Hàng tồn kho là bắt buộc: trường hợp, đơn hàng, thời gian

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Hàng tồn kho được thể hiện bằng một thủ tục đặc biệt để đối chiếu giá trị hiện có, hàng hóa, tiền hoặc tài sản cố định của công ty với những giá trị đã có trong các tài liệu chính thức của doanh nghiệp. Nó có thể được thực hiện trên cơ sở bắt buộc hoặc theo sáng kiến của ban lãnh đạo công ty. Tiến hành kiểm kê là bắt buộc đối với một số công ty và quá trình này nhất thiết phải được thực hiện hàng năm ở tất cả các công ty. Mục đích chính của thủ tục này là xác định các điểm không nhất quán và thiếu hụt khác nhau. Nhiều công ty không nhận ra giá trị của quá trình này nên nó chỉ được sử dụng như một hình thức. Mặc dù nếu bạn tiếp cận chính xác khoảng không quảng cáo, thì với sự trợ giúp của nó, bạn có thể xác định tất cả các khoản thiếu hụt hoặc dư thừa.

Mục đích của quá trình

Nhiều doanh nhân tham vọng nghĩ về việc có cần thiết phải tiến hành kiểm kê hay không và những mục tiêu nào có thể đạt được thông qua quá trình này. Thủ tục này được thể hiện bằng một kế toán có hệ thống các tài sản vật chất và quỹ, để so sánh với thực tếcác chỉ số với dữ liệu từ các tài liệu chính thức.

Mục đích chính của kiểm kê là xác định sự chênh lệch. Chúng có thể xuất hiện vì nhiều lý do:

• Giá trịbị ảnh hưởng bởi các yếu tố tự nhiên, vì vậy điều này bao gồm co ngót, hư hỏng do bảo quản không đúng cách, bay hơi hoặc mất mát xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa;
• hành động bất hợp pháp của nhân viên công ty, chẳng hạn như lấy số đo không chính xác, mặc đồ body hoặc thậm chí ăn cắp đồ có giá trị;
• vấn đề xuất hiện trong quá trình kế toán, do đó, sau khi kiểm kê, các lỗi khác nhau, sửa chữa, không chính xác, chính tả hoặc các điểm không rõ ràng khác trong chứng từ thường được phát hiện.

Dựa trên điều này, một cuộc kiểm tra có hệ thống cho phép bất kỳ người quản lý công ty nào xác định kịp thời các vi phạm và vấn đề khác nhau.

Chức năng xác minh

Tiến hành kiểm kê hàng hóa nhất thiết phải sử dụng các chức năng khác nhau của quy trình:

1. Các điều kiện lưu trữ hàng hóa khác nhau được đánh giá khách quan và việc đánh giá như vậy là khách quan.
2. Nó được xác định bằng cách nào việc duy trì các tài liệu khác nhau trong công ty được thực hiện một cách chính xác và thành thạo.
3. Phản ánh các tính năng của quản lý kho trong công ty.
4. Đánh giá tính đầy đủ và đúng đắn của kế toán.
5. Việc ngăn chặn các hành vi lạm dụng và vi phạm khác nhau của các chuyên gia được thuê đã được cấp.

Do có nhiều chức năng như vậy, việc giữKiểm kê được coi là một quá trình quan trọng trong bất kỳ công ty nào.

Các trường hợp kiểm kê bắt buộc

Một số công ty được yêu cầu thực hiện thủ tục không thất bại dựa trên các yêu cầu pháp lý. Thông tin về các trường hợp bắt buộc kiểm kê được bao gồm trong các quy định sau:

• trong Luật Liên bang số 402 “Về Kế toán”;
• trong hướng dẫn được phê duyệt bởi Lệnh của Bộ Tài chính số 49.

Kiểm tra chắc chắn được thực hiện trong các trường hợp sau:

• khi thuê tài sản;
• bán hoặc mua lại tài sản thuộc sở hữu của công ty;
• sự chuyển đổi của một xí nghiệp tiểu bang hoặc thành phố;
• trước khi hình thành tài khoản hàng năm;
• khi bổ nhiệm một người chịu trách nhiệm tài chính mới trong công ty;
• khi phát hiện hư hỏng đồ có giá trị hoặc trộm cắp tài sản;
• sau thiên tai hoặc các trường hợp khẩn cấp khác;
• khi công ty được tổ chức lại;
• trước khi thanh lý tổ chức;
• trong các tình huống khác theo quy định của pháp luật.

Kiểm kê là bắt buộc trước khi lập báo cáo thường niên. Quy trình như vậy không chỉ cho phép xem xét các yêu cầu của luật pháp mà còn ngăn ngừa các sai sót hoặc thiếu sót khác nhau trong các giấy tờ kế toán. Thông thường, các công ty thực hiện đánh giá hàng năm trước khi kết thúc năm dương lịch.

Kiểm kê tài sản cố định được thực hiện ba năm một lần. Mỗi nhà quản lý nên biết tất cả các trường hợp kiểm kê bắt buộc. Ngoài ra, anh ta có thể chỉ định độc lập một cuộc thanh tra nếu có nghi ngờ về tính trung thực trong công việc của một số chuyên gia được thuê.

Trình tự quy trình được thiết lập như thế nào

Thực hiện kiểm kê nhất thiết phải tính đến các yêu cầu trong Hướng dẫn. Nhiều sắc thái được xác định bởi những người quản lý trực tiếp của các công ty. Đối với điều này, các quy tắc đã được cố định trong tài liệu cấu thành.

Giám đốc công ty có thể xác định một số điểm quan trọng:

• khi quy trình được yêu cầu;
• có thể kiểm kê bao nhiêu lần trong năm;
• quy trình được thực hiện vào thời gian nào;
• kéo dài bao lâu;
• nội dung nào chắc chắn sẽ được kiểm tra;
• ai là thành viên hoặc chủ tịch của ủy ban kiểm kê.

Câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này được cố định trong tài liệu sáng lập. Tiến hành kiểm kê là bắt buộc khi thay đổi người chịu trách nhiệm tài chính. Trong những điều kiện như vậy, một chuyên gia mới được thuê có thể chắc chắn rằng những thiếu hụt phát sinh dưới thời người tiền nhiệm của anh ta sẽ không được chuyển cho anh ta theo bất kỳ cách nào.

Điều gì đang được kiểm tra?

Kiểm kê có thể được thực hiện liên quan đến các tài sản khác nhau, vì vậy việc xác minh tiền mặt, tài sản cố định, vật liệu hoặc các mặt hàng khác được đánh dấu. Trong quá trình này, tất cả tài sản và nợ phải trả của công ty và các bộ phận của nó được đánh giá. Các yếu tố sau phải được xác minh:

• tài sản cố địnhcác công ty được sử dụng để tiến hành kinh doanh;
• tài sản vô hình của công ty;
• đầu tư tài chính khác nhau;
• hàng hoá và vật liệu;
• công việc đang tiến hành;
• tiền trong tài khoản và trên tay;
• chứng khoán và SSO;
• dàn xếp với các đối tác, người mua, Dịch vụ Thuế Liên bang, các quỹ khác nhau và các con nợ hoặc chủ nợ khác;
• dự trữ;
• tài sản và công nợ của doanh nghiệp.

Khi nào cần kiểm kê nguyên vật liệu? Việc kiểm tra như vậy được thực hiện khi nghi ngờ rằng các chuyên gia được thuê trong công ty đang lạm dụng quyền hạn của họ, do đó, hành vi trộm cắp hoặc thiếu hụt sẽ được phát hiện.

Việc xác minh không chỉ được thực hiện đối với tài sản thuộc sở hữu của công ty mà còn đối với các vật có giá trị nằm trên các tài khoản ngoại bảng. Doanh nghiệp không có quyền sở hữu đối với chúng, nhưng chúng được sử dụng trong quá trình làm việc trên cơ sở hợp đồng thuê hoặc các thỏa thuận khác.

Các bước quy trình

Tiến hành kiểm kê tài sản nhất thiết phải thực hiện các hành động tuần tự. Do đó, quá trình này được chia thành các giai đoạn:

1. Người đứng đầu ban hành đơn đặt hàng về nhu cầu kiểm kê.
2. Một khoản hoa hồng hàng tồn kho đang được triệu tập và nó phải bao gồm các chuyên gia không quan tâm đến kết quả của cuộc kiểm toán.
3. Xác định khung thời gian mà quy trình sẽ được thực hiện.
4. Bất động sản được thẩm định đã được chọn.
5. Chất liệunhững người có trách nhiệm của công ty đưa biên lai cho người sử dụng lao động.
6. In ra bản kiểm kê các giá trị trong công ty, được tạo cho mỗi người chịu trách nhiệm tài chính.
7. Kiểm tra trực tiếp được thực hiện, bao gồm cân, so sánh số lượng thực tế với dữ liệu từ tài liệu, đo, đếm và các hành động tương tự khác.
8. Thông tin từ danh sách hàng tồn kho được so sánh với thông tin có sẵn trong tài liệu kế toán, giúp xác định bất kỳ sự khác biệt nào
9. Các báo cáo so sánh đang được hình thành, với sự trợ giúp của nó, có thể xác định nguyên nhân của sự khác biệt.
10. Kết quả của cuộc kiểm tra đang được soạn thảo, để đưa ra một hành động thích hợp.
11. Nếu xác định được tình trạng thiếu hụt và các vấn đề khác, thì công ty sẽ tiến hành một cuộc điều tra, mục đích là xác định thủ phạm.
12. Những người vi phạm được xác định sẽ phải chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự, tùy thuộc vào đặc điểm của hành vi vi phạm.

Cần phải hoàn thành việc kiểm kê trước khi chuẩn bị ngay lập tức, ký và nộp các báo cáo hàng năm cho Sở Thuế Liên bang. Quy trình kiểm kê nhất thiết phải kết thúc bằng một báo cáo đặc biệt.

Quy tắc Báo cáo

Một báo cáo được tạo dựa trên kết quả của việc kiểm tra. Nó bao gồm các thông tin sau:

• ngày tồn kho;
• dữ liệu về các thành viên của ủy ban kiểm kê;
• khoảng thời gian quy trình được thực hiện;
• tài sản có thể kiểm chứng của công ty;
• Các vấn đề và sự thiếu hụt đã được xác định;
• chữ ký của tất cả các thanh tra.

Mặc dù cần có hàng tồn kho trước khi chuẩn bị tài khoản hàng năm, nhưng bất kỳ giám đốc điều hành nào của công ty cũng có thể bắt đầu quá trình này mà không cần lý do chính đáng. Để thực hiện việc này, một đơn đặt hàng thích hợp được đưa ra, sau đó các nhân viên của doanh nghiệp được yêu cầu thực hiện theo quy trình.

Trách nhiệm của hoa hồng hàng tồn kho

Hàng tồn kho là theo quy định của pháp luật, vì vậy mỗi công ty phải tạo ra một cơ quan đặc biệt chịu trách nhiệm kiểm tra và hạch toán. Nó được gọi là hoa hồng thanh lý. Cô ấy có một số trách nhiệm:

• áp dụng các biện pháp phòng ngừa khác nhau nhằm bảo toàn tài sản của doanh nghiệp;
• tham gia vào các tranh chấp khác nhau liên quan đến việc lưu trữ hoặc làm hỏng giá trị tài sản;
• kiểm soát tính đúng đắn của việc chuẩn bị các tài liệu khác nhau liên quan đến tài sản của công ty;
• tồn kho theo đơn đặt hàng của ban lãnh đạo công ty;
• chuẩn bị báo cáo kết quả kiểm toán;
• tiến hành một cuộc điều tra nhằm xác định thủ phạm của các vi phạm và vấn đề khác nhau.

Tất cả những hành động này chỉ nên được thực hiện bởi nhân viên của công ty, những người không quan tâm đến kết quả của cuộc đánh giá.

Ai được hưởng hoa hồng

Khi thành lập một ủy ban, các chuyên gia sau đây thường tham gia vào công việc:

• nhân viên hành chính;
• chuyên viên phòng kế toán;
• nội địakiểm toán viên;
• thường thậm chí các chuyên gia độc lập cũng tham gia;
• đại diện cho các vị trí khác nhau trong biên chế nhân sự của tổ chức.

Nếu công ty có một lượng nhỏ tài sản khác nhau, thì trách nhiệm kiểm kê thường được chuyển cho hoa hồng kiểm toán, nếu nó tồn tại trong công ty.

Nếu trong quá trình kiểm tra, phát hiện ra rằng ngay cả một thành viên của ủy ban vắng mặt, thì kết quả của quy trình sẽ bị vô hiệu.

Trách nhiệm không tồn kho

Một số chủ doanh nghiệp cố tình từ chối kiểm toán vì nhiều lý do. Pháp luật không quy định trách nhiệm pháp lý đối với một quyết định như vậy. Nhưng Dịch vụ Thuế Liên bang có thể phạt công ty nếu phát hiện ra có sự mâu thuẫn hoặc sai sót trong báo cáo tài chính đã nhận.

Khuyến nghị từ các chuyên gia

Khi tiến hành kiểm kê trong công ty, nên sử dụng một số khuyến nghị nhất định. Chúng bao gồm những điều sau:

• 10 ngày trước khi kiểm tra, người đứng đầu đưa ra một mệnh lệnh thích hợp, được ghi vào nhật ký.
• Được phép hình thành hoa hồng không chỉ vĩnh viễn, mà còn một lần hoặc làm việc.
• Nếu tổ chức sử dụng nhiều hàng hóa và nguyên vật liệu, thì người quản lý sẽ đưa ra quyết định về nhu cầu kiểm kê chọn lọc dựa trên tình hình hiện tại của công ty.
• Tất cả các thành viên của ủy ban phải tham gia vào quá trình xác minh, nếu không, kết quả sẽ dễ dàng được công nhậnkhông hợp lệ.
• Những người có trách nhiệm sẽ tham gia vào quá trình này.
• Việc quản lý của công ty phải đảm bảo rằng quá trình này được thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Việc xác minh thường mất nhiều thời gian, đặc biệt là ở các công ty sử dụng số lượng lớn nguyên vật liệu hoặc vận chuyển và nhận nhiều hàng.

Trong quá trình kiểm kê, các thành viên của ủy ban phải tính đến các yêu cầu của luật pháp.

Ngày đến hạn

Người đứng đầu công ty xác định tần suất kiểm tra sẽ được thực hiện. Nhưng đồng thời, một số khuyến nghị nhất định được tính đến, do đó, việc kiểm kê được thực hiện tại kho ít nhất mỗi năm một lần.

Cửa hàng phải được kiểm tra hai lần một năm. Nguyên vật liệu, hàng hóa được đánh giá không đạt yêu cầu trước khi lập báo cáo hàng năm. Quá trình xác minh thường được thực hiện trong vòng ba ngày, nhưng đôi khi quá trình này bị trì hoãn trong vài tuần.

Kết

Kiểm kho là quy trình bắt buộc đối với bất kỳ công ty nào. Nó liên quan đến việc so sánh các nguyên vật liệu và hàng hóa có sẵn với số lượng được chỉ ra trong tài liệu của công ty. Quá trình này được thực hiện bởi một khoản hoa hồng đặc biệt.

Không có thông tin trong luật về trách nhiệm từ chối kiểm kê, nhưng nếu thanh tra thuế phát hiện ra sai sót và vi phạm trong báo cáo, công ty sẽ phải nộp phạt đáng kể.