Mô tả công việc: trợ lý cho người đứng đầu tổ chức

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tổ chức lớn - việc lớn. Người đứng đầu tập đoàn sẽ không có thời gian ở khắp mọi nơi, ngay cả khi có sự giúp đỡ của cấp phó. Để lập kế hoạch trong ngày một cách hợp lý, không bỏ sót điều gì, phân phối và kiểm soát công việc, người quản lý cần có một trợ lý. Nhân viên ở vị trí này làm gì, anh ta nên có khả năng và biết những gì?

Trợ lý giám đốc điều hành: vai trò của anh ấy trong tổ chức

Theo logic của bộ phân loại các ngành nghề được phê duyệt ở cấp tiểu bang, trợ lý giám đốc thuộc về loại nhà quản lý, bởi vì ông ta giám sát hầu hết tất cả các vấn đề thuộc thẩm quyền của người thứ nhất.

Đồng thời, một số tổ chức diễn giải vị trí trợ lý giám đốc là quản trị viên, người quản lý hoặc thư ký: hai vị trí đầu tiên hàm ý chức năng tổ chức và quản trị, vị trí thứ ba - trình bày và hỗ trợ. Người phân loại nghề phân loại các loại công việc này thành các loại khác nhau.- các chuyên gia, nhân viên kỹ thuật, nhưng chỉ một trợ lý được xếp vào nhóm quản lý.

Làm thế nào để xác định phạm vi trách nhiệm công việc?

Khi thuê trợ lý giám đốc hoặc thư ký, tổ chức nên quyết định tư cách, quyền và trách nhiệm của nhân viên này, vì các yêu cầu về trình độ học vấn, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc của ứng viên phụ thuộc vào điều này.

• Chỉ cần nhân viên lễ tân có trình độ trung học hoàn chỉnh là đủ, các nghi thức và kỹ thuật làm việc với thiết bị văn phòng của ứng viên được dạy trực tiếp tại nơi làm việc.
• Quản trị viên tối thiểu phải có bằng cử nhân, có kỹ năng tổ chức và tính cách năng nổ, và có một số kinh nghiệm làm việc, tùy thuộc vào yêu cầu của công ty.
• Người quản lý, với tư cách là đại diện của các chuyên gia, ít nhất phải có trình độ học vấn cao hơn đầy đủ, kinh nghiệm làm việc là tùy chọn, nhưng công ty đưa ra tiêu chuẩn này theo quyết định của mình.
• Trợ lý cho người đứng đầu. Vị trí này ngụ ý các yêu cầu về trình độ tương tự như đối với một nhà quản lý: hoàn thành giáo dục đại học, kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành ít nhất 2 năm. Có khả năng là các đặc điểm cá nhân đặc biệt của người nộp đơn cũng sẽ được yêu cầu và có thể được đào tạo nâng cao.

Tại sao tôi cần mô tả công việc?

Trợ lý giám đốc, là một viên chức, có nghĩa vụ hành động trong khuôn khổ quyền hạn của mình và thực hiện đầy đủ các chức năng theo quy định. Tuy nhiên, thậm chí khôngvới tư cách là người quản lý, nhân viên có nghĩa vụ hoàn thành nghĩa vụ lao động của mình một cách tận tâm và đúng hạn.

Đơn đặt hàng tuyển dụng không có tuyên bố chi tiết về các năng lực này, và ngay cả trong trường hợp có hợp đồng, danh sách các chức năng không phải lúc nào cũng đầy đủ. Để tránh sự khác biệt trong việc xác định các điều khoản tham chiếu của một nhân viên, bản mô tả công việc của trợ lý cho người đứng đầu tổ chức cần có các nhiệm vụ chi tiết, quyền mà anh ta có, cũng như biện pháp trách nhiệm đối với việc vi phạm hợp đồng lao động, nội bộ. nội quy lao động, gây thiệt hại cho người sử dụng lao động, v.v.

Trợ lý cá nhân cho Giám đốc điều hành

Mô tả công việc của một trợ lý được mô phỏng theo hướng dẫn tương tự dành cho người quản lý hoặc cấp phó của anh ta, ngoại trừ một số chức năng ưu tiên là lập kế hoạch và quản lý chiến lược. Có thể, trợ lý cũng sẽ không được giao phó các công việc tuyển dụng và sa thải nhân viên, quyền quản lý nguồn tài chính của doanh nghiệp, cấp giấy ủy quyền và các năng lực khác thuộc về cá nhân người đứng đầu.

Tuy nhiên, luật pháp cho phép giao bất kỳ chức năng nào cho một nhân viên đáng tin cậy, với điều kiện người đó có đủ trình độ, kiến thức, kinh nghiệm và quyền hạn để giải quyết các vấn đề đó. Điều quan trọng là ban hành chính xác quyền hạn của nhân viên - theo lệnh hoặc giấy ủy quyền.

Đồng thời, bản mô tả công việc của trợ lý cho người đứng đầu doanh nghiệp phải phản ánh công việc mà anh ta thực hiện.

Phần tiêu biểu

Cấu trúc của mô tả công việc được cố định trong các thư mục trình độ của nhà nước và chứa tất cả các yêu cầu cơ bản đối với nhân viên và các sắc thái của vị trí, cũng như vị trí của nó trong cơ cấu tổ chức của tổ chức.

Mô tả công việc "Trợ lý Giám đốc", giống như bất kỳ mô tả nào khác, phải bao gồm các phần sau:

1. Điều kiện chung. Nó chỉ ra quy trình tuyển dụng và sa thải, cấp dưới, quy trình thay thế một nhân viên.
2. Chức năng lao động. Một trong những phần quan trọng nhất cần được phản ánh chi tiết.
3. Quyền được cấp cho nhân viên.
4. Giới hạn trách nhiệm pháp lý đối với các hành vi vi phạm.
5. Bằng cấp, kinh nghiệm chuyên môn, trình độ học vấn.
6. Những điều nhân viên ở vị trí này nên biết.
7. Mối quan hệ giữa anh ấy và các bộ phận khác của tổ chức.

Không thể cắt bớt các phần đã chỉ định, nhưng có thể mở rộng chúng và thêm các mục cần thiết.

Trợ lý điều hành Mô tả công việc Mẫu

Đã được phê duyệt:

Giám đốc (tên tổ chức)

ký

(họ và tên)

ngày phê duyệt

Mô tả công việc "Trợ lý Giám đốc"

1. Điều kiện cơ bản

1.1. Hạng mục chuyên nghiệp "Nhà lãnh đạo".

1.2. Nhận và cho thôi việc theo lệnh của giám đốc.

1.3. Báo cáo: trực tiếp cho giám đốc.

2. Tính năng

Trợ lý điều hành:

2.1. Điều phối công việc của các phòng, ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp theo chỉ thị, nghị quyết, mệnh lệnh của Giám đốc.

2.2. Lưu trữ hồ sơ về thời hạn thực hiện lệnh kiểm soát của giám đốc bởi các bộ phận cơ cấu.

2.3. Lập kế hoạch làm việc cho giám đốc cho ngày làm việc tiếp theo và trình cho người quản lý một cách kịp thời.

2.4. Tổ chức và kiểm soát công việc văn phòng tại doanh nghiệp, kiểm tra xem nó có tuân thủ các yêu cầu pháp lý hay không.

2.5. Đảm bảo hạch toán và đăng ký tất cả các giấy ủy quyền do giám đốc cấp.

2.6. Quản lý nhân viên và kiểm soát kết quả hoạt động của họ.

Bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu của một tổ chức cụ thể và hồ sơ vị trí.

3. Quyền hạn

Trợ lý điều hành có quyền:

3.1. Tự làm quen với các quyết định của doanh nghiệp.

3.2. Tham gia các cuộc họp của nhân viên quản lý.

Bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu của một tổ chức cụ thể và hồ sơ vị trí.

4. Trách nhiệm

Trợ lý Giám sát Chịu trách nhiệm:

4.1. Đối với việc không hoàn thành hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ của mình theo chỉ thị này, mệnh lệnh và mệnh lệnh của giám đốc, pháp luật hiện hành điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp.

4.2. Không kiểm soát đầy đủ các hoạt động của nhân viên cấp dưới.

4.3. Để tiết lộ thông tin với quyền truy cập hạn chế.

Bổ sung theotheo nhu cầu của một tổ chức cụ thể và hồ sơ vị trí.

5. Trình độ

Trợ lý giám đốc phải có trình độ học vấn cao hơn, hồ sơ kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm.

6. Phải biết

Pháp luật hiện hành, Điều lệ, Thỏa thuận tập thể (chỉ ra những hành vi và chuẩn mực mà nhân viên nên biết).

7. Tương tác

Cho biết trợ lý giám đốc hợp tác với ai và về vấn đề gì.

Đồng ý:

Trưởng phòng Nhân sự

Chữ ký

(họ và tên)

Luật sư tư vấn pháp luật

Chữ ký

(họ và tên)

Làm quen:

ký

(họ và tên)

Năng lực cụ thể của Trợ lý Giám đốc dự án

Người ta cho rằng quản lý dự án là một vị trí tạm thời, và người trợ lý đảm nhận các nghĩa vụ nhất định cho đến khi hoàn thành dự án. Trách nhiệm chức năng của anh ấy sẽ phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể và chủ đề của dự án, cũng như nhu cầu của một tổ chức cụ thể.

Mô tả công việc của trợ lý giám đốc dự án cho các chức năng sẽ được chuyên môn hóa cao hơn, nhưng mang màu sắc hành chính và tổ chức. Bạn có thể tìm thấy các trách nhiệm điển hình cho vị trí này trong Sổ tay Tiêu chuẩn và sau đó được sửa đổi để phù hợp với tình hình.

Trách nhiệm của một trợ lý tổng giám đốc có khác nhau không?

Trách nhiệm của trợ lýGiám đốc điều hành và Trợ lý Giám đốc phụ trách các vấn đề chung sẽ khác nhau. Tất nhiên, trong trường hợp thứ hai, quyền hạn sẽ được tập trung hẹp hơn, vì người đứng đầu không chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động của tổ chức mà chỉ đối với một lĩnh vực riêng biệt.

Bản mô tả công việc của một trợ lý giám đốc phụ trách các công việc chung được xây dựng dựa trên các chức năng của người sếp được "giúp việc". Theo đó, phạm vi trách nhiệm và chức năng của nó sẽ là cơ sở.

Mô tả công việc "Trợ lý Giám đốc" trong trường hợp này là phù hợp để làm cơ sở, bạn có thể xây dựng dựa trên đó khi xây dựng tài liệu mới cho các vị trí liên quan.