Cách tạo mô tả dự án: hướng dẫn từng bước

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Bất kỳ công việc nào cũng bắt đầu với một dự án, tức là với việc tạo ra một kế hoạch và chuẩn bị cho việc thực hiện nó. Ngay cả trong những sự kiện nhỏ, bạn cũng cần có ý tưởng rõ ràng về địa điểm và cách thức bắt đầu thực hiện. Thậm chí nhiều hơn như vậy ở các công ty lớn. Do đó, các dự án đang được phát triển nhằm điều chỉnh các mục tiêu và mục tiêu đặt ra và ảnh hưởng đến giải pháp hiệu quả của chúng. Điều này được thực hiện bởi các bộ phận đặc biệt của quản lý và tiếp thị. Về bản chất, một dự án là một kế hoạch hoạt động phải được thực hiện trong một khung thời gian nhất định và được sự đồng ý của hai bên - khách hàng và nhà thầu. Các nhà quản lý có năng lực đưa ra mô tả đặc trưng của dự án với tất cả các giai đoạn, hoạt động, mục tiêu, mục tiêu và chỉ ra ngân sách đã tính toán. Những người thực thi tập lệnh cho khách hàng phải là chuyên gia trong các lĩnh vực triển khai để đặt hàng.

Dự án đang được phát triển như thế nào?

Để phát triển và thực hiện một dự án, nó được lắp ráp bởi các khối cột mốc trong phòng thiết kế hoặc phòng thiết kế. Điều này được thực hiện bởi các chuyên gia và mỗi bước được đo lường đểmilimet:

1. Bước đầu tiên. Nhà thầu chấp nhận các điều khoản tham chiếu từ phóng viên. Họ đồng ý về các điều kiện - điều khoản, ngân sách, kích thước và kế hoạch thực hiện (văn bản, đồ họa, bản trình bày). Điều này đòi hỏi một mô tả rõ ràng về dự án và hiểu biết về toàn bộ dự án. Và sau đó là đến lượt thực hiện khéo léo và khắc sâu mọi khía cạnh đến từng chi tiết nhỏ nhất.
2. Bước thứ hai. Sau khi phê duyệt bản tóm tắt, thư ký chuyển nhiệm vụ cho quản lý tầng cửa hàng hoặc nhân viên văn phòng để làm việc trong dự án.
3. Bước thứ ba. Một sơ đồ công nghệ hoàn chỉnh được vẽ ra chỉ ra các giai đoạn, trong mỗi giai đoạn đó, các hoạt động nhất định liên tiếp được thực hiện.
4. Bước thứ tư. Sau khi vạch ra phần chính của kế hoạch điều chỉnh sơ đồ, tất cả các hành động tiếp theo sẽ được thỏa thuận với khách hàng. Các phần bổ sung được thảo luận chi tiết và rõ ràng hơn, các nhiệm vụ được thêm vào, các mục tiêu thực sự được dự đoán và tổng số tiền thanh toán cuối cùng.
5. Bước thứ năm. Sau khi hoàn thành toàn bộ dự án và hoàn thành công việc, nhà thầu bàn giao giải pháp hoàn thiện cho khách hàng. Đến lượt anh ấy, anh ấy đưa ra phép tính cuối cùng.

Kế hoạch mô tả dự án ban đầu

Ngay từ đầu, sau khi dự án được chấp nhận phát triển, mô tả ban đầu của nó được thực hiện để bản chất rõ ràng và trong tương lai, có thể chia chương trình thành các giai đoạn, khoảng trống, nhánh và giai đoạn. Đây là cách dễ nhất để theo dõi thời hạn và không một chi tiết nào có thể thoát khỏi sự chú ý của bạn. Đây là mô tả ngắn gọn về dự án, trên thực tế, các quy trình tạo nên sự phát triển của nó:

• Nhận đặt hàng.
• Phối hợp với khách hàng về chi phí làm việc.
• Tranh luận thanh toán trước hoặc tất toán khi hoàn thành.
• Biên soạn một bảng câu hỏi ngắn gọn.
• Phối hợp với khách hàng (khách hàng) các hạng mục của dự án.
• Điểm đến là chủ đề của chương trình.
• Start - Chỉ định ngày / giờ.
• End - chỉ định ngày / giờ.
• Người thực hiện dự án - ví dụ, các nhà quản lý Ivanova, Petrova, Sidorov.
• Khách hàng - ví dụ: Quỹ Trẻ em.
• Các giai đoạn của chương trình - chuẩn bị, tập hợp, làm việc, điều phối, hoàn thành.
• Cần phải làm gì và trong khung thời gian nào - nội dung của chương trình, mô tả các giai đoạn, nhiệm vụ và mục tiêu.
• Thông tin nào hiện diện - văn bản, đồ họa, bản trình bày, video, âm thanh.
• Phối hợp với người tiêu dùng (khách hàng).
• Sàng lọc những sai lầm, mang lại kết quả như mong muốn.
• Phê duyệt lại với phóng viên.
• Phê duyệt, nghiệm thu tại chỗ và bàn giao công trình cho người sử dụng cuối cùng.
• Quyết toán (nhận lương) bằng tiền.

Trong biểu mẫu này, một kế hoạch dự án ngắn ban đầu được tạo, sau đó nhà phát triển chia nó thành nhiều nhánh nhỏ, được gọi là các giai đoạn.

Từng bước hình thành dự án

Sau khi phác thảo kế hoạch, chúng ta hãy bắt đầu tạo và mô tả các giai đoạn của dự án. Đây là một phần quan trọng, nếu thiếu nó thì không thể tạo ra các giải pháp lớn và nhiều đường. Mỗi giai đoạn mô tả một công nghệ cụ thể và chứa tới một trăm, hoặc thậm chíhàng nghìn danh sách, nhiệm vụ và nhiệm vụ con. Chỉ bằng cách chia dự án thành các giai đoạn, bạn có thể theo dõi bất kỳ sắc thái nhỏ nào và không bị mất sợi dây của các bước tiếp theo, và quan trọng nhất là các mục tiêu cần đạt được. Việc phân chia các kịch bản này giúp quản lý tất cả các quy trình kinh doanh đang chạy dễ dàng hơn. Mô tả từng bước về dự án bằng công nghệ giúp tập trung vào các quyết định đúng đắn và tiến về phía trước nhanh hơn.

Mục tiêu là thứ mà không có dự án

Bất kỳ dự án nào được thực hiện cũng chỉ để đạt được những mục tiêu nhất định. Cuộc sống cũng là một loại dự án dài hạn, nơi mỗi người ở mỗi giai đoạn đều đạt được thành công cụ thể và đi đến kết quả mong muốn - học tập, công việc, hôn nhân, gia đình, sinh con và thậm chí cả cái chết. Nhưng điều này là xuyên suốt sự tồn tại của con người. Và trong một chương trình ngắn hạn, chẳng hạn như xây nhà hoặc đi du lịch, tốt hơn hết bạn nên lên kế hoạch và mô tả trước các mục tiêu của dự án để có thời gian hoàn thành mọi việc trong một khoảng thời gian ngắn. Tất cả chúng ta đều hướng tới những điều tuyệt vời và đẹp đẽ. Đây chính xác là mục tiêu mà một số người đôi khi không đoán được nếu không vạch ra một kế hoạch rõ ràng và không có các hành động rõ ràng.

Tạo bản tóm tắt để tạo trang web và trang đích

Hãy làm ví dụ mô tả đầy đủ về một dự án dành cho quản trị viên web và studio thiết kế để tạo các trang một trang và nhiều trang. Ở đây, nhiệm vụ chính là khách hàng điền vào bản tóm tắt và gửi cho các chuyên gia web studio. Trong bảng câu hỏi, khách hàng phải chỉ ra (càng chi tiết càng tốt) tất cảthông tin về bản thân và các chức năng của trang web mà anh ta cần. Bảng câu hỏi có dạng như sau:

1. Họ, tên, tên viết tắt của người quản lý cổng thông tin, trang đích, tài nguyên.
2. Tên công ty, cộng đồng hoặc công ty.
3. Chi tiết liên hệ khách hàng.
4. Lĩnh vực công việc - loại hình hoạt động.
5. Tên của dự án đã lên kế hoạch.
6. Thương hiệu và bản sắc doanh nghiệp của dự án.
7. Logo (nếu có).
8. Tông màu ưu tiên.
9. Thiết kế cho các bộ phận và trang riêng lẻ.
10. Số lượng trang bên ngoài và bên trong của trang web.
11. Dịch vụ lưu trữ dự án với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ.
12. Tạo và mua tên miền.
13. Điền bài - viết quảng cáo.
14. Khuyến mãi, khuyến mãi và quảng cáo.
15. Hỗ trợ và chăm sóc tài nguyên trong tương lai.
16. Thành phần chức năng của dự án:

• bảng quản trị của cổng thông tin;
• nhúng mã php, css, javascript;
• Cơ sở dữ liệu Mysql;
• phần tin tức;
• phần các bài báo và blog;
• phần "thư viện ảnh";
• bản tin được nhúng;
• biểu mẫu liên hệ và thông tin liên lạc;
• đăng ký và ẩn nội dung riêng lẻ;
• tìm kiếm và sơ đồ trang web;
• tối ưu hóa seo của các trang và toàn bộ dự án;
• phiên bản di động của trang web;
• quảng cáo và lợi ích bổ sung;
• mô-đun cho video, âm thanh và các tính năng khác;
• sản xuất biểu ngữ, flash, hình ảnh động;
• chuyển đổi các phiên bản đa ngôn ngữ của trang web;
• mua sắm và giỏ hàng;
• danh mục sản phẩmvà tài nguyên;
• kết nối bộ xử lý thanh toán;
• phần trợ giúp và cơ sở kiến thức.

Phát triển dự án tạo trang web và trang đích

Sau khi nhận được mẫu tóm tắt hoàn chỉnh, bạn có thể bắt đầu viết mô tả về dự án. Ví dụ về một kế hoạch ban đầu được hiển thị ở trên. Đây là một bản phác thảo hoặc bản ghi nhớ, dựa vào đó chúng tạo thành khuôn khổ của các trường hợp được lên kế hoạch dưới dạng các kế hoạch và giai đoạn, nhiệm vụ và mục tiêu, danh sách và ghi chú. Một kế hoạch như vậy được chuyển đến hội thảo phổ quát, nơi các chuyên gia tham gia vào việc tìm kiếm các giải pháp đơn giản và phức tạp. Do đó, toàn bộ dự án được tạo thành từ các phần tử của các nhiệm vụ cụ thể, giống như trong một bức tranh ghép, kết hợp với nhau để tạo nên một bức tranh tuyệt đẹp.

Cách mô tả một dự án đang trong quá trình phát triển

Tiếp nhận chủ đề tạo trang web và trang đích, bạn cần ghi lại tất cả các sự kiện. Đây là một ví dụ về mô tả dự án:

Giai đoạn số 1 - bố trí, lập trình nền tảng hệ thống CMS với việc chia trang web thành các phòng ban: phần quản trị và phần công cộng, kết nối các mô-đun. Đã giao cho người quản lý (họ tên).

Nhiệm vụ:

• bố cục xây dựng - ngày / giờ;
• chuẩn bị nền tảng cms - ngày / giờ;
• liên kết mô-đun và khối - ngày / giờ;
• kiểm tra hiệu suất và chức năng - ngày / giờ;
• báo cáo tiến độ - ngày / giờ;
• tất cả thời gian dành cho việc thực hiện công đoạn;
• ngân sách được phân bổ để phát triển hành động.

Danh sách:

• đã làm được gì, còn thiếu sót, sai lầm gì;
• làm gì khi, khẩn cấp hay không;
• một ý tưởng thú vị để đề xuất;
• thứ gì đó sáng tạo khác.

Ghi chú:

Để thực hiện công việc phức tạp như vậy, 100.000 rúp khác phải được phân bổ từ ngân sách để mua và ràng buộc các thành phần bổ sung.

Mục tiêu: Sản xuất và bàn giao một khung làm việc sẵn sàng của dự án vào một ngày nhất định.

Bước 2 - thiết kế, logo, biểu ngữ. Đã giao cho người quản lý (họ tên).

Nhiệm vụ:

• phát triển phối màu - ngày / giờ;
• chuẩn bị logo - ngày / giờ;
• tạo biểu ngữ động - ngày / giờ;
• nghĩ lại và cài đặt các yếu tố của đồ họa, các nút;
• báo cáo tiến độ - ngày / giờ;
• tất cả thời gian dành cho việc thực hiện công đoạn;
• ngân sách được phân bổ để phát triển hành động.

Danh sách:

• điều chưa làm được, còn thiếu sót, sai lầm;
• làm gì khi, khẩn cấp hay không;
• một ý tưởng thú vị để đề xuất;
• thứ gì đó sáng tạo khác.

Ghi chú:

Đề xuất tạo thêm 2 biểu ngữ tĩnh ở cột bên phải.

Mục tiêu: Sản xuất và bàn giao thiết kế và các yếu tố đồ họa đã hoàn thành vào một ngày nhất định.

Giai đoạn3 - lấp đầy trang đích bằng nội dung văn bản, chèn video và âm thanh. Đã giao cho người quản lý (họ tên).

Nhiệm vụ:

• viết 5 trang văn bản - ngày / giờ;
• chuẩn bị và đăng 5 video và 10 bản ghi âm - ngày / giờ;
• báo cáo tiến độ - ngày / giờ;
• tất cả thời gian dành cho việc thực hiện công đoạn;
• ngân sách được phân bổ để phát triển hành động.

Danh sách:

• những gì đã được thực hiện, những gì không hoàn hảo, những sai lầm;
• việc cần làm, khẩn cấp hay không, một lúc sau;
• superthought - gợi ý;
• cái gì đó mới khác.

Ghi chú:

Cập nhật phần mềm quay video.

Mục tiêu: Điền vào tài nguyên với thông tin văn bản và đa phương tiện.

Đợt 4 - bàn giao dự án cho khách hàng. Chịu trách nhiệm Strogov P. G.

Nhiệm vụ:

• để đồng ý về các bước đã hoàn thành - ngày / giờ;
• phân bổ tài nguyên để sửa đổi - ngày / giờ;
• báo cáo tiến độ - ngày / giờ;
• tất cả thời gian dành cho việc thực hiện công đoạn;
• ngân sách được phân bổ để phát triển hành động.

Danh sách:

• những gì đã được thực hiện, những gì không hoàn hảo, những sai lầm;
• việc cần làm, khẩn cấp hay không, hãy ghi lại những cải tiến;
• ý tưởng X - cầu hôn;
• cái gì đó mới khác.

Ghi chú:

Thêm sự kiện vào cơ sở dữ liệu khách hàng và lưu trữ sự kiện. Nghĩ về những việc cần làm khác.

Mục tiêu: Bàn giao công trình hoàn thiện.

Chúng tôi quản lý các dự án và nhiệm vụ trong hệ thống chuyên nghiệp

Để tạo ra một mô tả độc đáo và chính xác về dự án, cũng như để tiến hành nó đúng cách - không vi phạm các quy tắc và với số liệu thống kê theo dõi, có các dịch vụ CRM chuyên nghiệp. Trong đó, bạn có thể chia bất kỳ dự án nào thành các giai đoạn nhỏ với mô tả và đính kèm với chúng về các nhiệm vụ và công việc phụ, danh sách và mục tiêu, ghi chú vàcác sơ đồ khối. Ngày nay, chúng có chức năng khá phong phú, nhiều hệ thống được kết nối với các gói như điện thoại và thẻ động não, blog và nhật ký, tự động điền địa chỉ liên hệ, đối tác và gửi thư thuận tiện đến cơ sở dữ liệu.

Dự án đã hoàn thành: tiếp theo là gì?

Làm xong hết công việc, tức là đã tiến hành mô tả dự án và đảm bảo thực hiện xong, bạn có thể nghỉ ngơi và tập trung vào công việc kỹ thuật khác. Tích lũy kinh nghiệm trong các công việc trước đây, điều cơ bản là tạo ra các mẫu dự án, theo đó các giai đoạn của các trường hợp mới được lặp lại trong tương lai. Một nghề nghiệp như vậy liên tục trở nên không chỉ mang lại lợi nhuận cao mà còn rất thú vị.