Danh sách các tài liệu kế toán chính và các quy tắc để thực hiện chúng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Nhiều nghiệp vụ được thực hiện hàng ngày tại doanh nghiệp. Kế toán xuất hóa đơn cho đối tác và gửi tiền, tính lương, phạt, tính khấu hao, lập báo cáo,… Hàng ngày phát hành hàng chục văn bản các loại: hành chính, điều hành, chính. Nhóm cuối cùng có tầm quan trọng lớn đối với các hoạt động của doanh nghiệp.

"Tài liệu chính" là gì?

Mỗi sự kiện trong đời sống kinh tế của tổ chức phải được xác nhận bằng giấy tờ. Nó được hình thành tại thời điểm hoạt động hoặc ngay sau khi hoàn thành. Việc lập phiếu, báo cáo được thực hiện trên cơ sở các thông tin quy định tại chứng từ kế toán chính của kế toán. Danh sách của họ rất lớn. Trong bài viết, chúng tôi sẽ xem xét các chính, được sử dụng phổ biến nhấttài liệu.

Tại sao chúng ta cần một chương trình chính?

Chứng từ chính là một yếu tố không thể thiếu của kế toán. Như đã đề cập ở trên, nó được hình thành tại thời điểm giao dịch hoặc ngay sau khi kết thúc giao dịch và là bằng chứng xác thực về thực tế này hay thực tế khác của đời sống kinh tế của doanh nghiệp.

Danh sách các chứng từ kế toán chính cho một giao dịch có thể bao gồm:

1. Hợp đồng.
2. Tài khoản.
3. Biên lai tiền mặt hoặc chứng từ thanh toán khác.
4. Phiếu gửi hàng.
5. Hành động hoàn thành.

Chi tiết bắt buộc

Hiện nay đã thống nhất các mẫu chứng từ kế toán sơ cấp. Chúng được sử dụng để phản ánh thông tin về các hoạt động khác nhau, tương ứng, danh sách các cột trong chúng là khác nhau. Trong khi đó, tất cả các tài liệu chính đều chứa các chi tiết bắt buộc thống nhất. Trong số đó:

1. Tên công ty.
2. Tên chứng từ (ví dụ: "Phiếu thu tiền mặt").
3. Ngày thành lập.
4. Nội dung của thao tác soạn thảo tài liệu. Ví dụ: khi điền vào một hóa đơn, cột tương ứng có thể là "Chuyển nguyên vật liệu để chế biến".
5. Tiền và các chỉ số tự nhiên. Đầu tiên được sử dụng để phản ánh chi phí, thứ hai - số lượng, trọng lượng, v.v.
6. Vị trí của nhân viên có trách nhiệm ("kế toán trưởng", "thủ kho", v.v.).
7. Chữ ký của những người tham gia giao dịch.

Khoảnh khắc quan trọng

Tài liệu chính chứa tất cả các chi tiết bắt buộc có hiệu lực pháp lý.

Xin lưu ý rằng các giấy tờ được thực thi đúng cách có thể được sử dụng trong các thủ tục pháp lý để làm bằng chứng về tính hợp lệ (hoặc không hợp lệ) của các khiếu nại. Nhiều tài liệu do nhà thầu soạn thảo. Cần phải kiểm tra cẩn thận tính đúng đắn của việc đăng ký và không có trường hợp nào ký tên cho nhà cung cấp (nhà thầu, v.v.) nếu họ chưa làm như vậy.

Tài liệu chính phải được bảo quản cẩn thận.

Tôi có cần con dấu chính không?

Trong thực tế, nhiều bên đối tác đưa ra yêu cầu về sự vắng mặt của nó trên biểu mẫu TTN và một số tài liệu khác. Nhớ lại rằng kể từ năm 2015, hầu hết các tổ chức đã được miễn nghĩa vụ có con dấu. Doanh nghiệp có thể sử dụng nó theo quyết định của riêng mình. Nếu đúng như vậy, thì thông tin về sự hiện diện của nó phải được ghi trong chính sách kế toán.

Trong trường hợp đối tác nhất quyết sử dụng con dấu khi đăng ký chính và công ty có quyền không đưa nó vào cơ sở pháp lý, đối tác phải được gửi một thông báo bằng văn bản có liên kết đến các quy định điều chỉnh việc này vấn đề.

Thỏa thuận

Nếu đối tác là đối tác lâu dài, thì hoàn toàn có thể ký kết một thỏa thuận cho một số giao dịch. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xác định rõ thời hạn hoàn thành nghĩa vụ, trình tự và thủ tục tính toán và các sắc thái khác. Hợp đồng có thể được soạn thảo để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụhoặc công việc sản xuất. Điều đáng nói là luật dân sự cũng cho phép giao kết thỏa thuận bằng miệng. Tuy nhiên, trong các hoạt động kinh doanh, theo quy định, các hình thức hợp đồng bằng văn bản được sử dụng.

Hóa đơn

Trong tài liệu này, nhà cung cấp chỉ ra số lượng hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình được chuyển cho đối tác. Theo mặc định, khi thanh toán, đối tượng đồng ý với giao dịch.

Hóa đơn phải có:

1. Tên tài liệu.
2. Tên dịch vụ (hàng hóa, công trình) mà việc thanh toán được thực hiện.
3. Chi phí.
4. Tổng số tiền.
5. Chi tiết thanh toán.

Hiện tại, toàn bộ danh sách tài liệu kế toán được chứa trong chương trình 1C nên chúng được xử lý tự động.

Xin lưu ý rằng hóa đơn có giá trị nhỏ đối với cơ quan quản lý. Trong đó, người bán ấn định giá đã đặt. Từ vị trí của một kế toán, hóa đơn là chứng từ chính quan trọng nhất trên cơ sở đó các bút toán kế toán được hình thành.

Invoice đóng vai trò như một loại hóa đơn. Bài báo này có một dòng đặc biệt để chỉ định số tiền VAT.

Chứng từ thanh toán

Bạn có thể xác nhận việc thanh toán bằng biên lai tiền mặt hoặc tài liệu tương tự khác. Thanh toán xác nhận thực tế thanh toán cho việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ, công việc. Loại tài liệu cụ thể được chọn tùy thuộc vào phương phápthanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Một trong những chứng từ thanh toán phổ biến nhất là lệnh chi. Là lệnh của chủ tài khoản để ngân hàng chuyển tiền vào tài khoản được chỉ định. Tài liệu này có thể được sử dụng khi thanh toán dịch vụ, hàng hóa, thanh toán tạm ứng, hoàn trả khoản vay, v.v.

Trong trường hợp khấu trừ vào ngân sách, trường 22 "Mã" sẽ được điền vào. Trong lệnh thanh toán, cột này chỉ ra UIN (mã định danh duy nhất). Nhờ anh ta, cơ quan tài chính công nhận người thanh toán.

Trường "Mã" trong lệnh thanh toán có thể được điền theo nhiều cách khác nhau. Nó phụ thuộc vào cách thực thể thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách một cách chính xác: tự nguyện hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Phiếu gửi hàng

Mẫu TTN do bên ký gửi lập ra. Vận đơn là cơ sở để chuyển hàng cho người nhận. Tài liệu được soạn thành 4 bản. Theo TTN, người bán tính tiền bán hàng, người mua tính tiền giao hàng.

Quý khách lưu ý TTN do chính lực lượng của công ty kéo lên khi vận chuyển hàng hóa. Nếu việc vận chuyển được thực hiện bởi một công ty bên thứ ba, biểu mẫu 1-T sẽ được phát hành.

Điểm quan trọng khác: thông tin trong TTN phải khớp với thông tin trong hóa đơn.

Hành động hoàn thành công việc

Tài liệu này được soạn thảo giữa khách hàng và nhà cung cấp. Hành vi là sự xác nhận về việc thực hiện công việc, việc cung cấp dịch vụ với mức chi phí thoả thuận trong các điều khoản đã được thoả thuận xác lập. Nói một cách đơn giản, điều nàybáo cáo của nhà thầu cho khách hàng.

Hiện tại, một hình thức thống nhất của hành động vẫn chưa được phê duyệt. Công ty có quyền tự phát triển biểu mẫu và sửa chữa biểu mẫu đó trong chính sách kế toán.

Các chi tiết chính của hành động là:

1. Số và ngày đăng ký trong hồ sơ kế toán.
2. Ngày soạn.
3. Chi tiết của hợp đồng phù hợp với hành động được hình thành.
4. Thời hạn, khối lượng, chi phí làm việc.
5. Chi tiết về tài khoản sẽ được thanh toán.
6. Tên khách hàng và nhà thầu.
7. Chữ ký của các bên tham gia giao dịch.

Hành động luôn được viết thành hai bản.

Mẫu M-15

Từ viết tắt này được sử dụng để chỉ hóa đơn cho vấn đề hàng hóa gửi đi. Cần lưu ý rằng tài liệu này không bắt buộc, nhưng thường được các doanh nghiệp sử dụng.

Xuất hóa đơn xuất vật tư sang bên nếu cần chuyển vật có giá trị từ trụ sở chính (trụ sở chính) đến các bộ phận ở xa hoặc công ty khác (nếu có thỏa thuận đặc biệt).

Quy tắc biểu mẫu M-15

Ở phần đầu của tờ giấy có đóng một số phù hợp với quy trình chứng từ của doanh nghiệp. Ở đây bạn cũng nên cho biết tên đầy đủ của công ty và OKPO.

Bảng thứ nhất phản ánh ngày lập chứng từ, mã giao dịch (nếu sử dụng hệ thống tương ứng), tên đơn vị kết cấu, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Tương tựthông tin về người nhận và người chịu trách nhiệm giao hàng được chỉ định. Sau đây là liên kết đến tài liệu phù hợp với hóa đơn được phát hành. Nó có thể là một hợp đồng, một đơn đặt hàng, v.v.

Trong bảng chính, cột 1 và 2 cho biết tài khoản phụ kế toán và mã kế toán phân tích cho tất cả các nguyên vật liệu được xóa sổ.

Tiếp theo, dữ liệu sau được nhập vào cột 3-15:

• tên của vật liệu với các đặc tính riêng, nhãn hiệu, kích cỡ, cấp;
• số kho (nếu không có thì ô đó không được điền);
• mã đơn vị;
• tên đơn vị đo lường;
• số lượng hàng chuyển đi;
• thông tin về đối tượng thực tế xuất kho (do thủ kho điền);
• tổng chi phí vật liệu;
• giá chưa VAT;
• Số thuế VAT được phân bổ;
• tổng chi phí đã bao gồm VAT;
• số tồn kho nguyên liệu;
• số hộ chiếu (nếu có);
• ghi số theo thẻ tài khoản.

Hóa đơn có chữ ký của kế toán, nhân viên chịu trách nhiệm xuất kho và người nhận.

Báo cáo trước trong "1C"

Việc hình thành các tài liệu báo cáo là một trong những hành động phổ biến nhất của một kế toán viên. Nhiều cuộc thanh toán bằng tiền mặt được thực hiện bằng các chứng từ tạm ứng. Chúng bao gồm chi phí đi lại, mua hàng gia dụng, v.v.

Thông thường, nhân viên của doanh nghiệp nhận tiền từ quầy thu ngân để chi tiêu trong gia đình. Sau khi có được những vật có giá trị cần thiết (ví dụ: văn phòng phẩm), nhân viên báo cáo và cung cấp các tài liệu hỗ trợ cho bộ phận kế toán.

Đến lượt người kế toán, phải ghi lại tất cả các chi phí trong hệ thống kế toán. Bạn có thể mở "Báo cáo tạm ứng" trong "1C" trong phần "Ngân hàng và quầy thu ngân", tiểu mục "Thu ngân". Việc giới thiệu một tài liệu mới được thực hiện bằng nút "Tạo".

Ở đầu biểu mẫu có ghi:

1. Tên công ty.
2. Nhà kho nơi các vật có giá trị mới nhận được sẽ được ghi có.
3. Nhân viên báo cáo về số tiền nhận được so với báo cáo.

Tài liệu chứa 5 dấu trang. Trong phần "Tạm ứng", hãy chọn tài liệu mà tiền đã được phát hành:

1. Chứng từ tiền bạc.
2. Chi bằng tiền mặt.
3. Ghi nợ từ tài khoản.

Nếu hàng hóa được mua bằng tiền phát hành, chúng sẽ được phản ánh trên tab có cùng tên. Trong phần "Hộp đựng", hãy cho biết thông tin về đồ đựng có thể trả lại (ví dụ: chai nước). Tab "Thanh toán" phản ánh thông tin về khoản tiền mặt được trả cho nhà cung cấp để mua một đồ vật hoặc được phát hành so với đợt giao hàng sắp tới.

Trong phần "Khác", dữ liệu về chi phí đi lại được chỉ ra: công tác phí, chi phí nhiên liệu, vé, v.v.

Hình thức "phổ thông"

Trong danh sách các tài liệu kế toán chính, có một loại giấy có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Nó được sử dụng để hình thành cả kế toán vàbáo cáo thuế. Đó là về kế toán. Biểu mẫu được yêu cầu, nếu cần, để sửa chữa lỗi đã mắc phải. Ngoài ra, khi thực hiện các thao tác cần giải trình, phản ánh tính toán, xác nhận giao dịch, nếu không có các giấy tờ khác.

Nuance

Điều đáng nói là doanh nghiệp có quyền xác nhận việc hoàn thành các giao dịch mà không yêu cầu thực hiện các biểu mẫu chuẩn (tiêu chuẩn, thống nhất), không cần sự trợ giúp của chứng chỉ, mà thông qua kế toán chính được phát triển độc lập. các tài liệu. Tuy nhiên, danh sách của họ nên được cố định trong chính sách tài chính của công ty.

Quy tắc biên dịch chứng chỉ

Một biểu mẫu thống nhất duy nhất chưa được phê duyệt cho tài liệu này. Theo đó, các chuyên viên có thể biên dịch dưới dạng miễn phí hoặc sử dụng các mẫu được phát triển tại doanh nghiệp. Trong số các thông tin bắt buộc mà chứng chỉ phải có, cần lưu ý:

1. Thông tin về doanh nghiệp.
2. Ngày và lý do biên dịch.
3. Các tài liệu kế toán chính và sổ đăng ký kế toán, có kèm theo chứng chỉ.
4. Chữ ký của nhân viên có trách nhiệm.

Bạn có thể viết trên một tờ A4 trắng thông thường hoặc trên giấy tiêu đề của công ty.

Khi biên dịch, bạn phải hết sức cẩn thận để không mắc lỗi. Tài liệu tham khảo càng chi tiết, thanh tra viên càng có ít câu hỏi bổ sung.

Tất nhiên, tài liệu chỉ nên chứa thông tin đáng tin cậy. Nếu, tronglỗi chính tả sẽ được xác định, tốt hơn hết là bạn nên lấy lại chứng chỉ.

Tính năng lưu trữ

Mọi thứ liên quan đến tài liệu kế toán chính phải được lưu giữ tại doanh nghiệp ít nhất 5 năm. Việc tính toán khoảng thời gian này bắt đầu từ ngày kết thúc của kỳ báo cáo mà các giấy tờ đã được phát hành.

Thêm

Sơ cấp có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử. Gần đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp ưa chuộng quản lý văn bản điện tử. Điều này có thể hiểu được: mất ít thời gian hơn để xử lý và gửi giấy tờ.

Các tài liệu điện tử phải được chứng thực bằng chữ ký số (nâng cao hoặc thông thường - theo thỏa thuận giữa các đối tác).

Trách nhiệm

Tài liệu chính là yếu tố quan trọng nhất trong vòng đời kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu vắng mặt, công ty sẽ phải đối mặt với các biện pháp trừng phạt nghiêm trọng từ các cơ quan quản lý. Hình phạt cũng sẽ được áp dụng trong trường hợp phát hiện ra sai sót trong tài liệu chính, thông tin không chính xác.

Vi phạm các quy định không chỉ bị trừng phạt bởi Bộ luật thuế, mà còn bị trừng phạt bởi Bộ luật vi phạm hành chính. Nếu có căn cứ, thủ phạm cũng có thể bị truy tố.

Kết

Có thể sử dụng nhiều loại tài liệu trong công việc của doanh nghiệp. Đồng thời, một số có thể có một hình thức thống nhất, và một số có thể được phát triển độc lập bởi công ty. Tuy nhiên, bất kể điều này là gì, tất cả các chi tiết bắt buộc phải có trong tài liệu.

Một số doanh nghiệp thực hành việc sử dụng các tài liệu kết hợp. Lời nóichúng ta đang nói về các hình thức thống nhất, được bổ sung phù hợp với đặc thù hoạt động của tổ chức.

Điều quan trọng là phải phản ánh các loại tài liệu chính được lựa chọn trong chính sách kế toán của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động của công ty có thể phát sinh nhu cầu về tài liệu mới. Nếu chúng được phát triển bởi doanh nghiệp, thì chúng phải được đề cập trong chính sách kế toán.

Xin lưu ý rằng đối tác cũng có thể độc lập phát triển một số hình thức chứng khoán nhất định. Cần phải nêu rõ trong chính sách tài chính rằng công ty chấp nhận các tài liệu đó từ các đối tác.

Để ghi lại nhiều giao dịch, các tổ chức không được sử dụng các mẫu tài liệu chính thống nhất. Tuy nhiên, nếu chúng ta đang nói về các giao dịch tiền mặt, thì chúng chỉ được thực hiện bởi các đơn đặt hàng đã được phê duyệt và các chứng từ thanh toán khác.