Cấu trúc dự án là gì? Cơ cấu tổ chức của dự án. Cơ cấu tổ chức của quản lý dự án

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Cấu trúc dự án được sử dụng để xác định kết quả cuối cùng cần đạt được và kết hợp nó với các nguồn lực, hoạt động, lao động và thiết bị cần thiết. Cấu trúc cũng cho phép bạn kết nối các yếu tố không chỉ với sản phẩm hoặc sản phẩm sẽ phát sinh cuối cùng, mà còn với nhau. Sự hình thành của dự án nên bắt đầu với những gì xảy ra cuối cùng. Tiếp theo là sự phân hủy chính thành các khối, tiếp tục được nghiền nhỏ và tăng số lượng cho đến khi tính đến chi tiết nhỏ nhất cần thiết trong quá trình sản xuất. Quá trình này cũng bao gồm việc thiết lập không chỉ các liên kết dọc mà còn cả các liên kết ngang giữa các phần tử, nếu các hành động đó là cần thiết.

Cấu trúc dự án là gì?

Hoạt động của bất kỳ công ty nào trên thế giới đều bắt đầu bằng việc xây dựng một kế hoạch hành động chung. Ví dụ, một công ty có đơn đặt hàng cung cấp mì ống. Bây giờ ban quản lý, các bộ phận chuyên môn, các nhà phân tích và các bên liên quan khác lập ra một kế hoạch, đó là cấu trúc phát triển dự án. Trong trường hợp này, bạn cần xác định xem lấy nguyên liệu từ đâu và chế biến ở đâu để đạt được yêu cầu. Những trạng thái. Đó là hai khối. Mỗi người trong số họ có thể phát triển hơn nữa. Câu hỏi về nguyên liệu thô có thể được chia thành tìm kiếm nhà cung cấp, vận chuyển để vận chuyển và kiểm tra chất lượng. Đến lượt mình, quá trình xử lý nguyên liệu thô cũng được phân chia. Cần phải quyết định sử dụng phòng nào, tìm thiết bị ở đâu, chuyên gia, người lắp đặt và cách bắt đầu chu trình sản xuất. Đây chỉ là ví dụ đơn giản nhất, vì các khối sẽ tiếp tục được chia cho đến khi không còn câu hỏi nào. Đây là cách các cấu trúc chính của dự án giúp đạt được kết quả mong muốn trong một khung thời gian nhất định. Khi mỗi người thực hiện hiểu chính xác chức năng và hành động của mình, nhận ra lý do tại sao từng yếu tố cụ thể được thực hiện và điều gì nên là kết quả cuối cùng, thì chỉ khi đó doanh nghiệp mới đạt được hiệu quả tối đa.

Cấu trúc nổi bật

Cơ cấu tổ chức đơn giản nhất của một dự án được mô tả ở trên. Nhưng điều này chỉ là khởi đầu. Có một thứ như một cấu trúc chuyên dụng, đề cập đến cả quá trình tổ chức một công ty nói chung và trực tiếp đến một dự án cụ thể. Có một công ty nhất định trong đó có sự phân chia rõ ràng về chức năng, tính năng, chu trình sản xuất và tìm kiếm nhân viên. Nhưng để toàn bộ cơ chế hoạt động, trước hết ban lãnh đạo phải tìm ra một dự án phù hợp, mang lại lợi nhuận. Điều này được thực hiện bởi một công ty hoàn toàn khác, có cấu trúc riêng. Đây là loại hình tổ chức cụ thể. Ví dụ, một công ty đang sản xuất các sản phẩm kim loại. Hệ thống đã được hoàn thiện, nhưng không rõ điều gì sẽ xảy racó lợi nhuận để bán, và những sản phẩm nào sẽ dẫn đến thua lỗ. Để làm điều này, một công ty phân tích khác được thuê để nghiên cứu thị trường và đưa ra các khuyến nghị của mình. Dựa trên chúng, toàn bộ cơ chế hoạt động của công ty đầu tiên bắt đầu hoạt động.

Loại kép

Đây là kiểu thứ hai mà khung quản lý dự án có thể chấp nhận. Nó ngụ ý sự hiện diện của hai công ty, mỗi công ty thực hiện một phần công việc của mình. Sau đó, các yếu tố này được kết hợp và thu được sản phẩm cuối cùng. Điều tương tự cũng áp dụng trực tiếp cho các dự án trong cùng một công ty. Lấy ví dụ, một công ty phát triển trò chơi máy tính. Một trong những bộ phận của nó chịu trách nhiệm tạo ra đồ họa và bộ phận thứ hai - cho cốt truyện. Chỉ khi cả hai thành phần đã sẵn sàng và được kết nối với nhau, thành phẩm mới xuất hiện. Thông thường điều này được thực hiện bởi một bộ phận (hoặc công ty) khác, cung cấp sự tương tác giữa các cấu trúc khác nhau và điều chỉnh hoạt động của họ.

Thiết kế phức tạp

Cấu trúc dự án này được phân biệt bởi sự hiện diện của nhiều phòng ban (hoặc xí nghiệp) cùng một lúc, mỗi phòng ban có lĩnh vực phụ trách riêng. Trong ví dụ về cùng một trò chơi máy tính, toàn bộ hệ thống có thể trông giống như thế này: có một ban quản lý đã đưa ra quyết định có ý chí mạnh mẽ để bắt đầu tạo ra một sản phẩm. Sau đó, có một số bộ phận, mỗi bộ phận phải cung cấp một phần của tổng sản phẩm. Họ có thể không có chuyên gia của riêng mình, đó là lý do tại sao họ phải thuê người từ bên ngoài. Những người đó, đến lượt mình, có thể tự làm công việc hoặcgiao phó cho người khác. Có nghĩa là, cơ sở của công ty theo nghĩa đen là một vài khối hoặc một số phòng ban. Phần còn lại do bên thứ ba thực hiện. Nhưng kết quả cuối cùng đã được thu thập bởi các nhân viên của công ty chính.

Cấu trúc chức năng

Ở trên, chúng ta đã nói thêm về quy trình tổ chức công việc của một doanh nghiệp, mặc dù điều này cũng liên quan trực tiếp đến quản lý dự án. Nhưng cấu trúc chức năng, là cấu trúc phổ biến nhất và phổ biến nhất, đã là một tham chiếu trực tiếp đến các dự án. Nguyên tắc chung của nó được Max Weber đưa ra từ thế kỷ 20. Không có gì thay đổi nhiều sau đó. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án như vậy được phân biệt bởi sự hiện diện của một hệ thống phân cấp nghiêm ngặt về sự phục tùng, phân chia quyền hạn, lao động và chức năng. Việc tiêu chuẩn hóa tất cả các hành động được thực hiện và sự phối hợp rõ ràng của toàn bộ quy trình được áp dụng tích cực. Không có ràng buộc về tính cách của nhân viên này hoặc nhân viên kia với các chức năng của anh ta, điều này giúp cho việc thay thế họ với nhau dễ dàng và đơn giản. Các tính năng tích cực chính của cấu trúc này là khả năng kích thích chuyên môn hóa, giảm tổng số hành động và tiết kiệm đáng kể nguồn lực. Đồng thời cũng bộc lộ những thiếu sót đáng kể. Vì vậy, có sự cô lập của các bộ phận khác nhau, số lượng xung đột trong nhóm tăng lên, hiệu quả chung của toàn bộ chu trình sản xuất giảm, và mối liên hệ giữa các bộ phận ngang dần trở nên phức tạp hơn, điều này cần phải tránh. Về cơ bản, tất cả những điều này là do sự kém cỏi của đội ngũ quản lý. Cấu trúc này yêu cầu tối thiểu từ một công nhân đơn giản, nhưng từtrưởng - tối đa. Họ được yêu cầu phản hồi kịp thời các yếu tố nhỏ nhất và đảm bảo sự tương tác rất rõ ràng giữa các nhóm định vị theo chiều ngang.

Chức năng của trung gian

Vì Max Weber là người Đức, không có gì ngạc nhiên khi một hệ thống như vậy có thể hoạt động khá hiệu quả đối với họ. Trong điều kiện rối loạn nhẹ hay nặng của đội ngũ lãnh đạo trong các doanh nghiệp trong nước, việc kết nối các liên kết là rất cần thiết. Trên thực tế, họ trùng lặp chức năng của cấp trên, không có quyền quản lý, nhưng có khả năng kiểm soát sâu rộng. Kết quả là, cấu trúc công việc của dự án đã có được khái niệm như những người trung gian. Đây là những người đặc biệt (hoặc toàn bộ bộ phận), những người điều chỉnh sự tương tác giữa các nhóm ngang. Cuối cùng, những người điều phối như vậy đưa ra kết quả cuối cùng cho cấp quản lý cao hơn đồng thời với những người quản lý trực tiếp, những người mà chức năng của họ bị giảm xuống thành chuyển giao các mệnh lệnh và lãnh đạo chung. Nếu họ cố gắng đào sâu trực tiếp vào dự án và đảm bảo sự tương tác của các nhóm riêng lẻ, tình hình thường chỉ trở nên tồi tệ hơn.

Cấu trúc ma trận

Đây là hình thức tiếp theo xảy ra khi số lượng trung gian tăng lên. Cấu trúc dự án kinh doanh này được gọi là ma trận. Vấn đề chính ở đây nằm ở chỗ chính những người điều phối đó nhận được nhiều cơ hội quản lý hơn và về mặt chức năng của họ, họ gần với những người đứng đầu bộ phận hơn. Rất khó để phân biệt rõ ràng đâu làcó thể chỉ ra một nhà lãnh đạo, và cái gì - một người khác. Để đơn giản, chúng được chia thành các trưởng dự án và chức năng. Trước đây cung cấp một hệ thống tương tác chung giữa các phòng ban. Họ có nghĩa vụ truyền đạt rõ ràng, rành mạch toàn bộ ý tưởng cho cấp dưới, cũng như hiểu rõ tính đặc thù công việc của các đơn vị. Họ phải thiết lập giao tiếp giữa các nhân viên khác nhau và tính đến những ý tưởng bất chợt, mong muốn và yêu cầu của họ. Ngoài ra, những người sếp này phải chịu trách nhiệm về những tình huống không lường trước có thể xảy ra và không để xảy ra xung đột. Đến lượt mình, các nhà quản lý chức năng đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực cần thiết, chỉ định thời gian và địa điểm làm việc, chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm được sản xuất, cũng như sự tuân thủ của họ đối với các yêu cầu đã nêu. Chính những người này có nghĩa vụ thích ứng rất nhanh với các điều kiện khác nhau, kể cả những điều kiện bất lợi nhất cho công việc. Họ phải tìm cách thoát khỏi những tình huống khó khăn và đảm bảo sản xuất các sản phẩm đạt chất lượng đã công bố đúng lúc.

Kiểu thiết kế

Cấu trúc dự án này đặc biệt hữu ích cho những loại hình doanh nghiệp có toàn bộ hoạt động gắn liền với một hoặc nhiều dự án. Trong trường hợp này, mỗi người trong số họ có mọi thứ cần thiết để thực hiện các chức năng của nó. Ví dụ, có thể có một số phòng kế toán, phòng tài chính, phòng thiết kế, v.v. cho từng dự án riêng biệt. Các bộ phận còn lại, không được bao gồm trong bất kỳ nhóm nào, cung cấp các chức năng phụ trợ riêng, mặc dù rất quan trọng,. Bộ phận nhân sự có thể là một bộ phận và phản hồi các ứng dụng từ tất cảsự chia rẽ. Ví dụ, đó có thể là cấu trúc của một dự án đầu tư. Nó vốn có trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với kết quả cuối cùng, sự quản lý rất linh hoạt và mơ hồ và không có các hành động được quy định rõ ràng cho mỗi nhân viên. Cấu trúc như vậy có thể thay đổi hồ sơ của họ rất nhanh chóng, phản ứng với các tình huống phi tiêu chuẩn và hoàn thành đơn đặt hàng trong thời gian ngắn nhất có thể.

Tách biệt và tính năng

Tất cả các cơ cấu tổ chức của quản lý dự án có thể được chia theo điều kiện thành hai nhóm lớn - cơ giới và hữu cơ. Đầu tiên là một hệ thống chức năng, và thứ hai là một hệ thống ma trận. Thiết kế được bao gồm trong cả hai loại cùng một lúc, vì nó rất linh hoạt. Các loại cấu trúc cơ chế được phân biệt theo chiều dọc quyền lực rõ ràng, các chức năng và hành động được quy định chặt chẽ của nhân viên, v.v. Ngược lại, Organic rất đơn giản, linh hoạt và không có khả năng chỉ ra rõ ràng cho từng nhân viên những gì và làm như thế nào. Cả hai tùy chọn đều hợp lệ. Đầu tiên là phù hợp nhất cho việc sản xuất các sản phẩm cụ thể. Ví dụ, một chiếc xe hơi. Khi mỗi công nhân chỉ thực hiện các chức năng của riêng mình, thì không có gì có thể khiến anh ta phân tâm. Nhưng đối với các dự án sáng tạo hơn, sử dụng cấu trúc ma trận sẽ có lợi hơn vì đôi khi sự tương tác “bất thường” giữa các nhân viên sẽ mang lại kết quả tối đa với chi phí thấp nhất.

Sáng tạo

Cấu trúc của kế hoạch dự án rất khó vẽ, bởi vì toàn bộ quy trình sản xuất tiếp theo phụ thuộc vào nó. Thực tếở giai đoạn đầu không thể thiết lập các nhiệm vụ chính xác và xác định các hành động cụ thể. Trước tiên, bạn cần phải chọn hình dạng của chính cấu trúc. Nó phải tương ứng với đặc thù của sự tương tác giữa tất cả các bên của dự án, phù hợp với nội dung của nó và hoạt động thành công trong môi trường bên ngoài hiện có. Cấu trúc quản lý dự án thường được tạo một lần trong thời gian dài, vì vậy tốt hơn là bạn nên dành nhiều thời gian hơn cho nó và thu được kết quả hiệu quả nhất hơn là liên tục thực hiện lại nó trong tương lai gần. Giai đoạn tiếp theo là lập kế hoạch chi tiết cho tình hình hiện tại. Cuối cùng, phương pháp luận, tổ chức, tài liệu tham khảo và các tài liệu hữu ích khác được thu thập cho từng giai đoạn, bộ phận hoặc nhóm nhân viên. Điều này cũng bao gồm nhân sự, mô tả công việc, yêu cầu về sự sẵn có của các chuyên gia, cũng như việc áp dụng tất cả những điều này trong ngân sách tổng thể của dự án.

Phân phối theo khu vực phụ trách

Như đã nói ở trên, cơ cấu tổ chức của dự án dựa trên trách nhiệm của tất cả các hạng nhân viên. Điều hợp lý là lợi ích cá nhân của một nhân viên càng cao, thì quá trình tổng thể càng hiệu quả. Cần phải truyền đạt cho tất cả các nhóm người tham gia dự án tầm quan trọng của các hành động mà họ thực hiện và tác động đến kết quả cuối cùng. Đương nhiên, người ta không nên quên trách nhiệm. Cần phải giải thích hậu quả sẽ thảm khốc như thế nào nếu một nhân viên không thực hiện đúng chức năng của mình. Bạn cũng có thể chỉ định phần thưởng cho công việc đúng và hình phạt cho các sai sót. Mọi người nên biết tất cả những điều này và thông tinphải đơn giản và dễ tiếp cận nhất có thể. Ví dụ, ở đâu đó trong bản mô tả công việc, người ta sẽ viết một cách mơ hồ rằng nếu người thợ khóa Sidorov không làm việc như bình thường, anh ta sẽ bị trừng phạt. Nó không hiệu quả. Phải nói thẳng rằng chi tiết mà anh ta làm là cần thiết để chiếc xe có thể đi được. Nếu không có điều này, dự án sẽ bị trật bánh và công ty sẽ bị lỗ 1 triệu USD. Và chỉ có anh ta mới là người đáng trách. Nhưng nếu người thợ khóa này làm thêm một phần trong cùng một thời gian, anh ta sẽ nhận được tiền thưởng với số tiền bằng một nửa tiền lương. Mọi thứ đều rõ ràng, dễ hiểu và dễ tiếp cận. Có hình phạt và có phần thưởng.

Tính năng chi tiết

Trong hầu hết các trường hợp, đặc biệt là khi sử dụng cấu trúc công việc của dự án cơ học, thì cần phải có chi tiết tối đa của bất kỳ vấn đề nào. Bạn cần phải tiếp tục phân chia các khối và các phần tử cho đến khi không còn phần nào bị phát hiện. Trong một số trường hợp, quá trình này có thể diễn ra ngay khi dự án bắt đầu công việc của nó, điều chính là điều này không ảnh hưởng đến hiệu quả chung của công việc. Nhưng cũng có những doanh nghiệp như vậy, trong đó việc mô tả chính xác các hành động và chi tiết tối đa chỉ có thể can thiệp. Điều này thường áp dụng cho các nhóm sáng tạo. Ví dụ, tình huống tạo ra một trò chơi máy tính đã được mô tả ở trên. Nếu bạn đưa ra mệnh lệnh rõ ràng cho tất cả nhân viên, sản phẩm sẽ được tạo ra một cách nhanh chóng và với chi phí tối thiểu. Tuy nhiên, những ý tưởng tuyệt vời hoặc nhận xét tốt từ tất cả những người tham gia dự án sẽ bị bỏ qua, điều này có thể biến một trò chơi tầm thường thành một kiệt tác xứng đáng với nhiều giải thưởng.

Kết quả

Nói chung, cấu trúc dự án phải được tính toán chi tiết và chính xác như quy trình sản xuất hiện tại yêu cầu. Không thể áp dụng thống nhất các chỉ tiêu và ví dụ cho tất cả các doanh nghiệp, không có ngoại lệ. Bạn luôn cần tính đến rất nhiều tính năng và thông số có thể không rõ ràng đối với hầu hết nhân viên khi bắt đầu một dự án, nhưng có thể trở thành một vấn đề quan trọng khi gần kết thúc dự án. Và điều chính cần nhớ là cấu trúc dự án không phải là một sơ đồ cố định cứng nhắc. Nó có thể và cần được liên tục tinh chế, trau chuốt và đào sâu. Chỉ bằng cách này, bạn mới có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong khoảng thời gian tối thiểu và tốn ít tài nguyên.