Quy trình kinh doanh: phân tích quy trình kinh doanh. Mô tả, ứng dụng, kết quả

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Bất kỳ doanh nhân nào cũng cần biết ít nhất một cách gián tiếp quy trình kinh doanh là gì. Phân tích quy trình kinh doanh giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cuối cùng là tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong các tài liệu về kinh tế, khái niệm này được bắt gặp lần đầu tiên trong các công trình của các nhà nghiên cứu vào những năm 80 của thế kỷ trước. Sau đó, lần đầu tiên tại Hoa Kỳ, họ cho rằng hiệu quả của tất cả hoạt động sản xuất phụ thuộc vào một tập hợp các hành động có liên quan với nhau được gọi là quy trình kinh doanh.

Định nghĩa

Quy trình kinh doanh là một khái niệm phức tạp. Sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào các hoạt động, thủ tục và hoạt động có liên quan lẫn nhau. Không thể tưởng tượng một nhà máy mà không có nguồn cung cấp nguyên liệu thô, quá trình chế biến của họ, công nhân máy móc và nhân viên kế toán. Doanh nghiệp là một hệ thống khép kín, có chức năng như một bộ phận hợp thành. Và để mọi thứ hoạt động chính xác mà không gặp trở ngại và chậm trễ, bạn cần một bộ não chính - một nhà quản lý giàu kinh nghiệm, người sẽ phân tích và giám sát tính chặt chẽ của tất cả các quy trình kinh doanh.

Nếu bạn nhìn từ quan điểm kinh tế, thì tính liên kết của tất cả các hoạt động có thể có, trong đó quá trình xử lý tài nguyên môi trường thành sản phẩm cuối cùng cho người tiêu dùng, được gọi là quá trình kinh doanh. Phân tích quy trình kinh doanh là đánh giá hiệu quả của một hành động, hoạt động hoặc sự kiện cụ thể liên quan đến sản xuất.

Chúng để làm gì

Mô tả quy trình kinh doanh khá dễ dàng. Nhưng vấn đề thực tế lớn nhất là ở bất kỳ doanh nghiệp nào ở nước ta, hiếm khi tìm được một người thực sự quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả của các quy trình sản xuất khác nhau. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang cố gắng sử dụng các phương pháp đã lỗi thời từ lâu để giảm chi phí, trong khi ở phương Tây, họ từ lâu đã hiểu rằng thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc vào một người quản lý được thuê có năng lực, người quan tâm đến việc đạt được kết quả tối đa từ công việc của mình.

Tạo ra các quy trình kinh doanh giúp hiểu rõ ràng: ai là người chịu trách nhiệm về giai đoạn nào, vị trí của anh ta là gì và nên làm gì. Cơ cấu như vậy giúp cho việc tổ chức sản xuất trở nên minh bạch và dễ dàng quản lý hơn. Bằng cách truyền đạt cây mục tiêu cho nhân viên, bạn có thể tăng động lực cho họ bằng cách chứng minh rằng công việc của họ là nhằm vào các mục tiêu chung. Ngoài ra, tổ chức kinh doanh theo cách này sẽ giúp xác định các chi phí không cần thiết về tài chính và thời gian.

Cách tạo

Bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ, cách lập kế hoạch chi tiết đều giống nhau. Xem xétví dụ cụ thể. Có một công ty bán ghế sofa. Sơ đồ quy trình kinh doanh tương tự như một cái cây. Các nhánh chính chứa các tính năng chính phân nhánh thành các nhánh nhỏ hơn. Vậy, các giai đoạn chính của quy trình kinh doanh đối với một nhà bán lẻ là gì?

1. Mua hàng. Đây là quy trình kinh doanh đầu tiên và trọng tâm. Các giai đoạn phụ của nó là gì?

• Phân tích nhà cung cấp.
• Lập hợp đồng với các nhà máy sản xuất.
• Lập hợp đồng với các công ty vận tải.

2. Vị trí đặt ghế sofa. Ở giai đoạn này, có những khoảnh khắc như vậy:

• Chọn phòng.
• Xây dựng hoặc cho thuê mặt bằng.
• Tạo điều kiện để bán hàng.

3. Quy trình bán hàng.

• Tuyển dụng.
• Mua máy tính tiền.
• Tạo không khí và thiết kế để bán hàng.

4. Tiếp thị và quảng cáo.

• Vị trí của một dấu hiệu.
• Tạo danh thiếp, tập sách, tài liệu quảng cáo, danh mục, v.v.
• Vị trí đặt quảng cáo.

Danh sách có thể dài. Điều quan trọng là phải hiểu cách các quy trình kinh doanh được tạo ra. Và sau đây chúng tôi sẽ đưa ra một số quy tắc vàng để tổ chức một doanh nghiệp thành công.

Quy tắc1

Một người cụ thể chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn kinh doanh đã chọn. Cho họ tham gia vào việc tạo ra kế hoạch. Điều này sẽ tạo cơ hội để hiểu quy trình chi tiết hơn, tạo hứng thú cho nhân viên và tăng động lực của họ nhằm đạt được các mục tiêu chung. Điều này đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đầu hình thành doanh nghiệp. Khởi nghiệp luôn gắn liền vớinhững khó khăn lớn và việc thiết lập các mục tiêu kịp thời cho các giai đoạn cụ thể sẽ đưa ra một kế hoạch hành động chi tiết hơn.

Quy tắc2

Sử dụng các chương trình tự động và hình dung các mạch của bạn. Đến nay, có nhiều chương trình làm sẵn giúp cấu trúc thông tin. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng chúng ở mọi nơi.

Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm, hãy lấy một tấm bảng hoặc các mảnh giấy để viết mọi thứ ra giấy và vẽ một sơ đồ quy trình của bạn khi bạn thực hiện. Bắt đầu với các hoạt động lớn và chia chúng thành những hoạt động nhỏ hơn. Đối với các doanh nghiệp lớn, việc tạo ra các quy trình kinh doanh là một công việc nặng nhọc đòi hỏi sự tập trung tối đa và sự phối hợp hành động của tất cả nhân viên.

Quy tắc3

Khi xây dựng quy trình kinh doanh, hãy được hướng dẫn bởi chiến lược của công ty, chứ không phải bởi cơ cấu tổ chức của công ty. Chức năng tương tự có thể vượt ra ngoài các phòng ban đã thành lập. Ví dụ, khi giao sản phẩm từ nhà cung cấp, người ta có thể xem xét ranh giới của quá trình kinh doanh cho đến khi sản phẩm rời khỏi cửa hàng bán lẻ, tức là khi sản phẩm được đặt trên kệ và đến tay người tiêu dùng. Quá trình này liên quan đến một số phòng ban nằm trong cơ cấu tổ chức.

Quy tắc4

Đừng quá chi tiết trong kế hoạch của bạn. Nếu bạn làm quá tải sơ đồ với những thông tin không cần thiết, điều này sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn chung và tạo gánh nặng cho những nhân viên có trách nhiệm. Nếu bạn định thực hiện thay đổi trong một phân đoạn cụ thể, thì phần này cần phải chi tiết và tất cả các phần còn lại cần được xem xét.chỉ một cách hời hợt mà không đi sâu vào chi tiết. Hiệu quả của các quy trình kinh doanh tuân theo luật Pareto "20/80", khi 20% mô tả chi tiết sẽ mang lại 80% thành công của toàn bộ hoạt động.

Quy tắc5

Đừng sợ sự thật và xây dựng một kế hoạch dựa trên những gì thực sự là. Tình trạng này xảy ra rất thường xuyên. Trưởng phòng hỏi cấp dưới về các bộ phận của họ để xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh. Những người thử và cho biết họ đang làm tốt như thế nào. Mặc dù trong thực tế tình hình thực tế là xa lý tưởng. Nhưng trên cơ sở dữ liệu sai, kế hoạch sai sẽ được xây dựng, sau đó sẽ đưa ra các quyết định không hiệu quả và tất cả công việc sẽ trở nên lãng phí.

Đừng nhầm lẫn giữa "nguyên trạng", "như lẽ phải" và "như tôi muốn". Cho dù mọi thứ tồi tệ đến đâu, các quy trình nghiệp vụ vẫn được biên soạn chính xác để cải thiện trạng thái này. Do đó, bắt buộc chỉ mô tả một tình huống thực tế.

Tự động hóa quy trình kinh doanh

Theo dõi tất cả các sự kiện diễn ra trong công ty là rất khó, đặc biệt là khi liên quan đến các tập đoàn và tổ hợp lớn. Khó có thể tưởng tượng được doanh nghiệp lớn nếu không có toàn bộ hệ thống các chương trình tự động cho phép bạn phân tích dữ liệu đến để đưa ra quyết định. Do đó, ngày nay chúng ta thường nói về việc tự động hóa các quy trình kinh doanh.

Trong thực tế, điều này có nghĩa là có một chương trình máy tính đặc biệt xử lý tất cả các loại luồng thông tin cung cấp quy trình kinh doanh. Phân tích quy trình kinh doanh diễn ra ngoại tuyếnvà người đó chỉ làm quen với kết quả và đưa ra kết luận phù hợp.

Lựa chọn phương pháp phân tích

Khi đối mặt với câu hỏi làm thế nào tốt nhất để mô tả các quy trình kinh doanh theo cách tự động, một doanh nhân trong nước sẽ tìm thấy nhiều lựa chọn chưa được tối ưu hóa tốt cho thị trường Nga. Hầu như tất cả các phần mềm được đề xuất đều được tạo ra cho các công ty phương Tây có kinh nghiệm trong việc tối ưu hóa sản xuất. Nhưng sau khi phân tích một số dữ liệu, chúng tôi đã tạo danh sách các chương trình của riêng mình để triển khai quy trình kinh doanh.

1. BEST-5 "Doanh nghiệp của tôi" là phần mềm thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng. Chương trình có sẵn cho bất kỳ máy tính nào và rất dễ sử dụng. Ưu điểm của nó là có thể phân tích một lượng nhỏ dữ liệu từ một doanh nghiệp nhỏ.
2. Nhà lập mô hình doanh nghiệp. Thường được sử dụng trong các doanh nghiệp hiện đại, chủ yếu là vì nó không tốn kém. Khởi nghiệp dễ dàng tổ chức với chương trình này, vì nó rất thuận tiện để xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh, nhưng thực tế nó không phân tích.
3. iGrafx Enterprise Central. Thiết kế rất tốt của Canada. Không chỉ có thể nhận biết và lập kế hoạch kinh doanh mà còn có thể phân tích thành công các mảng dữ liệu đầu vào. Ở nước ta phân phối rất ít mặc dù sản phẩm rất xứng tầm.
4. Phòng thuDoanh nhân. Sự phát triển nổi tiếng nhất của Nga. Tích hợp với các sản phẩm MS Office khác (Word, Excel, Visio). Vìdoanh nghiệp trong nước là sự lựa chọn tốt nhất về tỷ lệ giá cả - kết quả. Phân tích quy trình kinh doanh xuất sắc. Sản xuất có thể được tối ưu hóa thành công nhờ vào kết quả thu được từ chương trình.

Công nghệ xây dựng quy trình kinh doanh

Phổ biến nhất hiện nay là tích hợp phương pháp tự động và thủ công để xây dựng sơ đồ "Quy trình nghiệp vụ". Việc phân tích các quy trình kinh doanh trong trường hợp này được thực hiện theo hai giai đoạn: giai đoạn đầu với sự trợ giúp của kết quả thu được trên máy tính, giai đoạn thứ hai - do người quản lý thực hiện thủ công.

Hãy xem xét hai cách tiếp cận chính để vẽ đồ thị và biểu đồ. Trong trường hợp này, công nghệ quy trình kinh doanh sẽ được xây dựng bằng các phương pháp sau:

1. DFD (Sơ đồ luồng dữ liệu).
2. WFD (Sơ đồ quy trình làm việc).

Phương pháp DFD đầu tiên liên quan đến việc vẽ sơ đồ các luồng dữ liệu. Chúng bao gồm: chi tiết hóa công việc của quy trình, nhân viên chịu trách nhiệm, tài liệu cần thiết. Việc xây dựng như vậy cho ta một bức tranh toàn cảnh về các hoạt động của công ty, dữ liệu đầu vào và đầu ra xung quanh của nó, tất cả các yếu tố của quá trình sản xuất và các mối quan hệ giữa chúng. Cách tiếp cận này cho phép bạn làm nổi bật các quy trình kinh doanh miễn phí (bổ sung) làm giảm hiệu quả của kết quả và có thể được tối ưu hóa theo nhiều cách khác nhau.

WFD - sơ đồ quy trình làm việc mô tả các quy trình kinh doanh cấp thấp hơn. Sự phát triển của doanh nghiệp có thể thay đổi đáng kể nếu bạn biết không chỉ hệ thống phân cấp hành động theo chiều dọc mà còn cả hệ thống phân cấp theo chiều ngang. Điều này có nghĩa là gì?

Nếu bạn nhìnrõ ràng, sơ đồ WFD là một lưới các khung thời gian, mỗi biểu đồ chịu trách nhiệm cho một quá trình cụ thể. Giả sử việc giao hàng kéo dài hai ngày - biểu đồ thể hiện phần đầu và phần cuối của quá trình. Sau đó là sự kiện đưa sản phẩm lên sàn giao dịch, và quá trình này sẽ chỉ bắt đầu sau khi việc giao hàng kết thúc. Dữ liệu được vẽ tuần tự trên biểu đồ. Các sự kiện, hoạt động và hành động có thể đan xen với nhau nếu chúng được thực hiện đồng thời. Việc bắt đầu phát triển doanh nghiệp trong giai đoạn đầu theo cách này rất thuận tiện, xác định được lượng thời gian cần thiết cho một chu kỳ sản xuất đầy đủ.

Kết luận

Đối với quy trình kinh doanh nhỏ hay lớn, mới hay cũ, bạn cần hiểu rõ quy trình kinh doanh là gì. Ở bất kỳ giai đoạn nào trong chu kỳ sống của doanh nghiệp, việc tối ưu hóa sản xuất có thể ảnh hưởng đáng kể đến sự phát triển sau này. Xét cho cùng, mục tiêu chính của sự tồn tại của bất kỳ tổ chức nào ngày nay là thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Và nếu khách hàng hài lòng, anh ta sẽ tạo ra lợi nhuận. Sự phụ thuộc ở đây là tỷ lệ thuận. Mức độ hài lòng của người tiêu dùng càng cao thì lợi nhuận của doanh nghiệp càng cao. Và điều này chỉ có thể đạt được bằng cách phân tích và sau đó thay đổi quy trình trong doanh nghiệp.