Luồng thông tin trong logistics là Khái niệm và phân loại, đặc điểm và ví dụ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Hậu cần thông tin liên quan đến việc tổ chức các luồng dữ liệu đi kèm với các giá trị vật chất trong quá trình di chuyển của chúng. Nó cho phép bạn liên kết cung cấp, sản xuất và bán hàng. Luồng thông tin trong logistics là một công cụ để quản lý các quá trình di chuyển và lưu kho của sản phẩm. Điều này đảm bảo giao hàng kịp thời với số lượng, cấu hình đã thỏa thuận và chất lượng theo yêu cầu với chi phí tối thiểu và dịch vụ tối ưu.

Thông tin chung

Khi phân tích khái niệm và phân loại các luồng thông tin trong logistics, trước tiên cần phải đề cập đến các yếu tố chính. Chúng bao gồm:

1. Dòng chảy.
2. Hệ thống.
3. Công nghệ.

Luồng thông tin trong hậu cần là động mạch vận chuyển mang dữ liệu đến và đi từ hệ thống quản lý. Tất cả các thông tin cần thiết phải được nhận trong khung thời gian yêu cầu. Để làm điều này, hậu cần thông tin thực hiện các chức năng sau:

1. Thu thập dữ liệu.
2. Phân tích.
3. Di chuyển.
4. Lưu trữ và tích lũy.
5. Lọc luồng dữ liệu để chọn chính xác những gì cần thiết trong một trường hợp cụ thể cho một mức kiểm soát cụ thể.
6. Kết hợp và tách thông tin.
7. Thực hiện các phép biến đổi cơ bản.
8. Kiểm soát luồng dữ liệu.

Và tất cả điều này được thực hiện với thông tin - một tập hợp các thông tin khác nhau tồn tại và có thể được ghi lại, chuyển giao, chuyển đổi và sử dụng vì lợi ích (hoặc chống lại chúng) của một đối tượng kinh tế. Thông thường chúng được sử dụng để thực hiện các chức năng quản lý như lập kế hoạch, kế toán, phân tích và điều tiết kinh tế.

Họ là gì và họ như thế nào?

Cần lưu ý rằng vật liệu và luồng thông tin trong hậu cần có liên quan chặt chẽ với nhau. Do đó, dữ liệu luân chuyển trong các hệ thống logic cho phép bạn quản lý và kiểm soát các hoạt động được thực hiện. Đồng thời, một số lượng lớn các tính năng phân loại được xem xét. Vì vậy, các loại luồng thông tin trong hậu cần, tùy thuộc vào hướng truyền thông, có thể là:

1. Ngang. Thông điệp được truyền đi thông qua các liên kết kinh tế giữa các đối tác có cùng cấp quản lý.
2. Dọc. Luồng thông điệp đi từ lãnh đạo đến các liên kết cấp dưới của hệ thống.

Tùy thuộc vào nơi họ vượt qua:

1. Bên ngoài. Luồng thông báo đi trong môi trường bên ngoài hệ thống.
2. Nội địa. Một luồng thông báo luân chuyển trong hệ thống.

Tùy theo hướng đi:

1. Đầu vào. Luồng thông báo được gửi đến chính hệ thống logic hoặc một trong các bộ phận cấu thành của nó.
2. Cuối tuần. Luồng thông điệp được truyền ra bên ngoài hệ thống logic hoặc một trong các bộ phận cấu thành của nó.

Tùy theo mức độ bí mật:

1. Thường.
2. Cấu thành bí mật kinh doanh.
3. Chứa bí mật nhà nước.

Tùy theo phạm vi:

1. Địa phương.
2. Ngoại thành.
3. Xa.
4. Quốc tế.

Đây là một phân loại ngắn gọn về các luồng thông tin trong hậu cần. Nhưng đó không phải là tất cả. Khi nói về luồng vật chất và thông tin trong hậu cần, mức độ đồng bộ cũng cần được chỉ ra. Ví dụ, dữ liệu có thể dẫn đầu, theo sau đồng thời với các giá trị hoặc sau chúng. Ngoài ra, các dòng chảy này có thể được hướng theo một hướng hoặc theo các hướng ngược lại. Đồng thời, có những sắc thái như vậy:

1. Luồng thông tin nâng cao là thông báo trước khi đến thường chỉ chứa thông tin đặt hàng.
2. Thông tin về các đặc tính định lượng và định tính được cung cấp đồng thời.
3. Dữ liệu theo sau dòng nguyên liệu là thông tin về kết quả của việc chuyển hàng hóa, xác nhận, các yêu cầu khác nhau và những thứ tương tự.

Đặc thù của việc truyền tải thông tin

Nênlưu ý rằng các con đường mà các dòng chuyển động có thể không trùng nhau. Đồng thời, thông tin lưu hành bị ảnh hưởng bởi:

1. Nguồn gốc của sự xuất hiện của chúng.
2. Hướng chuyển động.
3. Tốc độ dòng chảy.
4. Tốc độ nhận và truyền.

Để hình thành hệ thống thông tin chất lượng cao, cần phải nghiên cứu các luồng trong bối cảnh của các chỉ số nhất định. Điều này có ý nghĩa gì trong thực tế? Giả sử chúng ta cần giải quyết vấn đề cung cấp một nơi làm việc với máy tính. Đồng thời, không có dữ liệu về khối lượng thông tin đi qua nó và tốc độ xử lý thông tin đến chưa được xác định. Để có ý tưởng về các luồng, bạn cần đánh giá chúng bằng một số đặc điểm:

1. Nguồn xuất hiện. Thông tin có thể được tạo ra bởi cả những người tham gia trong chuỗi logic và các tổ chức liên quan.
2. Hướng phân biệt trực tiếp, gián tiếp, ngang và dọc. Trong trường hợp đầu tiên, giả định rằng thông báo chứa các yêu cầu phải được thực hiện. Gián tiếp - đây là quá trình chuyển dữ liệu để bạn làm quen với vấn đề. Luồng ngang được tạo giữa những người tham gia cùng cấp và luồng dọc được tạo khi người quản lý tương tác với cấp dưới.
3. Khối lượng truyền dữ liệu. Có một số cách để giải thích nó. Phổ biến nhất liên quan đến việc xác định số lượng tài liệu hoặc trang tính trong luồng. Ngoài ra, việc đánh giá được thực hiện theo các đơn vị đo lường đặc biệt của hệ thống máy tính. Đối với các luồng nhỏ, số dòng trong tài liệu hoặc các từ được sử dụng có thể được sử dụng.(sáng.).
4. Tính định kỳ, tức là tần suất dữ liệu được truyền được tạo ra.

Mối quan hệ giữa các luồng vật chất và thông tin trong hậu cần rất chặt chẽ, và tất cả dữ liệu cần thiết phải được truyền đúng thời gian, nếu không sẽ dẫn đến sự chậm trễ trong các quy trình kinh doanh đang diễn ra.

Khoảnh khắc quan liêu

Tất cả các luồng thông tin có tính chất tài liệu đều phải qua thủ tục phê duyệt. Vì vậy, ví dụ, các thông điệp theo kế hoạch được ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt và chuyển giao cho ban quản lý các cửa hàng. Mỗi tài liệu phải được ký bởi một người cụ thể. Điều này được thực hiện để phân định quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân đối với các lĩnh vực hoạt động cụ thể. Nếu không có chữ ký thì tài liệu được coi là không hợp lệ. Cần lưu ý rằng nếu không có vấn đề gì với điều này, thì các câu hỏi nảy sinh về thời hạn hiệu lực và thời gian lưu trữ. Điều này hoàn toàn áp dụng cho các thông báo thông tin. Một số trong số chúng có thể được thu thập trong các gói, số khác được lưu trữ trên các phương tiện điện tử.

Luồng thông tin và hệ thống trong hậu cần - để đảm bảo chuyển động vật chất. Nó là tối ưu nếu tất cả các thay đổi xảy ra đồng bộ. Nhưng trong thực tế, việc giao các tài liệu cần thiết thường gặp sớm hơn và ngược lại. Trong trường hợp thứ nhất, người nhận được coi là người trông giữ hàng hóa cho đến khi nhận đủ giấy tờ. Nhưng tốt hơn là dự đoán luồng thông tin, chứ không phải quan trọng. Kích thước của nó được đo bằng lượng thông tin được xử lý hoặc truyền đi trong một đơn vị thời gian. Điều khiển học nghiên cứu điều này chi tiết hơn. Đơn vị của luồng thông tin trong hậu cần là một chút. Nếu công nghệ tính toán điện tử được sử dụng, thì một byte được lấy làm cơ sở. Nó bao gồm tám bit. Chính xác là tại sao? Thực tế là một byte là một phần của từ máy và được sử dụng như một tổng thể khi xử lý thông tin có sẵn bằng máy tính điện tử. Cần nhớ rằng ngoài các hoạt động hậu cần, những hoạt động khác được thực hiện dẫn đến sự xuất hiện và truyền tải các luồng dữ liệu.

Ví dụ về công việc

Vì vậy, chúng tôi đã ít nhiều xem xét các luồng thông tin trong hậu cần là gì. Đây là một nền tảng tốt, nhưng nó vẫn chưa đủ. Để củng cố thông tin, hãy xem xét một ví dụ khác. Đầu vào: Có cửa hàng tạp hóa lớn. Nó có một luồng thông tin tích lũy đáng kể. Phần lớn khối lượng của nó (trên 50%) là dữ liệu đến từ các nhà cung cấp. Theo quy định, đây là những chứng từ đi kèm với hàng hóa đã nhận. Chúng tạo thành luồng thông tin đến. Nhưng hoạt động hậu cần không chỉ giới hạn ở điều này. Ngoài ra còn có quy trình công nghệ và thương mại nội bộ. Nó bao gồm nhiều hoạt động hậu cần, liên tục đi kèm với thông tin được tạo ra và truyền đi, nhằm mục đích sử dụng trong cấu trúc thương mại. Đồng thời, thị phần của nó trong tổng khối lượng là khoảng 20%. Nói chung, khoảng 2/3 tất cả dữ liệu được xử lý trong cửa hàng là cần thiết để đảm bảo việc kiểm soát và quản lý các hoạt động hậu cần.

Phương pháp nghiên cứu luồng thông tin

Sự lựa chọn khá nhiều nên bạn có thể chọn chính xác món mình thích nhất:

1. Phương pháp phân tích các chỉ tiêu ra quyết định. Tham gia vào việc nghiên cứu các yếu tố bên ngoài, đặc điểm cá nhân của con người, các lựa chọn thay thế, tiêu chí lựa chọn, các giai đoạn chuẩn bị và chấp nhận, v.v. Nó liên quan đến việc sử dụng tích cực các sơ đồ và đồ thị.
2. Mô-đun-phương pháp. Được sử dụng để phân tích cấu trúc hiện có của luồng thông tin sau khi áp dụng các công cụ khác. Vì vậy, trong trường hợp này, nó được cho là biên dịch các thẻ tiêu chuẩn được gửi đến các kênh quan tâm. Nhờ nó, bạn có thể nhận được thông tin về lượng dữ liệu, sức mạnh tính toán, băng thông. Ngoài ra, cách tiếp cận này được sử dụng để xác định sự trùng lặp, xác định tần suất và tần suất nhận thông tin và các đặc điểm định lượng / định tính khác.
3. Phương pháp đồ họa. Tài liệu là yếu tố chính ở đây. Các mối quan hệ tồn tại giữa chúng được mô tả bằng một lược đồ đồ họa. Hệ tọa độ là hai chiều. Nó được sử dụng để xác định các thời điểm hình thành tài liệu, theo dõi đường dẫn của chúng, các hoạt động đang diễn ra.
4. Một phương pháp phân tích đồ họa để nghiên cứu các luồng dữ liệu. Cho phép bạn nhận thông tin về các hoạt động của cơ quan lập kế hoạch, chỉ ra các loại chuyển đổi được thực hiện, trình tự, hướng và địa chỉ chuyển động của chúng. Nó dựa trên việc xây dựng một đồ thị thông tin và phân tích ma trận kề sau đó. Hoạt động với các đầu vào, đầu ra và bộ nhớ trong của hệ thống điều khiển.
5. Phương pháp phân tích chức năng và hoạt động. Được thiết kế để thu thập và xử lý thông tin. Có nhiều chức năng hơn.

Các loại luồng thông tin khác nhau trong logistics, tùy theo mục đích, sẽ được nghiên cứu bằng các phương pháp khác nhau.

Về quản lý

Khái niệm về luồng thông tin trong hậu cần sẽ không được xem xét đầy đủ, nếu bạn không chú ý đến các khía cạnh khác nhau của lãnh đạo. Quản lý trong trường hợp này được chia thành bên ngoài và bên trong. Đồng thời, cần lưu ý rằng doanh nghiệp là một chủ thể hoạt động độc lập, có quyền tự do hành động rất lớn. Do đó, kiểm soát bên ngoài bị giới hạn trong một số tình huống nhất định. Bản chất của nó nằm ở chỗ doanh nghiệp hoặc rơi vào một tình huống nhất định, hoặc thực hiện các hành vi được điều chỉnh. Quản lý bên ngoài được thể hiện trong việc chuyển giao các sản phẩm thông tin, cũng như theo dõi và kiểm soát hành vi. Nhưng đồng thời có một điểm cụ thể rất quan trọng: ảnh hưởng không hướng trực tiếp vào một cấu trúc thương mại cụ thể, mà trong lĩnh vực thông tin của toàn bộ ngành. Quản lý nội bộ ở một mức độ nhất định là hướng tới quản lý bên ngoài. Trong trường hợp này, điều này ngụ ý rằng người quản lý đặt ra các mục tiêu, dự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, kích thích và thúc đẩy, điều chỉnh và kiểm soát, đánh giá chất lượng thực hiện và giải thích kết quả. Mỗi bước cần phải xem xét cẩn thậnQuyết định quản lý. Điều này được hỗ trợ bởi hậu cần của quản lý luồng thông tin, chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu cần thiết được cung cấp đúng hạn.

Về ảnh hưởng và đan xen

Tiết lộ chủ đề một cách đầy đủ, đơn giản là không thể không nhắc đến thông tin và dòng tài chính của logistics. Đó là, các nguồn tiền tệ và dữ liệu đi kèm với chúng trong quá trình di chuyển. Sự sáng tạo và bố trí của họ không phù hợp với nhu cầu và mong muốn của các nhà quản lý. Nhưng tuy nhiên, với sự giúp đỡ của họ, một cơ sở được tạo ra để thu thập thông tin tài chính chính, có thể mang tính thời điểm và chậm trễ. Đồng thời, sự hợp tác giữa các luồng khác nhau được thiết lập càng tốt, dữ liệu được truyền đến đúng người nhận càng nhanh thì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp ở môi trường bên ngoài càng cao. Đồng thời, cần tính đến những thông tin đến từ bên ngoài và được hình thành bên trong doanh nghiệp. Các luồng thông tin trong lĩnh vực hậu cần là thứ có thể dẫn đến thành công và thịnh vượng, cũng như dẫn đến sự tàn lụi của một doanh nghiệp. Bạn cần hết sức chú ý đến chúng. Nhưng điều này đặt ra câu hỏi về sự hiểu biết và việc sử dụng chúng sau này.

Vì vậy, trong thực tế, người nhận cần phải có một lượng kiến thức nhất định để đối phó thành công với tải thông tin mà các luồng cung cấp. Đồng thời, việc đào tạo các chuyên gia liên tục được thực hiện, được thực hiện bởi những thay đổi liên tục của môi trường bên trong và bên ngoài. Nó được thực hiện trên cơ sởkiến thức và kỹ năng trong một phạm vi khả năng nhất định. Để mở rộng nó, hầu hết các chuyên gia thường được gửi đến các khóa học dự bị, mặc dù điều này có thể được thực hiện trên cơ sở cá nhân.

Hệ thống Dịch vụ Thông tin (ISS)

Đây là một phương pháp tiện lợi và có chức năng để nâng cao chất lượng quản lý. Hãy xem xét thêm một ví dụ. Giả sử chúng ta có luồng thông tin về hậu cần vận tải. Đồng thời, có một số lượng lớn các làn đường, các điểm nhận và gửi thông tin. Vì vậy, ví dụ, khách hàng có thể được yêu cầu theo dõi các gói hàng bằng cách sử dụng trang web hoặc ứng dụng di động của công ty. Đồng thời, tài xế được đánh dấu trong đó, nơi và loại hàng hóa được giao (nếu một số đơn hàng được giao bởi một xe tải). Nghĩa là, SIS cho phép bạn lấy thông tin cần thiết với chi phí tối thiểu. Nó cũng cho phép bạn theo dõi tình hình với dữ liệu được sử dụng. Vì vậy, nếu có nhiều trong số chúng, thì chúng sẽ làm chậm tốc độ truy cập vào kho lưu trữ và ổ đĩa, chuyển, xử lý và rút tiền. Vì vậy, tất cả những điểm này cũng phải được tính toán. Cần nhớ rằng bản thân các hệ thống dịch vụ thông tin không ảnh hưởng đến chất lượng của các quyết định được đưa ra trong lĩnh vực hậu cần. Chúng chỉ cho phép đơn giản hóa, tạo điều kiện và tăng tốc quá trình này.

Kết

Khi làm việc với các luồng thông tin, sự đầy đủ của tổ chức tổng thể đóng một vai trò quan trọng. Có nghĩa là, tài liệu chỉ nên được nhận bởi những người mà họ dự định nhận, chứ không phải tất cả. Nên tách chúng theo mức độ ưu tiên. Ví dụ: không thể gửi bản sao hướng dẫn cho thiết bị, trong khi hóa đơn thanh toán là vấn đề bắt buộc. Nếu một cấu trúc luồng thông tin phù hợp được tạo ra, điều này sẽ có tác động rất tốt đến các hoạt động của cấu trúc thương mại và sẽ giúp bạn dễ dàng chiếm lĩnh thị trường ngách của nó hơn.