Kiểm soát chiến lược: nhiệm vụ, giai đoạn và tiêu chí đánh giá

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Loại chiến lược mà một nhóm sử dụng trong một doanh nghiệp là chìa khóa cho việc liệu một công ty có phát triển lâu dài và thành công hay không. Vấn đề là rất khó để đánh giá liệu chiến lược đã chọn có đúng hay không hoặc có cần điều chỉnh hay không. Quá trình này trở nên dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng các loại kiểm soát chiến lược phổ biến (kiểm soát chiến lược, kiểm soát SC) để phân tích chiến lược đã phát triển, xác định tính hiệu quả và xác định điểm mạnh và điểm yếu. Nếu không có điều này, công ty sẽ không thể thích ứng với những thay đổi bên ngoài trong ngành, đòi hỏi hành động khắc phục ngay lập tức.

Lịch sử của phương pháp

Mặc dù kiểm soát là một trong sáu "chức năng của quản lý" được Henri Fayol đề cập ngay từ năm 1917, nhưng ý tưởng và khái niệm về nó đã xuất hiện trong các tài liệu kinh tế quản lý vào cuối những năm 1970. Tác phẩm của J. H. Horowitz "Strategickiểm soát: một thách thức mới để quản lý tốt hơn "được xuất bản vào năm 1979. Và có lẽ là bài viết đầu tiên thảo luận chi tiết về chủ đề này.

Một thách thức quan trọng trong việc kiểm soát việc lập kế hoạch chiến lược là cần phải đối phó với sự không chắc chắn. Một phân tích quan trọng của Michael Gold và Andrew Campbell cho thấy rằng các phương pháp kiểm soát khác nhau được sử dụng. Mặt khác, từ kiểm soát tài chính thuần túy đến các hệ thống lập kế hoạch chiến lược chi tiết.

Kiểm soát tài chính dễ dàng hơn, và do đó rẻ hơn. Nó linh hoạt hơn trong hoạt động, nhưng cung cấp ít tiềm năng hơn cho sự tương tác giữa các cơ cấu tổ chức. Lập kế hoạch chiến lược tốn nhiều thời gian và chi phí sử dụng, nhưng nó mang lại cơ hội lớn để đạt được lợi ích tối đa.

Ở giữa phạm vi này, Gould và Campbell đã mô tả các biện pháp kiểm soát chiến lược cho phép các công ty cân bằng sức mạnh cạnh tranh và sức mạnh tài chính của họ.

Câu hỏi thường gặp về điều khiển SC

Các nhà quản lý thực hiện kiểm soát SC để đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược của tổ chức đạt được.

Tự do ra quyết định là một trong những đặc điểm giúp phân biệt quyền kiểm soát chiến lược với các hình thức khác do các nhà quản lý thực hiện. Ví dụ, kiểm soát hoạt động và quản lý các quá trình hoạt động. Những khác biệt đặc trưng này ảnh hưởng đến cách thiết kế các quy trình quản lý và hệ thống hỗ trợ bằng cách sử dụng thẻ điểm cân bằng.

Chínhnhiệm vụ của SC-control là xác định xem các mục tiêu có đạt được hay không và tìm hiểu nhu cầu điều chỉnh phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Nhiệm vụ này chỉ có thể được thực hiện thông qua giám sát, được thiết kế như một quá trình thu thập và xử lý thông tin liên tục, đồng thời, song song với việc lập kế hoạch, phát triển và thực hiện chiến lược.

Bản chất của kiểm soát hoạch định chiến lược có thể được tóm tắt như sau:

• giám sát liên tục các điều kiện làm việc bên ngoài và bên trong cũng như tiến độ đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty;
• liên hiệp các doanh nghiệp, hệ thống tổ chức, các bộ phận chiến lược, thị trường hoạt động;
• tập trung vào việc đánh giá tiến độ và hiệu suất, phát hiện và giải thích các tín hiệu về những thay đổi và vấn đề sắp tới trước khi chúng gây ra hậu quả bất lợi cho công ty, đồng thời phát triển phản ứng cần thiết đối với những thay đổi này;
• triển khai bằng cách sử dụng hệ thống thông tin và các công cụ cộng tác cho phép phản hồi linh hoạt của công ty;
• kết nối chặt chẽ với hoạch định chiến lược;
• bao gồm các công cụ của quy trình lập kế hoạch, trong đó hệ thống kiểm soát chiến lược là nền tảng để thực hiện các chiến lược.

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức - cấu hình chính thức của các vai trò, thủ tục, cơ chế quản lý và kiểm soát cũng như các quy trình quản lý và ra quyết định của một công ty. Cấu trúc đơn giản làmột hình thức tổ chức trong đó chủ sở hữu trực tiếp đưa ra tất cả các quyết định quan trọng và kiểm soát mọi hoạt động, trong khi nhân viên thực hiện quyền giám sát.

Cơ cấu chức năng - bao gồm một giám đốc điều hành và một số nhân viên hạn chế của công ty với các nhà quản lý tuyến chức năng trong các lĩnh vực tổ chức chi phối. Chẳng hạn như sản xuất, kế toán, tiếp thị, nghiên cứu và phát triển, kỹ thuật và nguồn nhân lực.

Cơ cấu đa ngành (M-Form) - bao gồm các bộ phận hoạt động, trong đó mỗi bộ phận đại diện cho một công ty hoặc trung tâm lợi nhuận riêng biệt, với những người tham gia công ty được giao trách nhiệm lớn nhất đối với các hoạt động hàng ngày và chiến lược của các bộ phận chịu trách nhiệm người quản lý.

Hình thức đơn vị kinh doanh là hình thức cơ cấu đa ngành, ít nhất có ba cấp:

• cấp cao hơn là trụ sở công ty;
• cấp tiếp theo - Nhóm SBU (đơn vị kinh doanh chiến lược: chi nhánh, phòng ban);
• cấp cuối cùng là sự phân chia thành các nhóm theo mối quan hệ (thị trường hàng hóa hoặc địa lý) trong mỗi SBU.

Tập trung là mức độ mà những người ra quyết định được hỗ trợ ở các cấp chính quyền cao hơn.

Tổ chức có thể sử dụng các loại cấu trúc chính trong hệ thống kiểm soát chiến lược: đơn giản, chức năng và đa dạng. Đôi khi các tổ chức nhận thấy rằng họ đã phát triển ra khỏi một cấu trúc duy nhất và cần phải điều chỉnh một hình thức mới đểđối phó hiệu quả với mức độ phức tạp cao hơn và tăng trưởng sản xuất.

Áp dụng phong cách cho tổ chức

Các quy trình kiểm soátSC đảm bảo rằng các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu chiến lược được hoàn thành và có tác động mong muốn đối với tổ chức. Một quy trình kiểm soát chiến lược hiệu quả phải gián tiếp giúp tổ chức đảm bảo rằng các kết quả dự kiến đạt được và tất cả các phương pháp được sử dụng để đạt được các mục tiêu đều có hiệu quả.

Đồng thời, các hoạt động hàng ngày trong tổ chức được kiểm soát bằng hệ thống kiểm soát hoạt động.

Một cách để thực hiện quyền kiểm soát là tham gia vào các quy trình quản lý dựa trên việc triển khai các thẻ điểm cân bằng chiến lược được Kaplan và Norton mô tả trong các bài viết của họ.

Phương pháp thiết kế hiện đại, chẳng hạn như thẻ điểm cân bằng thế hệ thứ 3, kết hợp những ý tưởng mới nhất về ý tưởng chiến lược và nguyên tắc quản lý thành một khuôn khổ dễ thực hiện.

Hành động quản lý

Quản lý chiến lược là tập hợp các quy trình và hoạt động liên tục mà một tổ chức sử dụng để sắp xếp các nguồn lực và hoạt động một cách có hệ thống với tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược trong toàn bộ cấu trúc kinh doanh. Trong một môi trường ổn định, chiến lược đòi hỏi phải thiết lập một vị thế cạnh tranh và sau đó bảo vệ nó.

Thông qua quản lý chiến lược, công ty đạt được sự linh hoạt hơn. Nó có thể dễ dàng chuyển từ chiến lược thống trị này sang chiến lược khác. Chiến lượcđiều khiển có thể được chia thành năm chức năng chính:

• hoạch;
• tổ chức;
• thông qua đơn đặt hàng;
• phối;
• kiểm soát.

Các nhiệm vụ chính của kiểm soát chiến lược bao gồm:

1. Xây dựng chiến lược theo quy trình và phương pháp.
2. Phân tích được sử dụng trong lựa chọn chiến lược.
3. Quy trình thực hiện tuân thủ các tiêu chuẩn hiện hành.
4. Kết quả mong đợi.

Kiểm soát này kiểm tra các điều khoản riêng lẻ của dự án:

1. Kiểm soát giai đoạn hoạch định chiến lược.
2. Giám sát việc thực hiện chiến lược.
3. Phân tích chiến lược.

Phương pháp để hiện thực hóa thành công

Công ty không thể thấy trước bất kỳ mối đe dọa bên ngoài nào có thể ảnh hưởng đến sự thành công của công ty mà không có thông tin cần thiết. Kiểm soát chiến lược cho phép bạn xác định các nguồn thông tin theo dõi các yếu tố bên ngoài này.

Bốn loại kiểm soát SC là quản lý trong quản lý, kiểm soát thực hiện, kiểm soát cảnh báo và giám sát chiến lược. Mỗi cách cung cấp các quan điểm và phương pháp phân tích kiểm soát chiến lược khác nhau để giúp tối đa hóa hiệu quả của chiến lược kinh doanh.

Nó dựa trên giả định về việc mọi thứ sẽ diễn ra như thế nào trong tương lai. Các công cụ quản lý cho phép bạn kiểm tra xem liệu giả định này có còn đúng khi ý tưởng được đưa vào thực tế hay không. Các yếu tố như lạm phát, lãi suất vàthay đổi xã hội, hoặc các yếu tố trong ngành như đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và các rào cản gia nhập. Các biện pháp kiểm soát này sẽ giúp công ty xác định các thay đổi về quản lý phù hợp với chiến lược kinh doanh của mình.

Sau khi xây dựng chiến lược kinh doanh, công ty sẽ phải thực hiện chiến lược đó. Khi thực hiện các hành động cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm soát chiến lược, công ty sử dụng kiểm soát thực hiện để đảm bảo rằng không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với chiến lược. Hai hình thức quản lý chính cần được thực hiện là giám sát các khu vực chiến lược và thực hiện các mốc quan trọng. Chiến thuật trước có nghĩa là các chiến thuật được phân tích để giành thị phần, chiến thuật sau cho phép bạn đánh giá hoạt động ở một số điểm của chiến lược.

Cảnh báo theo dõi trong kiểm soát tài chính chiến lược là rất quan trọng. Các công ty sẽ cần cơ chế để đánh giá tình hình kinh doanh trong trường hợp khẩn cấp như thiên tai, thu hồi sản phẩm hoặc thị trường tăng trưởng nhanh chóng. Các biện pháp kiểm soát cảnh báo chuyên dụng cho phép công ty kiểm tra độ chính xác của chiến lược dựa trên những phát triển mới này. Việc triển khai sẽ yêu cầu chuẩn bị các phương pháp để xử lý các cảnh báo đặc biệt này, cũng như các quy trình cần tuân theo, các mức độ ưu tiên và các công cụ được sử dụng.

Thông tin mẫu

Bất kể loại hoặc cấp độ của hệ thống điều khiển SC mà tổ chức cần, nó có thể được biểu diễn dưới dạng mô hình phản hồi sáu bước:

1. Xác định các lĩnh vực kiểm soát chính - đây là bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát SC. Các nhà quản lý kiểm soát dựa trên sứ mệnh, mục tiêu và mục tiêu của tổ chức, được phát triển thông qua quá trình lập kế hoạch. Họ phải đưa ra lựa chọn vì mô hình này đắt nhất và không phải lúc nào cũng cần kiểm soát mọi khía cạnh của tổ chức.
2. Đặt các tiêu chuẩn kiểm soát. Tiêu chuẩn quản lý là một mục tiêu kiểm soát chiến lược để đo lường hiệu quả hoạt động trong tương lai. Các khía cạnh của hiệu suất có thể được kiểm soát và quản lý: số lượng, chất lượng, thời gian, hành vi và quản lý.
3. Đánh giá hiệu suất. Hiệu suất thực tế phải được so sánh với tiêu chuẩn. Nhiều loại phép đo được thực hiện cho mục đích kiểm soát dựa trên một số dạng tiêu chuẩn lịch sử trước khi thực hiện hành động khắc phục.
4. So sánh hiệu suất so với tiêu chuẩn. Bước so sánh xác định mức độ khác biệt giữa hiệu suất thực tế và tiêu chuẩn. Nếu hai bước đầu tiên đã được hoàn thành thành công, thì bước thứ ba của quy trình giám sát, so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn, sẽ trở nên dễ dàng.
5. Xác định lý do sai lệch. Bước này trong quy trình kiểm soát SC bao gồm việc trả lời câu hỏi: "Tại sao hiệu suất lại khác với tiêu chuẩn?". Thực hiện hành động khắc phục là bước cuối cùng trong quá trình xác định xem có cần hành động khắc phục hay không.
6. Bước cuối cùng trong quy trình giám sát là để người quản lý quyết định những hành động cần thực hiện để cải thiện hiệu suất trong trường hợpsai lệch.

Sự khác biệt trong kiểm soát quản lý

Cả kiểm soát chiến lược và hoạt động đều có những lợi ích mà tổ chức có thể tận dụng. Kiểm soát SC có tính đến chiến lược của quá trình từ khi thực hiện đến khi hoàn thành và phân tích mức độ hiệu quả của các hành động và nơi có thể thực hiện các thay đổi để cải tiến. Kiểm soát hoạt động tập trung vào các hoạt động hàng ngày. Kiểm soát chiến lược và hoạt động - các loại kiểm soát của quản lý có sự khác biệt đáng kể.

Các yếu tố ảnh hưởng đến các loại kiểm soát và sự khác biệt của chúng:

1. Kiểm soát SC có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố và dữ liệu bên ngoài.
2. Kiểm soát hoạt động liên quan đến các yếu tố nội bộ công việc.
3. Môi trường và thị trường liên quan nhiều hơn đến việc kiểm soát SC, trong khi kiểm soát hoạt động là những vấn đề hàng ngày có thể phát sinh, chẳng hạn như vấn đề về nhân sự hoặc lỗi công nghệ.
4. SC-control xử lý quy trình theo thời gian, xem xét các bước khác nhau để đánh giá mức độ hiệu quả của chúng và nơi có thể thực hiện các thay đổi. Quá trình kiểm soát chiến lược này có thể mất vài tuần hoặc vài tháng. Sau khi quá trình hoàn tất, quá trình đánh giá sẽ tiếp tục.
5. Kiểm soát hoạt động được thực hiện hàng ngày, nghiên cứu các vấn đề hàng ngày phát sinh và tìm cách loại bỏ chúng ngay lập tức.
6. Sửa lỗi hoặc thực hiện hành động để khắc phục sự cố trong đó hiệu quả hơn vì nó xảy ra ngay lập tức.
7. Có vấn đề vớiKiểm soát SC, nhưng cần nhiều thời gian hơn để đánh giá xem cần phải làm gì để loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự cố.
8. Thông qua các biện pháp kiểm soát hoạt động, các vấn đề được giải quyết ngay lập tức để giữ cho tổ chức hoạt động trơn tru.
9. Giống như các hành động khắc phục, khoảng thời gian giữa các báo cáo dưới sự kiểm soát của SC kéo dài vài tháng và trong các báo cáo kiểm soát hoạt động, chúng được phát hành hàng ngày và hàng tuần.
10. Kiểm soát SC thuộc về các vấn đề lớn hơn của tổ chức. Chẳng hạn như tham gia vào một thị trường mới, vì vậy cần thêm thời gian để thu thập thông tin và báo cáo.
11. Kiểm soát hoạt động có tính đến hiệu quả sản xuất, kết quả bán hàng và hoạt động hàng ngày. Những số liệu này đơn giản hơn nhiều và do đó có thể được trình bày một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tiêu chí định tính và định lượng

Sau khi hoàn thành việc thực hiện chiến lược, tổ chức kỳ vọng đạt được các mục tiêu mong muốn. Cần tổ chức một quá trình đánh giá và giám sát chiến lược trong giai đoạn đầu thực hiện để kiểm tra xem chiến lược có thành công hay không và nếu cần, thực hiện các điều chỉnh ở giữa giai đoạn. Những động thái bất ngờ của đối thủ có thể tạo ra những lỗ hổng lớn trong chiến lược. Do đó, việc liệt kê các yếu tố như vậy sẽ đòi hỏi các chiến lược đánh giá và kiểm soát liên tục.

Đánh giá chiến lược của tổ chức có thể được thực hiện cả về mặt định tính và định lượng. Việc định lượng dựa trên dữ liệu và có thể sử dụng phân tích để xác định xem nội dung của chiến lược có hiệu quả hay không. Đánh giá định tính vàkiểm soát là một quá trình thời gian thực. Các tổ chức thường sử dụng các tỷ số tài chính làm tiêu chí định lượng để đánh giá chiến lược.

Dưới đây là một số chỉ số tài chính chính có thể được sử dụng làm tiêu chí để đánh giá chiến lược:

1. Hoàn vốn đầu tư.
2. Hoàn vốn.
3. Khả năng sinh lời.
4. Thị phần.
5. Thu nhập trên mỗi cổ phiếu.
6. Tăng doanh số bán hàng.
7. Gia tăng tài sản.

Những yếu tố này được các tổ chức khác nhau sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Cần lưu ý rằng các tiêu chí định tính liên quan nhiều đến các mục tiêu ngắn hạn hơn là các mục tiêu dài hạn. Vì lý do này, tiêu chí chất lượng rất quan trọng khi đánh giá chiến lược.

Chức năng kiểm tra

Kiểm toán là một phương pháp kiểm soát khác. Các chức năng điều khiển được chia thành ba nhóm chính, đó là:

1. Kiểm toán viên độc lập là những chuyên gia cung cấp dịch vụ của họ trong việc tổ chức kiểm soát chiến lược.
2. Kiểm toán viên của chính phủ, không bao gồm các cơ quan thực hiện kiểm toán cho tổ chức.
3. Kiểm toán viên nội bộ là nhân viên của tổ chức và thực hiện các chức năng của họ trong tổ chức.

Có một nhóm khác được gọi là kiểm toán quản lý, kiểm tra và đánh giá kết quả hoạt động chung của toàn bộ đội ngũ quản lý. Các nhóm đánh giá đánh giá hiệu quả của các bộ phận khác nhau của tổ chức và hệ thống quản lý của công ty. Thông tin màhọ cung cấp là rất quan trọng đối với quản lý. Hiện tại, hầu hết các tổ chức đều tham gia vào hoạt động kiểm toán quản lý.

Như vậy, rõ ràng là kiểm soát chiến lược nhằm đảm bảo rằng tổ chức phù hợp một cách hiệu quả với môi trường kinh doanh và sự tiến bộ của tổ chức đối với mục tiêu chiến lược. Bởi vì nghiên cứu điều khiển SC vẫn đang ở giai đoạn đầu, không có mô hình hoặc lý thuyết được chấp nhận chung trong lĩnh vực này. Nói chung, sự phát triển của kiểm soát chiến lược đòi hỏi cấu trúc, lãnh đạo, công nghệ, nguồn nhân lực và hệ thống thông tin và kiểm soát.