Thù lao khi đi công tác: nội quy, quy định, thủ tục giấy tờ, tính toán và thanh toán

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Nhiều công ty yêu cầu nhân viên phải đi công tác thường xuyên để giải quyết nhiều vấn đề trong công việc. Đồng thời, mỗi người sử dụng lao động và người lao động nên biết chế độ đãi ngộ trong một chuyến công tác. Đối với điều này, mức lương của một chuyên gia trong công ty, thời gian của chuyến công tác và các yếu tố khác được tính đến. Nếu vi phạm các quy định về cách tính lương thì công ty có thể phải chịu trách nhiệm hành chính do vi phạm các quy định của Bộ luật Lao động.

Khái niệm về một chuyến công tác

Các chuyến công tác được thể hiện bằng việc một nhân viên rời đi đến một thành phố hoặc quốc gia khác theo lệnh của người quản lý. Mục đích chính của họ là thực hiện các đơn đặt hàng nhất định, thiết lập liên hệ với các công ty khác hoặc giải quyết các vấn đề khác nhau với nhà thầu hoặc khách hàng. Thời gian của những chuyến đi như vậy phụ thuộc vào mục đích của họ.

Thường xuyên phải đi công tác để giải quyết các vấn đề quan trọng của công ty:

• xây dựng mối quan hệ với các công ty khác;
• kiểm soát các hoạt độngchi nhánh;
• cần thiết phải ký hợp đồng mới;
• tham dự triển lãm hoặc thuyết trình.

Nhân viên đi công tác được giữ nguyên việc, lương bình quân không giảm. Ngoài ra, người sử dụng lao động có nghĩa vụ bồi hoàn tất cả các chi phí liên quan đến chuyến đi này. Do đó, chi phí đi công tác do bộ phận kế toán tính toán.

Ai có thể được cử đi công tác?

Cử nhân viên đi công tác, chỉ cần thủ trưởng ra lệnh đặc biệt là đủ. Trên cơ sở đó, chuyên gia phải thực hiện một nhiệm vụ cụ thể ở một khu vực khác của Nga hoặc thậm chí ở một bang khác. Để làm được điều này, nhân viên phải có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp.

Đồng thời, có một số chuyên gia không được cử đi công tác. Những người này bao gồm nhân viên công ty:

• phụ nữ mang thai;
• công dân có con nhỏ;
• công nhân chưa đủ tuổi;
• người chăm sóc trẻ em khuyết tật hoặc người thân bị bệnh.

Các chuyên gia trên chỉ có thể đi công tác sau khi họ có sự đồng ý bằng văn bản và không được có chống chỉ định về y tế đối với việc cử đi công tác.

Khái niệm về phụ cấp đi lại

Thù lao khi đi công tác phải được thực hiện theo những quy định nhất định. Các khoản tiền mà một công dân nhận được gọi là trợ cấp đi lại. Đếnchúng bao gồm các khoản thanh toán:

• Công tác phí. Chúng được thể hiện bằng các chi phí cần thiết cho cuộc sống và ăn uống của một công dân ở thành phố hoặc quốc gia khác. Kinh phí được cung cấp độc quyền từ trước, vì vậy chúng phải được nhận bởi một chuyên gia trước khi được cử đi du lịch. Để chuyển tiền, yêu cầu người đứng đầu ra lệnh thích hợp. Tiền có thể được phát hành dưới dạng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào thẻ ngân hàng của nhân viên. Sau khi trở về, công dân phải lập báo cáo chuyển cho kế toán. Nó liệt kê tất cả các chi phí phát sinh của một công dân trong chuyến đi, vì vậy họ phải giữ tất cả séc, vé hoặc các chứng từ thanh toán khác. Nếu số tiền nhận được trước đó quá ít, thì số tiền bổ sung sẽ được phân bổ.
• Thanh toán khi đi công tác. Nó được thể hiện bằng tiền lương trực tiếp của một công dân khi đi công tác. Trong điều kiện đó, các quỹ được tính và cộng dồn đồng thời với tiền lương của tất cả các ngày khác trong tháng. Thù lao trong chuyến công tác được chuyển theo thứ tự chung, cụ thể là vào ngày trả lương tại công ty.

Cách tính lương hơi khác một chút, và điều này là do một công dân buộc phải chi tiêu không chỉ các ngày trong tuần mà còn cả các ngày cuối tuần ở một thành phố khác.

Sắc thái của cộng dồn

Khi xác định mức thù lao cho một chuyến công tác, kế toán phải tính đến một số nguyên tắc và chúng thường xuyên được tăng lên do sự thay đổi của pháp luật. Đối với nhữngquy tắc bao gồm:

• Trợ cấp hàng ngày không được vượt quá 700 rúp nếu chuyến đi không liên quan đến việc băng qua biên giới tiểu bang.
• Nếu bạn định đến thăm một quốc gia khác, thì số tiền này sẽ tăng lên 2,5 nghìn rúp.
• Được phép thanh toán công tác phí bằng ngoại tệ, nhưng tính toán có tính đến tỷ giá hối đoái vào ngày tiền được chuyển trực tiếp cho nhân viên của công ty.
• Nếu một chuyên gia có được tiền tệ ở một quốc gia khác một cách độc lập, thì anh ta phải cung cấp cho kế toán một chứng chỉ trao đổi và nếu thiếu tài liệu này, thì tỷ giá của Ngân hàng Trung ương tại thời điểm phát hành tiền sẽ được sử dụng.
• Nếu chuyến công tác không quá một ngày, tiền tiêu vặt hàng ngày sẽ không được trả.
• Mọi chi phí phát sinh của nhân viên trong chuyến đi đều không phải chịu thuế thu nhập cá nhân hay phí bảo hiểm.
• Công ty có thể phân bổ phụ cấp hàng ngày vượt quá 700 hoặc 2500 rúp, nhưng thuế thu nhập cá nhân là bắt buộc đối với số tiền vượt quá.
• Quy trình tính lương của nhân viên đi công tác có những khoảnh khắc tương tự với cách tính lương khi đi nghỉ.
• Tiền lương chỉ được tích lũy cho những người đi công tác vào những ngày làm việc, nhưng quỹ nghỉ mát được tích lũy dựa trên các ngày theo lịch.

Kế toán cần có thông tin chính xác về số ngày nhân viên đi công tác.

Quy chế lập pháp

Việc thanh toán công việc khi đi công tác phải được thực hiện trên cơ sở các quy định của Điều khoản. TK 167. Nó chỉ ra rằng người đứng đầu công ty có nghĩa vụ giữ nơi làm việc của mình cho nhân viên, vàcũng bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến chuyến đi.

Vì vậy, việc chỉ chuyển lương mà không có các khoản phụ cấp khác nhau là vi phạm pháp luật.

Quy trình tính toán được quy định bởi Điều khoản. TK 139 và PP số 749. Nếu kế toán của công ty vi phạm pháp luật, thì công ty và các quan chức có thể phải chịu trách nhiệm hành chính.

Được trả lương bao nhiêu?

Thù lao cho các chuyến công tác, theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, nên được tính dựa trên thu nhập bình quân của một nhân viên mỗi năm. Các quỹ bổ sung được giao cho người lao động ngoài tiền lương trực tiếp. Chúng bao gồm các khoản thanh toán:

• hoàn trả chi phí sinh hoạt ở khu vực hoặc quốc gia khác;
• quỹ dành cho việc thực hiện các hoạt động công việc trong một chuyến công tác;
• thanh toán vận chuyển.

Ở một số công ty, việc thanh toán cho những ngày đi công tác diễn ra ngay trước chuyến đi, nhưng chỉ một phần nhất định của số tiền này được phép thanh toán trước và phần còn lại sẽ được chuyển sau chuyến công tác. Thanh toán không phải lúc nào cũng được thể hiện bằng một số tiền được xác định chặt chẽ, vì chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm tỷ giá hối đoái, chi phí ăn ở và vé, cũng như thời gian của chuyến đi.

Một nhân viên trở về sau chuyến công tác phải hoàn thành một báo cáo đặc biệt. Nó liệt kê tất cả các quỹ đã chi tiêu và các mặt hàng đã mua, và tất cả các chi phí phải được hỗ trợ bởi các chứng từ thanh toán thích hợp. Dựa trên báo cáo, cuối cùngthanh toán cho một chuyến công tác dựa trên mức lương trung bình của một nhân viên.

Những ngày nào được trả?

Trước khi tính toán, bạn nên xác định xem nhân viên sẽ đi công tác bao nhiêu ngày. Tiền công đi công tác vào ngày nghỉ không được cộng dồn, do đó chỉ tính vào những ngày công ty làm việc trực tiếp mới tính đến lịch làm việc của doanh nghiệp.

Kế toán trong quá trình tính toán phải sử dụng bảng chấm công. Điều này đặc biệt đúng trong tình huống công ty sử dụng lịch trình làm việc thả nổi. Những ngày nghỉ đi công tác không được trả lương nhưng mỗi tổ chức có thể tích lũy quỹ một cách độc lập nếu cần thiết cho nhân viên.

Quy trình tính toán

Quy trình xác định lương của nhân viên đi công tác dài ngày, kế toán phải thực hiện một số thao tác tuần tự. Trong quá trình làm thủ tục, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng điều khoản về thù lao của các chuyến công tác, có thể do các công ty trực tiếp thành lập và được đảm bảo theo trình tự thích hợp.

Quá trình tính toán được chia thành các giai đoạn:

• xác định số ngày làm việc mà nhân viên sẽ dành cho một chuyến công tác;
• tính toán số tiền lương sẽ được tích lũy cho một chuyên gia nếu anh ta tiếp tục làm việc trong công ty trong thời hạn thanh toán;
• tiết lộ số ngày được bao gồm trong phép tính;
• tính toán thu nhập trung bình trong khoảng thời gian mà chuyên gia sẽ tham giachuyến công tác.

Trong quá trình tính toán thù lao của người lái xe đi công tác, người ta sẽ tính đến các khoản chi phí bổ sung mà người lao động sẽ phải gánh khi đi công tác. Chi phí này bao gồm chi phí xăng dầu, ăn ở tại các khách sạn hoặc nhà trọ khác nhau, cũng như các chi phí cần thiết để thực hiện các chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty. Tất cả các chi phí này đều do Quy định về tiền lương quy định.

Tính năng thanh toán quỹ

Trong quá trình tính toán, kế toán có thể sử dụng nhiều cách khác nhau và các phương pháp tính lương cho người đi công tác. Do đó, các tính năng của quá trình này bao gồm:

• Nếu cần, có thể phải trả thêm một khoản tiền lên đến mức lương trung bình của một công dân. Điều thường xảy ra là sau một chuyến công tác, nhân viên đó nhận được số tiền ít hơn nhiều so với số tiền mà anh ta sẽ được trả nếu anh ta bỏ chuyến công tác và làm việc tại văn phòng. Trong trường hợp này, họ có thể yêu cầu thanh tra lao động. Để tránh xung đột với nhân viên, một khoản phụ phí được tính. Quy mô của nó có thể khác nhau, vì điều kiện chính là cần phải trả một số tiền tương đương với mức lương trung bình của một công dân. Điều này đặc biệt đúng nếu lương khoán được sử dụng trong một chuyến công tác. Vì một công dân thực tế không có kết quả hoạt động nào, nên với một phép tính tiêu chuẩn, có thể anh ta được trả lương quá thấp, do đó, một khoản thanh toán bổ sung được tính bằng thu nhập trung bình. Các nhà lãnh đạo của các công ty tự mình đưa ra quyết định như vậy, vì họ không quan tâm đếnđể làm xấu đi tình hình tài chính của những nhân viên đồng ý đi công tác.
• Trả ngày nghỉ. Thông thường, chuyên viên của một tổ chức cần đi công tác chỉ vài ngày. Trong giai đoạn này, có rất nhiều việc phải làm. Trong trường hợp này, hai ngày có thể rơi vào cuối tuần. Theo quy định của pháp luật thì không phải trả lương khi đi công tác vào ngày nghỉ, nhưng thực tế trong thời gian này, công dân không nghỉ mà vẫn đi làm. Trong trường hợp này, việc trả lương gấp đôi do người đứng đầu doanh nghiệp giao. Thay vì thanh toán như vậy, ban quản lý có thể tạo cơ hội nghỉ việc trong tương lai.
• Quy tắc trả lương cho người làm việc bán thời gian. Thông thường, các chuyên gia kết hợp nhiều công việc cùng một lúc, vì vậy họ làm việc bán thời gian trong công ty. Sau khi một công dân được chuyển sang vị trí chính, những khó khăn nảy sinh với việc tính toán thu nhập trung bình của anh ta nếu anh ta đi công tác. Trong trường hợp này, các khoảng thời gian công dân làm việc bán thời gian nên được tính đến. Trong những điều kiện này, số tiền thanh toán sẽ đủ thấp để ban quản lý có thể tính một khoản phụ phí.

Do những điểm trên, việc tính lương chính xác cho người đi công tác được coi là một quy trình khá đặc thù và phức tạp. Trong quá trình thực hiện, kế toán phải tính đến các quy định của pháp luật Nga. Nếu phạm sai lầm nghiêm trọng, người lao động có thể viết đơn yêu cầu thanh tra lao động. Trong trường hợp này, công ty có thể phải chịu trách nhiệm hành chính.

Ngày lễ được hoàn trả như thế nào?

Nếu nhân viên của công ty buộc phải đi công tác kể cả cuối tuần thì họ nên được bồi thường. Để thực hiện việc này, có thể chọn một trong các tùy chọn:

• trong tương lai, nhân viên sẽ có cơ hội được nghỉ vào bất kỳ ngày nào;
• Công việc được trả lương gấp đôi vào cuối tuần.

Chuyển khoản thanh toán gấp đôi, đơn hàng tương ứng do ban lãnh đạo công ty phát hành. Nó cho biết chức vụ và họ tên của nhân viên được cử đi công tác. Quốc gia và khu vực nơi anh ấy ở, khoảng thời gian của chuyến đi và lý do chuyến đi được đưa ra.

Để ngăn ngừa tình trạng kép, nên kiện toàn hoàn toàn bộ luật quy định nội bộ trong công ty, trên cơ sở đó tính toán chính xác tiền lương cho những nhân viên buộc phải làm việc vào cuối tuần khi đi công tác. Điều này sẽ giúp đơn giản hóa công việc của một kế toán viên.

Có thể chuyển tiền bằng cách nào?

Thanh toán có thể được thực hiện theo hai cách khác nhau:

• cung cấp tiền dưới dạng tiền mặt được cấp cho nhân viên trước chuyến đi tại quầy thu ngân của công ty;
• chuyển khoản vào thẻ ngân hàng là lương.

Nếu lương cơ bản được chuyển vào tài khoản ngân hàng, thì việc thanh toán cho chuyến công tác thường được thực hiện theo cách tương tự.

Hệ thống dây điện được sử dụng là gì?

Kế toán phải phản ánh chính xác các giao dịch khác nhau liên quan đếnthù lao của một nhân viên đi công tác. Đối với điều này, các bài đăng được sử dụng:

• D71 K50 - phát hành tiền theo báo cáo cho nhân viên của tổ chức để trang trải các chi phí phát sinh trong chuyến công tác;
• D71 K50 - thanh toán tiền bồi thường cho nhân viên nếu trong suốt chuyến đi, anh ta không chỉ tiêu hết số tiền nhận được mà còn cả tiền của mình, do đó, anh ta phải nộp báo cáo cho kế toán về tất cả các chi phí của mình;
• D50 K71 - nhân viên trả lại tiền nếu sau chuyến công tác anh ta có thêm tiền.

Nhân viên phải báo cáo cho tổ chức về tất cả các chi phí phát sinh, mà anh ta sẽ lập một bản báo cáo trước. Các chứng từ thanh toán khác nhau xác nhận các khoản chi phí được đính kèm với nó. Chúng bao gồm biên lai, séc hoặc vé. Nếu xác định được các chi phí không phù hợp, tổ chức có thể từ chối bồi thường. Thông thường trong chứng từ chi tiêu có các hóa đơn trong đó thuế GTGT được phân bổ. Trong điều kiện đó, thuế có thể được chấp nhận khấu trừ.

Kết

Đi công tác là bắt buộc ở các công ty khác nhau, vì chỉ có đi công tác mới có thể giải quyết các vấn đề khác nhau, ký kết hợp đồng mới hoặc kiểm soát công việc của các chi nhánh. Các chuyên gia của công ty được cử đi công tác phải nhận công tác phí và tiền lương được tính đúng.

Khi tính lương, người ta sẽ tính đến mức lương trung bình của một công dân trong một năm làm việc. Đồng thời, khó khăn có thể nảy sinh nếu người lao động làm việc trong công ty trong thời gian ngắn hoặc bị chuyển sang nhà nướcgần đây. Trong trường hợp này, một khoản thanh toán bổ sung lên đến thu nhập trung bình được chỉ định. Để làm được điều này, cần phải lập các bút toán kế toán một cách chính xác.