Nhiệm vụ và mục đích của chuyến đi: ví dụ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Bạn có biết cách thể hiện đúng mục đích của chuyến công tác? Tất nhiên, có thể dễ dàng tìm thấy một ví dụ trên tất cả các loại diễn đàn nghề nghiệp dành cho kế toán hoặc chuyên gia nhân sự. Nhưng việc sao chép kinh nghiệm của người khác không phải lúc nào cũng hợp lý.

Trong quy định không có danh sách mục đích đi công tác. Tuy nhiên, lý do nhân viên đi du lịch nên được trình bày theo cách mà chi phí đi lại và công tác phí có thể được hạch toán để giảm thu nhập chịu thuế.

Đối với điều này, điều quan trọng là phải xem xét một số điểm.

Những cái nào?

Kế toán hành nghề dễ dàng đưa ra nhiều ví dụ khác nhau về mục đích du lịch và chỉ ra những điều sau:

1. Chuyến đi công tác của nhân viên rõ ràng phải vì lợi ích cao nhất của công ty. Mục đích của chuyến công tác được xây dựng sao cho rõ ràng: “chuyến đi” có lợi cho công ty, trực tiếp hoặc gián tiếp góp phần giúp công ty có lãi, tăng khối lượng hoạt động, nâng cao chất lượng hàng hóa và dịch vụ. người làm việctổ chức không thể được cử đi công tác, đặt ra trước mắt anh ta nhiệm vụ “nghỉ ngơi”, “phục hồi sức lực” hay “phục hồi sức khỏe”. Các kỳ nghỉ được cung cấp cho việc này - hàng năm hoặc vì lý do sức khỏe.
2. Mục đích của chuyến đi không được mâu thuẫn với mô tả công việc của nhân viên. Vì vậy, kế toán viên không thể được cử đi công tác để đàm phán với khách hàng. Và giám đốc thương mại của công ty không thể được cử đến thành phố khác với mục đích "đưa đón nhân viên".
3. Lý do đi công tác cần phù hợp với thời gian của "hành trình" và lộ trình của nó. Ví dụ, nếu mục đích của chuyến đi là tham gia triển lãm, nhân viên của tổ chức có nghĩa vụ "di chuyển" theo hướng ngược lại trong vòng một ngày sau khi kết thúc sự kiện.
4. Cực kỳ cẩn thận về việc biện minh cho các chuyến công tác vào cuối tuần. Ví dụ, nếu một nhân viên của công ty đến một thành phố khác để đàm phán vào thứ Hai, và thời gian đi là một ngày, thì bạn có thể rời đi không sớm hơn tối thứ Bảy. Nếu không, chi phí vé hoặc nhiên liệu không thể được quy vào chi phí.
5. Tốt nhất là tránh ngôn ngữ chung chung. Điều quan trọng là chỉ ra lý do chính xác một nhân viên của tổ chức được cử đi làm việc bên ngoài nơi có nhiệm vụ thường trực. Nếu không, kiểm soát viên có thể nghi ngờ về tính hợp pháp của việc quy các chi phí đi lại vào kế toán thuế.
6. Mục đích của chuyến đi nên được xây dựng sao cho có thể đưa ra kết luận rõ ràng về việc nhiệm vụ được giao đã hoàn thành hay chưa. Sau chuyến đi, nhân viên sẽ được yêu cầu nộp báo cáo về kết quả,kèm theo tài liệu xác nhận hoàn thành nhiệm vụ. Nhân tiện, một tình huống có thể xảy ra khi mục đích của chuyến đi không đạt được. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động yêu cầu người lao động cung cấp một “bản giải trình” cho biết lý do tại sao không thể hoàn thành nhiệm vụ công việc. Với tài liệu này, chi phí đi lại có thể được chấp nhận để hạch toán thuế.
7. Nếu mục đích của chuyến đi quá lớn, bao gồm nhiều nhiệm vụ, thì việc viết ra các nhiệm vụ riêng biệt của chuyến đi cũng rất quan trọng, việc hoàn thành từng nhiệm vụ cũng cần được xác nhận.
8. Nếu công việc của một chuyên gia có tính chất đi công tác và di chuyển đến địa phương khác có liên quan đến việc thực hiện các công việc hàng ngày, thì “chuyến đi” như vậy, theo Bộ luật Lao động, không được coi là một chuyến công tác tại tất cả.

Có thể cử nhân viên đi công tác không?

Điều này cũng quan trọng như câu hỏi làm thế nào để xác định mục đích của chuyến đi. Ví dụ về các trường hợp chủ lao động bị phạt vì đã cử một nhân viên không thể được cử đi trong một chuyến đi đến thành phố khác không phải là trường hợp cá biệt.

Trước khi cử một nhân viên đến một thành phố hoặc quốc gia khác, điều quan trọng là phải cân nhắc rằng:

1. Nghiêm cấm phụ nữ có thai và công nhân chưa đủ tuổi "trang bị khi ra đường" (trừ nhân sự làm việc trong lĩnh vực sáng tạo).
2. Nhân viên được cử đi công tác phải có quan hệ lao động với người sử dụng lao động. Tại thời điểm khởi hành, hợp đồng cho thuê phải được ký kết, lậpphù hợp với luật hiện hành.
3. Có những hạng công dân có quyền từ chối đi công tác. Chỉ được phép gửi họ đến một thành phố hoặc quốc gia khác để kinh doanh chính thức khi có sự đồng ý bằng văn bản của họ.

Những người như vậy bao gồm:

• Các bà mẹ có con dưới 3 tuổi
• Cha mẹ hoặc người giám hộ của người tàn tật dưới 18 tuổi.
• Công dân chăm sóc người nhà ốm đau, theo đúng báo cáo y tế.
• Cha, mẹ nuôi con dưới 5 tuổi mà không có vợ hoặc chồng.

Nhân viên không thuộc các đối tượng này phải chịu trách nhiệm kỷ luật do không chấp hành hiệu lệnh đi công tác. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể sa thải một nhân viên từ chối đi công tác ở thành phố khác.

Tài liệu nào mô tả mục đích của chuyến đi?

Cho đến năm 2015, chuyến đi của một nhân viên đã được phát hành:

1. Đặt hàng.
2. Chỉ định Dịch vụ.
3. ID du lịch.
4. Báo cáo.

Hiện tại, tất cả các đặc điểm của "hành trình" được chỉ ra theo thứ tự. Các hình thức hợp nhất của "phân công dịch vụ", "giấy chứng nhận du lịch" và "báo cáo" đã bị hủy bỏ.

Để xác nhận thực tế của chuyến đi và thực hiện đơn đặt hàng là: vé, vận đơn, kiểm tra nhiên liệu và chất bôi trơn, báo cáo, ghi chú giải thích, giao thức đàm phán, chứng chỉ đào tạo, hợp đồng đã ký kết, hàng tồn kho.

Từ thành phần và nội dung của các tài liệu này, cần rõ ràng rằngliệu mục đích của chuyến đi có đạt được hay không.

Hãy xem cách xác định nhiệm vụ đi công tác cho các loại nhân viên khác nhau.

Giám

Công việc của những người đầu tiên của doanh nghiệp thường gắn liền với "du lịch".

Theo quy định, một chuyến công tác của giám đốc công ty không phải bằng mệnh lệnh mà là lệnh có câu: "Tôi đi công tác với mục đích là …".

Người đứng đầu công ty có thể đi công tác, cụ thể là đi chinh phục thị trường mới, tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng cung cấp sản phẩm. Mục đích chuyến đi của giám đốc trong trường hợp này là gì? Ví dụ:

• thương lượng và ký kết hợp đồng với Firma LLC;
• thương lượng với những người tham gia hội nghị "Sản phẩm của tương lai" ở N-sk "_" _ 20 _;
• trình diễn các mẫu sản phẩm "Item-1" của công ty LLC "Large Customer";
• xuất hàng cho Khách hàng tốt của JSC.

Người đầu tiên của công ty cũng có thể đi đến thành phố hoặc quốc gia khác để gặp gỡ các khách hàng hiện tại của công ty. Đối với trường hợp này, các chuyên gia nhân sự đã tìm ra cách ghi mục đích của chuyến đi trong giấy chứng nhận du lịch. Ví dụ:

• thảo luận về các điều khoản của hợp đồng cung cấp thiết bị sản xuất của Our Friend LLC;
• phê duyệt kế hoạch mua sắm cho nửa cuối năm _ với JSC Concern.

Giám đốc công ty từng thời kỳđược gửi đến các thành phố hoặc quốc gia khác để "mở một chi nhánh mới của công ty." Việc xây dựng kết quả mong muốn như vậy cũng được chấp nhận trong các tài liệu. Tuy nhiên, trong trường hợp này, cần xác định rõ cả mục tiêu và mục tiêu của chuyến đi. Ví dụ:

“Tôi sẽ đến N-sk để tổ chức công việc của một đơn vị cấu trúc mới.

Nhiệm vụ:

• Nghiên cứu thị trường mục tiêu.
• Thử nghiệm và tuyển dụng một nhân viên cho vị trí giám đốc chi nhánh.
• Phối hợp với trưởng chi nhánh kế hoạch công việc cho _ năm.”

Ngoài ra, người đứng đầu một công ty nhỏ cũng như một chuyên gia trong bộ phận thu mua, có thể đến thành phố hoặc quốc gia khác để mua thiết bị mới, ký kết các hợp đồng cung cấp nguyên liệu, vật liệu, linh kiện, và thương lượng các điều khoản hợp tác với các nhà cung cấp. Trong trường hợp này, các tài liệu cũng cần chỉ ra chính xác mục đích chuyến đi của giám đốc. Ví dụ:

• thương lượng với LLC "Đối tác" về việc mua một lô hàng "Điều";
• ký kết thỏa thuận mua các sản phẩm của Pomoshnik LLC;
• mua lại thiết bị "Máy";
• nghiên cứu các mẫu sản phẩm "Shtuka" từ Producer LLC.

Mục đích chuyến công tác của người đầu tiên của công ty có thể được hình thành như thế nào? Ví dụ:

• đào tạo nhân viên;
• tham gia triển lãm, hội thảo, hội nghị "(tham quan các sự kiện liên quan đến hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp);
• phát triển nghề nghiệp;
• làm chủ công nghệ mới;
• kiểm tra chất lượng công việcđơn vị.

Giám đốc bán hàng

Trong các bộ phận tham gia vào việc bán hàng hóa và dịch vụ, mục đích của các chuyến công tác, như một quy luật, được quy định rất chi tiết. Nhân viên nhận được hướng dẫn chi tiết bằng văn bản, cho biết những nhiệm vụ nào phải hoàn thành và những chỉ số định lượng nào đạt được.

Đầu tiên, mục tiêu chính của chuyến công tác của giám đốc kinh doanh được đặt ra. Ví dụ:

• tăng doanh số bán hàng trong khu vực;
• nghiên cứu thị trường;
• thương lượng với khách hàng tiềm năng.

Việc phân công công việc "lớn" được chia thành các giai đoạn, sau khi hoàn thành mỗi công việc, nhân viên sẽ lập một bản báo cáo. Người quản lý bán hàng thường được đưa ra các “mục tiêu phụ” sau:

• thực hiện thăm các khách hàng hiện tại theo lịch trình thăm;
• thăm khách hàng tiềm năng theo lịch gặp;
• thu thập thông tin về một thị trường mới cho bộ phận tiếp thị;
• ghé thăm cửa hàng của đối thủ cạnh tranh, tiến hành phân tích so sánh.

Kỹ sư, nhân viên sản xuất

Các chuyến công tác của những loại nhân viên này là dài hạn, vì chúng thường gắn với việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của máy móc, dây chuyền tự động, rô bốt.

Đối với các kỹ sư và công nhân, việc ghi chính xác mục đích chuyến đi trong giấy chứng nhận du lịch cũng rất quan trọng. Ví dụ:

• lắp đặt, điều chỉnh thiết bị;
• đào tạo nhân viên có trách nhiệm làm việc với dây chuyền sản xuất;
• kiểm tra, thử nghiệm hoạt động của máy móc;
• bảo hành sửa chữa, bảo trì dịch vụ các thiết bị được cung cấp theo Hợp đồng số _ ngày "_" _;
• công việc bảo trì, bảo dưỡng thiết bị.

Nhiều kỹ sư đi công tác để giao lưu với đồng nghiệp và có thêm kiến thức thực tế mới. Đây là mục đích rất phổ biến của một chuyến công tác. Ví dụ:

trao đổi kinh nghiệm với các nhà phát triển của các thiết bị "Mạnh mẽ"

Kế toán

Kế toán trưởng đi các thành phố khác để kiểm tra chất lượng công việc của các chuyên viên kế toán, đào tạo nhân viên, thu thập thông tin và tổng kết các hoạt động kinh tế tài chính của công ty.

Một kế toán bình thường có thể tham gia hành trình nâng cao kỹ năng, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp, tham gia một cuộc họp.

Mục đích chuyến công tác của kế toán viên có thể được hình thành như thế nào? Ví dụ:

thực hiện kiểm toán nội bộ, kiểm tra tính đúng đắn của các phản ánh trong hạch toán hoạt động kinh tế tài chính của chi nhánh

Bất kỳ mục đích nào khác của chuyến đi tương ứng với mô tả công việc của kế toán viên cũng được chấp nhận. Ví dụ:

tiếp tân

Công nông

Nông dân, nhà nông học, người vận hành máy, người chăn nuôi, người chăn nuôi gia cầm đang phải đối mặt với việc phải đi công tác, có lẽ thường xuyên hơn nhiều so với các chuyên gia "thành thị". Làm việc ở nông thôn, họ phải thường xuyên tiếp xúc với “văn minh”: mua giống, thức ăn chăn nuôi, tham dự các cuộc triển lãm thành tựu của nền kinh tế quốc dân, làm quen với công nghệ mới và cuối cùng là bán sản phẩm cho các doanh nghiệp thành phố và tư nhân, thị trường. du khách.

Phù hợp với mục tiêu của chuyến đi cụ thể, mục đích chuyến đi công tác của công nhân nông nghiệp được xây dựng. Ví dụ:

• mua phân bón;
• xin giấy phép;
• trình bày dự án đầu tư tại triển lãm chuyên ngành;
• tham gia hội nghị nông dân, trao đổi kinh nghiệm;
• mua lại thiết bị đặc biệt;
• bán sản phẩm tại hội chợ thành phố;
• giao lô hàng cho nhà máy Công ty cổ phần "Khách hàng".

Trình điều khiển

Một loại công nhân khác có nghề nghiệp liên quan đến các chuyến đi thường xuyên là tài xế. Nhiệm vụ của họ bao gồm vận chuyển nhân viên công ty, hàng hóa, vật có giá trị, tài liệu.

Còn tùy vào nhiệm vụ cụ thể mà viết mục đích chuyến đi như thế nào theo thứ tự. Ví dụ về trình điều khiển:

• giao hàng cho LLC Khách hàng của Chúng tôi (địa chỉ);
• vận của giám đốc thương mại;
• giao hàng hoá vật tư, nhận hoá đơn.

Mục đích của chuyến công tác của người lái xe có thể trông như thế nào? Ví dụ:

• thu mua phụ tùng sửa chữa ô tô;
• chẩn đoán phương tiện đã lên lịch;
• giao hàng tận nơitài liệu giao dịch gốc.

Nhà nghiên cứu

Các nhà khoa học, nhà nghiên cứu, chuyên gia, nhà lý luận từ các ngành, giáo viên các cơ sở giáo dục trung học trở lên đi công tác tham gia hội nghị, hội thi, chia sẻ kinh nghiệm, nghiên cứu các nguồn tài liệu độc đáo, tham quan các triển lãm, bảo tàng chuyên ngành, tham gia khảo cổ học khai quật.

Mục đích của chuyến công tác có thể được hình thành như thế nào? Ví dụ:

Thu thập thông tin phục vụ công tác khoa học về chủ đề (tên)

Hoặc:

Kiểm tra tài liệu gốc

Kết

Không cần thiết phải sử dụng các "thuật ngữ" tiêu chuẩn thường mô tả mục đích của một chuyến công tác. Các ví dụ chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lựa chọn các từ "thích hợp". Kinh nghiệm của nhiều nhân viên chứng minh rằng từ ngữ của nhiệm vụ có thể miễn phí.