Lịch trình lưu chuyển chứng từ cho chính sách kế toán: mẫu. Quy định về chính sách kế toán

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Luồng tài liệu của doanh nghiệp là hệ thống thần kinh trung ương của doanh nghiệp. Các quy định pháp luật về hoạt động của doanh nhân không ngừng được tăng cường và hoàn thiện. Không chỉ việc tổ chức đúng phong trào của dạng văn bản là quan trọng, vấn đề hỗ trợ điện tử cho hoạt động của doanh nghiệp cũng trở nên cấp thiết. Trong nhiều lĩnh vực của dòng tài liệu, việc trao đổi thông tin điện tử đã trở thành điều bắt buộc.

Tài liệu sơ cấp không phải lúc nào cũng được lập thành văn bản, nhưng dù là tài liệu nào thì nó cũng có những tính chất, thời gian tồn tại và sự vận động cụ thể qua các phòng ban và nhân viên. Quy mô của doanh nghiệp, hình thức pháp lý, phạm vi thẩm quyền và lĩnh vực hoạt động không quan trọng, mà là lịch trình quy trình làm việc đối với chính sách kế toán tại doanh nghiệptốt hơn là nên thiết kế nó trước khi nó bắt đầu.

Chính sách kế toán là một thành phần bắt buộc của quy trình làm việc

Các quy định về chính sách kế toán đã có hiệu lực từ thời Liên Xô, kể từ năm 1983! Kế toán chưa bao giờ là trái tim của một doanh nghiệp, nhưng nó luôn là xương sống cơ bản của nó.

Trách nhiệm xây dựng chính sách kế toán thường thuộc về kế toán trưởng và được người đứng đầu doanh nghiệp phê duyệt. Tài liệu chính trải qua các giai đoạn sau:

1. Tạo hoặc nhận.
2. Nghiệm thu và xử lý.
3. Chuyển vào kho lưu trữ.

Bất kỳ hành động nào với tài liệu chính được đặc trưng bởi:

• nguồn hoặc người gửi tài liệu;
• người nhận hoặc người biểu diễn;
• ngày chấp nhận thực hiện;
• thời gian thực hiện;
• đích của kết quả thực thi.

Bất kỳ tài liệu chính nào cũng có nội dung quan trọng và trong quá trình di chuyển, tài liệu này được cung cấp các chỉ báo trạng thái cho phép bạn theo dõi việc tuân thủ chính sách kế toán đã được doanh nghiệp phê duyệt.

Thông thường, một lịch trình quy trình làm việc được lập cho chính sách kế toán trong kế toán, nhưng nó có sẵn và bắt buộc đối với tất cả các bộ phận của doanh nghiệp trong phạm vi thẩm quyền của họ.

Yêu cầu pháp lý bắt buộc

Cần có giấy tờ chứng minh chi phí. Và như trước đây, đây là sự hiện diện thực tế của một văn bản được soạn thảo theo quy định của pháp luật hiện hành và địa phươngxây dựng quy tắc doanh nghiệp. Thời gian cũng rất quan trọng.

Mã số thuế của Liên bang Nga yêu cầu xác nhận tất cả các giao dịch. Đây là một trong những điều kiện chính để hạch toán vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự luân chuyển của chứng từ không phải lúc nào cũng đáp ứng được yêu cầu của hoạt động sản xuất: việc thanh toán có thể được thực hiện, nguyên vật liệu có thể chậm giao, hàng đã được vận chuyển nhưng người tiêu dùng không thanh toán. Do đó, một số tài liệu chính bị trễ hạn so với các tài liệu khác.

Các tình huống không lường trước luôn là đủ, nhưng lịch trình quy trình làm việc cho một chính sách kế toán là một ví dụ về quy trình lưu trữ tài liệu lý tưởng. Cho phép sai lệch so với kế hoạch, nhưng nên giảm thiểu hết mức có thể và lịch trình phải quy định trách nhiệm của từng người thực hiện.

Chỉ báo trạng thái tài liệu

Rất khó để tìm thấy một doanh nghiệp không sử dụng chương trình quản lý tài liệu điện tử, nhưng ngay cả trong một doanh nghiệp không có một máy tính nào, việc tạo hoặc nhận tài liệu chính đi kèm với việc tạo "chỉ báo" về trạng thái của nó.

Đối với các doanh nghiệp lớn với nhiều bộ phận và chi nhánh ở xa, việc theo dõi trạng thái của tất cả các tài liệu là một quy trình sản xuất bắt buộc và riêng biệt. Ở đây, lịch trình quy trình làm việc cho chính sách kế toán là một mẫu và trạng thái thực tế là cơ sở để tối ưu hóa lịch trình, làm rõ thời hạn và trừng phạtnhững người vi phạm và xác định các cách giải quyết những khó khăn sản xuất đang nổi lên.

Điều quan trọng cần lưu ý là nhiều sự kiện cực kỳ quan trọng về thời gian:

• cung cấp tờ khai thuế;
• nộp thuế;
• nộp tờ khai điện tử;
• các hành động ràng buộc pháp lý khác.

Nếu vi phạm quy trình sản xuất nội bộ bằng cách nào đó có thể được san lấp, thì trong quan hệ với các cơ quan chính phủ, điều này là không thể chấp nhận được và sẽ phải chịu các biện pháp trừng phạt hoặc tổn thất nghiêm trọng.

Lịch trình lưu chuyển chứng từ cho chính sách kế toán: nội dung mẫu

Hình thức của tài liệu được mô tả là không cần thiết. Theo thông lệ, nó được xây dựng bởi kế toán trưởng, được người đứng đầu doanh nghiệp phê duyệt và là một bảng. Chúng tôi xin lưu ý đến bạn một ví dụ về biểu đồ như vậy.

Mỗi tài liệu có một tên và tất cả các hàng trong bảng đều được đánh số. Yêu cầu tối thiểu hai cột:

• tạo hoặc nhận tài liệu;
• kiểm tra và xử lý tài liệu.

Cột đầu tiên chứa hai vị trí:

• chịu trách nhiệm (nhân viên, bộ phận);
• ngày thực hiện.

Cột thứ hai - ba đến bốn vị trí:

• chịu trách nhiệm xác minh (thực hiện);
• ngày thực hiện;
• điều khoản chuyển giao cho tổ chức mẹ;
• hình thức đăng ký kết quả thực hiện.

Doanh nghiệp không bị giới hạn từ ngữ của tiêu đề bảng phản ánh lịch trìnhluồng tài liệu cho chính sách kế toán. Mẫu bên dưới hiển thị một trong các tùy chọn.

Điều quan trọng là logic của bảng phải phản ánh chính xác: tài liệu nào, nó xuất hiện như thế nào, gửi bởi ai và ở đâu, ai và khi nào nó được thực thi, và kết quả được gửi đến đâu. Ngoài ra, nó có thể cung cấp cho việc phân phối thực tế của bản chính đã chi tiêu đến kho lưu trữ. Thông thường, lịch trình quy trình làm việc cho chính sách kế toán của một tổ chức chính phủ được đi kèm với các quy định về làm việc với các tài liệu lưu trữ. Đối với các thực thể nhà nước, điều này được ghi trong luật.

Lưu trữ tài liệu và thời gian lưu giữ

Kho lưu trữ (kể cả đối với doanh nghiệp quy mô vừa) nhanh chóng đạt kích thước ấn tượng. Một thông lệ tốt là đi kèm với lịch trình quy trình làm việc mẫu cho các chính sách kế toán với các khuyến nghị bổ sung về lưu trữ và làm việc với các tài liệu lưu trữ để các chi nhánh lặp lại.

Pháp luật thiết lập các thời hạn lưu giữ khác nhau cho các tài liệu khác nhau. Chính sách kế toán của hội sở chính không nhất thiết phải giống chính sách kế toán của văn phòng chi nhánh. Phạm vi thẩm quyền của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp có thể hoàn toàn khác nhau. Nhưng nên xây dựng logic của việc xây dựng lịch trình, xác định rõ ràng các tài liệu, các giai đoạn chuyển chúng, quy tắc theo dõi các chỉ số và quy định để lưu trữ theo một cách duy nhất.

Việc thống nhất các chính sách kế toán và công tác lưu trữ nói riêng là điều cần thiết để tối ưu hóa cơ sở hạ tầng của một doanh nghiệp vàthông tin giao thông.

Bất kỳ doanh nghiệp nào không chỉ chịu sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, mà còn được quản lý bởi chính những người sáng lập và quản lý. Phương án cuối cùng thường không nghiêng về việc hiểu các sắc thái và hành động theo một thuật toán nghiêm ngặt duy nhất.

Đặc điểm của chính sách kế toán trong khu vực tư nhân

Nhiều tổ chức không giới hạn mình trong các tiêu chuẩn do pháp luật quy định, mà phát triển khung pháp lý của riêng họ. Bạn thường có thể tìm thấy lịch trình quy trình làm việc cho chính sách kế toán của LLC, hợp tác xã sản xuất, công ty hợp danh, quỹ và các loại pháp nhân khác ở định dạng phiên bản của riêng bạn về ý tưởng quy trình kinh doanh và việc xây dựng chúng trong thực tế, doanh nghiệp.

Một sự khác biệt đáng kể giữa khu vực nhà nước và doanh nghiệp tư nhân là các cơ hội tài chính rộng lớn hơn giúp cho cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp có thể dựa trên một hệ thống đắt tiền phổ biến, chẳng hạn như dựa trên giải pháp Oracle Primavera Instantis. Oracle có rất nhiều ý tưởng đắt giá như vậy, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể mua chúng và có đủ thiết bị để vận hành chúng.

Phần mềm quản lý tài liệu

Một tính năng đặc trưng ảnh hưởng đến việc thực hiện các chính sách kế toán là sự sẵn có của phần mềm chất lượng cao, đắt tiền, phức tạp và theo yêu cầu. Nhiều doanh nghiệp lớn đang có được các giải pháp mới cho phép xử lý phân tán lượng thông tin khổng lồ.

Tuy nhiên, cách tiếp cận triệt để này trên thực tế khác vớitình hình trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn thậm chí không thể đề cập đến các tổ chức chính phủ. Cho đến ngày nay, Excel và các sản phẩm đa năng tương tự và các phát triển phần mềm độc quyền thống trị ở khắp mọi nơi.

Tình huống này (sự tồn tại chung của một hệ thống thông tin nghiêm túc và một số chương trình độc quyền) cho thấy rằng phần mềm trong lĩnh vực này cần được cải tiến liên tục.

Dựa trên những điều đã đề cập ở trên, có vẻ thích hợp khi xây dựng chính sách kế toán cho một doanh nghiệp không phải tập trung vào phần mềm được sử dụng mà tập trung vào thời điểm quản lý và việc tuân thủ các quy định pháp lý của lịch trình quy trình làm việc với pháp luật hiện hành và nhu cầu thực sự đối với một doanh nghiệp cụ thể.