Xác định nhu cầu nhân sự: khái niệm, phương pháp lập kế hoạch và cách thực hiện

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Một trong những nguồn lực quý giá nhất của bất kỳ công ty nào là đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, nó khá tốn kém. Do đó, việc xác định số lượng lao động để bạn có thể đạt được hiệu quả kinh tế tối đa với chi phí thấp nhất là vô cùng quan trọng. Đối với điều này, các phương pháp và cách tiếp cận đặc biệt được sử dụng. Xác định nhu cầu về nhân sự là một trong những nhiệm vụ ưu tiên của ban lãnh đạo. Quá trình này được thực hiện như thế nào sẽ được thảo luận sau.

Các loại nhu cầu lao động

Quy trình xác định nhu cầu nhân sự là một hệ thống các biện pháp tổng thể được tích hợp sẵn. Nhiệm vụ của nó là đạt được các mục tiêu cụ thể cho quá trình sản xuất. Đây là một thủ tục khá phức tạp, vì không chỉ cần xác định số lượng nhân viên sẽ thực hiện những việc cần thiết.mà còn để tạo ra hệ thống sản xuất hiệu quả nhất. Do đó, nhân sự cũng được lựa chọn phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của họ. Đào tạo được cung cấp khi cần thiết.

Trong một tổ chức, việc lập kế hoạch phải bao gồm một số lĩnh vực phát triển khác nhau. Trong trường hợp này, quá trình lập kế hoạch trong lĩnh vực nguồn lao động sẽ hiệu quả nhất có thể.

Có nhiều cách tiếp cận và phương pháp khác nhau để xác định nhu cầu nhân sự. Thông thường chúng được chia thành 2 loại chính:

• Hứa hẹn. Cách tiếp cận này còn được gọi là chiến lược. Nó có liên quan đến tương lai của tổ chức. Nhu cầu về nhân sự trong trường hợp này được xác định phù hợp với quá trình đã chọn của tổ chức. Đồng thời, về lâu dài, không chỉ tính số lượng nguồn lao động mà còn tính cả trình độ của người lao động.
• Tình huống. Việc lập kế hoạch như vậy cho phép cung cấp cho sản xuất một lượng tài nguyên cần thiết trong ngắn hạn. Với cách tiếp cận này, người ta chú ý đến việc luân chuyển nhân viên, cũng như các chỉ số về số ngày nghỉ lễ, nghỉ ốm, thai sản và nghỉ dài hạn, cắt giảm, v.v.

Quy trình lập kế hoạch được thực hiện liên tục trong các khoảng thời gian khác nhau. Vì vậy, một quy trình tương tự có thể là:

• Ngắn hạn - lên đến 12 tháng.
• Trung hạn - từ 1 năm đến 5 năm.
• Dài hạn - hơn 5 năm.

Ngoài ra, các nhà quản lý có kinh nghiệm xác định nhu cầu định tính và định lượng của nhân viên. TrongTrong trường hợp thứ hai, bạn có thể đặt số lượng nhân viên chính xác của công ty. Trong đánh giá định tính, nhu cầu về nhân sự có trình độ chuyên môn nhất định được xác định.

Cần định lượng

Định nghĩa về nhu cầu nhân sự định tính và định lượng là khác nhau đáng kể. Lập kế hoạch đi theo cả hai cách. Khi xác định các chỉ tiêu định lượng, một phương pháp được chọn để có thể tính toán số lượng lao động tối ưu trong tiểu bang. Việc xác định giá trị này được thực hiện trong một khung thời gian nhất định.

Việc xác định số lượng nhu cầu về nhân sự được thực hiện với sự trợ giúp của một số chỉ số cơ bản:

• Số lượng nhân viên thường xuyên. Đây là số lượng nhân viên trong danh sách cho một ngày cụ thể. Điều này tính đến số lượng nhân viên đã rời đi và đến vào ngày phân tích.
• Số đính kèm. Số lượng nhân viên đang ở trong tình trạng của công ty và những người phải đến làm việc vào ngày hôm đó để thực hiện nhiệm vụ công việc của họ. Nếu chúng tôi tìm thấy sự khác biệt giữa số trung bình và số lượng người tham gia, chúng tôi sẽ nhận được chỉ báo về thời gian ngừng hoạt động cả ngày do đi nghỉ, đi công tác, bệnh tật của nhân viên.
• Số lượng nhân viên trung bình. Chỉ tiêu này dùng để theo dõi số lượng nhân viên trong một thời kỳ nhất định. Nó được sử dụng trong quá trình tính toán tiền lương bình quân, năng suất lao động, các chỉ số luân chuyển, luân chuyển nhân viên, v.v. Nếu bạn cần tìm số bình quânnhân viên trong một tháng hoặc một khoảng thời gian khác, số nhân viên cho mỗi ngày được cộng lại, chia cho số ngày. Điều này bao gồm cả cuối tuần và ngày lễ. Nếu bạn cần xác định mức trung bình trong năm, hãy tổng hợp số lượng nhân viên trung bình của mỗi tháng. Kết quả chia cho 12.

Để xác định các chỉ số được trình bày, bộ phận sản xuất ghi lại bảng lương và chấm công. Đồng thời, nguồn thông tin là các đơn đặt hàng tuyển dụng và miễn nhiệm chức vụ, thuyên chuyển, thay thế, tạm thời vắng mặt có lý do chính đáng của nhân viên, v.v.

Để tính toán số lượng nhân viên vào một ngày cụ thể, các phương pháp khác nhau được sử dụng để xác định nhu cầu nhân viên:

1. Phương pháp cường độ lao động. Giả sử việc sử dụng thông tin về thời gian của quá trình làm việc.
2. Phương pháp tính toán. Sử dụng dữ liệu về giá dịch vụ, công việc, số lượng và khả năng quản lý.
3. Phương pháp ngẫu nhiên. Cho phép bạn xác định các đặc điểm số bằng cách sử dụng phân tích tương quan hoặc hồi quy.
4. Phương pháp ước lượng của chuyên gia. Liên quan đến các phép tính đơn giản hoặc mở rộng (đơn, nhiều).

Chỉ tiêu chất lượng

Xác định nhu cầu về chất lượng nhân sự được đặc trưng bởi những khó khăn đáng kể. Trong quá trình nghiên cứu, nhà phân tích phải xác định không chỉ số lượng nhân sự, mà còn cả mức độ chuyên nghiệp, trình độ của người lao động mà tổ chức cần.

Khó khăn nằm ở chỗ, hiện tại chưa có một hệ thống xác định chất lượng công việc, tiềm năng của nhân viên. Chỉ có một danh sách cơ bản về các đặc điểm và phẩm chất quyết định mức độ năng lực, kỹ năng của một nhân viên:

• Kinh tế. Chúng xác định mức độ phức tạp của công việc mà nhân viên thực hiện, trình độ chuyên môn, điều kiện làm việc, thời gian phục vụ và mối quan hệ trong ngành.
• Cá nhân. Sự hiện diện của các kỹ năng nhất định, kỷ luật, hiệu quả, tận tâm thực hiện nhiệm vụ của họ, sáng tạo và sáng tạo.
• Tổ chức và kỹ thuật. Trang thiết bị kỹ thuật của lao động, sức hấp dẫn của nó, trình độ tổ chức công nghệ sản xuất, hợp lý hoá.
• Văn hóa - xã hội. Hoạt động xã hội, chủ nghĩa tập thể, đạo đức và sự phát triển văn hóa nói chung.

Việc xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức dựa trên cơ sở định tính dựa trên các dữ liệu sau:

• Cơ cấu tổ chức.
• Phân chia nhân viên theo trình độ chuyên môn (được nêu trong tài liệu kỹ thuật và sản xuất).
• Yêu cầu đối với công việc.
• Nhân sự của các bộ phận cơ cấu của công ty.
• Quy định về quy trình tổ chức và quản lý.

Đối với mỗi đặc điểm chất lượng, nhu cầu về số lượng nhân sự được xác định. Tổng số nhân viên cần thiết cho hoạt động bình thường của tổ chức được xác định bằng cách tổng hợp các kết quảcho mỗi tiêu chí. Đối với điều này, các tài liệu tổ chức sau đang được phát triển:

• Mục tiêu hệ thống trên cơ sở cấu trúc tổ chức của công ty được xây dựng.
• Cơ cấu tổ chức chung của doanh nghiệp và các bộ phận của doanh nghiệp.
• Nhân sự.
• Mô tả công việc. Chúng cũng được sử dụng để tính toán cường độ lao động cho các chức năng của nhân viên chính và nhân viên quản lý.

Các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu nguồn lao động

Có một số yếu tố ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch nhân lực và các yêu cầu về nhân sự.

Chúng có thể trực tiếp hoặc gián tiếp, bên trong hoặc bên ngoài. Các yếu tố sau đây có ảnh hưởng lớn nhất:

• Điều kiện thị trường lao động. Chúng được xác định bởi một số tính năng. Các điều kiện bao gồm tình hình nhân khẩu học, tỷ lệ thất nghiệp, chất lượng giáo dục, cung và cầu lao động trong các lĩnh vực khác nhau, sự tham gia của dịch vụ việc làm trong quá trình đào tạo các chuyên gia.
• Cải tiến công nghệ. Tiến bộ tích cực trong thế giới hiện đại dẫn đến việc đơn giản hóa lao động của con người, thay đổi nội dung của nó. Điều này đòi hỏi phải đào tạo lại kịp thời các chuyên gia có trình độ.
• Thay đổi trong lĩnh vực luật pháp. Yếu tố này rất khó dự đoán. Điều này đề cập đến luật pháp trong lĩnh vực bảo hộ lao động và việc làm.
• Phương pháp tuyển dụng đối thủ cạnh tranh. Tổ chức phải liên tục theo dõi và nghiên cứu các phương pháp và cách tiếp cận để làm việc với nhân sựđối thủ cạnh tranh. Dựa trên thông tin này, chính sách nhân sự của tổ chức đang được điều chỉnh.
• Mục tiêu của công ty. Chúng có thể ngắn hạn hoặc dài hạn và tuân theo một chiến lược chung.
• Kinh phí. Mỗi tổ chức có khả năng tài chính nhất định. Dựa trên cơ sở này, chính sách nhân sự của tổ chức cũng được lựa chọn.
• Tiềm năng nhân sự. Đây là cơ sở cho sự thành công của việc thực hiện kế hoạch marketing. Nếu bộ phận nhân sự của doanh nghiệp có thể xem xét khu vực phát triển, khả năng của nhân sự, thì điều này cho phép bạn chốt các vị trí tuyển dụng mới xuất hiện kịp thời.

Các giai đoạn của công việc

Có một số bước cơ bản để xác định nhu cầu nhân sự. Thông thường, ba quy trình lớn nổi bật trong quá trình thực hiện một nhiệm vụ tương tự.

Ở giai đoạn đầu, công ty tự phân tích các nguồn lực của mình. Điều này là cần thiết để xác định xem liệu có thể tự mình thỏa mãn những nhu cầu đó trong tương lai hay không. Trong trường hợp này, các chỉ tiêu quan trọng là lợi nhuận, doanh thu của công ty. Cô ấy phải có đủ nguồn lực để trả lương cho nhân viên của mình.

Tiếp theo, ở giai đoạn thứ hai, tiến hành phân tích nhu cầu nhân sự trong giai đoạn vừa qua. Kết luận được đưa ra về hiệu quả sử dụng nguồn lao động. Nhà phân tích xác định những điểm yếu trong quá trình này. Một kế hoạch dài hạn đang được phát triển cho phép bạn loại bỏ hoàn toàn hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực của các yếu tố cản trở.

Ở giai đoạn thứ ba, nó được chấp nhậnquyết định về các hành động cụ thể trong lĩnh vực chính sách nhân sự tại thời điểm hiện tại. Điều này có tính đến các mục tiêu và mục tiêu chung của tổ chức. Các quyết định được đưa ra về việc giữ lại và cắt giảm một số nhân viên nhất định. Sau khi phân tích xác định nhu cầu nhân sự, một số quyết định có thể được đưa ra:

• giảm biên chế;
• thu hút nhân sự từ bên ngoài;
• đào tạo và bồi dưỡng nhân sự.

Hơn nữa, các hành động được liệt kê có thể được thực hiện đồng thời. Nó phụ thuộc vào tình hình đã phát triển trong tổ chức.

Phương pháp xác định nhu cầu

Việc xác định nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp được thực hiện theo những phương pháp nhất định.

Có một số kỹ thuật phổ biến:

1. Chụp ảnh một ngày làm việc. Đây là một phương pháp hiệu quả nhưng rất tốn thời gian. Một nhân viên có nhiều trách nhiệm. Trong quá trình thực hiện của họ, thời gian được ghi lại. Cách tiếp cận này cho phép bạn xác định các hành động thừa. Trong một số trường hợp, một quyết định được đưa ra về nhu cầu công việc của một nhân viên cụ thể trong quy trình sản xuất tổng thể hoặc vị trí tuyển dụng như vậy. Có thể cần một lượng công việc nhỏ để gộp hai đơn vị nhân viên thành một.
2. Tínhtheo tiêu chuẩn dịch vụ. Đối với mỗi nhân viên, các chỉ số hiệu suất nhất định được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn và quy tắc khác nhau. Có thông tin về tốc độ sản xuất hàng ngày, người quản lý có thể tính toán nhu cầu về nhân viên trênmột khoảng thời gian.
3. Đánh giá của chuyên gia. Đây là một trong những phương pháp phổ biến nhất. Nó được sử dụng bởi các công ty khác nhau. Ý kiến của nhà quản lý có ý nghĩa quyết định trong việc xác định nhu cầu nhân sự. Nhưng đồng thời, các nhà quản lý phải được đặc trưng bởi trình độ đào tạo và tính chuyên nghiệp cao. Điều quan trọng là phải hiểu rõ về sự phát triển của ngành này trong tương lai.
4. Ngoại suy. Dựa trên dữ liệu hiện tại, một dự báo dài hạn được đưa ra. Điều này có tính đến những thay đổi có thể xảy ra. Đây có thể là sự gia tăng giá cả, các hành động có kế hoạch của nhà nước trong ngành này, sự phát triển của nó trong tương lai, v.v … Cách tiếp cận này được sử dụng nếu các điều kiện bên trong và bên ngoài của tổ chức ổn định. Ở nước ta, nó chỉ có thể được sử dụng để lập kế hoạch ngắn hạn.
5. Xây dựng mô hình máy tính. Người đứng đầu các bộ phận truyền tải thông tin, trên cơ sở đó xây dựng một dự báo máy tính về nhu cầu lực lượng lao động của tổ chức theo một quan điểm nhất định. Đây là một phương pháp tương đối mới, vì vậy nó chưa có thời gian để đạt được sự phân phối đáng kể. Nó đòi hỏi chi phí tài chính đáng kể, cũng như sự tham gia của các chuyên gia có liên quan vào công việc. Kỹ thuật này phù hợp hơn cho các doanh nghiệp lớn.

Công thức tính

Việc xác định nhu cầu nhân sự được thực hiện bằng các phép tính đặc biệt.

Trước khi chọn công thức, bạn cần xác định công ty thiên về điều gì trong quá trình thực hiện chính sách nhân sự của mình:

• Để tăngkhối lượng sản xuất, đòi hỏi sự tham gia của nhân viên bổ sung.
• Giảm số lượng sản xuất, dẫn đến giải phóng nguồn lao động.
• Khối lượng sản xuất không có kế hoạch thay đổi. Nhu cầu về nhân sự được xác định bởi sự di chuyển tự nhiên của nhân sự trong trường hợp sa thải, nghị định, tuổi nghỉ hưu, v.v.

Vì vậy, trong các phòng kế hoạch của các doanh nghiệp, việc tính toán và điều chỉnh tăng trưởng sản xuất diễn ra. Để tăng năng suất, tất cả các yếu tố đều được tính đến. Để xác định số lượng nhân viên theo kế hoạch, hãy áp dụng công thức:

Chpsp=ChbpI + OI, trong đó Nspp là số lượng nhân viên kế hoạch trung bình trong kỳ kế hoạch, Nbp là số lượng nhân viên trong kỳ trước (cơ sở), I là chỉ số thay đổi về khối lượng sản xuất trong tương lai, OI là tổng thay đổi về số lượng nhân viên trong thời kỳ gốc.

Số lượng nhân viên trung bình

Việc xác định nhu cầu nhân sự có thể được thực hiện bằng công thức khác. Bạn có thể xác định số lượng nhân viên trung bình như sau:

Chss=ChyavKss, trong đó Nss là số nhân viên trung bình, Nyav là số nhân viên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ trong một ca làm việc, Kss là hệ số của nhân viên trung bình.

Phương pháp che phủ cần

Khi xác định được nhu cầu về nguồn lao động, hãy vạch ra các cách để đáp ứng nhu cầu đó:

• Bên ngoài. Trong trường hợp này, chú ý đến sinh viên tốt nghiệp tại các cơ sở giáo dục chuyên biệt, các trung tâm đào tạo lại nhân sự, cũng như các đề xuấtcơ quan tuyển dụng, thị trường lao động rộng mở.
• Nội địa. Đội ngũ nhân viên của công ty được đào tạo lại, nâng cao tay nghề. Vì mục đích này, việc phát triển nghề nghiệp được thực hiện để có khả năng phát triển nghề nghiệp. Cách tiếp cận này làm giảm sự luân chuyển của nhân viên.

Số lượng nhân viên hỗ trợ

Việc xác định nhu cầu nhân sự phụ trợ cũng được thực hiện theo một công thức đơn giản:

Chsvr=KrmRSKss, trong đó Nvvr là số lượng nhân viên hỗ trợ được liệt kê, Krm là số lượng công việc của nhân viên hỗ trợ, RS là số ca làm việc trong một ngày.