Hàng tồn kho - đó là gì? Mục tiêu, phương pháp và loại khoảng không quảng cáo

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Kiểm kê là một thủ tục đặc biệt, mục đích chính là xác định các vi phạm nhất định ở các công ty khác nhau. Thông qua quá trình này, có thể xác định mức độ trung thực và chính xác của dữ liệu liên quan đến các mặt hàng trong kho. Các sai sót trong công việc của các chuyên gia khác nhau của xí nghiệp được bộc lộ. Ngoài ra, nó hoạt động như một phương pháp nhất định để giám sát công việc của nhân viên.

Khái niệm quy trình

Hàng tồn kho là một phương pháp kế toán nhất định trong doanh nghiệp có chức năng kiểm soát. Nó được thiết kế để xác định xem số lượng thực tế của một số hàng hóa trong công ty có tương ứng với thông tin có trong tài liệu của tổ chức hay không.

Nếu phát hiện nhiều lỗi hoặc thiếu hụt khác nhau trong quá trình kiểm kê, điều này sẽ trở thành cơ sở cho cuộc điều tra nội bộ liên quan đến các nhân viên chịu trách nhiệm tài chính của công ty.

Vấn đề phát sinh không chỉ khi thiếu mà còn khi thừa giá trị, vì điều này dẫn đến khó khăn trong việc thu các khoản phải thutrả nợ hoặc khoản vay. Kết quả kiểm kê rất quan trọng đối với cơ quan thanh tra thuế, vì sự chênh lệch nghiêm trọng có thể là kết quả của các hành vi vi phạm pháp luật của ban quản lý hoặc nhân viên của công ty.

Chức năng nào được thực hiện?

Kiểm kê là một quá trình phức tạp, trong quá trình thực hiện có thể thực hiện các chức năng khác nhau:

• kiểm soát;
• tài khoản;
• phát hiện tội phạm.

Có một số loại thủ tục này, được lựa chọn tùy thuộc vào mục đích của hành vi và hoàn cảnh.

Đặc điểm của quy trình

Ban quản lý của bất kỳ công ty nào cũng quan tâm đến việc tiến hành kiểm kê. Điều này là do kết quả của nó có thể tiết lộ sự khác biệt nhỏ nhất giữa tài sản thực tế và dữ liệu có trong hồ sơ của công ty.

Các chuyên gia không quan tâm đến kết quả sẽ tham gia vào quá trình xác minh, do đó, ban quản lý doanh nghiệp thường thuê các chuyên gia độc lập để thực hiện việc này.

Mục đích chính của sự kiện

Mục đích chính của kiểm kê là xác định tính đúng đắn của kế toán, đối với các chỉ tiêu thực tế được so sánh với dữ liệu có trong nhiều tài liệu của công ty. Do đó, các kết quả khác nhau đạt được bằng cách kiểm tra:

• tất cả các mặt hàng tham gia vào quá trình kiểm kê đều được tính toán lại, đo lường hoặc cân nặng;
• tổng kết quả được so sánh vớidữ liệu có sẵn trong tài liệu kế toán;
• giám sát việc thực hiện các quy tắc được thiết lập trong công ty và được thiết kế để duy trì tính toàn vẹn của các giá trị khác nhau;
• hàng hoá hoặc vật liệu được xác định là sẽ sớm bị hư hỏng;
• tài sản bị hư hỏng được phát hiện;
• tất cả các vật có giá trị không được sử dụng tại doanh nghiệp đều được xác định, thường được bán đơn giản sau khi kiểm kê;
• sự khác biệt được tìm thấy trong các tài liệu khác nhau;
• kiểm tra các điều kiện lưu trữ hàng hóa và vật phẩm;
• kiểm soát việc hiển thị chính xác nhiều giao dịch kinh doanh trong kế toán.

Nếu thực sự có sai sót nghiêm trọng trong kế toán, thì điều này có thể gây ra hậu quả tiêu cực cho công ty, thể hiện bằng các tổn thất vật chất. Do đó, việc kiểm kê bàn thu ngân nhất thiết phải được thực hiện thường xuyên.

Nếu kết quả kiểm tra công ty, thanh tra thuế phát hiện tổ chức đó không thường xuyên kiểm kê, thì điều này được coi là doanh nghiệp không có kế toán, do đó, có thể áp dụng các biện pháp xử phạt hành chính nghiêm trọng đối với các công ty như vậy. Thông thường, kết quả kiểm toán do kế toán hoặc người có trách nhiệm khác lập ra không chính xác, được coi là hành vi vi phạm hành chính mà cơ quan thanh tra thuế sẽ áp dụng hình phạt.

Quy chế lập pháp

Các quy tắc tiến hành và hạch toán hàng tồn kho có thể được nghiên cứu trong các quy định của Lệnh số 49 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, có các Hướng dẫn đặc biệt chứa thông tin về thủ tục tiến hành đánh giá.

Mỗi công ty có thể tạo thêm các quy định nội bộ của riêng mình, trên cơ sở đó cố định các quy tắc duy nhất để thực hiện quy trình này. Một số công ty thích tiến hành kiểm kê tài sản hàng tháng hoặc hàng quý. Ban quản lý của doanh nghiệp sẽ giải quyết vấn đề này một cách độc lập.

Bắt buộc là việc kiểm tra được thực hiện trước khi chuẩn bị ngay lập tức các tài khoản hàng năm. Nếu không có hàng tồn kho như vậy, thì công ty có thể phải chịu trách nhiệm hành chính, cũng như các viên chức của công ty sẽ bị phạt tiền.

Các loại quy trình chính

Có một số phân loại đặc trưng cho việc kiểm tra này. Chúng khác nhau theo nhiều cách.

Việc lựa chọn loại này hay loại khác tùy thuộc vào mục đích kiểm kê.

Đang xác minh bắt buộc

Hàng tồn kho có thể là bắt buộc hoặc chủ động. Trong trường hợp đầu tiên, nó được yêu cầu phải tiến hành trên cơ sở các yêu cầu của pháp luật, do đó, các tình huống thường phát sinh trong công ty đã được xác định trước bởi pháp luật. Nhân viên của Cơ quan Thuế Liên bang hoặc các cơ quan chính phủ khác có thể yêu cầu kiểm tra như vậy.

Việc xác minh sáng kiến được thực hiện trên cơ sở các nhà lãnh đạo của tổ chức đã thông qua một quyết định phù hợp. Trong trường hợp này, không có hạn chế nào về các căn cứ để tiến hành quá trình. Thông thường sự cần thiết của quá trình nàyxảy ra khi ban quản lý nghi ngờ về tính trung thực của nhân viên.

Tại địa điểm

Kiểm kê là một quy trình để kiểm tra xem tài sản thực tế có khớp với dữ liệu từ tài liệu hay không, vì vậy, các công ty ở các địa điểm khác nhau có thể thực hiện việc này.

Do đó, quy trình này có thể được thực hiện tại quầy thu ngân của doanh nghiệp hoặc tại cơ sở sản xuất, trong kho hàng hoặc cửa hàng.

Đối tượng cần kiểm tra

Đối tượng hàng tồn kho có thể là các giá trị khác nhau thuộc về một công ty cụ thể. Điều này bao gồm các tài sản cố định được thể hiện bằng các tòa nhà, công trình hoặc thiết bị, hàng tồn kho, tiền, thành phẩm hoặc thậm chí là các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

Một đối tượng cụ thể được chọn trước bởi người khởi xướng séc, sau đó thông tin này được chuyển đến ủy ban liên quan đến quy trình.

Theo phương pháp thực hiện quy trình

Thủ tục có thể hoàn thành hoặc một phần. Mỗi giống có đặc điểm riêng:

• Kiểm tra toàn bộ. Nó được thực hiện trước khi hình thành các tài khoản hàng năm hoặc trước một cuộc kiểm toán. Thường được thực hiện trong quá trình sửa đổi. Tất cả các giá trị vật chất, tiền và các khoản nợ hiện có tại doanh nghiệp và được phản ánh trong kế toán của công ty đều phải được xác minh. Ngay cả tài sản mà công ty nhận được trên cơ sở hợp đồng thuê cũng phải được kiểm kê.
• Phần. Nó có thể được tiến hành bất cứ lúc nào mà chỉ cần có quyết định phù hợp của ban lãnh đạo công ty. Đối với điều này, thườngbao gồm tài sản được nhóm theo loại, vị trí hoặc các nguyên tắc khác. Ví dụ: chỉ có thể kiểm tra một nhà kho hoặc vật có giá trị do một nhân viên chịu trách nhiệm.

Bản thân các công ty nên quan tâm đến việc kiểm kê một phần quỹ thường xuyên, vì trong trường hợp này, có thể theo dõi tính đúng đắn của công việc của các chuyên gia khác nhau trong công ty.

Theo phương pháp

Theo phương pháp kiểm kê, có thể chọn lọc hoặc liên tục.

Kiểm tra ngẫu nhiên được thực hiện dựa trên quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Cuộc khảo sát được thực hiện liên quan đến một số giá trị do giám đốc lựa chọn. Thường thì phương pháp xác minh này được sử dụng trong các công ty lớn. Nếu kết quả của một đợt kiểm kê như vậy cho thấy những sai lệch dù chỉ là nhỏ, thì chắc chắn một cuộc kiểm tra đầy đủ sẽ được chỉ định.

Việc kiểm kê hoàn chỉnh có thể được tiến hành bất cứ lúc nào sau khi ban lãnh đạo công ty đưa ra quyết định. Trong quá trình này, tất cả tài sản của công ty phải được đánh giá, cũng như các vật có giá trị khác nhau nằm trong các bộ phận hoặc chi nhánh.

Thật bất ngờ

Hàng tồn kho có thể là:

• đã lên kế hoạch, có tính đến lịch trình do ban lãnh đạo doanh nghiệp vạch ra vào đầu năm và các điều khoản thực hiện cũng được thông báo trước;
• đột xuất, thực hiện trong trường hợp bất khả kháng nhất định, ví dụ người có trách nhiệm bị thay thế hoặc xảy ra trường hợp khẩn cấp tại doanh nghiệptình huống;
• được lặp lại, được chỉ định với điều kiện kết quả của lần kiểm tra cuối cùng được coi là không đáng tin cậy hoặc đáng nghi ngờ, do đó cần phải xác nhận một số sự kiện;
• kiểm soát, được thực hiện sau khi hoàn thành kiểm kê hoàn chỉnh, trong đó tất cả các hành động của hoa hồng được đánh giá và tính chính xác của quy trình được xác minh.

Tất cả các loại hàng tồn kho trên đều có thể được thực hiện dựa trên quyết định của ban lãnh đạo công ty.

Khái niệm về xác minh kỹ thuật

Kiểm kê kỹ thuật được biểu thị bằng một bản kiểm kê tài sản xác định tất cả các đặc điểm và giá trị địa chính của nó. Thường được thực hiện liên quan đến các thuộc tính khác nhau.

Thủ tục cần tuân theo trước khi có tài khoản hàng năm. Dựa trên hành động được vẽ ra, người ta có thể hiểu giá địa chính của đối tượng đã thay đổi bao nhiêu.

Khi nào cần kiểm kê?

Việc kiểm tra này là hoàn toàn cần thiết trong những trường hợp sau:

• tài sản được mua, bán hoặc cho thuê;
• trước tài khoản hàng năm;
• thay người chịu trách nhiệm;
• phát hiện trộm cắp hoặc làm hư hỏng tài sản;
• sau thiên tai hoặc các trường hợp khẩn cấp khác;
• khi đóng cửa hoặc tổ chức lại công ty.

Kiểm kê cũng có thể được thực hiện trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Thủ tục xác minh

Thứ tự hàng tồn kho được coi là đơn giản,các hành động tuần tự được thực hiện:

• một đơn đặt hàng thích hợp được ban hành bởi ban quản lý của công ty;
• một hoa hồng hàng tồn kho đang được hình thành;
• đặt thời hạn cho quy trình;
• tài liệu được chuyển bởi các nhân viên chịu trách nhiệm tài chính;
• kiểm kê trực tiếp được thực hiện, bao gồm cân, đếm, đo lường và thực hiện các hành động tương tự khác;
• kết quả thu được sau khi thực hiện kiểm kê được so sánh với dữ liệu có sẵn trong hồ sơ của công ty;
• sự khác biệt được xác định;
• xác định nguyên nhân của vấn đề;
• kết quả đang được xử lý.

Vào cuối quá trình kiểm tra, một hành động kiểm kê được hình thành. Nó chứa tất cả các sự kiện được tiết lộ do kết quả của cuộc kiểm kê. Dựa trên tài liệu này, bạn có thể hiểu mức độ hiệu quả của khoảng không quảng cáo. Dưới đây là một mẫu của tài liệu này.

Hành động nên chứa thông tin khác nhau. Nó bao gồm thông tin:

• ngày kiểm tra;
• liệt kê tất cả những người là thành viên của ủy ban kiểm kê;
• đối tượng đang nghiên cứu được đưa ra;
• mô tả tất cả các phương pháp được sử dụng để lấy thông tin;
• kết quả phù hợp;
• Dấu hiệucủa tất cả những người tham gia được đặt ở cuối.

Đạo luật được coi là tài liệu quan trọng trong bất kỳ công ty nào. Nó có thể được xác minh bởi các nhân viên của Sở Thuế Liên bang, do đó nó phải được lưu trữ tại doanh nghiệp trong ít nhất nămnhiều năm. Nếu có nghi ngờ về tính chính xác của thông tin trong tài liệu này, người đứng đầu công ty có thể chỉ định người xác minh lại.

Kết

Kiểm kho được coi là một quá trình quan trọng, trên cơ sở đó, dữ liệu thực tế được đối chiếu với thông tin được ghi chép trong hồ sơ của công ty. Nó có thể được trình bày dưới nhiều hình thức.

Có những tình huống mà cuộc kiểm toán phải được thực hiện liên tục dựa trên yêu cầu của cơ quan nhà nước. Quá trình này chỉ được thực hiện bởi một ủy ban kiểm kê được tạo ra đặc biệt, chỉ bao gồm các chuyên gia và thậm chí các chuyên gia bên ngoài không quan tâm đến kết quả kiểm kê cũng được mời đến đây.