Xử lý tài liệu chính: yêu cầu, ví dụ. Tài liệu kế toán chính

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào đều liên quan chặt chẽ đến việc duy trì và xử lý tài liệu chính. Nó cần thiết cho việc báo cáo, tính toán các khoản nộp thuế, đưa ra các quyết định quản lý. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét nó là gì - tài liệu chính trong kế toán - và cách xử lý nó.

Khái niệm cơ bản

Chứng từ chính trong kế toán - nó là gì? Nó được gọi là bằng chứng về thực tế của một giao dịch kinh doanh, được phản ánh trên giấy tờ. Hiện nay, nhiều tài liệu được biên dịch trong hệ thống tự động "1C". Việc xử lý tài liệu chính liên quan đến việc đăng ký và hạch toán thông tin về các giao dịch kinh doanh đã hoàn thành.

Kế toán sơ cấp là khâu ban đầu khắc phục các sự kiện xảy ra tại doanh nghiệp. Các giao dịch kinh doanh là các hành động dẫn đến những thay đổi về trạng thái của tài sản hoặc vốn của tổ chức.

Xử lý chứng từ chính trong kế toán: ví dụ về sơ đồ

Theo quy định, trong các doanh nghiệp theo khái niệm "làm việc vớitài liệu "ngụ ý:

• Lấy dữ liệu chính.
• Thông tin tiền xử lý.
• Tài liệu.
• Phê duyệt bởi quản lý hoặc các chuyên gia theo lệnh của giám đốc.
• Đang xử lý lại tài liệu chính.
• Thực hiện các hành động cần thiết để tiến hành giao dịch kinh doanh.

Phân loại

Có tài liệu chính dùng một lần và tích lũy. Việc xử lý thông tin trong các giấy tờ đó có một số tính năng.

Tài liệu dùng một lần nhằm xác nhận một sự kiện một lần. Theo đó, thủ tục xử lý nó được đơn giản hóa đáng kể. Tài liệu tích lũy được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Theo quy luật, nó phản ánh một hoạt động được thực hiện nhiều lần. Trong trường hợp này, khi xử lý tài liệu chính, thông tin từ nó được chuyển đến các thanh ghi đặc biệt.

Yêu cầu về tài liệu

Tài liệu chính được soạn thảo tại thời điểm hoạt động hoặc ngay sau khi hoàn thành.

Việc phản ánh thông tin được thực hiện trên các hình thức thống nhất đặc biệt. Trong trường hợp không có các biểu mẫu đã được phê duyệt, doanh nghiệp có thể phát triển chúng một cách độc lập.

Các giai đoạn xử lý chứng từ kế toán chính

Tại mỗi xí nghiệp trong tiểu bang đều có một nhân viên chịu trách nhiệm làm việc với thông tin sơ cấp. Chuyên gia này nên biếtcác quy tắc xử lý tài liệu chính, tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu của luật pháp và trình tự hành động.

Các giai đoạn xử lý tài liệu chính là:

• Taxi. Đây là đánh giá về giao dịch được phản ánh trên giấy tờ, một dấu hiệu về số tiền liên quan đến việc thực hiện giao dịch đó.
• Phân nhóm. Ở giai đoạn này, các tài liệu được phân phối theo các đặc điểm chung.
• Kế toán. Nó giả định việc chỉ định ghi nợ và tín dụng.
• Dập tắt. Để ngăn việc thanh toán lại trên các chứng từ chính, kế toán đánh dấu "đã thanh toán".

Sai sót trong tài liệu

Chúng có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau. Về cơ bản, sự xuất hiện của họ là do thái độ bất cẩn của nhân viên đối với công việc anh ta thực hiện, sự mù chữ của chuyên gia và sự cố của thiết bị.

Việc sửa chữa tài liệu rất không được khuyến khích. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, không thể làm mà không sửa lỗi. Kế toán phải sửa chữa sai sót trên chứng từ chính như sau:

• Gạch bỏ mục nhập sai bằng một nét mảnh để có thể nhìn thấy rõ ràng.
• Viết thông tin chính xác phía trên dòng gạch chéo.
• Kiểm tra "Tin đã Chính xác".
• Cho biết ngày điều chỉnh.
• Ký.

Không được phép sử dụng các chất điều chỉnh.

Làm việc với các tài liệu đến

Quy trình xử lý giấy tờ đến bao gồm:

• Xác định loại tài liệu. Các giấy tờ kế toán luôn có thông tin về các giao dịch kinh doanh đã hoàn thành. Ví dụ: chúng bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng để nhận tiền, v.v.
• Kiểm tra thông tin chi tiết của người nhận. Tài liệu phải được gửi đến một công ty cụ thể hoặc nhân viên của công ty đó. Trong thực tế, các tài liệu mua nguyên vật liệu được phát hành đặc biệt cho công ty, mặc dù hợp đồng với nhà cung cấp chưa được ký kết.
• Kiểm tra chữ ký, con dấu. Người ký văn bản phải có thẩm quyền. Nếu việc nhìn thấy các giấy tờ chính không thuộc thẩm quyền của người lao động thì chúng sẽ bị vô hiệu. Đối với bản in, trên thực tế, lỗi thường xảy ra ở những doanh nghiệp có nhiều con dấu. Thông tin trên chi nhánh nhà xuất bản phải khớp với loại tài liệu.
• Kiểm tra tình trạng của tài liệu. Trong trường hợp phát hiện hư hỏng trên giấy tờ hoặc thiếu bất kỳ tờ nào, cần phải lập một hành động, một bản sao của giấy tờ này sẽ được gửi cho bên đối tác.
• Kiểm tra tính hợp lệ của sự kiện được phản ánh trong tài liệu. Nhân viên của doanh nghiệp phải xác nhận thông tin về thực tế của giao dịch. Các văn bản nghiệm thu vật có giá trị có xác nhận của quản lý kho, các điều khoản trong hợp đồng có xác nhận của người tiếp thị. Trong thực tế, có những tình huống khi nhà cung cấp nhận được hóa đơn cho hàng hóa mà công ty không nhận được.
• Xác định khoảng thời gian mà tài liệu thuộc về. Khi xử lý các giấy tờ chính, điều quan trọng là không ghi cùng một thông tin hai lần.
• Xác định phần kế toán. Khi nhận được chínhtài liệu, nó là cần thiết để thiết lập các giá trị được cung cấp sẽ được sử dụng cho những mục đích nào. Chúng có thể hoạt động như tài sản cố định, vật liệu, tài sản vô hình, hàng hóa.
• Xác định sổ đăng ký tài liệu sẽ được nộp vào.
• Giấy đăng ký. Nó được thực hiện sau tất cả các lần kiểm tra.

Làm việc với các giấy tờ đi

Việc xử lý loại tài liệu này hơi khác so với ở trên.

Trước hết, một nhân viên được ủy quyền của doanh nghiệp sẽ soạn thảo một phiên bản dự thảo của văn bản gửi đi. Trên cơ sở đó, một bản nháp đang được phát triển. Nó được gửi đến người quản lý để phê duyệt. Tuy nhiên, một nhân viên khác có quyền hạn thích hợp cũng có thể phê duyệt dự thảo tài liệu.

Sau khi được chứng nhận, dự án được lập theo các quy tắc đã thiết lập và gửi đến người nhận.

Lập kế hoạch quy trình làm việc

Giai đoạn này là cần thiết để đảm bảo nhận, gửi và xử lý tài liệu nhanh chóng. Đối với tổ chức có thẩm quyền của việc luân chuyển tài liệu tại doanh nghiệp, các lịch trình đặc biệt được xây dựng. Họ chỉ ra:

• Địa điểm và thời hạn đăng ký giấy tờ chính chủ.
• Tên và chức vụ của người chuẩn bị và nộp hồ sơ.
• Tài khoản có nguồn gốc từ chứng khoán.
• Thời gian và địa điểm lưu giữ tài liệu.

Sổ đăng ký kế toán

Chúng được yêu cầu để đăng ký tài liệu chính. Đồng thời, trêngiấy tờ có dấu kế toán. Cần ngăn chặn việc đăng ký lại tài liệu.

Giấy tờ chính có thể được lưu trữ trong sổ đăng ký điện tử. Tuy nhiên, theo yêu cầu của các cơ quan chính phủ hoặc đối tác, doanh nghiệp phải cung cấp bản in ra giấy.

Tính năng khôi phục tài liệu

Hiện tại, không có quy trình rõ ràng về việc khôi phục giấy tờ trong quy định. Trên thực tế, quá trình này bao gồm các hoạt động sau:

• Chỉ định một ủy viên điều tra nguyên nhân làm mất hoặc hủy tài liệu. Nếu cần, người đứng đầu doanh nghiệp có thể nhờ các cơ quan pháp luật tham gia tố tụng.
• Khiếu nại với tổ chức ngân hàng, đối tác về bản sao của các tài liệu chính.
• Sửa lại tờ khai thuế thu nhập. Việc phải gửi báo cáo cập nhật là do chi phí không có giấy tờ không được ghi nhận là chi phí cho mục đích thuế.

Trong trường hợp mất giấy tờ chính, IFTS sẽ tính số tiền khấu trừ thuế dựa trên các giấy tờ có sẵn. Đồng thời, có khả năng cơ quan thuế sẽ áp dụng các biện pháp trách nhiệm dưới hình thức phạt tiền.

Những lỗi thường gặp trong quá trình cấp giấy tờ chính chủ

Thông thường, người giữ hồ sơ vi phạm các vi phạm sau:

• Điền vào các biểu mẫu chưa được người đứng đầu doanh nghiệp thống nhất hoặc phê duyệt.
• Không nêu chi tiết hoặcphản ánh chúng với lỗi.
• Không phê duyệt các tài liệu có chữ ký của họ hoặc cho phép nhân viên không có thẩm quyền ký giấy tờ.

Tài liệu xác nhận sự thật của các giao dịch kinh doanh là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Thiết kế của nó phải được tiếp cận rất cẩn thận. Bất kỳ sai lầm nào cũng có thể dẫn đến hậu quả tiêu cực.