Nhân sự của hệ thống quản lý nhân sự. Hỗ trợ thông tin, kỹ thuật và pháp lý của hệ thống quản lý nhân sự

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Thuật ngữ "nhân sự của hệ thống quản lý nhân sự" có nghĩa là tuyển dụng số lượng cần thiết, thành phần công nhân chất lượng trong bộ phận nhân sự. Để xác định số lượng nhân viên, nhu cầu của cơ cấu nhân viên và điều lệ của công ty được tính đến.

Yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng

Trong các yếu tố chính ảnh hưởng đến số lượng nhân viên của tổ chức, cần lưu ý:

• Tổng cộng có bao nhiêu công nhân trong công ty.
• Phạm vi của doanh nghiệp, hoạt động trong điều kiện nào, quy mô và đặc điểm, sự hiện diện và số lượng chi nhánh.
• Các đặc điểm xã hội của tổ chức, loại nhân viên và trình độ của người lao động là gì.
• Nhiệm vụ nào được giải quyết, mức độ phức tạp của chúng, mức độ phức tạp của chúng.
• Mức độ quản lý được đảm bảo về mặt kỹ thuật và hơn thế nữa.

Phương pháp tính

Vì mỗi công ty xác định số lượng nhân viên một cách độc lập, quyết định những yêu cầu về nhân sự và trình độ cần có,không có phép tính chính xác và rõ ràng.

Tất cả các tài liệu chỉ đưa ra khuyến nghị về vấn đề này.

Bạn có thể tính số lượng nhân viên bằng các phương pháp sau:

• Phân tích tương quan đa biến.
• So sánh.
• Phân tích kinh tế và toán học.
• Giải quyết trực tiếp.
• Tính toán có tính đến cường độ lao động của công việc, v.v.

Phân tích tương quan

Nó dựa trên đánh giá đa yếu tố về chức năng của các nhà quản lý và trách nhiệm được chia sẻ giữa họ. Có một kế hoạch được phát triển bởi các nhà nghiên cứu cho phép bạn đánh giá các chỉ số theo yêu cầu của công ty, có tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến số lượng nhân viên. Để sử dụng nó, bạn cần phải giảm tất cả các yếu tố cần thiết, sau đó sử dụng công thức toán học và tiến hành phân tích tương quan. Nó cho phép bạn xác định số lượng nhân viên phụ thuộc vào những yếu tố này như thế nào. Điều quan trọng là phải tính đến các chi tiết cụ thể của ngành công nghiệp của doanh nghiệp. Nhưng do doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnh tranh nên phương pháp này không thể được chấp nhận là phương pháp duy nhất đúng. Quản lý nhân sự hiện đại liên quan đến việc tính đến tình trạng của nền kinh tế thị trường tại thời điểm giải quyết.

Tính toán trực tiếp, so sánh, chuyên gia và các phương pháp khác

Để phân tích nhu cầu của công ty bằng cách so sánh, thông thường người ta đánh giá hai hệ thống kinh tế. Một trong số chúng nên được phát triển hơn. Do đó, cần tìm kiếm sự khác biệt giữa các hệ thống và xác định điều gì làm cho hệ thống này thành công hơn hệ thống kia.

Tính toán theo phương pháp chuyên gia liên quan đến công việc của các chuyên gia và nhà nghiên cứu, những người bày tỏ ý kiến của họ về các nhiệm vụ đặt ra. Thông thường, nó chỉ được sử dụng kết hợp với các phương thức thanh toán khác.

Cũng có thể phát triển các mô hình kinh tế và toán học dựa trên cơ chế thời gian thực. Điều này sẽ cho phép bạn nhìn thấy một bức tranh chính xác hơn, nhưng bạn có thể nhận được rất ít dữ liệu từ nó. Việc tính toán trực tiếp số lượng nhân viên liên quan đến việc xác định lượng lao động phải được sử dụng để thực hiện tất cả các chức năng quản lý. Nhưng thông thường, việc tính toán được thực hiện dựa trên chi phí lao động và cường độ lao động.

Dịch vụ nhân sự nước ngoài

Trong các ngành công nghiệp khác nhau và những nơi xa xôi, có một số lượng nhân viên quản lý trung bình nhất định. Như vậy, ở Mỹ, trung bình một ông chủ quản lý một trăm công nhân. Ở Đức, một người quản lý chịu trách nhiệm về một trăm rưỡi công nhân. Nhưng ở Nhật Bản, trung bình có 27 quản lý được phân bổ trên một nghìn lao động. Đương nhiên, con số này có thể khác nhau ở các ngành khác nhau.

Người ta tin rằng việc giảm số lượng nhân viên được cung cấp công việc trong bộ phận nhân sự đã bị ảnh hưởng bởi sự ra đời của cơ sở công nghệ thông tin và sự phát triển của cơ sở hạ tầng quản lý.

Điểm khác biệt quan trọng nhất giữa các công ty nước ngoài là họ tuyển dụng nhân viên quản lý ở bên. Đó là, họ thuê những nhân viên đã được đào tạo và có trình độ chuyên môn cần thiết, nhưng những người khôngnhân viên công ty. Khi tính toán số lượng nhân viên, họ cũng tính đến năng lực chuyên môn, chuyên môn và trình độ của nhân viên trong tương lai. Đối với các công ty trong nước, công việc ở bộ phận nhân sự thường dành cho những người không được học hành nhất định và không có đủ các kỹ năng cần thiết. Và bản mô tả công việc không đáp ứng các tiêu chuẩn hiện đại và không phản ánh tất cả các nhiệm vụ của doanh nghiệp.

CMS hỗ trợ văn phòng

Hỗ trợ về nhân sự và tài liệu của hệ thống quản lý nhân sự có tài liệu đang được lưu hành và sự hỗ trợ đó liên quan đến việc tổ chức công việc với hệ thống quản lý nhân sự. Do đó, nó bao gồm một chu trình xử lý tài liệu đầy đủ, bắt đầu từ khi tạo và kết thúc bằng việc chuyển các tài liệu đã hoàn thành đến các bộ phận của công ty.

Khái niệm cơ bản về hỗ trợ văn phòng:

• Cần xử lý tất cả các tài liệu một cách kịp thời.
• Cung cấp cho nhân viên quản lý các tài liệu cần thiết để họ thực hiện.
• In.
• Tiến hành đăng ký nhân viên, lưu toàn bộ dữ liệu.
• Cần phải tạo các trường hợp và theo yêu cầu đối với một doanh nghiệp cụ thể.
• Các tài liệu phải được sao chép và sao chép.
• Yêu cầu giám sát việc thực hiện của họ và hơn thế nữa.

Hỗ trợ thông tin SMS

Hỗ trợ thông tin nhân sự của hệ thống quản lý nhân sự là luồng thông tin hoạt động, tài liệu và thông tin tham khảo trong công ty. Phần mềm off-machine được coi là các hệ thống như vậy: phân loại vàđóng khung, tài liệu quản lý, tổ chức, lưu trữ và đăng ký thông tin. Phần mềm Intramachine được coi là mảng dữ liệu mà từ đó cơ sở thông tin trên phương tiện được hình thành. Ngoài ra, điều này bao gồm các chương trình tích lũy, tổ chức, giới thiệu và nhận thông tin có trong các mảng.

Khi thiết kế và phát triển hỗ trợ thông tin, điều quan trọng nhất là thiết lập thành phần và cấu trúc của thông tin cần thiết cho việc quản lý. Đối với việc thực hiện định tính các chức năng, thông tin cần thiết phải tuân thủ các tiêu chuẩn theo yêu cầu của nhân viên của hệ thống quản lý nhân sự. Nó phải phản ánh tất cả các dịch vụ và hoạt động của chúng, mô tả toàn diện các dịch vụ về tổ chức, kỹ thuật, công nghệ, xã hội và kinh tế và mối quan hệ của chúng với các điều kiện đến từ bên ngoài. Nó phải nhanh chóng nhập vào hệ thống, phản ánh các quá trình xảy ra trong thời gian thực. Thông tin cần được nhập vào cơ sở dữ liệu một cách có hệ thống và liên tục, nếu có thể. Nó cũng phải xác thực.

Chọn hệ thống thông tin nào

Khi một công ty phải đối mặt với nhu cầu chuyển lưu trữ thông tin sang phương tiện truyền thông điện tử, câu hỏi luôn đặt ra là lựa chọn cái gì. Có rất nhiều cơ sở trên thị trường trong nước, nhưng phần mềm được phát triển độc lập sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công ty. Ngoài ra, tính đến các sản phẩm được trình bày, để cải thiện nhân sự của hệ thống quản lý nhân sự của tổ chứcchỉ có thể được cải thiện hoặc làm lại. Xét cho cùng, chúng phản ánh những nguyên tắc và khái niệm lỗi thời. Nếu một công ty có đủ khả năng để sử dụng các chuyên gia có khả năng tạo ra sự bảo mật cần thiết với chất lượng và độ tin cậy cao, thì điều này sẽ giúp tiết kiệm không chỉ thời gian mà đôi khi là tiền bạc. Vì các sản phẩm phần mềm như vậy thường hiệu quả hơn nhiều so với các sản phẩm được bán trên thị trường trong nước.

Khi lựa chọn, bạn cần tính đến nhiều tiêu chí, chẳng hạn như hệ thống có chức năng gì, sản phẩm có giá bao nhiêu, có triển vọng phát triển phần mềm không, đặc tính kỹ thuật của nó là gì, và phần trăm rủi ro khi sử dụng nó.

Tính năng hệ thống và phù hợp

Một hệ thống thông tin liên quan đến việc bố trí nhân sự và hệ thống quản lý nhân sự phải tương ứng với các chức năng kinh doanh được sử dụng trong công ty hoặc sẽ được triển khai trong tương lai gần. Ví dụ, nếu một tổ chức có kế hoạch giảm thiểu các khuyết tật trong sản xuất thông qua hệ thống này, thì kiểm soát chất lượng sản phẩm tự động phải được cài đặt sẵn trong đó. Để xác định mức độ phù hợp của hệ thống, bạn cần hiểu rõ công ty sẽ đi theo hướng nào và chiến lược phát triển của nó là gì. Nếu ban quản lý không hiểu chính xác những gì họ cần, các chuyên gia khuyên bạn nên thuê các dịch giả tự do, những người sẽ đánh giá và lựa chọn hệ thống.

Cách tiếp cận này sẽ không chỉ giúp rõ ràngcấu trúc các quy trình kinh doanh và xây dựng hệ thống thông tin của công ty, nhưng tốt hơn là bạn nên đi sâu vào công việc của nó, học hỏi kinh nghiệm từ các công ty khác.

Công nghệ thông tin

Nếu chúng ta coi CNTT, thì đây là những công nghệ và phần mềm nhất định mà thông qua đó, quá trình tự động hóa và cải tiến các quy trình kinh doanh, bao gồm việc bố trí nhân sự của hệ thống quản lý nhân sự, sẽ diễn ra. Nói cách khác, các công cụ này giúp điều phối công việc của các bộ phận khác nhau của tổ chức và kiểm soát mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên. Giao tiếp thông qua kết nối mạng, đường dây điện thoại và trực tiếp. Phần mềm này cũng cho phép quản lý có được tất cả thông tin cần thiết về nhân viên để lập kế hoạch tốt hơn cho các hoạt động khác nhau, bao gồm cả việc trả lương, quyết định phát triển sự nghiệp và hơn thế nữa.

Hỗ trợ kỹ thuật SMS

Hỗ trợ như vậy là một phức hợp của các phương tiện kỹ thuật. Nói cách khác, đây là những phương tiện kỹ thuật được kiểm soát, tự quản được kết nối với nhau cho phép thu thập, đăng ký, tích lũy, truyền, xử lý, nhập và cung cấp thông tin. Danh sách này cũng bao gồm công nghệ tổ chức. Để việc biên chế hệ thống quản lý nhân sự từ phía kỹ thuật được thực hiện một cách hiệu quả, cần đảm bảo tăng năng suất lao động của người lao động. Đối với điều này, các nhiệm vụ thu được bằng phương pháp kinh tế-toán học thường được sử dụng. Xét cho cùng, chính kỹ thuật này cho kết quả đầy đủ và chính xác hơn, đại diện cho các phép tínhcó tính đến các sự kiện thời gian thực. Quy trình công nghệ diễn ra trong nhiều giai đoạn. Dịch vụ quản lý sử dụng chúng để thực hiện các hoạt động của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Quản lý bằng phương tiện kỹ thuật

Trước hết, các phương tiện được sử dụng để thu thập và đăng ký thông tin. Các thiết bị này chuẩn bị dữ liệu về loại dự trữ nhân sự là gì, đăng ký tất cả các thông tin cần thiết và thu thập nó ở một nơi. Chúng được thiết kế để chuyển đổi dữ liệu sang dạng mong muốn, sau đó có thể được sử dụng để xử lý dữ liệu tiếp theo.

Tiếp theo, sử dụng một kỹ thuật cho phép bạn chuyển thông tin trong tổ chức. Đây là các phương tiện liên lạc qua điện thoại, teletype và fax. Với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể chuyển thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh của doanh nghiệp.

Để lưu giữ hồ sơ về nhân sự trong một tổ chức, bộ phận nhân sự cũng cần các công cụ cho phép lưu trữ tất cả các thông tin cần thiết. Về cơ bản, tủ tài liệu và phương tiện bên ngoài được sử dụng cho việc này. Với sự giúp đỡ của họ, thông tin được lưu trữ trong một thời gian dài.

Công nghệ máy tính giúp xử lý thông tin được lưu trữ. Thiết bị này có thể được coi là thiết bị chính trong tổ hợp các phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác quản lý người lao động. Chính thiết bị này giúp bạn có thể biến dữ liệu tạo nên nguồn dự trữ nhân sự thành loại thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định quản lý.

Kinh phí cũng cần thiết,cho phép ban hành thông tin có sẵn để xử lý bởi nguồn nhân lực. Với sự trợ giúp của các thiết bị in ấn, thoại và video, nhân viên sẽ có thể sử dụng thông tin ở dạng có thể chấp nhận được đối với nhận thức của con người.

Đây chỉ là những phương tiện kỹ thuật quan trọng nhất và có điều kiện cần thiết để làm việc với nhân sự. Thực tế là các cấu trúc khác nhau và các công ty cần thiết bị khác nhau. Tất cả phụ thuộc vào lĩnh vực mà công ty hoạt động và mục tiêu mà công ty theo đuổi. Ở mỗi tổ chức, dịch vụ nhân sự, chính sách nhân sự là khác nhau và điều này phải được tính đến. Do đó, khi chọn loại, kiểu máy và các đặc điểm khác của thiết bị, cần phải tính đến nhiều yếu tố.

Hỗ trợ về quy định và phương pháp

Loại bảo mật này là một tập hợp các tài liệu có tính chất khác nhau. Điều này có thể bao gồm các tài liệu về tổ chức, phương pháp luận, hành chính, kỹ thuật, kinh tế. Nó cũng là thông tin tham khảo, nội quy tổ chức, tiêu chuẩn lao động và những thứ tương tự. Nói chung, tất cả các thông tin cần thiết được yêu cầu cho quản lý. Với sự trợ giúp của nó, việc đánh giá quản lý nhân sự được thực hiện.

Hỗ trợ pháp lý

Đối với nó, các hình thức và phương tiện tác động hợp pháp đến các đối tượng của UE được sử dụng. Điều này là cần thiết để nâng cao hiệu quả của nhân viên. Ban quản lý có thể cung cấp hỗ trợ pháp lý. Trong một số trường hợp, một số trách nhiệm được chuyển sang các ông chủ nhỏ. Họ thường được chỉ định thực hiện một hoặc nhiều chức năng hỗ trợ pháp lý. Tất cả phụ thuộc vàoquy mô của công ty như thế nào và có bao nhiêu công việc cần phải hoàn thành. Trong các tổ chức lớn, có một bộ phận pháp lý giải quyết những vấn đề đó hoặc là bộ phận chính trong việc giải quyết những vấn đề đó. Về cơ bản, các vấn đề về nhân sự nảy sinh trên nền tảng của thực tế là công việc được thực hiện trực tiếp với mọi người. Về vấn đề này, chỉ khi tính đến các quyền và nghĩa vụ được quy định rõ ràng, bộ phận nhân sự mới có thể thực hiện các hoạt động của mình. Rốt cuộc, nhiệm vụ của anh ta bao gồm tuyển dụng nhân viên, bổ nhiệm họ vào các vị trí, chuyển giao họ cho các bộ phận khác. Và nhiệm vụ chính của dịch vụ quản lý là ngăn ngừa xung đột và tính đến mọi quyền lợi của nhân viên.

Có luật, hành vi và chuẩn mực trong luật pháp của quốc gia cho phép giải quyết các vấn đề như vậy. Đồng thời, mỗi tổ chức đưa ra các yêu cầu bổ sung về nhân sự và điều này phải được tính đến. Do đó, nhiệm vụ của bộ phận pháp chế có thể bao gồm việc phát triển các dự án, kiểm tra các tài liệu được đệ trình để tuân thủ luật pháp, tổ chức công việc với dữ liệu và giải thích cho nhân viên về quyền và nghĩa vụ của họ. Như vậy, công việc của bộ phận pháp chế là vô cùng quan trọng đối với việc quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp lớn và các công ty lớn.