Quy định về kiểm soát chất lượng nội bộ tại doanh nghiệp

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quy định về kiểm soát nội bộ cần có mọi tổ chức. Văn bản này nhằm mục đích gì và nó quy định những gì? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi này và các câu hỏi khác trong bài báo. Thông tin đặc biệt phù hợp cho những người muốn bắt đầu kinh doanh của riêng mình. Hãy bắt đầu với khái niệm.

Định nghĩa

Quy định về kiểm soát nội bộ là tài liệu nội bộ thiết lập các yêu cầu về chất lượng dịch vụ được cung cấp hoặc công việc được thực hiện.

Tài liệu dành cho nhân sự của doanh nghiệp và hướng dẫn nhân viên thực hiện các hoạt động theo đúng định mức.

Chất lượng dịch vụ đã công bố phải do doanh nghiệp cung cấp và ban lãnh đạo phải thực hiện các biện pháp kinh tế, kỹ thuật và tổ chức để nâng cao hiệu quả công việc.

Việc kiểm soát chất lượng nên do doanh nghiệp tự thực hiện, phân bổ các chuyên gia hoặc toàn bộ dịch vụ cho mục đích này.

Điều gì quy định

Vì bất kỳ tổ chức nào cũng phải có quy định về kiểm soát nội bộ, khuôn khổ quy địnhmỗi tài liệu sẽ có riêng của nó.

Ví dụ: đối với một tổ chức y tế, một tài liệu sẽ được biên soạn với các liên kết đến:

1. Luật Liên bang năm 2011 "Về các nguyên tắc cơ bản của việc bảo vệ sức khỏe của công dân Liên bang Nga".
2. Nghị định của Chính phủ năm 2012 "Về Cấp phép Hoạt động Y tế".
3. Luật của nước ta năm 1992 "Về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng".
4. Lệnh của Bộ Y tế quốc gia "Phê duyệt thủ tục thành lập và hoạt động của ủy ban y tế của một tổ chức y tế."
5. Nghị định của Chính phủ năm 2012 "Phê duyệt các quy tắc cung cấp dịch vụ y tế có trả tiền của các tổ chức y tế".

Nhưng đối với một tổ chức xây dựng, các văn bản quy định sẽ khác:

1. Nghị định của Chính phủ năm 2010 "Quy trình thực hiện kiểm soát xây dựng trong quá trình xây dựng, sửa chữa lớn hoặc tái thiết các công trình xây dựng cơ bản."
2. SNiP từ 2002 "An toàn trong xây dựng".
3. SNiP từ 2001 "Kết cấu chịu lực và bao bọc".
4. RD năm 2007 "Thủ tục duy trì sổ đăng ký chung hoặc sổ đăng ký đặc biệt của công việc được thực hiện trong quá trình xây dựng, đại tu hoặc tái thiết các dự án xây dựng cơ bản."

Như bạn có thể thấy, khuôn khổ pháp lý về cung cấp kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau trong từng trường hợp.

Mục tiêu Tài liệu

Nội dung của mục này cũng khác nhau tùy thuộc vàocác hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy, quy định về kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp gắn với hoạt động xây dựng sẽ khác với cơ sở y tế. Đây là ví dụ về cả hai vị trí.

Công ty xây dựng

Quy chế kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp liên quan đến hoạt động xây dựng có mục tiêu:

1. Đảm bảo sự phù hợp của vật liệu được sử dụng và công việc thực hiện, cấu trúc và sản phẩm với yêu cầu của dự án. Ngoài ra, việc tuân thủ phải được theo dõi bằng SNiP và các tài liệu địa phương khác, chẳng hạn như hợp đồng cho bất kỳ loại công việc xây dựng và lắp đặt nào.
2. Ngăn chặn vi phạm các yêu cầu có trong luật và quy định điều chỉnh khía cạnh công nghệ của hoạt động.
3. Đảm bảo rằng hoạt động của tổ chức phù hợp với mong muốn của khách hàng.

Cơ sở y tế

Quy chế quản lý chất lượng nội bộ trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nhằm:

1. Bảo đảm các quyền công dân nhằm được chăm sóc y tế với số lượng và chất lượng phù hợp.
2. Tuân thủ các dịch vụ được cung cấp với sự phát triển của khoa học y tế và công nghệ hiện đại.
3. Tuân thủ các dịch vụ được cung cấp với các tiêu chuẩn được thiết lập bởi các quy định và luật pháp.

Chức vụ

Quy định về kiểm soát chất lượng nội bộ không chỉ có mục tiêu, mà còn là nhiệm vụ.

Đối với một tổ chức xây dựng, vị trí quyết định rằng chất lượng của vật liệu xây dựngvà công việc được thực hiện phải tuân theo các yêu cầu quy định trong quy chế. Tài liệu cũng bắt buộc phải nâng cao chất lượng thực hiện của một số tác phẩm. Quy định chỉ ra rằng tổ chức có nghĩa vụ loại bỏ kịp thời tất cả các ý kiến đã được xác định trong các cuộc thanh tra của các cơ quan có thẩm quyền. Điều này cũng bao gồm kiểm soát kiểm tra.

Đối với quy định về kiểm soát chất lượng nội bộ của các hoạt động y tế, mục tiêu của tài liệu này là:

1. Giám sát chất lượng dịch vụ y tế được cung cấp cho một bệnh nhân cụ thể.
2. Xác định các vi phạm trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế, tìm ra nguyên nhân và loại bỏ vi phạm.
3. Ghi lại kết quả kiểm soát nội bộ trong tổ chức y tế.
4. Đánh giá trình độ của nhân viên và sự phù hợp của trang thiết bị với các yêu cầu hiện đại.
5. Phân tích thông tin thu được sau khi quan sát cách thức cung cấp dịch vụ y tế.
6. Tìm kiếm cơ hội để sửa chữa những nhận xét hoặc bất thường trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế.

Kiểm soát tài chính trong các tổ chức

Quy chế kiểm soát tài chính nội bộ trong tổ chức nhằm điều chỉnh vấn đề tuân thủ pháp luật trong hoạt động tài chính. Nó cũng tập trung vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán, theo dõi ngân sách và các hoạt động lập kế hoạch nội bộ.

Quy định về kiểm soát tài chính nội bộ trong một tổ chức đảm bảo tính đầy đủ và tin cậy của việc phản ánh đời sống kinh tế trong báo cáo và kế toánthể chế. Nó cũng thiết lập sự tuân thủ của các hoạt động kinh tế tài chính với các yêu cầu của quy định địa phương, quyền hạn của nhân viên và các quy định. Điều này cũng bao gồm nghĩa vụ chuẩn bị báo cáo tài chính đúng hạn, ngăn ngừa các sai lệch và sai lệch, cấm các sai phạm về tài chính trong các hoạt động của tổ chức và bảo quản tài sản của tổ chức.

Đối tượng của quy định về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng hoặc bất kỳ tổ chức tài chính nào khác là lập kế hoạch tài liệu, các hoạt động nội bộ của tổ chức, các thỏa thuận và hợp đồng cung cấp dịch vụ, sổ kế toán và các tài liệu hỗ trợ, dữ kiện của hoạt động kinh tế được phản ánh trong các tài liệu kế toán.

Ai là người kiểm soát

Quy định về kiểm soát tài chính nội bộ hoặc kiểm soát chất lượng bắt buộc một nhân viên nhất định phải thực hiện các hoạt động kiểm soát. Để thực hiện việc này, người đứng đầu tổ chức ra lệnh chỉ rõ chức vụ của người đó, họ và tên viết tắt của người đó.

Kiểm soát chất lượng nội bộ không được thực hiện bởi Người chịu trách nhiệm, người tự thực hiện hoạt động này hoặc hoạt động đó trong tổ chức liên quan trực tiếp đến kiểm soát.

Đối với kiểm soát tài chính, họ có thể tham gia vào:

1. Lãnh đạo ở mọi cấp độ.
2. Nhân viên của tổ chức.
3. Ủy ban Kiểm soát.
4. Người khác.

Nếu việc kiểm soát được thực hiện bởi ủy ban, thì trước hết, nó được chấp thuận theo quy định này và thứ hai, theo lệnh của người đứng đầu tổ chức. Hoa hồng phải bao gồm:

1. Chủ tịch Ủy ban.
2. Ủy viên.

Trong một số trường hợp, các chuyên gia bên ngoài có thể tham gia vào việc kiểm soát chất lượng trong các tổ chức. Điểm này được quy định trong Quy định về cả kiểm soát tài chính nội bộ và kiểm soát chất lượng.

Những gì bao gồm trong kiểm soát nội bộ

Quy định về kiểm soát nội bộ thành phố hoặc kiểm soát các hoạt động y tế xác định các thủ tục sau:

1. Tài_liệu. Tất cả các giấy tờ chỉ được cấp khi có tài liệu chính và trên cơ sở tính toán.
2. Xác nhận việc tuân thủ các tài liệu với các yêu cầu quy định trong quy định.
3. Các biện pháp phòng ngừa đang được thực hiện cho các cơ sở y tế.
4. Đối chiếu quyết toán với người mua và nhà cung cấp.
5. Dành cho các cơ sở y tế khám và kiểm tra sức khỏe.
6. Phân định quyền hạn và trách nhiệm.
7. Các tổ chức y tế thu thập các khiếu nại và tiền sử.
8. Giám sát tính đúng đắn của các giao dịch và hoạt động kế toán.
9. Chẩn đoán và điều trị.

Một lần nữa, chúng ta thấy rằng mỗi vị trí có một bộ quy trình bắt buộc riêng.

Tiêu chí Chất lượng Mô tả

Quy chế kiểm soát nội bộ hoạt động y tế quy định thời điểm liên quan đến tiêu chí chất lượng dịch vụ y tế. Chúng trông như thế này:

1. Tiêu chí về tính kịp thời của hỗ trợ. Đó là mức độ giúp đỡ kịp thời của mỗi bệnh nhân.
2. Tiêu chí âm lượnghỗ trợ được cung cấp. Nó kiểm tra mức độ hoàn thiện của dịch vụ chăm sóc so với yêu cầu của bệnh nhân.
3. Tiêu_phí của sự kế thừa. Điều này có nghĩa là các chuyên gia y tế phải giới thiệu bệnh nhân đến đúng phòng ban hoặc chuyên gia, người cuối cùng sẽ hỗ trợ.
4. Tiêu chí tuân thủ công nghệ. Nhân viên y tế phải sử dụng công nghệ trong việc chăm sóc của họ và làm đúng cách.
5. Tiêu chíBảo mật. Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe phải lựa chọn các thủ tục phù hợp cho từng bệnh nhân. Và cũng để bảo quản và sử dụng thuốc đúng cách.
6. Tiêu chíHiệu quả. Nhân viên y tế đã giúp một bệnh nhân cụ thể bao nhiêu.

Kết quả của tất cả các cuộc kiểm tra phải được ghi vào nhật ký kiểm soát chất lượng, nhật ký này phải được duy trì bởi từng người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát.

Quyền và nghĩa vụ của chủ thể

Theo Quy định về kiểm soát nội bộ của một tổ chức ngân sách, việc kiểm soát có thể được thực hiện bởi cả người được chỉ định và người được ủy quyền. Cân nhắc những gì sau này có thể và không thể làm.

Chủ tịch ủy ban, trước khi thực hiện quyền kiểm soát, phải lập kế hoạch làm việc và hướng dẫn các thành viên của ủy ban. Và anh ấy cũng có nghĩa vụ tổ chức một cuộc nghiên cứu về khuôn khổ quy định và luật pháp của đất nước chúng ta và giúp các thành viên của ủy ban làm quen với kết quả của các cuộc thanh tra trước đó.

Nhiệm vụ của Chủ tịch như sau:

1. Chuẩn bị tiến hành kiểm soát trong trường theo một kế hoạch đã vạch ra trước đó.
2. Xác định các phương pháp và cách thức kiểm soát.
3. Giám sát các thành viên của ủy ban trong quá trình kiểm soát, phân phối nhiệm vụ giữa họ.
4. Lưu bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc kiểm tra kiểm soát.
5. Tuân thủ bí mật và đạo đức nghề nghiệp.

Đối với các quyền, chúng như sau:

1. Kiểm tra bất kỳ cơ sở và tòa nhà nào mà đối tượng được kiểm tra chiếm giữ. Điều này phải tính đến các hạn chế do luật thiết lập.
2. Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ yêu cầu chủ tịch ban hành chỉ thị cho các quan chức về việc cung cấp các tài liệu cần thiết để xác minh.
3. Nhận giải trình bằng văn bản từ những người làm việc trong tổ chức về các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán. Cũng như các bản sao của các tài liệu liên quan đến các giao dịch kinh doanh và tài chính trong tổ chức.
4. Mời nhân viên của tổ chức tham gia xác minh hoặc điều tra nội bộ. Việc này chỉ có thể được thực hiện sau khi thống nhất với người đứng đầu tổ chức.
5. Đề xuất loại bỏ các thiếu sót và vi phạm được xác định trong quá trình đánh giá.

Thành viên Ủy ban cũng có quyền và nghĩa vụ riêng. Sau đó là như sau:

1. Quy chế kiểm soát nội bộ của tổ chức bắt buộc các thành viên của ủy ban phải có nguyên tắc, tôn trọng bí mật và đạo đức nghề nghiệp.
2. Kiểm tra theo kế hoạch.
3. Báo cáo với chủ tịch ủy ban về những vi phạm và khuyết điểm đã quan sát được.
4. Lưutài liệu và các tài liệu khác đã được sử dụng trong quá trình đánh giá.

Các quyền như sau:

1. Kiểm tra bất kỳ cơ sở và tòa nhà nào thuộc cơ sở đang được kiểm tra, ngoại trừ những cơ sở được quy định bởi luật về bí mật nhà nước.
2. Gửi kiến nghị lên Chủ tịch để có một số tài liệu được xem xét.

Lãnh đạo của tổ chức và những người được xác minh cần hỗ trợ trong quá trình kiểm tra xác minh, cung cấp bất kỳ tài liệu nào theo yêu cầu đầu tiên của chủ tọa, nếu họ cần. Và cũng có thể trả lời tất cả các câu hỏi bằng văn bản hoặc bằng miệng, khi chúng phát sinh.

Trách nhiệm khi vi phạm

Theo Quy định về kiểm soát tài chính nội bộ thành phố, đối tượng kiểm soát có trách nhiệm lập hồ sơ, xây dựng, giám sát, thực hiện và phát triển kiểm soát nội bộ trong tổ chức.

Nếu các thiếu sót và những người chịu trách nhiệm cho chúng được xác định, thì những thiếu sót sau đó phải chịu trách nhiệm theo Bộ luật Lao động của nước ta.

Lời kêu gọi của công dân

Quy chế quản lý chất lượng nội bộ của tổ chức y tế cũng phản ánh quy trình xét đơn của công dân.

Kháng cáo có thể bằng cả văn bản và lời nói. Công dân có quyền khiếu nại, viết đơn, góp ý về các vấn đề tổ chức của cơ sở y tế, cũng như về chất lượng chăm sóc.

Tổ chức phảixem xét từng kháng nghị, xem xét chúng, thực hiện hành động đối với kháng nghị, chuẩn bị phản hồi và gửi chúng cho người nộp đơn. Điều này cũng bao gồm việc phân tích một kháng nghị cụ thể và phát triển các cách để loại bỏ các nguyên nhân gây ra khiếu nại hoặc tuyên bố.

Văn phòng làm việc về kháng nghị được tiến hành riêng biệt với các trường hợp khác. Một người từ các nhân viên được chọn chịu trách nhiệm về hướng này. Anh ta được người đứng đầu tổ chức bổ nhiệm theo lệnh.

Mỗi trường hợp bao gồm một bản kiến nghị, một lệnh bằng văn bản hoặc yêu cầu xem xét lại, tài liệu hồ sơ và một bản sao phản hồi đã được gửi cho người nộp đơn.

Quy chế mẫu về kiểm soát nội bộ không quy định khoảng thời gian xem xét đơn đăng ký, mỗi tổ chức quy định thời hạn trả lời riêng.

Để tính đến các kháng nghị, tổ chức bắt đầu đăng ký. Khiếu nại được thực hiện bằng văn bản hoặc gửi qua e-mail sẽ đến đó. Người đứng đầu tổ chức chịu trách nhiệm về việc điền chính xác nhật ký kế toán và duy trì nhật ký kế toán.

1. Các dữ liệu sau phải được ghi vào sổ nhật ký kế toán: họ, tên, họ của người nộp đơn.
2. Số thứ tự của kháng nghị.
3. Nơi cư trú của người nộp đơn.
4. Ngày nhận đơn kháng cáo.
5. Tên của tổ chức đã gửi kháng nghị.
6. Số và ngày đăng ký kháng nghị.
7. Cơ sở của sự hấp dẫn.
8. Thông tin về nhân viên đang xét duyệt hồ sơ.
9. Kết quả của việc xem xét.
10. Số và ngày đăng ký phản hồi kháng nghị.

Điều quan trọng là phải biết rằngyêu cầu ẩn danh sẽ không được xem xét. Người đứng đầu tổ chức sẽ đưa ra quyết định về việc ai sẽ xem xét điều này hoặc kháng nghị đó. Anh ta đưa ra chỉ thị hoặc mệnh lệnh trong vòng ba ngày kể từ ngày đăng ký kháng nghị.

Không được phép trực tiếp khiếu nại của công dân đến người lao động bị ảnh hưởng trực tiếp bởi khiếu nại này.

Nhân viên được giao nhiệm vụ tiến hành xác minh tình tiết khiếu nại phải tiếp cận vấn đề này một cách khách quan. Việc kháng cáo phải được xem xét từ mọi phía và vào thời điểm đã định. Nhân viên có thể mời ứng viên trò chuyện, hỏi người nộp đơn để biết thêm thông tin và cũng có thể nhận được lời giải thích bằng văn bản từ nhân viên của tổ chức.

Khi đơn dân sự được xem xét, quyền của bên thứ ba được pháp luật nước ta xác lập phải được tôn trọng. Nếu đơn khiếu nại được gửi chống lại các bên thứ ba và bên thứ ba chống lại sự xem xét của họ, thì người quản lý sẽ quyết định không xem xét đơn kháng cáo và thông báo cho người nộp đơn về việc này.

Nếu một văn bản yêu cầu có câu hỏi hoặc khiếu nại không thuộc thẩm quyền của tổ chức này, thì bài báo sẽ được gửi đến cơ quan có thẩm quyền thích hợp cùng với một lá thư xin việc.

Điều xảy ra là ứng viên đã nộp đơn vào tổ chức và đơn của họ đã được xem xét. Nếu tình hình lặp lại và không có căn cứ để xem xét lại thì người đứng đầu có quyền không xem xét đơn kháng cáo và thông báo cho người nộp đơn về việc này.

Một tổ chức phải trả lời kháng nghị trong vòng ba mươi ngày kể từ ngày đăng ký. Bạn phải trả lời bằng văn bản trên mẫu đơn.thư đi. Để tránh khó khăn, một mẫu được cung cấp trong Quy chế kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Nếu sau khi xem xét kháng nghị, người ta tìm thấy bằng chứng cho thấy có vi phạm, thì thủ phạm sẽ phải đối mặt với hình phạt theo mô tả công việc và Bộ luật lao động.

Khiếu nại bằng miệng được xem xét trong tổ chức tại một buổi tiếp tân cá nhân. Việc tiếp nhận như vậy nên được thực hiện ít nhất bảy ngày một lần. Giờ, ngày và địa điểm tiếp đón cá nhân do người đứng đầu tổ chức quy định.

Khi một kháng nghị cá nhân không cần phải kiểm tra thêm, câu trả lời cho nó có thể được đưa ra ngay lập tức tại thời điểm tiếp nhận.

Nếu người nộp đơn không đồng ý với kết quả xem xét, thì người đó có thể nộp đơn lên tòa án hoặc tổ chức cao hơn.

Khảo sát công dân

Trong các cơ sở y tế, các cuộc thăm dò ý kiến bệnh nhân thường được tiến hành. Việc này được thực hiện nhằm xác định những thiếu sót hoặc bất thường trong công việc của tổ chức và cải thiện chất lượng dịch vụ được cung cấp.

Quy trình này được thực hiện mỗi quý một lần bằng cách điền vào bảng câu hỏi ẩn danh. Kết quả của cuộc khảo sát được cung cấp miễn phí.

Theo kết quả của cuộc khảo sát, người đứng đầu tổ chức quyết định về sự cần thiết của một số thay đổi trong việc cung cấp dịch vụ hoặc thiết bị kỹ thuật.

Kết

Như bạn có thể thấy, tập hợp các khoảnh khắc phản ánh vị trí ở mỗi tổ chức là khác nhau. Những gì cần thiết cho hoạt động của một tổ chức tài chính không quan trọng đối với một tổ chức y tế và ngược lại. Dẫu sao thìcung cấp được thiết kế để cải thiện chất lượng của các dịch vụ được cung cấp và điều này được nhấn mạnh. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tổ chức y tế, vì trình độ của nhân viên và trang thiết bị kỹ thuật càng cao thì càng có khả năng chẩn đoán chính xác và kê đơn điều trị đầy đủ. Và việc người đứng đầu các cơ sở y tế đáp ứng yêu cầu của người dân và tiếp tục giải quyết mọi vấn đề là đúng đắn.

Đối với các tổ chức tài chính, Quy định về kiểm soát nội bộ cũng rất cần thiết tại đây. Vì hoạt động chủ yếu liên quan đến tiền bạc, nên các nhân viên của tổ chức đơn giản là không thể phạm sai lầm, điều đó có nghĩa là thủ phạm phải bị trừng phạt. Điều đặc biệt quan trọng là phải tuân thủ tất cả các quy định đối với ngân hàng, bởi vì ở đó những người bình thường mang tiền tiết kiệm của họ, thường là những người cuối cùng.

Các công ty xây dựng cũng không thể bỏ qua chất lượng dịch vụ thấp của mình. Họ xây dựng lại các tòa nhà với con người ở trong đó, có nghĩa là nếu sử dụng vật liệu chất lượng thấp hoặc công nghệ sai, thảm họa sẽ xảy ra - ngôi nhà sẽ sụp đổ và có thể xảy ra thương vong về người.

So sánh ba tổ chức, chúng tôi hiểu rằng không thể thiếu tài liệu nội bộ này. Quá nhiều ràng buộc với nó và phụ thuộc vào nó. Nhờ anh ta, việc kiểm tra kiểm soát được thực hiện, giúp loại bỏ những thiếu sót và vi phạm, và điều này cũng tốt. Điều quan trọng là cuộc đánh giá được thực hiện bởi những người công bằng và trung thực, những người sẽ không đặt lợi ích cá nhân lên trên các yêu cầu được quy định bởi Quy chế Kiểm soát Chất lượng Nội bộ.