách đồng ý với Fayol, theo một số cách tiếp tục nó. Theo cách tiếp cận truyền thống, các chức năng quản lý chung và đặc biệt (hay chúng còn được gọi là cụ thể) được phân biệt. Đầu tiên là đặc điểm của bất kỳ tổ chức nào: thương mại, công cộng, nhà nước. Trong bất kỳ hệ thống nào, chúng đều có thể được tìm thấy. Việc phân loại các chức năng quản lý chung trở lại với các ý tưởng của A. Fayol và bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, động lực và kiểm soát. Các chức năng này luôn tồn tại trong một phức hợp và việc không thực hiện được bất kỳ chức năng nào trong số chúng sẽ dẫn đếngiảm hiệu quả của tổ chức.

Và các chức năng đặc biệt bao gồm cung cấp nguồn lực vật chất và kỹ thuật cho tổ chức, cung cấp nhân sự, vận tải, hoạt động tiếp thị, đổi mới, phát triển xã hội. Các chức năng này không có trong mọi tổ chức và được thực hiện khi cần thiết.

Phân loại của tác giả

Chức năng quản lý thường được chia thành nhiều loại và vì những lý do khác. Do đó, nhà nghiên cứu người Mỹ L. Gyulik đã phát hiện ra 7 chức năng quản lý khác nhau, một số trong đó phản ánh quan điểm của Fayol: lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát, trong khi những chức năng khác thì không: làm việc với nhân sự, quản lý hoạt động, báo cáo.

Việc phân loại thông tin theo chức năng quản lý được sử dụng trong quản lý và kinh tế dựa trên các biểu diễn này, nó được chia thành kế hoạch, dự báo, quy định, thiết kế và công nghệ, báo cáo, kế toán và kế toán tài chính. Những loại thông tin này được phản ánh trong các tài liệu, việc tạo ra chúng là một trong những chức năng của người quản lý.

Ngoài ra còn có các phân loại của K. Killen, G. Kunz và S. Donnell, M. Fauel, cũng có phân loại của Nga. Nhưng tất cả các phân loại chính của chức năng quản lý đều sử dụng cách tiếp cận Fayol làm cơ sở, với những sửa đổi nhỏ. Điều này có thể được giải thích bởi thực tế là ông đã có thể xác định các chức năng cần thiết nhất. Ngoài ra còn có sự phân loại các chức năng quản lý, trong đó phân biệt chức năng chính và chức năng phụ trợ. Đầu tiên là những thứ giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức: lập kế hoạch, tổ chức, quản lý hiện tại.và kiểm soát. Và những công cụ bổ trợ được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho con đường dẫn đến mục tiêu - đây là dự báo và động lực.

Hoạch định

Chức năng đầu tiên của quản lý - lập kế hoạch, gắn liền với việc xây dựng chiến lược phát triển của tổ chức, với việc thiết lập các mục tiêu và phát triển các kế hoạch hành động chiến thuật. Cần đảm bảo rằng các nguồn lực được chi tiêu hợp lý. Lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu dựa trên nghiên cứu và phân tích tình hình. Các kế hoạch của tổ chức có thể thay đổi theo thời gian: dài hạn và ngắn hạn, cũng như trong các lĩnh vực: kinh tế, hậu cần, tiếp thị.

Tổ chức

Bất kỳ sự phân loại chức năng quản lý nào theo cách diễn đạt này hay cách khác đều gọi tổ chức là một trong những tổ chức quan trọng nhất. Nó gắn liền với việc xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, tối ưu hoá và hợp lý hoá quá trình sản xuất, cung cấp cho công ty các nguồn lực cần thiết. Chức năng này là cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các kế hoạch.

Động lực

Các nhà nghiên cứu, khi xem xét thực chất và phân loại các chức năng quản lý, thường bỏ động lực sang một bên. Trong khi đó, ngày nay nó là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất và khó khăn nhất mà người quản lý phải đối mặt. Nó phải tạo điều kiện đặc biệt để người thực hiện làm việc với năng suất cao và quan tâm đến chất lượng của sản phẩm. Người quản lý phải xây dựng một hệ thống kích thích và động lực để khuyến khích nhân viênlàm việc tốt hơn, phát triển, nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của bạn.

Thực hiện chức năng này đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức về tâm lý con người và khả năng sử dụng các công cụ khuyến khích vật chất và phi vật chất đối với người lao động.

Kiểm soát

Chức năng cuối cùng trong số các chức năng chính của quản lý là kiểm soát tiến độ của quá trình sản xuất. Chức năng này là một trong những chức năng quan trọng nhất, vì việc triển khai nó cho phép bạn tránh hoặc sửa chữa các kết quả sai lệch so với các mục tiêu đã vạch ra trong kế hoạch kịp thời. Việc kiểm soát được thực hiện dưới nhiều hình thức kiểm tra, báo cáo và kế toán. Kết quả của kiểm soát liên quan chặt chẽ đến hệ thống khuyến khích đối với nhân viên. Thông thường khái niệm và phân loại chức năng quản lý đồng nghĩa với kiểm soát. Chức năng này là một dạng biểu mẫu phản hồi với các đối tượng được quản lý. Việc thực hiện quyền kiểm soát gắn liền với quyền hạn được trao cho người lãnh đạo, vì vậy nó không gây ra phản ứng tiêu cực từ những người thực hiện.