Thanh toán cho nhiên liệu và dầu nhờn: thực hiện hợp đồng, quy trình tính toán, các quy tắc và tính năng đăng ký, cộng dồn và thanh toán

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tình huống thường phát sinh khi do nhu cầu sản xuất, một nhân viên buộc phải sử dụng tài sản của mình. Thông thường đó là về việc sử dụng máy. Hơn nữa, người sử dụng lao động có nghĩa vụ bồi thường khoản này: trả tiền nhiên liệu và chất bôi trơn (POL), khấu hao và các chi phí khác. Làm thế nào để làm cho nó hiệu quả nhất có thể?

Khuôn khổ lập pháp

Thậm chí không nhiều người hiểu được ý nghĩa của việc trả tiền cho nhiên liệu và dầu nhớt và tiền bồi thường cho việc sử dụng phương tiện giao thông cá nhân. Và các nhà tuyển dụng đang tận dụng điều này. Mặc dù nghĩa vụ của họ trong việc bồi thường chi phí cho người lao động được quy định tại Điều 188 của Bộ luật Lao động. Tuy nhiên, như sẽ thấy bên dưới, việc sử dụng nó không phải là lựa chọn tốt nhất. Nhiều thông tin hữu ích hơn có trong Bộ luật Dân sự và Thuế. Để tận dụng tất cả những lợi ích mà họ cung cấp, bạn cần tiếp cận vấn đề một cách chính xác.

Nó hoạt động như thế nào trong thực tế?

Thường thì một nhân viên được đưa ra lựa chọn: hoặc bạn đi 300 km đến một thành phố khác trong trời nắng nóng trên một chiếc xe buýt,hoặc lái xe ô tô của riêng bạn. Anh ta không bao giờ nghĩ rằng chi phí trả cho nhiên liệu và chất bôi trơn và không chỉ có thể và cần được bồi thường cho anh ta. Doanh nghiệp lợi dụng sự không biết pháp luật của người lao động. Hầu hết không biết nhiên liệu tại nơi làm việc và bồi thường chi phí là gì.

Nhân tiện, điều này không chỉ áp dụng cho ô tô, mà còn cho bất kỳ tài sản cá nhân nào khác mà nhân viên sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của mình. Chỉ là phương tiện giao thông cá nhân được sử dụng thường xuyên nhất. Theo đó, việc trả tiền xăng, dầu nhớt cho người lao động bằng chi phí của người sử dụng lao động là định mức. Mặc dù không phải tất cả các nhà tuyển dụng đều đồng ý trả tiền.

Vài ví dụ

Tất cả những ai đã từng thử làm đại diện kinh doanh đều trải qua điều này. Một ví dụ khác mà nhân viên thường sử dụng phương tiện giao thông riêng của họ nhất là taxi. Để nhận được tiền bồi thường, nhân viên phải sử dụng ô tô hoặc tài sản khác chỉ khi có sự hiểu biết và cho phép của ban quản lý. Và mọi thứ phải được ghi lại.

Thanh toán nhiên liệu và dầu nhớt cho nhân viên - đó là gì?

Thường thì ngay cả nhân viên kế toán cũng không biết câu trả lời cho câu hỏi này chứ đừng nói đến nhân viên bình thường. Nhiều người nghĩ rằng nhiên liệu và dầu nhớt chỉ là nhiên liệu: nhiên liệu xăng hoặc dầu diesel. Điều này không hoàn toàn đúng. Trên thực tế, nhiều thứ khác được gọi là nhiên liệu và chất bôi trơn (nhiên liệu và chất bôi trơn):

• bơ;
• chống đông - vào mùa đông;
• vật tư tiêu hao cần thiết khác.

Theo đó, việc thanh toán nhiên liệu và dầu nhớt không chỉ bao gồm chi phí nhiên liệu.

Làm thế nào để nó chính thức?

Có 3 cáchchính thức hóa các thỏa thuận của bạn với nhà tuyển dụng:

• thỏa thuận bổ sung vào hợp đồng lao động;
• thỏa thuận thuê xe;
• hợp đồng cung cấp dịch vụ vận tải.

Mỗi người trong số họ đều có ưu và khuyết điểm. Hãy xem chúng chi tiết bên dưới.

Thỏa thuận bổ sung vào hợp đồng lao động

Điều đơn giản nhất là ký một thỏa thuận bổ sung với người sử dụng lao động về hợp đồng lao động. Tuy nhiên, đơn giản hơn không có nghĩa là hiệu quả hơn: người lao động sẽ không dễ dàng nhận được khoản thanh toán nhiên liệu và chất bôi trơn với chi phí của người sử dụng lao động. Dưới đây là một ví dụ về một thỏa thuận như vậy.

Cần ghi rõ:

• thương hiệu và đặc điểm của xe;
• số tiền bồi thường hàng tháng và các chi phí mà chủ lao động cũng bồi thường: thanh toán nhiên liệu và chất bôi trơn, sửa chữa hiện tại và lớn, chẩn đoán và bảo dưỡng, bảo hiểm;
• thời hạn mà báo cáo chi phí thực tế phải được nộp;
• điều khoản trong đó người sử dụng lao động bồi thường chi phí cho người lao động.

Nhân viên phải thường xuyên đi công tác theo hướng dẫn của cấp quản lý hoặc tính chất công việc phải đi lại để thực hiện nhiệm vụ chính thức của mình. Thật vậy, theo luật, việc thanh toán nhiên liệu và dầu nhớt khi sử dụng phương tiện cá nhân, cũng như bồi thường các chi phí khác, chỉ có thể thực hiện được nếu có nhu cầu sản xuất.

Hàng tháng, nhân viên nộp báo cáo về các chuyến đi của mình, trong đó anh ta cho biết:

• ngày du lịch;
• giờ khởi hànhvà quay lại;
• đích;
• mục đích của chuyến đi.

Ngoài ra, tài liệu này phải có ngày soạn và chữ ký của nhân viên.

Ưu và nhược điểm của một thỏa thuận bổ sung

Việc bồi thường các chi phí của nhân viên theo hợp đồng lao động chủ yếu có lợi cho người sử dụng lao động. Rốt cuộc, bạn luôn có thể giới hạn nó ở kích thước được quy định bởi Nghị định số 92 ngày 8 tháng 2 năm 2002 của Chính phủ: 1200 rúp - đối với ô tô có dung tích động cơ dưới 2000 cm³và 1500 rúp - dành cho ô tô có dung tích động cơ trên 2000 cm^3.

Tuy nhiên, mức lương thưởng như vậy khó có thể phù hợp với người lao động - với giá xăng dầu hiện nay, hầu như không thể đáp ứng được. Theo đó, người sử dụng lao động phải thỏa hiệp và ký kết hợp đồng cho thuê hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ vận tải hoặc tự bỏ tiền túi của mình - sẽ không thể bù đắp khoản tiền bồi thường thông qua việc cắt giảm thuế.

Thuê xe như thế nào?

Trong trường hợp này, mối quan hệ giữa các bên sẽ được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự. Trong thực tế, dịch vụ cho thuê thuyền trần được sử dụng phổ biến hơn. Dưới đây, bạn có thể thấy một hợp đồng điển hình.

Bắt buộc phải ghi rõ trong hợp đồng thuê:

• đặc điểm xe: nhãn hiệu, năm sản xuất, màu sắc, số máy và số máy, số nhà nước;
• điều kiện cho thuê lại - cần cấm chủ nhân cho người khác thuê xe;
• thỏa thuận khác - ai và trong khung thời gian nào thực hiện Bộ GTVT, ai trả tiềnvật tư tiêu hao và bảo trì, chiếc xe có thể được sử dụng cho những mục đích nào - ví dụ: chỉ vận chuyển hành khách.

Khi ký hợp đồng thuê xe, bạn cần hiểu rằng bạn đang chuyển xe của mình cho công ty, mặc dù là tạm thời, nhưng để sử dụng. Trong khi theo hợp đồng lao động, chỉ bạn mới có thể sử dụng xe.

Vì vậy, hợp đồng thuê xe phải quy định chính xác cách người sử dụng lao động có thể sử dụng xe của bạn. Nếu không, đừng ngạc nhiên rằng bạn sẽ bị buộc phải vận chuyển nhiều loại hàng hóa khác nhau hoặc một số loại rác - sau tất cả, công ty hiện đang sở hữu chiếc xe, mặc dù tạm thời.

Quan trọng: đảm bảo ấn định giá xe tại thời điểm thuê trong hợp đồng.

Thường có một vấn đề là các bên không biết cách quy định việc thanh toán nhiên liệu và chất bôi trơn trong hợp đồng thuê. Ngay cả luật sư cũng tranh luận về điều này. Việc tính toán thanh toán nhiên liệu và dầu nhớt được thực hiện trên cơ sở vận đơn - theo số km thực tế. Đối với điều này, có những quy tắc đặc biệt, trên cơ sở đó thực hiện xóa sổ.

Các chuyên gia vẫn khuyên bạn nên ký hợp đồng thuê xe với việc thanh toán tiền xăng và dầu nhớt. Tuy nhiên, điều này là do thỏa thuận. Nếu hợp đồng thuê không quy định việc thanh toán nhiên liệu, một thỏa thuận riêng về việc thanh toán nhiên liệu và dầu nhớt sẽ được ký kết với nhà cung cấp và người lái xe sẽ được cấp thẻ nhiên liệu với một giới hạn nhất định.

Điều quan trọng nữa là phải xác định trước các sắc thái khác: công ty có trả cho bạn một khoản cố định hàng tháng khônghoặc thanh toán theo giờ - tùy thuộc vào số giờ làm việc thực tế, ai và phương thức thanh toán bảo hiểm.

Hợp đồng cung cấp dịch vụ vận tải

Được sử dụng ít thường xuyên hơn - chủ yếu nếu hàng hóa được vận chuyển bằng phương tiện giao thông cá nhân. Hãy tưởng tượng một công ty đang chuyển nhà. Thay vì mua hoặc thuê một chiếc ô tô, cô ấy có thể ký hợp đồng với một người bốc xếp sở hữu chiếc ô tô mong muốn để cung cấp dịch vụ vận chuyển.

Vì vậy, người bốc xếp sẽ thực hiện nhiệm vụ tức thì của mình (bốc xếp) theo hợp đồng lao động. Và anh ta sẽ cung cấp dịch vụ tư nhân cho việc vận chuyển những hàng hóa này từ điểm A đến điểm B. Tuy nhiên, để làm được điều này, anh ta sẽ phải cấp một quyền sở hữu trí tuệ, vì hoạt động kinh doanh bị cấm ở Liên bang Nga nếu không đăng ký.

Làm thế nào để chủ xe có thể tối ưu hóa thuế?

Để thuê xe hơi hoặc cung cấp dịch vụ vận tải, nhân viên sẽ cần cấp một IP. Nói một cách chính xác, anh ta có thể cho thuê ô tô của mình mà không cần phải là một doanh nhân. Tuy nhiên, nếu có một số chiếc xe như vậy, thì bạn vẫn phải cấp một IP. Ngoài ra, trong trường hợp này, anh ta đóng thuế ít hơn - 6% trên thu nhập đơn giản hóa, thay vì 13% thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, thuế thu nhập cá nhân 13% vẫn sẽ được khấu trừ từ lương chính thức của anh ấy.

Có một sắc thái quan trọng khác ở đây. Bất kể kết quả hoạt động của cá nhân doanh nhân, anh ta phải đóng phí bảo hiểm, ngay cả khi anh ta không có nhân viên. Số tiền được cố định và vào năm 2018 là 32.385 rúp. Tuy nhiên, nếu thu nhập của một doanh nhân cá nhân vượt quá 300.000 rúp mỗi năm, thìthanh toán thêm 1% khoản chênh lệch "thu nhập trừ 300.000 rúp".

Tuy nhiên, số tiền bảo hiểm không được vượt quá một số tiền nhất định. Vào năm 2018, đây là 212.360 rúp cho quỹ hưu trí (số tiền này “không biến mất”, mà được chuyển vào hình thành lương hưu trong tương lai của doanh nhân) và 5.840 rúp dưới hình thức đóng góp cho bảo hiểm y tế. Tổng cộng, phí bảo hiểm cho các doanh nhân cá nhân không được vượt quá 218.200 rúp mỗi năm.

Thoạt nhìn, phí bảo hiểm là chi phí bổ sung không cần thiết. Nhưng nó thực sự như vậy? Không hẳn vậy. Thực tế là các doanh nhân cá nhân có quyền giảm số tiền tạm ứng theo hệ thống thuế đơn giản hóa "Thu nhập" bằng số phí bảo hiểm đã trả. Như vậy, khi thuê xe bạn hoàn toàn không phải nộp thuế (số thuế khó có thể vượt quá số tiền đã đóng) là hoàn toàn hợp pháp. Và phần chính của các khoản đóng góp đã trả sẽ được chuyển vào lương hưu trong tương lai của bạn.

Quan trọng: tư cách của một doanh nhân cá nhân và hệ thống thuế đơn giản hóa không miễn thuế cho doanh nhân đó. Nó sẽ phải được thanh toán bằng mọi cách. Nhưng thuế tài sản trong trường hợp này không cần phải nộp.

Ví dụ về cách một doanh nhân cá nhân tăng thu nhập từ việc cho thuê ô tô

Hãy tưởng tượng rằng Ivan cho công ty Romashka LLC thuê xe của mình với giá 100.000 rúp một tháng. Đồng thời, công ty đảm nhận việc sửa chữa hiện tại và lớn của chiếc xe, cũng như thanh toán nhiên liệu và chất bôi trơn và các vật tư tiêu hao khác.

Nếu không đăng ký một doanh nhân cá nhân, một nhân viên sẽ chỉ nhận được 1,044,000 rúp mỗi năm. Người sử dụng lao động, đóng vai trò là đại lý thuế của Ivan, sẽ độc lập khấu trừ 13% thuế thu nhập cá nhân từ số tiền này. Đồng thời, đã cấp IP về hệ thống thuế đơn giản hóa"Thu nhập", Ivan sẽ trả các loại thuế sau:

• đóng góp bảo hiểm vào Quỹ hưu trí: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 rúp;
• đóng góp bảo hiểm y tế: 5840 rúp;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rúp.

Theo đó, thu nhập ròng của anh ấy là 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 rúp. Hơn nữa, 41.385 rúp sẽ được chuyển cho lương hưu trong tương lai của Ivan, chứ không phải vào kho bạc nhà nước. Do đó, tiết kiệm thuế sẽ lên tới 125.385 rúp mỗi năm. Hoặc hơn 10.000 rúp một tháng một chút.

Bên cạnh đó, trong trường hợp đầu tiên, Ivan nộp thuế thu nhập cá nhân ngay lập tức. Trên thực tế, anh ta thậm chí không nhìn thấy khoản tiền này - người sử dụng lao động chuyển tiền thuế cho anh ta. Trong lần thứ hai, Ivan nhận được toàn bộ số tiền "trong tay mình". Và sau đó anh ta trả thuế. Hơn nữa, anh ấy có thể phân phát chúng tùy ý trong năm - điều chính là thanh toán mọi thứ không muộn hơn ngày 31 tháng 12.

Khả năng quản lý thời gian nộp thuế mang lại một lợi thế đáng kể. Giả sử Ivan quyết định phân bổ đều gánh nặng thuế và trả số tiền đến hạn hàng quý.

Vì vậy, anh ấy có thể phát hành thêm số tiền sau:

• Tháng 1 - 100.000 × 13%=13.000 rúp;
• Tháng 2 - 100.000 × 13% +13.000=26.000 rúp;
• Tháng 3 - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 rúp.

Cho đến cuối tháng 3, anh ấy có thể sử dụng số tiền này khi thấy phù hợp. Và chỉ sau đó thanh toán khoản thanh toán tương ứng cho phí bảo hiểm, do đó giảm khoản thanh toán trước theo hệ thống thuế đơn giản hóa "Thu nhập".

BậtThoạt nhìn có vẻ như số tiền nhỏ. Nhưng nếu Ivan tăng thu nhập của mình lên gấp 10 lần - thuê một vài chiếc ô tô hoặc chọn thuê thay vì thuê, khoản tiết kiệm sẽ trở nên ấn tượng.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thuế như thế nào?

Nếu công ty sử dụng hệ thống thuế DOS (hệ thống thuế chung) hoặc hệ thống thuế đơn giản "Thu nhập trừ chi phí" (một trong những loại hệ thống thuế đơn giản hóa), thì chi phí thuê xe hơi, cung cấp dịch vụ vận tải hoặc trả tiền bồi thường theo hợp đồng lao động có thể được tính đến để giảm cơ sở tính thuế. Đúng, trong trường hợp thứ hai, đối với ô tô, số tiền khấu trừ bị giới hạn bởi luật.

Trong trường hợp thuê xe trên DOS, không những tiền thuê được bù mà còn:

• nhiên liệu và chất bôi trơn và các vật tư tiêu hao khác;
• bảo dưỡng, đại tu ô tô;
• Phí bảo dưỡng, giặt giũ, giữ xe và gửi xe;
• bảo hiểm;
• lương lái xe.

Hơn nữa, chỉ những chi phí được lập thành văn bản mới được ghi nhận là chi phí được trừ. Đồng thời, chúng phải hợp lý về mặt kinh tế.

Quan trọng: công ty không phải là chủ sở hữu của chiếc xe được thuê và do đó không có nghĩa vụ phải trả thuế tài sản và vận tải.

Doanh nghiệp thường kiếm nhiều tiền hơn chi phí thuê xe. Theo đó, bằng cách giảm thuế thu nhập, có thể bù đắp nhiều hơn cho tất cả các chi phí thực tế phát sinh.

Tổng kết

Điều 188 của Bộ luật Lao động bắt buộc người sử dụng lao độngBồi thường cho nhân viên khi sử dụng phương tiện giao thông cá nhân cho các mục đích chính thức. Nếu việc sử dụng như vậy được cho là không thường xuyên, chỉ cần ký kết một thỏa thuận bổ sung thích hợp cho hợp đồng lao động và nộp báo cáo đúng hạn là đủ.

Tuy nhiên, nếu nhân viên không sử dụng phương tiện giao thông cá nhân không thể thực hiện nhiệm vụ của mình và buộc phải sử dụng xe của họ cho mục đích công việc, khoản bồi thường này sẽ không thể bù đắp phần lớn chi phí thực tế phát sinh. Điều đó chỉ bằng lợi nhuận của doanh nghiệp. Tổ chức sẽ có thể sử dụng khoản bồi thường đó để giảm thuế thu nhập chỉ với số tiền được quy định bởi luật pháp, khoản tiền này sẽ không bao gồm một phần mười chi phí thực tế.

Theo đó, cách tiếp cận này không có lợi cho nhân viên hoặc công ty. Và tất cả là do đặc thù của việc đánh thuế: một nhân viên, với tư cách là một cá nhân, đóng quá nhiều thuế thu nhập cá nhân, và công ty không thể tối ưu hóa thuế một cách hợp lý. Sẽ có lợi hơn nhiều cho cả hai bên khi ký kết hợp đồng thuê hoặc cung cấp dịch vụ vận tải (nếu vận chuyển hành khách hoặc hàng hóa khác).

Chỉ trong trường hợp này, người lao động sẽ phải cấp SHTT - thủ tục không phức tạp, không mất nhiều thời gian. Một số người nghĩ rằng, đã trở thành một doanh nhân cá nhân, họ sẽ không thể làm việc như một cá nhân tư nhân. Tuy nhiên, trên thực tế thì có thể - luật không cấm.