Quản lý văn bản điện tử: ưu nhược điểm, bản chất của hệ thống, cách thức thực hiện
Quản lý văn bản điện tử: ưu nhược điểm, bản chất của hệ thống, cách thức thực hiện

Video: Quản lý văn bản điện tử: ưu nhược điểm, bản chất của hệ thống, cách thức thực hiện

Video: Quản lý văn bản điện tử: ưu nhược điểm, bản chất của hệ thống, cách thức thực hiện
Video: Hướng Dẫn Phân Tích Bảng Cân Đối Kế Toán Cho Nhà Đầu Tư F0 (Cực Dễ Hiểu) | Trong 1 Trang 2024, Tháng Ba
Anonim

Ngày càng nhiều công ty chuyển sang quản lý tài liệu điện tử, bao gồm việc sử dụng các chương trình khác nhau để tạo và lưu trữ tài liệu. Đồng thời, tổ chức không có kho lưu trữ tài liệu bản giấy. Có rất nhiều ưu điểm của quản lý tài liệu điện tử, do đó các doanh nhân rất sẵn lòng từ chối việc sử dụng tài liệu giấy. Nhưng để chuyển sang nó, bạn cần cài đặt phần mềm chuyên dụng trên máy tính đang làm việc, cũng như chỉ định một nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết quy trình làm việc này.

Khái niệm về quản lý tài liệu điện tử

Nó được thể hiện bằng một phương pháp làm việc hiện đại với nhiều tài liệu khác nhau. Trong quá trình hoạt động của bất kỳ tổ chức nào cũng phát sinh rất nhiều loại giấy tờ khác nhau, phải liên tục in ấn và lưu trữ trong phòng riêng trong thời gian dài.

Nếu một doanh nhân hoặc công ty có mộtchữ ký điện tử, tài liệu nào được chứng thực ở dạng điện tử, thì không cần in tài liệu này ra giấy.

ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử
ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử

Ưu điểm của quản lý tài liệu điện tử

Có nhiều lợi thế khi chuyển sang tài liệu điện tử được EDS chứng nhận. Đó là do sự hiện diện của nhiều thông số tích cực mà ngày càng nhiều doanh nhân chuyển sang phương pháp lập tài liệu này. Nhưng trước hết bạn nên đánh giá những ưu điểm và nhược điểm của quản lý tài liệu điện tử. Các lợi ích chính bao gồm:

  • nhanh chóng tìm kiếm các tài liệu cần thiết do cấu trúc có thẩm quyền và độ tin cậy của bộ nhớ;
  • cấu trúc quy trình làm việc là tập trung;
  • tất cả tài liệu có thể được lưu trữ điện tử trên các phương tiện khác nhau và thậm chí trên các máy chủ từ xa, vì vậy ngay cả khi hỏa hoạn xảy ra trong văn phòng, bạn không phải lo lắng rằng bất kỳ tài liệu quan trọng nào sẽ bị phá hủy;
  • tất cả các tài liệu đều được đăng ký và phê duyệt dễ dàng;
  • tất cả các giấy tờ đều được ký trên cơ sở gửi qua các kênh liên lạc điện tử, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho nhân viên của bất kỳ doanh nghiệp nào;
  • nếu cần, bạn có thể tạo một bản sao của tài liệu mong muốn trong vài giây;
  • việc kiểm tra được đơn giản hóa rất nhiều, vì nó được thực hiện dưới dạng điện tử và bạn cũng có thể mời các chuyên gia được thuê cho những mục đích này, những người nhận tài liệu qua các kênh điện tử.

Lợi íchhệ thống quản lý tài liệu điện tử rất quan trọng và không thể phủ nhận, nhưng trước khi chuyển sang chúng, bạn nên đánh giá các mặt tiêu cực của mỗi hệ thống.

ưu điểm của quản lý văn bản điện tử nâng cao chất lượng quản lý
ưu điểm của quản lý văn bản điện tử nâng cao chất lượng quản lý

Lỗi hệ thống

Lợi ích của việc triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử là không thể phủ nhận, tuy nhiên quy trình này có một số nhược điểm. Chúng bao gồm:

  • nhất thiết phải đăng ký chữ ký số điện tử để tạo ra một số tiền lớn được thanh toán;
  • không có cơ hội sử dụng tài liệu điện tử nếu đối tác chưa chuyển sang quản lý tài liệu điện tử;
  • rất nhiều tiền và thời gian được dành để cài đặt phần mềm bổ sung và thuê một nhân viên đáng tin cậy, người duy trì tất cả các hồ sơ điện tử;
  • chưa có định dạng thống nhất nghiêm ngặt nào của quy trình làm việc như vậy được sửa;
  • nhiều nhà thầu và người mua nghi ngờ về việc sử dụng các tài liệu điện tử được ký với EDS.

Vì vậy, trước hết mỗi doanh nhân phải nghiên cứu những ưu và nhược điểm của quản lý chứng từ điện tử để đưa ra quyết định đúng đắn và phù hợp.

lợi ích quản lý tài liệu điện tử
lợi ích quản lý tài liệu điện tử

Lý do phát triển

Những lợi ích của quản lý tài liệu điện tử là rất nhiều và đáng kể. Điều này dẫn đến thực tế là nó không ngừng phát triển và được đưa vào công việc của nhiều doanh nghiệp khác nhau, không chỉthương mại, nhưng cũng công khai. Các điều kiện tiên quyết chính cho sự phát triển hiệu quả và liên tục của nó bao gồm:

  • Dự kiến khả năng áp dụng nó trong luật thuế. Một số loại tờ khai thuế chỉ có thể được nộp dưới dạng điện tử. Điều này áp dụng cho các báo cáo về phí bảo hiểm được liệt kê trong PF cho nhân viên, cũng như cho tờ khai 3-NDFL được nộp cho Sở Thuế Liên bang cho mỗi nhân viên của doanh nghiệp. Ngay cả báo cáo SZV-M cho tất cả nhân viên của công ty cũng được gửi dưới dạng điện tử nếu tổ chức sử dụng nhiều hơn 25 người. Do đó, một số công ty chỉ đơn giản là buộc phải chuyển sang tài liệu điện tử, vì dù sao thì họ cũng phải phát hành EDS.
  • Ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử bao gồm khả năng sửa chữa nó trong kế toán. Dựa trên Luật Liên bang số 402, tài liệu kế toán chính có thể được tạo không chỉ ở dạng giấy mà còn ở dạng điện tử, nếu có thể xác nhận bằng chữ ký điện tử.
  • Kể từ năm 2017, việc phát triển hiệu quả quy trình tài liệu này trong thủ tục pháp lý đã bắt đầu. Bây giờ mọi quyết định của tòa án phải được công bố trong các nguồn mở. Ngoài ra, tất cả các công ty và cá nhân đều có cơ hội nộp đơn khiếu nại hoặc khiếu nại theo phương thức điện tử, yêu cầu EDS. Do đó, chữ ký điện tử không chỉ được phát hành bởi các công ty lớn mà ngay cả các cá nhân.
  • Sự phát triển của công nghệ điện tử đang diễn ra nhanh chóng, vì vậy hiện nay hầu hết mọi người đều có quyền truy cập Internet, điều này giúp đơn giản hóa rất nhiều quá trình giao tiếp với người khácngười dân và các quan chức chính phủ.

Do đó, có thể lập luận rằng việc sử dụng quy trình làm việc như vậy ngày càng trở nên có nhu cầu nhiều hơn.

Một lợi ích đáng kể khác

Ngoài ra, nhiều công ty hợp tác với các doanh nghiệp ở các khu vực hoặc quốc gia khác, do đó, việc trao đổi các tài liệu khác nhau khi tiến hành quản lý tài liệu điện tử sẽ dễ dàng hơn nhiều. Điều này cho phép bạn tăng đáng kể thị trường bán hàng và thiết lập mối liên hệ với các nhà sản xuất trực tiếp.

Đây là một lợi thế quan trọng bổ sung của quản lý tài liệu điện tử. Sự cải thiện về chất lượng quản lý đã được quan sát thấy kể từ ngày đầu tiên giới thiệu một hệ thống phù hợp.

ưu nhược điểm của quản lý văn bản điện tử
ưu nhược điểm của quản lý văn bản điện tử

Làm thế nào để vào?

Bước đầu người đứng đầu doanh nghiệp đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống quản lý văn bản điện tử. Nếu quyết định giới thiệu nó trong công ty, thì các bước sau sẽ được thực hiện cho việc này:

  • Một cuộc họp cổ đông được tổ chức, nơi biểu quyết được thực hiện để thực hiện hệ thống này.
  • Nếu quyết định là tích cực, thì lệnh tương ứng sẽ được ban hành bởi giám đốc công ty.
  • Nên xây dựng một quy định nội bộ quản lý các quy tắc sử dụng tài liệu điện tử.
  • Chọn chữ ký sẽ được sử dụng trong quá trình ký các tài liệu khác nhau.
  • Nếu một chữ ký đơn giản được chọn, thì chữ ký đó sẽ được dán trên cơ sở mã và mật khẩu, cũng như các phương tiện khác và truy cập vào nóbị giới hạn, do đó, một người cụ thể được chỉ định sẽ giải quyết việc phê duyệt tài liệu điện tử.
  • Cơ quan chứng nhận được chọn. Nó được đại diện bởi một tổ chức chuyên trách về quản lý tài liệu điện tử. Điều quan trọng là phải chọn một công ty mà nó sẽ có lợi nhuận và thoải mái để hợp tác. Bạn nên đánh giá trước chi phí của các dịch vụ được cung cấp, cũng như các chức năng khác nhau có thể được sử dụng trong quá trình hợp tác. Nó được xác định trách nhiệm của trung tâm được chọn đối với các lỗi khác nhau có thể phát sinh trong quá trình duy trì quản lý tài liệu điện tử.
  • Các tài liệu đang được chuẩn bị trên cơ sở đó là thỏa thuận được ký kết với trung tâm đã chọn.
  • Hợp đồng với tổ chức đã chọn đang được giải thích. Sau đó, trung tâm tạo và cấp chứng chỉ khóa EDS cho khách hàng của mình.
  • Có một giới thiệu trực tiếp về quản lý tài liệu điện tử trong công việc của tổ chức. Để thực hiện việc này, tất cả các tài liệu giấy được chuyển đổi thành dạng điện tử và quy trình trao đổi tài liệu điện tử đang được thiết lập.

Hóa đơn có thể được lập dưới dạng điện tử, nhưng trước tiên bạn nên đảm bảo rằng việc sử dụng các tài liệu đó sẽ thuận tiện cho đối tác. Điều này là do công ty phải có phương tiện kỹ thuật để xử lý các tài liệu này.

lợi thế của việc giảm chi phí quản lý tài liệu điện tử
lợi thế của việc giảm chi phí quản lý tài liệu điện tử

Lựa chọn EDS

Ngay cả trong lợi ích của quản lý tài liệu điện tử là giảm chi phí chuẩn bịnhiều tài liệu giấy. Nhưng trong mọi trường hợp, bạn sẽ phải chịu một số chi phí nhất định. Chúng liên quan đến việc thực thi chữ ký điện tử được sử dụng trong quá trình phê duyệt tài liệu điện tử.

ETS có thể được trình bày ở dạng không đủ tiêu chuẩn hoặc đủ tiêu chuẩn.

Không đủ tiêu chuẩn

Nó được phát hành bằng cách sử dụng chuyển đổi dữ liệu mật mã, trong đó một khóa đặc biệt được sử dụng, dành cho chủ sở hữu của EDS. Điều quan trọng là phải quyết định trước ai chính xác trong công ty sẽ ký các giấy tờ điện tử.

Với sự trợ giúp của chữ ký như vậy, bạn có thể phát hiện các thay đổi khác nhau được thực hiện đối với tài liệu sau khi được ký.

Đủ điều kiện

Để thực hiện việc này, công ty nhận được một chứng chỉ đặc biệt có chứa khóa xác minh EDS. Để tạo ra một chữ ký như vậy, các yêu cầu được liệt kê trong Luật Liên bang số 63 được tính đến.

Thông thường EDS như vậy được sử dụng trong các công ty lớn muốn giữ bí mật kinh doanh, do đó, do EDS đủ điều kiện nâng cao, tính bảo mật của các tài liệu điện tử được đảm bảo.

Sau khi chọn một loại chữ ký điện tử cụ thể, một thỏa thuận sẽ được ký kết với trung tâm chứng nhận đã chọn.

lợi thế của việc triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử
lợi thế của việc triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử

Quy tắc đưa hệ thống vào công việc của công ty

Những ưu điểm của quản lý văn bản điện tử so với giấy được coi là không thể phủ nhận, nhưng thường trong quá trình triển khai nó vào công việc của một tổ chức, một số khó khăn nhất định sẽ nảy sinh. Do đó, các quy tắc của quá trình này bao gồm:

  • ban đầu, một chuyên gia được bổ nhiệm theo lệnh của người đứng đầu, người này sẽ tham gia dịch các tài liệu giấy sang dạng điện tử;
  • phần mềm đặc biệt được cài đặt trên mỗi máy tính đang làm việc, cho phép bạn ký tài liệu bằng EDS đã được cấp trước đó;
  • khi biên soạn, xử lý và thống nhất các tài liệu khác nhau, các quy tắc cơ bản của công việc văn phòng cũng được áp dụng cho các tài liệu giấy;
  • tài liệu điện tử phải có tất cả các chi tiết cần thiết, con dấu và EDS;
  • thông tin có thể được đưa vào các quy định của công ty về những phương pháp xác nhận hành động với các tài liệu này sẽ được áp dụng.

Quá trình này không được coi là quá khó nếu nó được hiểu rõ.

Quy tắc hợp tác với các công ty khác

Mỗi công ty triển khai một hệ thống như vậy trong công việc của mình đều muốn sử dụng tài liệu điện tử với sự hợp tác của các đối tác chính của mình. Để làm được điều này, khi lập thỏa thuận với công ty khác, cần có một điều khoản trong văn bản quy định rằng tất cả các giấy tờ sẽ được truyền qua các kênh liên lạc điện tử. Sau đó, các tài liệu cần thiết được biên soạn và ký bởi EDS đã được cấp trước đó. Tất cả các công cụ EDS phải được chứng nhận, nếu không, chúng không thể được sử dụng trong quá trình hoạt động của công ty.

Việc thiết lập quy trình làm việc như vậy với các cơ quan chính phủ khác nhau, chẳng hạn như với Dịch vụ Thuế Liên bang hoặc Quỹ hưu trí sẽ dễ dàng hơn nhiều. Điều này là do các tổ chức đó đã có phần mềm cần thiết đểlàm việc với tài liệu điện tử.

ưu điểm của hệ thống quản lý tài liệu điện tử
ưu điểm của hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Các tài liệu được lưu trữ như thế nào?

Ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử là tổ chức không yêu cầu phải bố trí một phòng riêng để tạo kho lưu trữ, vì tất cả các giấy tờ đều được lưu trữ trên máy tính, máy chủ hoặc các phương tiện điện tử khác nhau. Tuy nhiên, mọi công ty phải trả tiền lưu trữ tài liệu thích hợp để tài liệu không bị truy cập bởi những người hoặc tổ chức không được phép.

Trong quá trình lưu trữ tài liệu điện tử, các quy tắc sau được lưu ý:

  • một danh pháp các trường hợp nhất thiết phải được biên soạn cho toàn bộ công ty, hình thức và nội dung của nó phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động mà công ty hoạt động;
  • kiểm tra giá trị của tài liệu đang được thực hiện;
  • mỗi tài liệu được đánh dấu bằng cách sử dụng quản lý tài liệu điện tử;
  • tất cả các tài liệu phải được lưu trữ.

Khi các quy tắc này được tính đến, sẽ không khó để lưu trữ chính xác tài liệu dưới dạng điện tử.

Kết

Có rất nhiều lợi ích của việc quản lý tài liệu điện tử. Nâng cao chất lượng công việc của công ty là hệ quả của việc thực hiện nó. Để làm được điều này, điều quan trọng là phải đưa ra quyết định phù hợp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, lựa chọn trung tâm chứng nhận và cấp EDS. Phần mềm đặc biệt được cài đặt trên máy tính và những thay đổi cần thiết được thực hiện đối với các quy định pháp luật địa phương của công ty.

Với sự trợ giúp của tài liệu điện tử, nó được đơn giản hóa rất nhiềuhoạt động của công ty, cũng như dễ dàng hợp tác với các công ty và tổ chức chính phủ khác.

Đề xuất: