Phương pháp quản lý trong quản lý: mô tả, đặc điểm và chức năng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Một vị trí lãnh đạo đòi hỏi một lượng lớn kiến thức, kỹ năng và khả năng của một người. Hầu hết các công ty lớn đều cung cấp chương trình đào tạo giới thiệu và tất cả họ đều có nhược điểm là họ thường không dạy về phương pháp quản lý. Sếp mới buộc phải học điều này một mình hoặc ở bên. Các cách lãnh đạo một nhóm có thể khác nhau, tùy thuộc vào chức năng được thực hiện.

Thiết lập mục tiêu

Công việc giám sát tốn rất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt nếu nó được thực hiện không có mục đích và vô tổ chức. Việc sử dụng các phương pháp quản lý trong quản lý giúp xây dựng một trình tự hợp lý các nhiệm vụ được giao cho người chịu trách nhiệm. Điều quan trọng là người quản lý phải biết cách thay đổi cách thức kinh doanh với cấp dưới của mình - đây là cách duy nhất để đạt được hiệu quả tối đa từ quy trình làm việc.

Với sự trợ giúp của các phương pháp quản lý, người quản lý hoàn toàn thực hiện được các chức năng quản lý của mình, đồng thời cũng ảnh hưởng đến nhân viên: kích hoạt hoạt động của họ và tạo cho nó một tính cách sáng tạo. Nghiên cứu về cách đạt được mục tiêu thông qua kiểm soát là một trong những chủ đề nghiên cứu quan trọng trong quản lý và tâm lý học.

Sử dụng tốt tài nguyên

Tất cả các cách kiểm soát công việc của nhân viên khác nhau theo bản chất của hành động. Đặc biệt phù hợp trong thời đại chúng ta là các phương pháp quản lý kinh tế trong quản lý, mô tả của nó dựa trên các hoạt động của luật pháp liên quan có ảnh hưởng đến lợi ích tài sản của tất cả các bên trong quá trình làm việc. Các phương pháp chính của loại này được sử dụng trong cấu trúc kinh doanh là tính toán kinh tế và kinh tế.

Lập kế hoạch và dự báo có thẩm quyền cũng liên quan trực tiếp đến thành phần tài chính của bất kỳ tổ chức nào, do đó chúng là các phương pháp quản lý phù hợp. Các biện pháp khuyến khích, biện minh và phân tích kinh tế về hoạt động của doanh nghiệp cũng được các nhà quản lý hàng đầu của các tổ chức thương mại và chính phủ sử dụng. Nếu các quy trình được xây dựng một cách chính xác, thì nhân viên và tổ chức hài lòng với nhau.

Tất cả các phương pháp quản lý kinh tế trong quản lý đều nhằm tăng hiệu quả của tổ chức, đồng nghĩa với việc lợi nhuận tăng lên đáng kể. Đó là lý do tại sao các nhà điều hành công ty tuyển dụng các nhà phân tích có kinh nghiệm, những người có thể tính toán tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong công việc của tổ chức, cũng nhưxây dựng kế hoạch loại bỏ chúng và tổ chức các hoạt động công việc bình thường.

Quyết định hành chính

Bất kỳ hệ thống phương pháp quản lý nào trong quản lý đều không thể thực hiện được nếu không có một tổ chức rõ ràng và đưa ra các quyết định phức tạp (tăng hoặc giảm nhân viên, phân bổ thêm tiền thưởng, v.v.). Các nguyên tắc kiểm soát trong trường hợp này được hình thành với sự trợ giúp của pháp luật nhằm tiến hành công việc chung, cũng như dựa trên nhu cầu tâm lý của một người về sự tương tác và xã hội hóa. Các phương pháp tổ chức và ổn định (đào tạo chung, xây dựng nhóm, lập kế hoạch họp, v.v.) giúp hình thành cấu trúc chung của tổ chức, các quy tắc làm việc, cũng như khái niệm chung về sự tồn tại của tổ chức.

Nguyên tắc hành chính cần giúp ích trong việc thực hiện quản lý vận hành công việc của toàn bộ bộ phận và cá nhân nhân viên. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về việc soạn thảo hợp đồng, hình thành các nghị quyết và nghị định liên quan trực tiếp đến công việc của tổ chức và tình trạng tài chính của tổ chức.

Sự đa dạng thứ ba là các phương pháp kỷ luật, với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể duy trì sự ổn định của công việc trong tổ chức. Nếu chúng được sử dụng một cách chính xác trong tổ chức, thì nhân viên có ý tưởng về trách nhiệm của riêng họ đối với việc không thực hiện nhiệm vụ của họ. Điều này cũng bao gồm một hệ thống động lực và các khoản trích thưởng cho nhân viên. Việc thực hiện các nguyên tắc này thường đòi hỏi sự hỗ trợ thêm từ bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự, nếu không có sự hỗ trợ của các nguyên tắc liên quan thì không thểtài liệu.

Tìm kiếm dấu ấn cá nhân

Phương pháp quản lý tâm lý xã hội trong quản lý có lẽ là quan trọng nhất, vì chúng có thể được sử dụng để tác động đến nhóm và cá nhân. Đôi khi, ngay cả một cuộc trò chuyện đơn giản với cấp dưới cũng đủ để đưa anh ta trở lại bình thường và giúp anh ta làm việc hiệu quả. Nếu nhà lãnh đạo dành thời gian cho từng nhân viên của mình, thì ảnh hưởng của anh ta đối với nhóm theo cách này có thể trở nên rất đáng kể. Nhưng có một rủi ro ở đây - các chuyên gia có thể quên cách đưa ra quyết định và sẽ liên tục chạy đến các cơ quan có thẩm quyền. Những khoảnh khắc như vậy phải được ngăn chặn nghiêm ngặt nếu bạn, với tư cách là một nhà lãnh đạo, muốn truyền sự độc lập cho họ.

Tất cả những kỹ thuật này chỉ có thể được sử dụng bởi một nhà quản lý có văn hóa đạo đức rất cao, người tôn trọng đội ngũ của mình và từng cá nhân cấp dưới. Họ giúp quản lý môi trường trong bộ phận, tâm trạng của nhân viên và thậm chí cả hành vi của họ đối với nhau và đối với toàn công ty.

Không quản lý có thẩm quyền nào có thể làm được nếu không có các thuật toán như vậy, các phương pháp quản lý xã hội trong trường hợp này sẽ đóng một vai trò ít quan trọng hơn. Chúng ta đang nói về các nghi thức nội bộ, thói quen, quy định về nghĩa vụ lẫn nhau và các cách làm việc khác của nhóm. Các nhu cầu của nhân viên và quản lý phải được đáp ứng nhiều nhất có thể - chỉ như vậy mới có thể xây dựng các mối quan hệ lành mạnh trong đội.

Tốt nhất, tất cả các phương pháp được sử dụng nênđược tính toán rõ ràng bởi quản lý của doanh nghiệp, nó phải thấy lợi nhuận và chi phí sẽ liên quan đến ứng dụng của họ. Người ta không thể làm gì nếu không có kiến thức về tâm lý học và xã hội học, nếu không việc sử dụng các kỹ thuật quản lý khác nhau sẽ chẳng có tác dụng gì.

Phương pháp quản lý tâm lý trong quản lý nên được sử dụng để hài hòa các mối quan hệ trong đội và tạo ra một môi trường yên tĩnh. Nhân viên không nên cảm thấy khó chịu khi thực hiện nhiệm vụ trước mắt của họ - đây là mục đích chính của đơn xin việc của họ. Các phương pháp đó bao gồm các chương trình tuyển chọn chuyên gia, đào tạo bổ sung, nhân bản hóa hoạt động lao động, v.v.

Logic và phân tích

Chúng ta không nên quên các phương pháp quản lý định lượng trong quản lý, với sự trợ giúp của các kế hoạch tài chính, kinh tế và kế toán được xây dựng. Chúng dựa trên các phân tích chặt chẽ và các kết luận logic xuất phát từ đó. Ví dụ nổi bật nhất ở đây là việc lập và thực hiện một kế hoạch kinh doanh. Các phương pháp như vậy thường được ban lãnh đạo sử dụng trong nghiên cứu tiếp thị và tổ chức các dự án tài chính khác.

Những phương pháp này sẽ trả lời một số câu hỏi. Ví dụ, làm thế nào để tính toán chính xác việc sản xuất các sản phẩm, cần bao nhiêu nguồn lực cho việc này, bao nhiêu hàng hóa cần tạo ra để hoàn thành một đơn đặt hàng cụ thể, khi nào bạn cần bắt đầu công việc, v.v. Tất cả đều hoạt động theo cách này hay cách khác với những con số và chỉ số - những chỉ số chính xác nhất về sự thành công của một doanh nghiệp.

Trách nhiệm của người quản lý

Chức năng vàcác phương pháp quản lý trong quản lý có mối liên hệ chặt chẽ với nhau - cái trước quyết định cái sau. Về lý thuyết, có năm chức năng chính: kiểm soát, lập kế hoạch, thực hiện, điều phối và tổ chức. Hai cách cuối cùng là khó nhất, vì chúng nhằm mục đích tạo ra cấu trúc của doanh nghiệp, hợp lý hóa tất cả các yếu tố của nó, xây dựng các tương tác chức năng chéo và cung cấp hành động cho cấp dưới có trách nhiệm hơn.

Để tạo ra một hệ thống quản lý thuận tiện và đơn giản, bạn cần quyết định mục đích của doanh nghiệp. Dựa vào đó, bạn sẽ có thể phát triển một chiến lược để đạt được nhiệm vụ. Điều quan trọng là tất cả nhân viên phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình. Ở giai đoạn đầu của công việc, cần phải xác định ai và những gì trong công ty sẽ chịu trách nhiệm, điều mong muốn đó là trách nhiệm chung. Trong thời kỳ tồn tại của Liên Xô, các cơ quan hành chính cấp cao nhất không có bất kỳ trách nhiệm nào đối với các tổ chức của phường. Hiệu quả của việc kiểm soát đã giảm đáng kể, vì không ai phải chịu trách nhiệm trước các doanh nghiệp nhỏ về những quyết định không hợp lý và sai lầm.

Hình thành cấu trúc

Mối quan hệ giữa các hình thức và phương pháp quản lý trong quản lý cũng rất cao. Trong mỗi cơ cấu, có thể có thêm các đơn vị quản lý với các quy định riêng và có khả năng can thiệp vào công việc của các bộ phận khác trong công ty. Đó là lý do tại sao nên chọn các cơ cấu hoặc hình thức quản trị trong một hạng mục riêng biệt. Có 6 trong tổng số:ma trận, tuyến tính, chương trình-mục tiêu, chức năng, phân chia và chức năng tuyến tính.

Đơn giản nhất trong số đó là tuyến tính, khi một nhân viên báo cáo cho một người giám sát ngay lập tức. Vấn đề chính mà các nhà quản lý gặp phải trong giai đoạn này là việc lựa chọn nhân sự có năng lực. Ngoài ra, tất cả các quyết định của người quản lý ở đây đều được thực hiện theo một cách khá phức tạp - một nhân viên có thể được phép tiến hành một hoạt động cụ thể chỉ bằng cách thông qua toàn bộ hệ thống phân cấp của cấp trên. Phản ứng chậm đối với những thay đổi của thị trường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn có hình thức quản lý tương tự, nơi số lượng cấp đạt từ 5 trở lên.

Nếu chúng ta nói về quản lý hiệu quả, các phương pháp quản lý hiện đại được sử dụng trong đó nên được kết hợp với hình thức quản lý theo bộ phận. Nhu cầu như vậy nảy sinh do thực tế là các chi nhánh của công ty có quyền tiến hành các hoạt động kinh tế và hoạt động, trong khi các trưởng bộ phận có cơ hội đưa ra các đề xuất đổi mới và thậm chí chấp nhận rủi ro đã thỏa thuận. Với sự trợ giúp của ban lãnh đạo bộ phận, bạn có thể đạt được sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa chiến lược tổng thể của công ty và chiến thuật độc lập của các chi nhánh và bộ phận nội bộ.

Xây dựng hệ thống hoàn hảo

Phương pháp quản lý giúp đạt được hiệu quả tối đa của doanh nghiệp, nhưng có thể chưa đủ. Điều quan trọng là phải coi một người là nguồn chính của sản xuất hiệu quả, để thực hiện kế hoạch làm việc vềnhu cầu nhân viên lâu dài, nên làm việc với đội ngũ nhân viên quản lý nhỏ. Ở các nước kinh tế phát triển, họ cố gắng áp dụng những quy tắc đơn giản này, trong khi ở các tổ chức địa phương, người ta chú trọng nhiều đến việc giáo dục nhân viên phẩm chất lãnh đạo và những nhà lãnh đạo giỏi sẽ phát triển từ họ trong tương lai.

Định hướng giá trị con người phải là trung tâm của bất kỳ hệ thống quản lý nào, nếu không sẽ có nguy cơ làm giảm động lực của nhân viên xuống mức tối thiểu và liên tục để ý cấp dưới mới. Nhân viên nên có quyền tự chủ mạnh mẽ trong việc mô tả công việc, để họ có thể phát triển tinh thần kinh doanh và khả năng chịu trách nhiệm trong những tình huống khó khăn.

Ý tưởng và quy tắc ứng xử

Những người không liên quan đến hoạt động kiểm soát đôi khi nhầm lẫn giữa các nguyên tắc và phương pháp điều hành trong quản lý. Nguyên tắc là những ý tưởng nhằm thực hiện các chức năng quản lý, và phương pháp là những hành động rõ ràng để thực hiện chúng. Tất cả các hành động nhằm mục đích kiểm soát các hoạt động trong tổ chức chỉ nên được thực hiện trên cơ sở các phương pháp tiếp cận khoa học và sau khi phân tích sơ bộ. Ví dụ: một hệ thống khen thưởng và trừng phạt được xây dựng cẩn thận có thể thúc đẩy nhân viên đạt được những mục tiêu cao cho bản thân và cho toàn công ty.

Một trong những nguyên tắc phải được sử dụng là sự kết hợp giữa trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi. Mọi công việc được giao phải hoàn thành đúng thời hạn. Trong trường hợp này, nhân viên nên hiểu điều gì đe dọa họ và tổ chức khi hoàn thành công việc không đúng thời hạn. Nhiệm vụ của một nhà lãnh đạo là trung thực nhất có thể với cấp dưới, dạy họ xây dựng các mối quan hệ logic và tiến hành phân tích các hoạt động của riêng họ trong phạm vi chức năng của họ.

Dân chủ hóa và thích ứng là hiện tượng xuất hiện gần đây giữa các phương pháp quản lý trong quản lý. Đặc điểm của chúng hàm ý rằng mọi nhân viên phải có quyền tham gia vào các quy định của doanh nghiệp. Những người mới tuyển dụng phải nhận được sự quan tâm và thông tin tối đa từ những người cố vấn của họ, cũng như có thể thích ứng với cấu trúc và văn hóa nội bộ của tổ chức.

Khó khăn của quản lý

Một nhà lãnh đạo có cấp dưới của nhân viên liên tục phải đối mặt với nhiều loại khó khăn, và điều này là khá bình thường. Để trụ vững và đạt được kết quả mong muốn, anh ta chỉ cần sử dụng nhiều phương pháp quản lý tổ chức khác nhau, ban lãnh đạo đơn giản là không thể làm được nếu không có chúng. Một trong những nhiệm vụ chính của người đứng đầu là kiểm soát các hoạt động của nhân viên của mình, đặc biệt là ở giai đoạn ban đầu. Sự kết hợp lý tưởng giữa nghiêm khắc và công bằng có thể đạt được ngay lập tức, nhưng người lãnh đạo cần phải cố gắng vì nó.

Các nhà tâm lý học khuyên bạn nên duy trì bầu không khí bình tĩnh và tích cực trong đội. Nhân viên nên có cơ hội phát triển nghề nghiệp và công ty - nhu cầu về các chuyên gia phát triển hơn và sự sẵn sàngđầu tư nguồn lực, thời gian và tiền bạc vào chúng. Từ quan điểm xã hội, nhân viên cần được tạo cơ hội giao tiếp với những người xung quanh và cơ hội phát triển vượt trội hơn họ.

Mặc dù có rất nhiều phương pháp nhằm quản lý nhân sự, nhưng chúng thường không được sử dụng đầy đủ. Nguyên nhân chính của việc này là do tất cả các nhân viên do người quản lý quản lý đều hoàn toàn khác nhau, nên khi giải quyết vấn đề, bạn không thể chỉ dùng một kỹ thuật như một liều thuốc chữa bách bệnh. Trước tiên, việc tìm hiểu động lực của từng cấp dưới sẽ dễ dàng hơn nhiều và dựa vào đó, lập ra một kế hoạch làm việc cá nhân sẽ giúp ích cho sự phát triển và thịnh vượng của công ty.