Tổ chức quản lý doanh nghiệp: chức năng, phương pháp và mục tiêu

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố: sự cạnh tranh trong các hoạt động đang diễn ra, tình hình kinh tế của dân cư, chất lượng của hàng hoá và dịch vụ được cung cấp, vị trí của công ty và sự xa rời của nó với các điểm bán hàng, v.v. Nhưng có lẽ điều quan trọng nhất mà sự thành công của công ty phụ thuộc vào công tác tổ chức quản lý doanh nghiệp. Phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố này. Nếu không phải tất cả. Với sự quản lý sai lầm, ngay cả sản phẩm tốt nhất cũng sẽ không được sản xuất với khối lượng yêu cầu, hoặc họ sẽ bỏ lỡ thời hạn thực hiện. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các tổ chức quản lý doanh nghiệp chính và phân tích những sai lầm không nên mắc phải.

Bản chất của quy trình quản lý tổ chức

Tổ chức quản lý doanh nghiệp là một hoạt động có mục đích và có kiểm soát, là sự kết hợp của nhiều phương pháp tạo động lực và kiểm soát công việc của một nhóm nhằm đạt được nhiệm vụ đã đề ra (bao gồm cả mục tiêu chung của tổ chức và ngắn -một thời kỳ, chẳng hạn như tăng thị trường bán hàng,nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả bán hàng, v.v.).

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được chia thành các bộ phận quản lý và điều hành, trong đó người quản lý là ban giám đốc, trưởng phòng và bộ phận thông tin (còn gọi là bộ máy quản lý hành chính), còn bộ phận bị quản lý là các bộ phận tổ chức. tham gia vào quá trình sản xuất. Sự thành công của tổ chức sẽ nằm ở sự phối hợp phù hợp của cả hai thành phần.

Mục tiêu của hệ thống quản lý doanh nghiệp

Để hiểu rõ vấn đề tổ chức hệ thống quản lý doanh nghiệp, cần xác định mục tiêu của nó. Chúng có thể khác nhau, nhưng được kết hợp thành bốn khối chính:

• Kinh tế - nhằm tăng doanh số và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Sản xuất-thương mại - việc hoàn thành khối lượng sản xuất và bán sản phẩm nhất định, nhằm đảm bảo mục tiêu kinh tế, nghĩa vụ theo hợp đồng, v.v.
• Khoa học và kỹ thuật - nhằm đạt được các đặc tính kỹ thuật cần thiết của sản phẩm, nhằm nâng cao chất lượng cũng như tăng năng suất do cải tiến công nghệ.
• Social - nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên điều hành.

Mục tiêu kinh tế là chủ yếu, trong khi ba mục tiêu còn lại có tác dụng bổ sung cho nhau. Thông thường, doanh nghiệp làm việc đồng thời trên từng người trong số họ, tự nhiên, phân chia trách nhiệm giữa cáctrưởng các phòng ban khác nhau. Một chỉ số đánh giá thành công công việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức sẽ là sự gia tăng doanh số bán hàng và sự gia tăng lợi nhuận chung của công ty, tức là việc hoàn thành mục tiêu kinh tế của tổ chức.

Chức năng của hệ thống quản lý doanh nghiệp

Sự tách biệt và chuyên môn hóa của quản lý và các hoạt động của nó được tổ chức gọi là các chức năng của quản lý doanh nghiệp. Theo nguyên tắc lâu dài có các chức năng quản lý cơ bản và đặc thù. Các chức năng chính (cũng là vĩnh viễn) là lập kế hoạch, tổ chức, động lực và kiểm soát.

• Lập kế hoạch nhằm xác định triển vọng phát triển của nền kinh tế, dự đoán trạng thái tương lai của nó và xác định vai trò của doanh nghiệp trong bức tranh kết quả. Dựa trên kết quả thu được, một kế hoạch hành động tiếp theo sẽ được lập ra. Lập kế hoạch bao gồm nhiều giai đoạn kế tiếp nhau: một khái niệm (cơ sở lý thuyết, một ý tưởng), một dự báo (nhìn thấy trước các cơ hội kinh doanh bằng cách sử dụng luận cứ khoa học), một chương trình (hình thành cuối cùng của các hoạt động tiếp theo với việc tính toán các nguồn lực cần thiết để thực hiện).
• Tổ chức nhằm mục đích hình thành sự lãnh đạo, điều chỉnh các mối quan hệ giữa hệ thống quản lý và hệ thống được quản lý, nó cũng nâng cao hiệu quả của tất cả các chức năng khác do nó tạo ra một hệ thống quản lý rõ ràng và đảm bảo sự thành công của họ. tương tác.
• Động lực giúp tìm ra lý do giúp nhóm hoàn thành nhiệm vụ được giao, cung cấp cho họ, từ đó kích thích hoạt động hiệu quả.
• Kiểm soát - giai đoạn cuối cùng, tiến hành quan sát nhằm mục đích xác minh. Nhiệm vụ chính của chức năng này là sửa lại chiến lược đã tạo. Kiểm soát thiết lập các chỉ số quy định, sau đó đo lường và phân tích chúng, sau đó xác định các hành động góp phần cải thiện các chỉ số này. Các khuyến nghị có thể khác nhau: sửa đổi mục tiêu, phân bổ lại nhiệm vụ, thu hút nhân sự, cải tiến tổ chức quản lý doanh nghiệp.

Các chức năng cụ thể ảnh hưởng đến một lĩnh vực hoạt động cụ thể và do sự tách biệt của cơ cấu quản lý. Đối tượng của chức năng được coi là một liên kết riêng biệt, ví dụ, bộ phận tiếp thị, bộ phận bán hàng, hệ thống quản trị. Thông thường chúng ngắn hạn và tập trung vào lĩnh vực cho thấy kết quả không đạt yêu cầu ở giai đoạn kiểm soát.

Cơ cấu quản lý doanh nghiệp

Dựa trên các chức năng đã xác định, việc thực hiện thành công đòi hỏi các năng lực khác nhau, thành phần quản lý được hình thành, có thể là một người, một bộ phận hoặc một bộ phận quản lý. Việc tổ chức hệ thống quản lý doanh nghiệp bao hàm việc lựa chọn phương án thích hợp nhất. Dựa trên số lượng quyền hạn cần thiết, sáu cấu trúc quản lý được phân biệt:

• Tuyến tính. Trong cơ cấu như vậy, việc quản lý được thực hiện từ cấp trên đến cấp dưới theo hệ thống cấp bậc. Một sắc thái quan trọng là đơn đặt hàng chỉ đến từ một người. Việc chọn số lượng nhân viên tối ưu cho một người quản lý là rất quan trọng, nó sẽ phụ thuộc vàohiệu quả. Một hệ thống như vậy có những hạn chế của nó, ví dụ, một quá trình ra quyết định phức tạp - để được chấp thuận cho bất kỳ hành động nào, cấp dưới cần phải chuyển sang tất cả những người cao hơn trong hệ thống phân cấp, do đó có phản ứng chậm liên quan đến ngay cả những vấn đề quan trọng nhất, cộng với tham nhũng và âm mưu cũng tràn lan.
• Chức năng. Trong tổ chức quản lý doanh nghiệp như vậy, các chức năng chung của một số bộ phận được chuyển giao cho một bộ phận hoặc một người thực hiện mệnh lệnh của một số sếp. Ưu điểm của cấu trúc là loại bỏ hoàn toàn sự trùng lặp công việc của người thực hiện, điểm trừ là sự thiếu thống nhất của các mệnh lệnh, khi độ phức tạp tăng lên, có thể làm chậm quy trình làm việc.
• Chức năng tuyến tính. Cấu trúc này kết hợp hai cấu trúc trước: các quyết định được phát triển bởi các chuyên gia có trình độ, sau đó các mệnh lệnh được đưa ra theo thứ bậc.
• Mục tiêu theo chương trình. Với cách thức quản lý tổ chức lao động tại doanh nghiệp như vậy, người lãnh đạo của từng dự án riêng lẻ được phân bổ, sau đó họ đưa ra các mệnh lệnh nhằm đạt được các mục tiêu riêng của công ty. Người quản lý nhận một nhiệm vụ từ giám đốc hoặc cấp phó của anh ta, trong khi có một đội ngũ nhân viên dưới quyền anh ta. Theo thời gian, các bộ phận này thường phát triển thành các công ty nội bộ độc lập.
• Ma trận. Một cấu trúc như vậy kết hợp cùng một lúc một tổ chức tuyến tính, nhắm mục tiêu theo chương trình và chức năng.
• Cơ cấu bộ phận kết hợp các nguyên tắc sản phẩm và khu vực. Các bộ phận cơ bản ở đây sẽ là các bộ phận được ưu đãi vớiđộc lập nhất định, tham gia vào các quan hệ hợp đồng với nhau và được tài trợ độc lập thông qua lợi nhuận. Đồng thời, ban lãnh đạo đưa ra các quyết định về lâu dài.

Mô hình xã hội ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơ cấu quản lý doanh nghiệp

Việc tổ chức cơ cấu quản lý doanh nghiệp nên được lựa chọn từ những khuôn mẫu xã hội nhất định có tác động đến quá trình hoạt động của công ty nói chung. Các luật này bao gồm:

• Quy luật kinh tế kỹ thuật, bộc lộ bản chất của mặt kỹ thuật của sản xuất, phản ánh mối quan hệ của con người với công nghệ và tự nhiên.
• Quy luật xã hội và kinh tế xã hội thể hiện bản chất của mối quan hệ giữa các tầng lớp cá nhân.
• Pháp lý.
• Quy luật tâm lý xã hội thể hiện bản chất của mối quan hệ giữa nhân viên và toàn bộ các phòng ban trong công ty, sự tương tác của họ với nhau.

Nguyên tắc xây dựng cơ cấu quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Tổ chức thành công quản lý doanh nghiệp bắt đầu từ những quy tắc xây dựng nhất định, những nguyên tắc cần phải dựa vào khi lựa chọn cơ cấu và phương pháp quản lý. Thứ nhất, chúng ta không được quên rằng nguồn chính của sự gia tăng năng suất luôn là con người, do đó, dựa trên những phẩm chất tâm lý và xã hội của người đó, cần phải xây dựng một chương trình làm việc hiệu quả của công ty. Hơn nữa, nếu bạn cung cấp cho nhân viên hoặc phòng ban một sốtự chủ thì hiệu quả của chúng sẽ tăng lên đáng kể. Tuy nhiên, sự tự do của nhân viên phải được kết hợp với nguyên tắc tập trung và để lại các mục tiêu chính cho nhân viên - tiêu chuẩn chất lượng, chính sách của công ty.

Nguyên tắc tiếp theo là lập kế hoạch phải luôn có viễn cảnh dài hạn và dựa trên thị trường thay đổi liên tục. Công ty cũng phải chuẩn bị để mở rộng nhân viên nếu cần thiết. Khi lựa chọn hệ thống quản lý, cần tập trung vào những hình thức đơn giản và dễ hiểu nhất, không làm phức tạp quá trình quản lý. Và tất nhiên, không quên vì quyền lợi của người tiêu dùng.

Phương pháp hệ thống quản lý doanh nghiệp

Phương pháp quản lý là cách thức tác động đến nhân viên và toàn bộ nhóm, mục đích là đảm bảo sự phối hợp công việc của họ để đạt được kết quả cần thiết. Theo nội dung, phương pháp tổ chức quản lý doanh nghiệp được chia thành ba nhóm lớn:

• Phương pháp quản trị dựa trên sự phục tùng của nhân viên theo hệ thống cấp bậc và lần lượt được phân chia thành tổ chức và quản lý. Cơ cấu quản lý trước đây bao gồm toàn bộ cơ cấu quản lý và phân chia trách nhiệm rõ ràng, chúng xuất hiện trong các hướng dẫn và định mức chung của doanh nghiệp. Sau đó tạo thành một phản hồi nhanh chóng và xuất hiện dưới dạng đơn đặt hàng.
• Phương pháp kinh tế dựa trên sự quan tâm đến kết quả sản xuất và nhằm khuyến khích nhân viên đạt được các mục tiêu mà ban lãnh đạo đề ra. Điều này bao gồm các biện pháp khuyến khích bằng tiền đối với nhân viên dưới hình thức tiền thưởng, cũng như vật chấttrách nhiệm đối với công việc đã thực hiện.
• Phương pháp tâm lý xã hội dựa trên trạng thái tâm lý của nhân viên và bao gồm các công việc giáo dục và giáo dục khác nhau, tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi và giải quyết các mối quan hệ xã hội trong nhóm, sự tham gia của nhân viên vào quản lý.

Thành phần lãnh đạo của tổ chức

Tổ chức quản lý nhân sự tại doanh nghiệp được thực hiện với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo cấp cao do chủ sở hữu công ty hoặc hội đồng sáng lập bổ nhiệm. Bộ máy quản lý cần bao gồm bốn lĩnh vực: chung, kỹ thuật, kinh tế và hoạt động.

Quản lý chung hợp nhất tất cả các giám đốc tuyến và đứng đầu là giám đốc doanh nghiệp, người này dựa vào các cấp phó và trợ lý. Trưởng ban chỉ đạo kỹ thuật là kỹ sư trưởng của tổ chức thường là phó giám đốc thứ nhất của xí nghiệp. Tuy nhiên, nhiệm vụ chính của nó là quản lý công việc nghiên cứu. Nghiệp vụ kinh tế do kế toán trưởng phụ trách là phòng kinh tế kế hoạch, phòng lao động, phòng kế toán, phòng hậu cần, phòng tài chính và phòng marketing.

Dịch vụ quản lý vận hành bao gồm phòng sản xuất và điều độ và phòng kế hoạch và điều độ. Nhân viên điều độ đang làm nhiệm vụ được bổ nhiệm làm người đứng đầu dịch vụ vận hành.

Việc quản lý thêm được xác định dựa trên khối lượng sản xuất và bao gồm quản lý cửa hàng, quản đốc công trường.

Làm việc với nhân sự của doanh nghiệp

Cần phân tích chi tiết hơn công việc với nhân sự của doanh nghiệp. Như đã đề cập ở trên, một người là nguồn lực chính của một tổ chức, do đó, anh ta cần được quan tâm tối đa.

Làm việc với nhân sự bắt đầu bằng sự thích nghi. Quá trình này bao gồm quá trình làm quen thực tế của mọi người với trách nhiệm của họ, truyền đạt rõ ràng cho họ tất cả thông tin cần thiết, các quy tắc và quy định của doanh nghiệp, mục tiêu của doanh nghiệp, cũng như thiết lập mối quan hệ giữa các cá nhân giữa các nhân viên.

Chúng ta không được quên việc phát triển đội ngũ nhân viên, nâng cao tính chuyên nghiệp của họ. Tất cả bắt đầu từ sự hiểu biết của nhân viên về nhu cầu được đào tạo liên tục và phát triển bản thân, nhận thức về vai trò của họ trong nhóm và tăng cường trách nhiệm đối với kết quả của họ. Vì những mục đích này, các sự kiện giáo dục và đào tạo được tổ chức. Phát triển dựa trên sự học hỏi, phải được quản lý và tài trợ bởi tổ chức. Một lợi thế quan trọng cho nhân viên sẽ là cơ hội phát triển nghề nghiệp với việc đào tạo nâng cao.

Phân tích tổ chức quản lý doanh nghiệp làm rõ vai trò cao của động lực làm việc cho nhân viên. Tạo động lực là một quá trình khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả và dựa trên các phương pháp tác động hành chính, kinh tế và tâm lý xã hội. Cấu trúc của bất kỳ động cơ nào bao gồm ba phần chính: xác định nhu cầu của nhân viên, phần thưởng mà nhân viên có thể nhận được và chỉ định hành động cần thiết để thỏa mãn nhu cầu.

Vì mục đích tạo động lực cho nhân viên, chẳng hạncác nhu cầu, chẳng hạn như sinh lý, xã hội, tâm lý, được xã hội công nhận về tính cách của anh ta, nhu cầu thể hiện bản thân, tham gia vào công việc được hoàn thành tốt và những nhu cầu khác.

Kết

Tổ chức lập kế hoạch quản lý doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và nhiều mặt, cần sự phát triển có trình độ của các chuyên gia. Với sự lớn mạnh của công ty có xu hướng phức tạp hóa cơ cấu tổ chức và quản lý, tăng quy mô. Mục tiêu chính của bất kỳ doanh nghiệp nào là thực hiện các tiêu chuẩn được chỉ định, theo đó, cần phải đưa mức độ kỷ luật đến mức cần thiết. Để làm được điều này, mỗi công ty lựa chọn các phương pháp ảnh hưởng và quản lý phù hợp nhất cho cơ cấu của mình.

Kinh tế và quản lý doanh nghiệp có quan hệ mật thiết với nhau. Với cách tiếp cận đúng đắn trong việc lựa chọn ban lãnh đạo công ty, làm việc với nhân viên, các phương pháp kích thích nhân viên đạt được kết quả mong muốn, công ty sẽ phát triển và tăng lợi nhuận. Với một cách tiếp cận sai lầm, mọi thứ sẽ hoàn toàn ngược lại. Đó là lý do tại sao tổ chức quản lý cần quan tâm tối đa và phân tích định kỳ các kết quả của hoạt động quản lý.