Cơ cấu tổ chức của tổ chức là Định nghĩa, mô tả, đặc điểm, ưu nhược điểm

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Cơ cấu tổ chức của một tổ chức là… gì? Sơ đồ các hộp có tên các phòng ban của tổ chức, được xếp theo một thứ tự nhất định?

Người dân thường tin rằng cơ cấu tổ chức là một loại khái niệm lý thuyết có mối quan hệ rất tầm thường với một tổ chức thực tế. Hơn nữa, trong một số doanh nghiệp hiện tại, cơ cấu tổ chức còn quá ít được coi trọng trong việc thực hiện các hoạt động kinh tế của họ. Kết quả là chức năng và trách nhiệm giữa các trưởng bộ phận bị mờ nhạt, hệ thống cấp dưới hỗn loạn, thiếu sự gắn kết trong công việc và hoàn thành nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung của bất kỳ doanh nghiệp nào - tạo ra lợi nhuận.

Phân tích tình trạng tài chính của tổ chức bắt đầu bằng việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức của nó. Ai cần nó? Các đại diện của môi trường bên ngoài của công ty - chủ nợ, nhà đầu tư, nhà cung cấp, người mua và khách hàng, họ đều cần hiểu rõ ràng logic của hoạt độngcông ty đối tác. Đại diện của môi trường nội bộ - trực tiếp với nhân viên của doanh nghiệp, những người cũng cần biết cách họ tương tác với đồng nghiệp, họ báo cáo với ai và họ có thể ủy thác một phần trách nhiệm cho ai. Tập hợp các nhóm của tất cả nhân viên tạo thành cơ cấu tổ chức nhân sự của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức là gì

Vậy khái niệm này là gì? Cơ cấu tổ chức của một tổ chức là tổng thể của tất cả các bộ phận của nó, giữa các chức năng và nhiệm vụ được phân bổ, cũng như mối quan hệ giữa chúng.

Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức quản lý là cấu hình của hệ thống quản lý xác định quyền hạn và trách nhiệm, trách nhiệm giải trình và mối quan hệ giữa những người đứng đầu các bộ phận, cũng như thiết lập danh sách nhiệm vụ của nhân viên.

Trong số các loại cơ cấu tổ chức chính là tuyến tính, chức năng, tuyến tính-chức năng, bộ phận, ma trận và kết hợp.

Cấu trúc tuyến tính

Kiểu cơ cấu tổ chức tuyến tính có đặc điểm là mỗi bộ phận của tổ chức được kiểm soát bởi một nhà lãnh đạo, người báo cáo cho người quản lý cao hơn, v.v. Kiểu này đã trở nên lỗi thời, vì nó không linh hoạt, không góp phần vào khả năng thích ứng với những thay đổi của nền kinh tế và sự lớn mạnh của công ty trong điều kiện hiện đại. Người lãnh đạo phải có khả năng điều hướng trong các lĩnh vực khác nhau, là một chuyên gia thực sự trên phạm vi rộng,để đưa ra các đơn đặt hàng cho từng dịch vụ của tổ chức. Mặc dù những ưu điểm chính của loại hình tuyến tính có thể được phân biệt bởi tính đơn giản của nó, sự rõ ràng của mối quan hệ giữa các đơn vị doanh nghiệp và chức năng của chúng.

Cấu trúc tuyến tính của tổ chức trên ví dụ của quân đội

Ví dụ nổi bật nhất để mô tả hình thức tuyến tính của cơ cấu tổ chức là quân đội, như bạn đã biết, một sơ đồ tổ chức rõ ràng về sự phục tùng của cấp dưới đối với lãnh đạo cấp cao.

Sơ đồ tổ chức của các sĩ quan trong quân đội được trình bày ở trên.

Cấu trúc chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng giả định rằng tổ chức có các dịch vụ riêng biệt (ví dụ: bộ phận bán hàng, bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán, bộ phận sản xuất và kỹ thuật, v.v.), nhân sự của mỗi bộ phận có thể tương tác với nhau, và không chỉ với lãnh đạo chính. Điều này loại bỏ hầu hết gánh nặng từ người quản lý trưởng, loại bỏ nhiệm vụ tìm kiếm các chuyên gia rộng rãi, đó là những ưu điểm của cơ cấu này. Sự hiện diện trong các phòng ban của các chuyên gia trong lĩnh vực của họ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, việc sử dụng một cơ cấu tổ chức chức năng làm phức tạp thêm việc giao tiếp trong nội bộ công ty và góp phần phát triển xu hướng chuyển trách nhiệm của nhân viên một số dịch vụ sang nhân viên của những dịch vụ khác.

Dạng chức năng của cơ cấu tổ chức quản lý trên ví dụ về tổ chức sản xuất các sản phẩm từ sữa

Hãy xem xét kiểu cơ cấu tổ chức này trên ví dụ về một doanh nghiệp thực phẩmngành.

Sơ đồ loại chức năng của cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận của doanh nghiệp. Vì vậy, ví dụ, bộ phận vận tải tương tác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình với bộ phận dịch vụ tài chính: với bộ phận kế toán về tỷ lệ tiêu thụ nhiên liệu và chất bôi trơn và xóa sổ phụ tùng thay thế, với bộ phận bán hàng để xuất hàng. lập hồ sơ và điều phối tuyến đường, với kho nguyên vật liệu và nơi sản xuất chính để vận chuyển giữa chúng nguyên liệu cho nhu cầu của xưởng, v.v. Nghĩa là, các bộ phận liên kết với nhau về mặt chức năng, nhưng không phụ thuộc vào nhau.

Cấu trúc chức năng tuyến tính

Các hình thức tuyến tính và chức năng của cơ cấu quản lý tổ chức cực kỳ hiếm khi được sử dụng ở dạng thuần túy. Cơ cấu quản lý theo chức năng tuyến tính có khả năng giải quyết những thiếu sót của các kiểu cơ cấu tổ chức này. Từ tuyến tính, nó được khái quát hóa bởi sự hiện diện của các nhà quản lý tuyến, từ chức năng, nó vay mượn sự hiện diện của các dịch vụ chức năng giúp người đầu tiên, nhưng không phải chịu trách nhiệm hành chính đối với họ.

Trong số những ưu điểm của cấu trúc này, cần lưu ý sự cân bằng hợp lý giữa sự thống nhất của quyền chỉ huy và sự chuyên môn hóa hẹp của những người đứng đầu các dịch vụ chức năng; khả năng giao quyền cho các cấp thấp hơn của các liên kết tuyến tính của các dịch vụ chức năng. Nhưng những bất lợi bao gồm mức độ tương tác thấp giữa các nhân viên của các đơn vị chức năng, vì mối quan hệ thường chỉ được gỡ rối giữa các nhà lãnh đạo của họ. Nguyên tắcSự thống nhất của mệnh lệnh, nếu được củng cố, có thể ảnh hưởng xấu đến chất lượng của các sản phẩm được sản xuất và bán ra.

Cấu trúc chức năng tuyến tính trên ví dụ về thiết bị gia dụng và cửa hàng điện tử kỹ thuật số

Để minh họa rõ ràng loại hình này là gì, chúng ta hãy hình dung dưới dạng sơ đồ cơ cấu tổ chức của một cửa hàng đồ gia dụng và điện tử kỹ thuật số.

Trong biểu đồ, các đường liền nét hiển thị các kết nối tuyến tính và các đường chấm chấm hiển thị các kết nối chức năng. Ví dụ, bàn thu ngân chịu trách nhiệm trực tiếp (tuyến tính) với bộ phận kế toán, nhưng trong quá trình thực hiện chức năng của mình, nó lại tương tác với bộ phận kinh doanh để thu tiền, với bộ phận kinh doanh của cửa hàng, với bộ phận nhân sự. để xuất quỹ, và với bộ phận mua hàng để tổ chức thanh toán cho nhà cung cấp và nhà thầu bằng tiền mặt. Các bộ phận bán hàng của cửa hàng trực thuộc bộ phận bán hàng, nhưng trong quá trình hoạt động, chúng được kết nối chức năng với nhau với bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự.

Cấu trúc chia đôi

Cơ cấu phân chia khác nhau ở chỗ các phân chia được phân nhóm theo một số tiêu chí: theo loại sản phẩm, theo khu vực, theo nhóm người tiêu dùng. Những mặt tích cực của việc sử dụng mô hình này là mức độ phản ứng và khả năng thích ứng cao với những thay đổi của môi trường bên ngoài đối với sự tồn tại của công ty, cho ra đời sản phẩm có chất lượng và khả năng cạnh tranh cao hơn do định hướng của tất cả những người tham gia vào quá trình sản xuất một bộ phận. Trong số những nhược điểm của cấu trúc, bạn cầnlưu ý những hiện tượng tiêu cực như sự trùng lặp chức năng của các bộ phận và bộ phận quản lý, sự gia tăng xung đột do tính hai mặt của sự cấp dưới, sự phức tạp của việc quản lý các bộ phận nói chung.

Cấu trúc phân chia trong ví dụ về nhà máy sản xuất thực phẩm

Cơ cấu tổ chức của một nhà máy sản xuất thực phẩm được lấy làm ví dụ. Công ty tham gia vào việc sản xuất một số loại sản phẩm. Một trong những hướng là sản xuất đồ uống có ga không cồn và kvass, và hướng khác là sản xuất bánh gừng và bánh quy.

Có thể thấy từ sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận của xí nghiệp lấy loại sản phẩm sản xuất làm cơ sở cho bộ phận. Mỗi người bao gồm một nhóm công nhân, một bộ phận trợ lý phòng thí nghiệm, một nhóm quản lý bán hàng và thành phần của bộ phận kế toán để tính toán tiền lương, giá thành sản phẩm, v.v.

Loại ma trận của cơ cấu tổ chức

Cấu trúc ma trận là kiểu cấu trúc có trách nhiệm giải trình kép. Loại cơ cấu tổ chức này hiện thực hóa chính nó trong công việc thiết kế. Ví dụ, một tổ chức nhận được đơn đặt hàng thực hiện một số loại công việc. Để làm điều này, một người quản lý dự án được chỉ định và một số người thực hiện từ các dịch vụ chức năng khác nhau được phân bổ cho anh ta. Tuy nhiên, họ không rời bỏ sự phục tùng của những người giám sát trực tiếp của mình, và sau khi hoàn thành công việc, họ quay trở lại đơn vị của mình. Trong số những ưu điểm của loại cơ cấu tổ chức:tốc độ phản ứng cao và tính nhạy cảm của doanh nghiệp với những thay đổi của môi trường bên ngoài, mức độ thích ứng cao, sự phân bổ tối ưu quyền hạn, trách nhiệm, trách nhiệm giải trình giữa các bộ phận chức năng và tuyến tính. Những bất lợi bao gồm sự nhầm lẫn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ giữa công việc trong một dự án tạm thời và trong một đơn vị thường trực, điều này cũng ngụ ý rằng mối đe dọa xung đột giữa các nhà quản lý dự án và quản lý của các đơn vị chức năng. Nguyên tắc trách nhiệm kép làm phức tạp rất nhiều toàn bộ hệ thống quản lý.

Để hình dung rõ hơn hình thức cơ cấu tổ chức này, chúng ta hãy xem sơ đồ của doanh nghiệp lấy nó làm cơ sở.

Doanh nghiệp có 5 loại hình hoạt động: dịch vụ điều phối khẩn cấp, cung cấp cho một số công ty dịch vụ ứng cứu khẩn cấp; cung cấp các dịch vụ sửa chữa vệ sinh và kỹ thuật các tòa nhà dân dụng hiện nay; dịch vụ cài đặt liên lạc nội bộ; buôn bán sỉ và lẻ thiết bị điện. Nhưng công ty cũng tham gia vào các cuộc đấu giá điện tử và đảm nhận việc thực hiện các dự án tạm thời. Đối với mỗi dự án riêng lẻ, người quản lý của nó được bổ nhiệm và một số nhân viên từ mỗi đơn vị chức năng được giải phóng vào trình của anh ta: kế toán, cán bộ nhân sự, nhà cung cấp và nhóm làm việc. Sau khi hoàn thành công việc của dự án, nhân viên sản xuất được giải tán đến nơi thực hiện nhiệm vụ trực tiếp của họ.

Cấu trúc kết hợp

Đặc điểm chính của kết hợpCơ cấu tổ chức của một tổ chức là sự kết hợp của một số loại hình trên trong đó. Nó bao gồm các tính năng về quản lý dây chuyền, các mối quan hệ chức năng, phân chia các dịch vụ theo các tiêu chí đã chọn, cũng như nguyên tắc phân quyền hai mặt. Cơ cấu tổ chức kết hợp làm cho nó có thể tăng tính linh hoạt của doanh nghiệp và tính nhạy cảm của nó với những thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài. Ưu điểm và nhược điểm của cấu trúc kết hợp cũng giống như cấu trúc bên dưới nó.

Cơ cấu quản lý kết hợp trên ví dụ của một doanh nghiệp khai thác và chế biến quặng apatit-nepheline

Hãy xem xét hình thức cơ cấu tổ chức này trên ví dụ về một tổ chức có các chi nhánh ở các vùng khác nhau của đất nước, cũng như tham gia vào một số hoạt động. Dưới đây là sơ đồ của cơ cấu tổ chức kết hợp.

Việc quản lý được thực hiện bởi đại hội đồng cổ đông, đứng trên hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng giám đốc và thành phần cơ quan tập thể của Hội đồng quản trị, người có nhiệm vụ quản lý việc phát triển chiến lược của doanh nghiệp. Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trực thuộc tuyến tính của các Ban Tài chính, Nhân sự, Sản xuất chính, Hậu cần và Luồng vật tư. Các phân khu chức năng của Khu liên hợp là các doanh nghiệp khai thác, làm giàu, chế biến, vận chuyển quặng, đồng thời là nhóm nghiên cứu. Cơ cấu tổ chức của các phòng ban của tổ chức thực hiện các hoạt động của họở các vùng khác nhau, cũng tạo thành các dịch vụ tuyến tính và chức năng.

Bất kể hình thức nào, cơ cấu tổ chức phải thực hiện các chức năng phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận của tổ chức, xác định năng lực của từng bộ phận trong việc đạt được kết quả cuối cùng của hoạt động, đồng thời kiểm soát tính bất khả xâm phạm của mối quan hệ giữa các phòng ban.