Kèm cặp như một phương pháp đào tạo nhân viên. Giúp các chuyên gia trẻ trong công việc mới

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Cố vấn doanh nghiệp được công nhận là một trong những phương pháp hữu hiệu và hiệu quả nhất được sử dụng để đào tạo nhân viên mới.

Một đặc điểm của tình hình hiện tại trong thế giới kinh doanh có thể được gọi là những khó khăn nghiêm trọng đối với việc tuyển chọn nhân viên chuyên nghiệp. Hầu như không thể tìm được một chuyên gia làm sẵn có thể bắt tay ngay vào công việc. Cố vấn, như một phương pháp đào tạo nhân viên, cho phép bạn thực tế giáo dục nhân viên với kiến thức và kỹ năng cụ thể có liên quan đến một công ty cụ thể. Nhiều doanh nghiệp lớn đang chuyển sang phương thức xây dựng đội ngũ này. Kỹ thuật này trở nên đặc biệt quan trọng trong trường hợp nhân sự của doanh nghiệp là những người trẻ với kinh nghiệm làm việc tối thiểu.

Cố vấn là gì

Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, cũng như tính chất cụ thể và phức tạp của các hoạt động kinh tế (sản xuất, thương mại, dịch vụ, tham vấn), người quản lý có thể thuê nhân viên có ít hoặc không có kinh nghiệm. Trong quá trình đào tạo, chuyên gia có trình độ chuyên môn cao (đây làngười cố vấn) cung cấp cho người mới những thông tin cần thiết cho công việc.

Anh ấy cũng có trách nhiệm theo dõi quá trình đồng hóa kiến thức này, sự hình thành các kỹ năng cần thiết và nói chung là mong muốn làm việc. Sau khi hoàn thành khóa đào tạo, chuyên gia trẻ đạt chứng chỉ và có thể được phép thực hiện các chức năng lao động.

Đặc điểm khác biệt của mentoring là toàn bộ quá trình diễn ra trực tiếp tại nơi làm việc, chạm vào các tình huống thực tế và minh họa toàn bộ quá trình làm việc. Nghĩa là, khóa đào tạo như vậy chứa tối thiểu lý thuyết, tập trung sự chú ý của học viên vào khía cạnh thực tế của hoạt động.

Trường trong và ngoài công ty

Thông thường thuật ngữ "cố vấn" được sử dụng cùng với khái niệm "công ty học tập". Đây là tên của các tổ chức và doanh nghiệp phản ứng với tốc độ cao và hiệu quả với những thay đổi mới nổi trong lĩnh vực kinh doanh của họ. Họ tạo ra các công nghệ mới, nghiên cứu và thu nhận các kỹ năng và kiến thức, đồng thời tích hợp các phát triển mới vào quá trình sản xuất (kinh doanh, tư vấn hoặc các hoạt động khác) cực kỳ nhanh chóng. Mục đích của những hành động này là chuyển đổi hoạt động kinh doanh cốt lõi để duy trì và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Một phần không thể thiếu của quá trình này là không ngừng nâng cao trình độ và tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên. Để đào tạo nhân viên hiệu quả và chất lượng cao, hai hệ thống được sử dụng:

1. Trường bên ngoài cung cấptổ chức một loại trung tâm đào tạo trên lãnh thổ của công ty hoặc bên ngoài các bức tường của công ty. Tại đây, nhân sự của doanh nghiệp được đào tạo “từ đầu” hoặc nâng cao tay nghề, có thể tham gia các khóa đào tạo, hội thảo, bài giảng do chính giảng viên của công ty hoặc các chuyên gia được mời thực hiện.
2. Trường học Nội tâm là một cách học tập cá nhân hơn. Chuyên gia trẻ sử dụng các hướng dẫn, lời khuyên và khuyến nghị của một nhân viên có kinh nghiệm hơn tại nơi làm việc của mình. Lợi thế của trường học nội bộ là chuyển giao kinh nghiệm và quan sát của từng cá nhân.

Người cố vấn là ai, và anh ta phải là người như thế nào

Cố vấn, như một phương pháp đào tạo nhân viên, liên quan đến việc đào tạo sơ bộ của chính người hướng dẫn. Họ chỉ có thể được lựa chọn bởi nhà lãnh đạo, chuyên gia hoặc người quản lý đã vượt qua cuộc tuyển chọn, được ghi danh vào một nhóm cố vấn và đáp ứng một số yêu cầu:

• Mức năng lực hiện tại tương ứng với hồ sơ của vị trí mà anh ta đảm nhiệm.
• Cẩn thận khi thực hiện công việc của mình cũng như trong quan hệ với những người lao động khác.
• Có kinh nghiệm làm việc trong tổ chức này ít nhất một năm.
• Có kinh nghiệm thực hiện nhiệm vụ chuyên môn ít nhất ba năm.
• Có mong muốn cá nhân trở thành một người cố vấn.
• Thành tích tốt trong MVO.

Khi doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên mới, người quản lý sẽ chọn một ứng viên và ký đơn đặt hàng về việc cố vấn. Theo tài liệu nàysau đó, tất cả các hành động được thực hiện để chỉ định học viên cho một người hướng dẫn cụ thể, tích lũy khoản thù lao cuối cùng và đăng ký một nhân viên mới vào trạng thái sau khi đào tạo thành công.

Đăng ký vào nhóm tư vấn như thế nào

Thực tế là công việc với nhân sự là một quá trình khá phức tạp và kết quả của nó có tác động đáng kể đến năng suất của công ty, việc tuyển chọn và đào tạo các cố vấn được tiếp cận với tinh thần trách nhiệm cao nhất. Cùng với khả năng và mong muốn của nhân viên ứng tuyển vai trò cố vấn, quyết định đưa vào nhóm do chuyên gia nhân sự đưa ra với sự thống nhất với người giám sát trực tiếp của nhân viên.

Điều này xảy ra khi sếp nghiên cứu đơn xin việc do chính nhân viên gửi dưới dạng văn bản hoặc điện tử (tùy thuộc vào cách tổ chức cổng thông tin của công ty). Ngoài ra, người quản lý có thể độc lập lựa chọn và giới thiệu một nhân viên nhất định và ứng viên cho vị trí cố vấn có cơ hội được ghi danh vào nhóm dựa trên kết quả đánh giá nhân viên hàng năm.

Ở trong một nhóm, cố vấn tham gia các khóa đào tạo nhằm mục đích hệ thống hóa và hài hòa quá trình cố vấn. Chúng được trình bày với nội dung, phong cách và trình tự trình bày chính xác của tài liệu giáo dục.

Tại sao người cố vấn bị loại khỏi nhóm

Nằm trong số những người hướng dẫn, nhân viên phải thực hiện nhiệm vụ của mình ở mức độ thích hợp, nếu không sẽ bị loại. Các lý do dẫn đến hành động cấp tiến như vậy của các nhà lãnh đạo có thể là do các yếu tố sau:

• Nhân viên không tiến bộ, năng lực không phát triển.
• Hơn 20% nhân viên mới của công ty, những người được giám sát bởi người cố vấn này, đã không vượt qua chương trình giới thiệu.
• Chuyên viên không thể thực hiện nhiệm vụ công việc trực tiếp của mình với chất lượng cao.
• Hơn 30% sinh viên thực tập phàn nàn về nhân viên này trong vòng một năm.

Sự gắn bó của người cố vấn

Cố vấn, như một phương pháp đào tạo nhân viên, đặt ra những trách nhiệm nhất định cho người hướng dẫn và học viên, nhưng họ cũng có cơ hội thực hiện một số quyền.

Ngoài việc hiện thực hóa nguyện vọng và khả năng của các em, chuyên gia được chỉ định cho học sinh được trả thưởng bằng tiền. Tuy nhiên, để nhận được số tiền này, người cố vấn phải thực hiện tốt mọi chức năng của mình và đợi đến khi hoàn thành quá trình đào tạo nhân viên và được cấp chứng chỉ. Thông thường, hai tháng sau khi chuyên gia nhân sự đánh giá kiến thức của một nhân viên mới và chấp thuận đăng ký, thông lệ, người ta thường trả lương thưởng.

Các biện pháp như vậy là khá hợp lý, bởi vì mục tiêu của cố vấn là truyền kinh nghiệm và giáo dục một nhân viên hữu ích cho doanh nghiệp. Công ty không quan tâm đến việc mất tiền do sự kém cỏi của người cố vấn, sự cẩu thả, lười biếng hoặc cẩu thả của học sinh.

Tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu phù hợp

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà một chuyên gia có trình độ cao thực hiện với tư cách là người cố vấn là hình thành hình ảnh về kết quả trong tâm trí và trí tưởng tượng của học viên.

Từ cái gìmục tiêu sẽ được truyền đạt như thế nào và có thể hiểu được như thế nào tùy thuộc vào thực tế của kết quả đạt được đối với học sinh. Ngoài ra, từ ngữ phù hợp có thể truyền cảm hứng cho một nhân viên dễ thích nghi để đảm nhận những nhiệm vụ khó khăn hơn.

Có thể đánh giá mức độ phù hợp và đầy đủ của các mục tiêu đã đặt ra bằng cách so sánh chúng với các tiêu chí sau:

• Cụ thể.
• Đo lường được.
• Có thể tiếp cận được.
• Ý nghĩa.
• Bị ràng buộc vào một ngày cụ thể.

Mục tiêu cụ thể

Đối với bất kỳ nhà lãnh đạo hoặc người cố vấn nào, trước hết, làm việc với nhân sự dựa trên nguyên tắc cụ thể trong việc xây dựng các nhiệm vụ, trách nhiệm và kết quả cần thiết.

Đồng thời, cùng với tính cụ thể, mục tiêu được đặt ra từ một vị trí tích cực. Ví dụ: sẽ là sai nếu yêu cầu bố cục trang tiêu đề không có màu đỏ và đen.

Ngược lại với điều này, nhiệm vụ đưa ra một số tùy chọn bố cục theo một mẫu quen thuộc với nhân viên sẽ chính xác hơn.

Cố vấn, như một phương pháp đào tạo nhân viên, nên dựa trên những tuyên bố tích cực mà không có "không". Nó đã được chứng minh rằng nó không được nhận thức bởi tiềm thức, vì vậy có nguy cơ nghiêm trọng nhận được kết quả chính xác mà bạn rất muốn tránh (bố cục màu đỏ và đen).

Thay vì nói về những điều không nên làm, một người cố vấn tốt sẽ cung cấp cho học viên lộ trình phù hợp và rõ ràng.

Khái niệm "mục tiêu có thể đo lường" có nghĩa là gì

Đặc điểm chính xácmục tiêu trở thành khả năng đo lường định lượng hoặc định tính của nó. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng nhiều thông số và thước đo khác nhau: miếng, trang tính, tỷ lệ phần trăm, rúp, mét.

Một ví dụ về một nhiệm vụ được lập công thức không chính xác là một giai thoại nổi tiếng, muối trong câu nói cuối cùng của quân đội: "Đào từ đây cho đến bình minh."

Mục tiêu thích hợp là thực hiện mười cuộc gọi lạnh mỗi ngày hoặc đàm phán với ba người.

Đạt được mục tiêu: có thực sự quan trọng không

Xây dựng sự tự tin của học sinh vào khả năng và năng lực của bản thân là một trong những chức năng mà người cố vấn thực hiện. Cố vấn không nên là cách để những nhân viên có kinh nghiệm khẳng định bản thân với giá của những người mới đến.

Đó là lý do tại sao khi giao một nhiệm vụ cho học viên, một nhà quản lý giỏi sẽ so sánh mức độ phức tạp của nó với khả năng của học viên. Không có hy vọng về may mắn hay phép màu ở đây

Điểm đặc biệt của việc đặt ra một mục tiêu phù hợp là nó sẽ thúc đẩy học viên thực hiện các hoạt động tiếp theo, điều đó có nghĩa là nó sẽ khó khăn hơn so với những gì anh ấy đã từng làm. Đồng thời, sự phức tạp quá mức khiến người học không an tâm.

Mô tả tốt nhất về các mục tiêu nằm trong "mức trung bình vàng" giữa phức tạp và đơn giản sẽ là cụm từ "khó nhưng có thể làm được." Theo thời gian, mức độ khó của các mục tiêu đối với học viên sẽ tăng lên, vì anh ta nhận được kiến thức mới và phải có khả năng áp dụng nó.

Đặt thời hạn hoàn thành nhiệm vụ

Từ ngữ mơ hồ khi đặt mục tiêu là một trong những yếu tố chính dẫn đến sự thất bại của nhiệm vụ hoặcmàn trình diễn kém cỏi của anh ấy.

Tác phẩm mới trước hết phải có thời hạn cũng như thời gian giao hoặc đối chiếu kết quả trung gian.

Cực kỳ thiếu chuyên nghiệp khi đưa ra ước tính sơ bộ về ngày đến hạn, chẳng hạn như "vào cuối tháng" hoặc "tuần tới". Nhiệm vụ hoàn thành bố cục trước ngày 15 tháng 9 nghe có vẻ rõ ràng và cụ thể hơn nhiều.

Tầm quan trọng của mục tiêu

Một công việc mới trở thành một thách thức đối với một thực tập sinh, và không phải là một nhiệm vụ nặng nề, chỉ khi nó thú vị đối với anh ta. Biết rằng anh ta cần phải động viên học sinh, một người cố vấn có năng lực sẽ hình thành mục tiêu theo cách mà nó trở nên quan trọng đối với bản thân người thực hiện.

Người cố vấn chỉ có động cơ phi tài chính theo ý của mình; phần thưởng hoặc hình phạt bằng tiền từ các học viên thực tập không dành cho anh ta. Vì vậy, nghệ thuật của một nhà quản lý giỏi là tạo sự quan tâm lâu dài và vững chắc cho học sinh trong quá trình lao động.

Một ví dụ về thiết lập mục tiêu tồi: "Tôi cần bạn tạo bố cục này." Trọng sinh không hiểu tại sao phải làm nhiệm vụ này, nội tâm phản kháng.

Yêu cầu thực hiện bố cục này hoàn toàn có tác động ngược lại và trong trường hợp đạt được kết quả tốt, cả đội sẽ biết về công lao của thực tập sinh.

Phản hồi như một công cụ cố vấn

Trong quá trình học, vai trò của người hướng dẫn không chỉ là truyền đạt một cách máy móc những thông tin cần thiết cho học viên mà còn phải kiểm soát sự đồng hóa chính xác và đầy đủ của nó.

Sử dụng ngược lạigiao tiếp, người quản lý có thể phân tích mức độ nhận thức của sinh viên, những sai lầm, thiếu sót và ảo tưởng của họ. Việc sửa chữa việc thực hiện chức năng lao động được thực hiện bằng cách thảo luận và tế nhị đưa ra hướng đi đúng đắn, tức là thông qua những lời phê bình mang tính xây dựng.

Mọi bình luận nên có cấu trúc như thế này:

1. Người cố vấn mô tả tình huống là chủ đề của cuộc thảo luận (nhiệm vụ, dự án, hành vi của nhóm, tuân thủ đạo đức doanh nghiệp).
2. Sau đó bày tỏ thái độ của mình đối với cô ấy và hậu quả của cô ấy.
3. Người quản lý nói lên mong muốn của mình về kết quả tương lai của các hành động của học sinh trong cùng một hoàn cảnh (tương tự). Nó cũng có thể cung cấp một hành vi đơn giản hơn để đạt được quy trình làm việc hiệu quả nhất.

Trong mọi trường hợp, cách cư xử của một người cố vấn đối với những nhân viên thích ứng phải dựa trên sự tế nhị, kiên nhẫn và ngoại giao.