Phụ phí cho tính chất công việc đi lại: quy trình tính toán, quy tắc đăng ký, cộng dồn và thanh toán

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tại nhiều doanh nghiệp, công việc của một số nhân viên là đi công tác xa. Trước hết, chúng ta đang nói đến tài xế vận chuyển nhân sự, vận chuyển sản phẩm, nguyên vật liệu và các loại hàng hóa khác. Trong bài viết, chúng tôi sẽ nói về khoản thanh toán bổ sung cho tính chất công việc đi lại, thuế và kế toán phụ cấp.

Thông tin chung

Có phải luôn cần trợ cấp đi lại không? Hãy tìm ra nó.

Nếu hoạt động công việc của nhân viên liên quan đến việc đi du lịch, người sử dụng lao động phải bồi thường các chi phí phát sinh dựa trên dữ liệu báo cáo trước, cũng như khi xuất trình vé và séc. Trong khi đó, luật quy định một cách khác để thu hồi chi phí.

Người sử dụng lao động có thể trả một khoản phụ cấp cố định cho công việc đi lại. Các tài xế, theo quy định, khá hài lòng với mức bồi thường như vậy. Số tiền phải trả thêm do người đứng đầu doanh nghiệp xác định vàđược phê duyệt bởi tài liệu địa phương.

Ở đây cần phải nói rằng các thanh tra viên không phải lúc nào cũng công nhận khoản phụ cấp cho tính chất đi lại của công việc là khoản bồi thường theo ý nghĩa của các quy định của Điều khoản. 168.1 TC. Nếu không có tài liệu xác nhận các khoản chi của nhân viên, thì người sử dụng lao động có thể bị yêu cầu tính thêm các khoản đóng góp.

Hoàn trả hồ sơ

Nếu người lao động cung cấp giấy tờ xác nhận chi phí trong chuyến đi, người sử dụng lao động sẽ bồi thường sau khi thực tế. Điều này có nghĩa là nhân viên sẽ nhận được đúng như số tiền mà anh ta đã bỏ ra. Tùy chọn này thường được sử dụng khi nhân viên được cử đi công tác dài ngày đến các vùng khác hoặc nước ngoài. Người sử dụng lao động phải hoàn trả chi phí đi lại và ăn ở cho người lao động. Đồng thời, người sử dụng lao động phải quyết định xem có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và các khoản đóng góp từ khoản bồi thường này hay không. Cùng trả lời câu hỏi này ngay nhé.

Chi phí bồi thường được chủ lao động đưa vào chi phí được tính đến khi tính thuế thu nhập. Phù hợp với đoạn 11 của đoạn 1 của Nghệ thuật. 217 của Bộ luật thuế, không phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ việc hoàn trả. Quy tắc này áp dụng cho toàn bộ số tiền được quy định trong thỏa ước lao động tập thể hoặc trong một hành động địa phương khác của doanh nghiệp. Đối với phí bảo hiểm, họ cũng không cần phải trả phí (khoản 2, phần 1, điều 9 212-FZ ngày 2009-07-24).

Khó khăn khi thực hành

Tuy nhiên, phải nói rằng FSS và FIU đôi khi tin rằng người sử dụng lao động có nghĩa vụ tính toán các khoản đóng góp từ số tiền bồi thường. Họ biện minh cho lập trường của họ bằng cách nói rằngtính chất đi lại của phụ cấp công việc và các khoản thanh toán - đây là các yếu tố của tiền lương. Các thanh tra viên của quỹ xác nhận các lập luận của họ với các quy định của Điều khoản. 129 của Bộ luật Lao động, xác định thu nhập. Kết quả là sau khi kiểm tra, người sử dụng lao động bị phạt tiền và phạt, và buộc phải tính thêm các khoản đóng góp. Tất nhiên, những quyết định như vậy cần được thử thách. Trong hầu hết các trường hợp, tòa án đứng về phía người sử dụng lao động, trích dẫn các lập luận sau:

1. Hoàn trả công việc tùy thuộc vào sự chấp thuận của người sử dụng lao động.
2. Bồi thường là cần thiết để trang trải các chi phí bổ sung của người lao động mà người đó phải gánh chịu trong quá trình thực hiện chức năng lao động của mình.
3. Số tiền hoàn trả không thể được bao gồm trong thu nhập theo bất kỳ cách nào, do đó, không cần phải tích lũy các khoản đóng góp.

Danh sách các tài liệu hỗ trợ

Bổ sung cho tính chất công việc đi lại được tính khi cung cấp các giấy tờ hỗ trợ. Danh mục tài liệu cụ thể do người đứng đầu doanh nghiệp xác định và phê duyệt. Nên tạo thành hai danh sách - cho các chuyến đi gần và dài. Trong trường hợp này, các yêu cầu của nhà tuyển dụng sẽ trở nên rõ ràng hơn.

Chi phí đi lại của nhân viên có thể được xác minh:

1. Vé tàu điện ngầm, xe buýt, xe điện, v.v.
2. Hành trình, vận đơn, biên lai, séc (khi sử dụng phương tiện giao thông cá nhân).

Chi phí cư trú được xác nhận bằng chứng từ nhận được khi đến. Đây có thể là biên lai do quản lý khách sạn cấp, một hợp đồng thuê nhà ngắn hạn.

Câu trả lời cho các câu hỏi bổ sung từ các thanh tra viên vềPhụ phí cho tính chất đi lại của công việc có thể được đưa ra bằng cách tham khảo các giấy tờ xác nhận việc di chuyển của nhân viên. Đặc biệt, chúng tôi đang nói về danh sách các vị trí được ấn định bởi hành động địa phương, các điều kiện quy định trong hợp đồng lao động, bản ghi nhớ, tạp chí, v.v. Thanh tra viên nên được cung cấp bất kỳ giấy tờ nào xác nhận chuyến đi.

Tính năng Tài liệu

Để đảm bảo kiểm soát các hoạt động hàng ngày của nhân viên, bạn nên tạo một nhật ký đi công tác. Tài liệu này có thể được lưu giữ bởi trưởng bộ phận liên quan hoặc nhân viên có trách nhiệm khác.

Lập kế hoạch và kiểm soát các chuyến đi đơn lẻ có thể được thực hiện với sự trợ giúp của các bản ghi nhớ. Nhân viên lập nó với danh nghĩa của người đứng đầu. Trong một bản ghi nhớ, nhân viên chỉ ra lý do của chuyến đi, mục tiêu và mục tiêu. Tài liệu phải được giao cho người sử dụng lao động phê duyệt.

Các quy định có hiệu lực ngày nay không thiết lập một hình thức ghi nhớ và nhật ký kế toán duy nhất. Theo đó, ban lãnh đạo của doanh nghiệp có thể phê duyệt các biểu mẫu của doanh nghiệp. Để đưa tài liệu vào lưu hành, giám đốc đưa ra một mệnh lệnh thích hợp.

Sắc thái

Phụ cấp cho tính chất công việc đi lại được quy định tùy thuộc vào:

• tần số du lịch;
• thời gian của chuyến công tác;
• độ khó của nhiệm vụ, v.v.

Bạn cũng có thể tính đến trình độ và kinh nghiệm làm việc của một nhân viên cụ thể. Theo đó, không cần thiết phải cài đặtmột số tiền cho tất cả.

Quy trình làm việc được đơn giản hóa

Như thông lệ cho thấy, việc một nhân viên biệt phái luôn có thể giữ giấy tờ tha bổng. Nó xảy ra rằng đến ngày báo cáo một số vé bị mất, không có kiểm tra từ cây xăng, biên lai, vv Nhưng nếu không có chúng, nhân viên sẽ không được hoàn trả chi phí. Đối với những trường hợp như vậy, quy trình làm việc đơn giản hóa được cung cấp.

Người đứng đầu doanh nghiệp xác định và phê duyệt mức phụ cấp đi lại của công việc. Số tiền này phải bao gồm:

1. Giá vé trung bình trên phương tiện giao thông công cộng.
2. Trả tiền thuê nhà.
3. Sửa chữa xe đột xuất hoặc nhỏ.
4. Dịch vụ thông tin liên lạc (điện thoại di động, fax).

Nên thiết lập một khoản phụ phí cố định cho tính chất công việc đi lại đối với tài xế, nhân viên giao nhận hàng hóa, nhân viên bán hàng và những nhân viên khác thực hiện chức năng lao động bên ngoài doanh nghiệp, nhưng trong cùng một địa phương.

Tiền thưởng cũng được cung cấp nếu nhân viên:

• thường chi cùng một số tiền cho các chuyến đi;
• không tốn tiền ăn ở, đi lại ở vùng khác, nước ngoài.

Nếu nhân viên có thêm một khoản thanh toán cho tính chất công việc đi lại, anh ta không cần lấy vé, séc và các tài liệu hỗ trợ khác. Và tiền bồi thường sẽ được trao cho anh ta vào cuối tháng.

Quy trình tính toán chung

Phù hợp với Phần 2 của Nghệ thuật. 168.1 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, thanh toán bổ sung cho tính chất công việc đi lạiđược sự chấp thuận của người đứng đầu doanh nghiệp và được ấn định trong hành động địa phương của doanh nghiệp.

Số tiền trợ cấp được xác định bởi người sử dụng lao động một cách độc lập. Từ ngữ trong hành động địa phương của doanh nghiệp có thể như sau: "Lập thêm một khoản phụ cấp cho tính chất công việc đi lại. Mức phụ cấp là 10% lương cơ bản." Người quản lý, theo quyết định của mình, có thể đặt một số tiền cố định.

Khi xác định phụ phí cho tính chất công việc đi lại, người sử dụng lao động phải được hướng dẫn bởi:

1. Các hành vi quản lý được áp dụng trong thời kỳ Xô Viết. Hiện tại, mặc dù Liên Xô không còn tồn tại, nhưng nhiều văn bản pháp luật đã được phê duyệt trong những năm tồn tại của Liên Xô vẫn còn hiệu lực. Do đó, Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng về RSFSR năm 1978 số 579 đã quy định một khoản chi trả bổ sung cho tính chất công việc đi lại - 20% tiền lương. Nó có thể được cộng dồn cho những nhân viên làm việc trong lĩnh vực vận tải đường bộ và đường sông. Đồng thời, chỉ những người đi du lịch từ 12 ngày trở lên mới nhận được khoản thanh toán bổ sung cho tính chất công việc đi lại.
2. Hiệp định ngành và khu vực. Ví dụ, công nhân làm đường có thể nhận được phụ phí lên đến 20%, tùy thuộc vào số ngày làm việc trên đường. Điều khoản tương ứng có trong điều khoản 3.6 của Hiệp định Công nghiệp Liên bang về Phương tiện Đường bộ.

Nếu số tiền phụ cấp không được quy định trong các điều luật được áp dụng trong thời kỳ Xô Viết hoặc trong các hiệp định ngành (khu vực), thì người quản lý có quyền quyết định số tiền đó theo quyết định của riêng mình.

Một số nhà quản lý nhầm tưởng rằng cơ quan chịu trách nhiệmthiết lập số tiền thanh toán bổ sung cho tính chất đi lại của công việc, - Phòng Tài khoản. Phải nói ngay rằng cấu trúc này không liên quan gì đến việc xác định số tiền thanh toán.

Trợ cấp công việc đi lại: thuế

Khi người sử dụng lao động, trong nỗ lực đơn giản hóa quy trình làm việc, bù đắp chi phí đi lại bằng cách tích lũy các khoản thanh toán bổ sung, IFTS có thể yêu cầu bồi thường. Trong khi đó, một thực tiễn khá ổn định hiện đã phát triển. Thật không may, nó không có lợi cho nhà tuyển dụng. Tòa án và các cơ quan quản lý không tranh chấp quyền của người sử dụng lao động để thiết lập một khoản thanh toán bổ sung. Tuy nhiên, họ cho rằng khoản thanh toán cố định phải chịu thuế thu nhập cá nhân và đóng góp vào các quỹ. Các đối số như sau.

Luật pháp quy định hai hình thức thanh toán. Đầu tiên bao gồm các khoản bồi thường đóng vai trò như các yếu tố của thu nhập. Chúng được thành lập do một công dân làm việc trong những điều kiện đặc biệt. Chính từ khoản bồi thường đó mà thuế và các khoản đóng góp vào quỹ được khấu trừ. Hình thức thanh toán thứ hai là sự hoàn trả các chi phí mà người lao động phải chịu trong việc thực hiện chức năng lao động. Các khoản đóng góp và thuế không được khấu trừ từ những số tiền này.

Theo nhiều chuyên gia, phụ phí cố định hàng tháng không thể được coi là khoản bồi thường theo Điều khoản. 168.1 TC. Thực tế là người sử dụng lao động không hoàn trả cho người lao động các chi phí thực tế phát sinh. Nói cách khác, số tiền bồi thường không phụ thuộc vào số lượng chi phí.

Bổ sung cho thu nhập được cung cấp choThỏa ước lao động hoặc tập thể không được coi là sự đền bù theo Điều này. TK 164. Điều này là do khi được cộng dồn, tiền lương của một nhân viên thực hiện các chức năng lao động của mình trên các chuyến đi sẽ tăng lên.

Sun Giải thích

Cuối năm 2015, Tòa án tối cao đã đứng ra làm chủ. Trong Đánh giá Thực tiễn năm 2015, Tòa án Tối cao chỉ ra rằng đối với mục đích thuế, bản chất của khoản thanh toán sẽ quan trọng, theo đó số tiền nằm trong số các khoản bồi thường được quy định trong Điều khoản. TK 164. Theo quy tắc này, bồi thường là một khoản thanh toán bằng tiền được thiết lập để hoàn trả cho người lao động các chi phí mà họ phải gánh chịu liên quan đến việc thực hiện các chức năng lao động của họ. Đồng thời, Tòa án Tối cao chỉ ra rằng tên của khoản thanh toán không có ý nghĩa quyết định. Đây cũng có thể là phụ cấp, phụ phí, phúc lợi, tăng lương, v.v.

Cơ quan nhà nước, tuy nhiên, không thực sự muốn hỗ trợ quan điểm của Tòa án. Ví dụ, đối với Bộ Lao động, điều kiện tiên quyết để trả tiền bồi thường cho người lao động là việc cung cấp các tài liệu xác nhận các khoản chi phí trong chuyến đi. Do đó, các doanh nghiệp không có kế hoạch tính thuế và đóng góp vào quỹ từ các khoản phụ thu sẽ phải bảo vệ quan điểm của mình trước tòa.

Kế toán

Làm thế nào để ghi lại các khoản thanh toán nhằm bù đắp chi phí phát sinh cho nhân viên khi đi công tác?

Theo hướng dẫn sơ đồ tài khoản kế toán, theo lệnh của Bộ Tài chính số 94n ngày2000, để tổng hợp thông tin về tất cả các quyết toán với nhân viên của doanh nghiệp, ngoại trừ các giao dịch tiền lương và quyết toán với nhân viên chịu trách nhiệm, tài khoản được sử dụng. 73. Thông tin về các quyết toán với nhân sự về số tiền nhận được cho chi phí hoạt động và quản lý được phản ánh trong tài khoản. 71. Đồng thời, nhiều chuyên gia cho rằng việc sử dụng tài khoản này sẽ không chính xác nếu công ty không xuất quỹ báo cáo mà hoàn trả chi phí phát sinh cho người lao động. Để tính đến điều này, kế toán cần thực hiện các bút toán sau:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 73 - chấp nhận hạch toán chi phí dưới hình thức hoàn trả chi phí sau khi xác nhận của họ.
• Dt sch. 73 ct sc. 50 - Tiền bồi thường của người lao động.

Nếu được hướng dẫn bởi các quy định của Nghệ thuật. 129 của Bộ luật Lao động, sau đó các khoản thanh toán bổ sung, phụ cấp, kể cả đối với công việc trong điều kiện đặc biệt, được ghi nhận là một yếu tố của thu nhập. Theo đó, kế toán thực hiện các bút toán sau:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 70 - cộng dồn tiền lương cho nhân viên với một khoản phụ phí.
• Dt sch. 70 Kt. 68 - khấu trừ số thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 69 - tích lũy phí bảo hiểm.
• Dt sch. 70 Kt. 50 - trả lương kèm phụ phí.

Theo các chuyên gia, việc phân định như vậy trong kế toán sẽ giúp người sử dụng lao động dễ dàng phân tách các khoản phải chịu thuế thu nhập cá nhân và phí bảo hiểm, và các quỹ được miễn thuế.

Kết

Quy trình làm việc được đơn giản hóa khôngluôn nằm trong tay chủ nhân. Nếu người sử dụng lao động có kế hoạch coi rằng các khoản phụ cấp cho công việc đi lại không phải là yếu tố của tiền lương, thì sẽ có nguy cơ bị các cơ quan quản lý yêu cầu bồi thường. Trong những trường hợp như vậy, nên nghiên cứu luật học chi tiết hơn về vấn đề này.