Các bên liên quan của dự án. Các tác giả và trưởng dự án

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Để cạnh tranh thành công trên thị trường ngày nay và thành công trong nỗ lực của họ, nhiều công ty sử dụng phương pháp dự án. Nó cho phép bạn có được một sản phẩm chất lượng cao đã hoàn thành trong một thời gian giới hạn. Để thực hiện quá trình này hiệu quả, bạn cần biết bản chất, chi tiết cụ thể và các tính năng thực hiện của nó.

Định nghĩa khái niệm

Từ "dự án" bắt nguồn từ tiếng Anh. dự án, từ vĩ độ. projectus "ném về phía trước, nhô ra" và có một số ý nghĩa tùy thuộc vào lĩnh vực mà nó được áp dụng. Về mặt quản lý, đây là doanh nghiệp bị giới hạn về thời gian, mục đích là tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mới, độc đáo. Việc thực hiện tập hợp các hoạt động này mang lại lợi ích cho các bên liên quan chính của dự án (khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp). Hình thức làm việc này được sử dụng rộng rãi bởi các công ty xây dựng, kỹ thuật, phần mềm doanh nghiệp hoặc tiếp thị, một số nhóm người và các công ty thành công sử dụng phương pháp này trong các hoạt động của họ.nhân cách.

Tính năng

Đây là một dự án, không phải là một tập hợp các nhiệm vụ được thực hiện, nếu hoạt động được thực hiện có một số đặc điểm, cụ thể là:

• có giới hạn về thời gian (sự kiện được hình thành có ngày bắt đầu và ngày nhận được kết quả cuối cùng, hoặc một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định được mong đợi);
• tính duy nhất là một trong những đặc điểm phân biệt chính của việc triển khai nó, trong khi nó có thể là tính năng mới chỉ dành cho người tổ chức hoặc người tham gia dự án và không dành cho tất cả nhân viên;
• giới hạn kinh phí và các nguồn lực khác cần thiết để thực hiện quá trình này (thời gian, tiền bạc, lao động, hỗ trợ kỹ thuật).

Trong cuộc sống của một người bình thường, một dự án có thể là chuyển đến một thành phố khác, mua một ngôi nhà mới, tìm kiếm việc làm, bắt đầu kinh doanh, v.v., trong kinh doanh, nó là tạo ra một sản phẩm mới, mở rộng tiếp thị, bắt đầu một chiến dịch quảng cáo mới, tạo ra năng lực sản xuất mới. Chính phương pháp này cho phép bạn tạo ra những bước tiến mới trong hoạt động của các tổ chức hoặc cá nhân, vì vậy các bên liên quan của dự án sử dụng nó khi phát triển bất kỳ đổi mới nào.

Những người tham gia chính trong quá trình

Danh mục này bao gồm những người (tổ chức) trực tiếp hưởng lợi từ việc triển khai doanh nghiệp dự kiến. Chúng bao gồm:

• Người khởi xướng - những người phản bác sự cần thiết của một dự án. Họ có thể là nhân viên ở mọi cấp độ trong và ngoài công ty.
• Nhà tài trợ chủ yếu là nhân viên cấp cao hơnliên kết của công ty, người giám sát khóa học của mình từ phía khách hàng. Họ giám sát việc thực hiện tập hợp các hoạt động này và cung cấp các nguồn tài trợ dự án, vật chất và các hình thức hỗ trợ khác, cũng như thu được các lợi ích theo kế hoạch cho tổ chức. Các nhà tài trợ chỉ định một người quản lý sẽ lãnh đạo quá trình, cung cấp cho anh ta tất cả các khoản tiền cần thiết và báo cáo về tiến độ của các hành động cho quản lý cấp cao (Giám đốc điều hành, hội đồng quản trị, v.v.).
• Người quản lý dự án là người quản lý chịu trách nhiệm về việc thực hiện của doanh nghiệp nhất định. Nhiệm vụ của nó là: kiểm soát việc đạt được kết quả cuối cùng đúng thời hạn, tiết kiệm mức giới hạn của các nguồn lực được cung cấp và chất lượng cao của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Anh ta xử lý dự án hàng ngày, quản lý các hoạt động của nhóm, kiểm soát việc thực hiện các yêu cầu đã đặt ra, tính đến và đồng ý về mong muốn của tất cả các bên quan tâm, và nếu cần, nhận được sự hỗ trợ từ quản trị viên hoặc nhóm chuyên gia tạm thời được tạo ra để giải quyết các công việc.

Những người tham gia dự án này cuối cùng trở thành chủ sở hữu của sản phẩm cuối cùng (kết quả), do đó, họ đưa ra các yêu cầu của họ đối với dự án, tài trợ cho nó bằng cách đầu tư vốn của chính họ hoặc bên ngoài, và cũng ký kết hợp đồng với các nhà thầu cần thiết cho kế hoạch hoạt động.

Người thực hiện kế hoạch

Thành viên của nhóm kế hoạch là các cá nhân hoặc tổ chức tham gia vào doanh nghiệp, hoặc những bênlợi ích của ai có thể bị ảnh hưởng bởi việc đạt được mục tiêu.

Theo mức độ tham gia vào loại hoạt động này, có ba nhóm người cùng chí hướng chính:

• Đội ngũ chính là các nhân viên (tổ chức) có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện kế hoạch.
• Đội ngũ mở rộng - những chuyên gia gián tiếp cung cấp hỗ trợ chuyên nghiệp.
• Các bên liên quan của dự án (bên trong và bên ngoài) - các tổ chức hoặc nhân viên có ảnh hưởng đến đại diện của nhóm thứ nhất và thứ hai, trong khi không tham gia vào tương tác trực tiếp với những người tham gia trực tiếp. Họ tự điều chỉnh quá trình hoặc trực tiếp cảm nhận tác động của việc thực hiện kế hoạch đối với các hoạt động của họ.

Những người tham gia có thể có trong doanh nghiệp

Đôi khi các cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài cũng tham gia để tạo nên thành công cho chuỗi sự kiện này. Cụ thể:

• Nhà đầu tư là những người đầu tư vào một dự án, ví dụ, dưới hình thức cho vay. Đôi khi nhà đầu tư là khách hàng, nếu không thì họ là ngân hàng, quỹ và các công ty lớn khác.
• Nhà thầu - các bên đảm nhận các nghĩa vụ thực hiện công việc theo đúng thỏa thuận (hợp đồng). Nó có thể là một phần của nhiệm vụ hoặc toàn bộ dự án. Phân bổ nhà thầu chính và nhà thầu phụ, có quan hệ hợp đồng với anh ta và cung cấp một phần các dịch vụ đã thỏa thuận.
• Nhà cung cấp - các bên liên quan của dự án, cung cấp cho khách hàng vật tư, thiết bị kỹ thuật cần thiết, v.v.
• Cơ quan chính phủ - bộ máy hành chính giải quyết,trong đó giám sát việc thực hiện các yêu cầu của xã hội, môi trường, cộng đồng và chính phủ.
• Người tiêu dùng - những người mua thành phẩm hoặc sử dụng kết quả cuối cùng xác định mong muốn về sản phẩm hoặc dịch vụ và cung cấp nhu cầu cho họ.

Khả năng tham gia của các bên này vào dự án phụ thuộc vào loại hình, loại hình, quy mô và mức độ phức tạp của dự án. Công việc của người quản lý nhất thiết phải bao gồm tất cả các bên quan tâm và cung cấp sự điều phối các yêu cầu của họ.

Ai giám sát quá trình?

Tác giả của các dự án, theo quy định, là các chuyên gia (kiến trúc sư, nhà thiết kế, nhà xây dựng) và người quản lý đảm bảo việc thực hiện doanh nghiệp theo kế hoạch. Đây là nhân viên thuộc cấp quản lý, trưởng phòng. Các trách nhiệm của anh ấy bao gồm giám sát việc thực hiện kế hoạch đúng thời hạn, sử dụng các nguồn lực sẵn có và chất lượng của sản phẩm cuối cùng.

Ưu tiên là khía cạnh đầu tiên, vì nó cho phép bạn tránh chi phí vượt mức và các vấn đề trong quá trình làm việc. Vì vậy, khi quản lý một dự án, trọng tâm luôn là lịch trình của doanh nghiệp.

Chức năng quản lý dự án

Hiệu quả của quản lý doanh nghiệp trực tiếp phụ thuộc vào sự phân bổ quyền lực chính xác giữa những người thực hiện đơn giản, các thành viên chủ chốt trong nhóm và người quản lý. Quyền hạn và trách nhiệm chức năng cho sau này do khách hàng hoặc điều lệ dự án xác định (nếu nó được thực hiện trong công ty).

KCác trách nhiệm chính của người quản lý bao gồm:

• Tổ chức cấu trúc khái niệm và hình thành đội ngũ quản lý doanh nghiệp.
• Tìm kiếm các quỹ và nguồn lực cần thiết để thực hiện.
• Phân tích tác động của các bên liên quan đến dự án đối với tiến độ của quá trình.
• Đào tạo nhân viên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, động lực của họ.
• Hình thành các điều khoản tham chiếu và trách nhiệm cho tất cả những người tham gia, xác định mức độ trách nhiệm của nhóm quản lý dự án.
• Xây dựng kế hoạch và lịch trình kinh doanh, tính toán ngân sách và ngân sách, phân tích những rủi ro có thể xảy ra và tìm cách loại bỏ chúng.
• Giám sát việc thực hiện các loại công việc theo kế hoạch.
• Ký kết hợp đồng để thực hiện nhiệm vụ, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ và kết thúc kịp thời.
• Thiết lập giao tiếp giữa nhóm quản lý và những người tham gia dự án khác.
• Nhận tài liệu báo cáo và phân tích của chúng.
• Liên lạc với khách hàng để cung cấp tất cả thông tin quan tâm cho họ, cũng như để có được thông tin về mong muốn hoặc yêu cầu cho kết quả cuối cùng.
• Giám sát công việc của tất cả những người tham gia dự án và kết thúc kịp thời.

Phạm vi nhiệm vụ chức năng của một nhà quản lý là khá lớn, và chỉ với kiến thức cụ thể và tổ chức cẩn thận các hoạt động của mình, anh ta có thể đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp.

Hội những người biểu diễn

Để thực hiện dự án, người quản lý tạo ra 2nhóm nhân viên: nhóm dự án và liên kết quản lý. Kết quả cuối cùng phụ thuộc phần lớn vào chất lượng công việc được thực hiện bởi hai cơ cấu tổ chức này.

Nhóm dự án - đây là các chuyên gia và / hoặc tổ chức thực hiện công việc trong doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước quản lý về việc thực hiện và chất lượng của họ. Nhóm này được tạo trong suốt thời gian của các hoạt động đã được lên kế hoạch. Nó có thể bao gồm cả (nhóm) nhân sự nội bộ và nhân sự được thu hút.

Nhóm quản lý bao gồm các nhân viên của nhóm đầu tiên có liên quan trực tiếp đến việc giám sát quá trình và đưa ra các quyết định quản lý. Sự thành công của công việc đảm nhận, số lượng rủi ro và vấn đề nảy sinh trong quá trình giải quyết vấn đề phụ thuộc vào cách người quản lý lựa chọn chính xác những người thực hiện trong nhóm này.

Nhân viên ở cấp quản lý, không giống như những người khác, chịu trách nhiệm thực hiện phạm vi công việc của họ, quy mô có thể khác nhau: từ việc chuẩn bị tài liệu cho đến khi hoàn thành một tiểu dự án. Đôi khi, người đứng đầu doanh nghiệp tập hợp một nhóm nhân sự chủ chốt (nhóm phụ), được thành lập phù hợp với các gói công việc hoặc tiểu dự án cần thiết.

Để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch đã đặt ra, mỗi nhân viên cần biết phạm vi nhiệm vụ chức năng của mình, các yêu cầu đối với công việc thực hiện, mức độ trách nhiệm cá nhân, thời gian và các hình thức báo cáo về các hoạt động của họ.

Xác định các bên liên quan của dự án

Bất kỳ tập hợp hành động nào cũng nhằm đạt được kết quả cuối cùng. Sản phẩm cuối cùng là tầm nhìn của khách hàng. Khi bắt đầu một sự kiện, rất khó để nói liệu kết quả có đáp ứng được mong đợi hay không. Để lập kế hoạch thành công, cần phải xác định các nguồn không chắc chắn. Thông thường, lý do thất bại là do dự án bỏ lỡ những kỳ vọng, phải thay đổi trong quá trình làm việc. Người khởi xướng những thay đổi như vậy thường là các bên liên quan của dự án. Ví dụ có thể là các nhà tài trợ, nhà cung cấp, cơ quan chức năng, v.v. Họ có quyền đưa ra mong muốn của mình về kết quả, các kết quả này có thể khác nhau.

Nếu những cá nhân hoặc tổ chức ở trên có thể ảnh hưởng đến tiến trình của dự án và người quản lý không biết hoặc không tính đến điều này, thì sự can thiệp của họ sẽ thay đổi quy trình của toàn bộ doanh nghiệp đã lập kế hoạch, và anh ta sẽ để thực hiện các điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Không được có thiếu sót trong công việc của một nhà quản lý.

Có một số cách để xác định các đại lý hoặc công ty mà việc thực hiện ý định có thể có ý nghĩa:

• Phân loại, tức là chọn ra tất cả các doanh nghiệp, nhóm, cá nhân có bất kỳ mối quan hệ nào với dự án. Điều này bao gồm: nhà tài trợ, khách hàng, nhà cung cấp, người dùng sản phẩm, người quản lý, đối thủ cạnh tranh, giám đốc điều hành, đối tác kinh doanh, phương tiện truyền thông, cơ quan chức năng, v.v.
• Đề cử, bản chất là người lãnh đạo xác định bên liên quan chính, ví dụ, nhà tài trợ, người đứng đầu công ty, lập danh sách tất cả những người tham gia, theo sức mạnh củaảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
• Nghiên cứu tài liệu.

Thành công của cam kết và số lượng các vấn đề nảy sinh phụ thuộc vào mức độ hoàn chỉnh của định nghĩa về các bên liên quan của dự án.

Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch

Việc hoàn thành kế hoạch được giám sát bằng cách tổ chức các cuộc họp nhóm, trong đó các thành viên cung cấp thông tin về khối lượng công việc đã thực hiện và đồng thời cho biết còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Những dữ liệu này được kiểm tra so với lịch biểu. Nếu thấy trước sự chậm trễ, thì các phương án khác nhau để giải quyết vấn đề sẽ được xem xét và một trong số chúng sẽ được thực hiện. Theo những cách tương tự, vấn đề được giải quyết với độ lệch so với số tiền và nguồn lực được cung cấp, cũng như mức chất lượng cuối cùng.

Thực hiện dự án là một cách tốt cho các tổ chức có hoạt động hướng đến sự phát triển của công ty. Biết các thành phần của quy trình thiết kế cho phép bạn đạt được kết quả tốt với chi phí tối thiểu trong thời gian ngắn và sự tương tác phối hợp với các bên liên quan của dự án sẽ mở ra chân trời mới cho hoạt động kinh doanh.