Thẻ kiểm soát tài chính nội bộ: dùng để làm gì, điền mẫu

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong quá trình hoạt động kinh tế tài chính, các tổ chức thực hiện nhiều nghiệp vụ: sản xuất hàng hoá, cung ứng dịch vụ, thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng, thanh toán các loại thuế, phí và các nghiệp vụ khác do các loại hình hoạt động và pháp luật. Tổ chức phải báo cáo về tất cả các hoạt động này và kết quả tài chính của chúng cho các cơ quan quản lý, nộp các báo cáo nhất định đúng hạn. Ngoài việc báo cáo với cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác, các công ty phải báo cáo kết quả tài chính cho các cổ đông và người sáng lập, đối tác và thậm chí một số con nợ. Báo cáo cũng được yêu cầu cho việc sử dụng nội bộ. Đối với tất cả những điều này, cần có kiểm soát nội bộ, để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kiểm soát tài chính nội bộ. Bài báo này được dành cho chủ đề này. Từ đó sẽ biết được kiểm soát nội bộ là gì,quy trình thực hiện thẻ là gì và tại sao chúng ta cần thẻ kiểm soát tài chính nội bộ, các thành phần, chi tiết cụ thể và quy tắc điền.

Kiểm soát nội bộ là gì

Kiểm soát nội bộ trong tổ chức do bộ phận kế toán hoặc giám đốc thực hiện, nếu tổ chức có quy mô nhỏ và ông đảm nhận vai trò kế toán trưởng. Quy định thủ tục thực hiện kiểm soát tài chính nội bộ Luật Liên bang số 402 ngày 6 tháng 12 năm 2011. Nó được gọi là Luật - "Về Kế toán". Nó đề cập cụ thể đến kiểm soát nội bộ tại Điều 19. Nó mô tả một số yêu cầu chính đối với kế toán liên tục, nhu cầu duy trì nó cho tất cả các tổ chức mà không có ngoại lệ, cũng như các biện pháp trừng phạt đối với các tổ chức không tuân thủ các yêu cầu này.

Kiểm soát nội bộ sẽ giống như thế nào

Thủ tục thực hiện kiểm soát tài chính nội bộ bao hàm việc thực hiện một số nguyên tắc. Việc tuân thủ các quy định này rất quan trọng đối với cả người dùng nội bộ trong tổ chức và những người đánh giá bên ngoài.

• Độ tin cậy. Tất cả các tài liệu và báo cáo phải hoàn toàn tương ứng với các hoạt động được thực hiện. Tất cả các quy trình đã hoàn thành thực sự phải được phản ánh, với số lượng và điều khoản thực tế.
• Sự hoàn thiện. Các tài liệu và báo cáo phải chứa tất cả dữ liệu quan trọng đối với các bên liên quan. Các thao tác phải được chỉ định, nếu cần, chứa các nhận xét giải thích.
• Trung tính. Mối quan tâm không được chỉ ra trong tài liệu và báo cáobất kỳ người nào.
• Liên tục. Thứ bậc của tài liệu và báo cáo được quan sát, trình tự phản ánh của các tổng số tiền, tổng số lũy kế cho các kỳ báo cáo. Tất cả các tài liệu đều được liên kết.

Cách thực hiện

Tất cả các tổ chức đều ở trong các tình huống khác nhau. Trong một số, chỉ có một người làm việc, vừa là người sáng lập, vừa là giám đốc, vừa là kế toán, vừa là trưởng phòng kinh doanh và mua hàng. Ngược lại, ở những người khác, có một đội ngũ nhân viên khổng lồ, mỗi người đều tham gia vào công việc kinh doanh của riêng mình. Trong một trường hợp, tổ chức sẽ thuận tiện hơn khi thực hiện các tính toán của riêng mình, trong trường hợp khác, đơn giản là tổ chức không có đủ nhân sự cho việc này. Dựa trên điều này, các công ty có hai cách để giải quyết tình huống này, mỗi cách đều có ưu và nhược điểm.

• Tự đăng ký. Ngay cả trong một tổ chức với một nhân viên duy nhất, vẫn có thể lưu giữ hồ sơ của riêng họ. Trong trường hợp này, chính giám đốc là người phụ trách kế toán. Điều này ngụ ý rằng anh ta có kiến thức trong lĩnh vực kế toán và báo cáo, các quy tắc và quy định về kế toán, công việc văn phòng và quy trình làm việc. Cho đến nay, có những dịch vụ trực tuyến giúp ích rất nhiều cho công việc, ngay cả với những kiến thức tối thiểu trong lĩnh vực này. Bạn có thể thuê một kế toán riêng lẻ hoặc thậm chí cả một bộ phận kế toán, tùy thuộc vào nhu cầu của công ty. Trong trường hợp này, nhân viên kế toán có được công việc phù hợp với yêu cầu của Bộ luật Lao động, họ được trả lương và đóng góp vào các quỹ chuyên dùng.
• Thỏa thuận với kiểm toán hoặcbên thứ ba tư vấn. Trong trường hợp này, tất cả trách nhiệm kế toán thuộc về các chuyên gia từ một công ty bên thứ ba. Mối quan tâm chính của khách hàng là thanh toán dịch vụ đúng hạn. Không cần tìm kiếm ứng viên cho vị trí kế toán, kiểm tra và lựa chọn từ hàng loạt ứng viên, không cần trả lương và đóng góp cho các quỹ xã hội. Nhưng thông thường giá dịch vụ tư vấn cao gấp nhiều lần lương của một kế toán bình thường.

Đối tượng và đối tượng của kiểm soát nội bộ

Trong quá trình kiểm soát, chủ thể và đối tượng của nó có thể được phân biệt. Đối tượng - những người thực hiện các hành động nhằm thu được kết quả của cuộc đánh giá, nghĩa là chủ sở hữu hoặc cán bộ được giao phó các nghĩa vụ này. Có một số cấp độ của môn học:

• cấp đầu tiên - chủ sở hữu hoặc thành viên của tổ chức bắt đầu đánh giá khi cần thiết hoặc theo quyết định của chính họ;
• cấp thứ hai - những người thực hiện quy trình kiểm soát (thành viên của ủy ban kiểm tra, hoặc kiểm toán viên của bên thứ ba, những người được giao phó các nghĩa vụ này theo chức vụ hoặc nghĩa vụ hợp đồng của họ);
• cấp độ thứ ba - nhân viên có trách nhiệm công việc bao gồm việc thực hiện các chức năng kiểm soát;
• cấp độ thứ tư - nhân viên thực hiện kiểm tra do nhu cầu.

Đối tượng của kiểm tra là các đối tượng mà kiểm soát hướng tới. Đây có thể là các nguồn lực của tổ chức,hệ thống an ninh, nhân sự, kết quả tài chính và các thành phần khác của hoạt động kinh tế mà những người sử dụng thông tin tìm kiếm khác nhau quan tâm.

Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ cung cấp thông tin và niềm tin về tổ chức cho nhiều người dùng cùng một lúc. Nó phải được thiết kế theo cách để đáp ứng lợi ích của tất cả những người mà thông tin về tình trạng tài chính của công ty và vị thế của công ty trên thị trường là quan trọng. Để làm được điều này, kiểm soát phải liên quan đến các thành phần sau của hoạt động kinh doanh:

• tính đầy đủ và độ tin cậy của thông tin phản ánh trong kế toán, thuế và kế toán quản lý, tính so sánh và liên tục của thông tin;
• toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và mức độ phản ánh của nó trong các tài liệu kế toán;
• sử dụng hợp pháp và hiệu quả các quỹ do doanh nghiệp quyết định;
• độ tin cậy của việc bảo vệ bí mật thương mại;
• thái độ của quản lý tổ chức đối với những thiếu sót đã xác định, tốc độ và cách tiếp cận để sửa chữa chúng;
• chuyển nhanh thông tin nội bộ và báo cáo cho những người có trách nhiệm công việc bao gồm việc đưa ra các quyết định của người quản lý.

Thẻ kiểm soát tài chính nội bộ là gì

Việc thực hiện kiểm soát nội bộ phải được tiếp cận một cách có hệ thống. Để làm cho quá trình thuận tiện nhất, có một tài liệu đặc biệt -thẻ kiểm soát tài chính nội bộ. Nói một cách dễ hiểu, đây là một kế hoạch hành động kiểm soát chỉ ra các thủ tục và những người chịu trách nhiệm (đối tượng và chủ thể). Quá trình lập hồ sơ kiểm soát nội bộ bao gồm một số biểu mẫu và báo cáo có liên quan với nhau. Đồng thời, cần lưu ý rằng thẻ kiểm soát tài chính nội bộ đối với một số tổ chức là bắt buộc, đối với một số tổ chức khác nó chỉ là một công cụ tiện lợi được sử dụng tùy ý.

Bộ Tài chính đã xây dựng mẫu thẻ kiểm soát tài chính nội bộ thống nhất của một tổ chức công. Một ví dụ về một hình thức như vậy được đưa ra trong tài liệu này. Các tổ chức sử dụng kinh phí ngân sách trong các hoạt động của mình là bắt buộc. Đó là, cấu trúc tiểu bang, tiểu bang và thành phố.

Thẻ kiểm soát tài chính nội bộ năm 2017: Thông tin có thể xác minh được

Trong kiểm soát nội bộ của các tổ chức, cả thương mại và công cộng, điều quan trọng là phải chạm vào tất cả các thành phần của hoạt động kinh doanh. Các thủ tục kiểm soát sau đây đã được phản ánh trong thẻ kiểm soát tài chính nội bộ năm 2017:

• Đối chiếu số dư được chỉ ra trong tài liệu và được liệt kê trên tài khoản bảng cân đối kế toán. Sổ quỹ tiền mặt, bảng sao kê ngân hàng, hành vi đối chiếu với đối tác, báo cáo thủ quỹ, báo cáo kho, tức là tài liệu chính được xem xét.
• So sánh các số liệu trong bảng cân đối kế toán đầu năm, báo cáo năm cho kỳ báo cáo gần nhất, các chỉ tiêucủa Sổ Cái và số tiền được phản ánh trong các phần của bảng cân đối kế toán cho đến ngày hiện tại.
• Kiểm kê hàng tồn kho, vật có giá trị, tài sản.
• Kiểm soát và đối chiếu các khoản phải trả và phải thu.
• Kiểm tra tính đúng đắn của việc quản lý chứng từ, tuân thủ các thủ tục giấy tờ với các yêu cầu của pháp luật, chính sách kế toán của tổ chức, sơ đồ tài khoản, các quy định khác liên quan đến lĩnh vực hoạt động.
• Kiểm tra tính khả dụng và việc thực hiện đúng các tài liệu chính, trên cơ sở đó dữ liệu được nhập vào kế toán và báo cáo.

Nội dung của sơ đồ kiểm soát nội bộ

Thủ tục lập thẻ kiểm soát tài chính nội bộ có thể khác nhau ở các công ty tùy thuộc vào hình thức pháp lý, đặc điểm công việc, lĩnh vực hoạt động. Nhưng trong tất cả các dạng tài liệu khác nhau, có thể chỉ ra những chi tiết chung cho tất cả chúng. Thẻ Kiểm soát Tài chính chứa các thông tin sau:

• tên tài liệu;
• tên của tổ chức mà nó đã được thông qua và phê duyệt;
• khoảng thời gian mà thẻ được chấp thuận;
• tên của đối tượng điều khiển;
• một quan chức chịu trách nhiệm về hoạt động, nói cách khác, là người biểu diễn;
• quan chức kiểm soát các giao dịch - người kiểm soát;
• phương pháp mà kiểm soát được thực hiện (ví dụ: kiểm tra việc thực thi tài liệu, đối chiếu dữ liệu trong quá trình kiểm kê vớisố liệu thực tế);
• phương pháp điều khiển (điều khiển hiện tại đầy đủ, tiếp theo liên tục, hiện tại có chọn lọc, tiếp theo có chọn lọc và các phương pháp khác);
• tần suất thực hiện các hành động kiểm soát (trong quá trình hình thành, trước khi phê duyệt, trước khi chuyển tài liệu, sau khi giao dịch);
• chức vụ, ngày lập thẻ kiểm soát tài chính nội bộ của một tổ chức công, ví dụ về chữ ký, họ và tên viết tắt của kiểm soát viên.

Điều gì được tính đến khi phát triển bản đồ

Các chi tiết cụ thể của thẻ kiểm soát tài chính nội bộ phụ thuộc vào điều kiện hoạt động của tổ chức, hình thức sở hữu, thị trường ngách, sự sẵn có của lao động, nguồn lực vật chất và tài chính, và nhiều yếu tố khác. Đối với các tổ chức nhà nước và thành phố, các bản đồ mẫu rõ ràng đã được thành lập. Các công ty thuộc sở hữu tư nhân có thể tự phát triển tài liệu này để sử dụng nội bộ. Khi biên dịch nó, cần lưu ý một số điểm quan trọng, đó là:

• mức độ liên quan của các loại, loại và hình thức kiểm tra khác nhau đối với một tổ chức cụ thể tại một thời điểm hoạt động cụ thể;
• định kỳ và tần suất kiểm tra mà tổ chức sẽ hoạt động hiệu quả nhất;
• trạng thái của tổ chức, sự sẵn có của các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện thanh tra (tài chính, lao động, kỹ thuật, vật chất, tạm thời);
• phân phối tải đồng đều khitiến hành kiểm tra các bộ điều khiển hiện tại, vì hoạt động lao động quá mức sẽ sinh ra mệt mỏi và do đó dẫn đến sai sót, thiếu thông tin quan trọng khỏi chế độ xem và các hậu quả khó chịu khác.

Yêu cầu bổ sung đối với thẻ kiểm soát khu vực công

Giao dịch ngân sách cho thẻ kiểm soát tài chính nội bộ - cơ sở và lý do cho việc biên soạn thẻ. Trong khu vực công, tài liệu này là không thể thiếu. Nhưng nếu trong các tổ chức thương mại, cấu trúc bản đồ có thể được tiếp cận một cách sáng tạo và dựa trên nhu cầu của chính công ty tại một thời điểm nhất định, thì với các doanh nghiệp nhà nước, tình hình phức tạp hơn. Trước khi ký lệnh phê duyệt thẻ kiểm soát tài chính nội bộ cho một tổ chức thành phố hoặc nhà nước, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu về cấu trúc và thành phần của thẻ đó được đáp ứng. Các yêu cầu này có thể được thể hiện bằng danh sách sau:

• minh bạch trong việc hiểu hướng thanh tra;
• phản ánh các lĩnh vực kinh doanh mà việc kiểm toán hoạt động ngân sách được thực hiện;
• mô tả chi tiết về các thuật toán được sử dụng để xác minh;
• thời hạn được thiết lập rõ ràng để kiểm tra, tuân thủ và xác nhận;
• ranh giới mà các hoạt động kiểm soát được thực hiện.

Một số đơn vị thuộc khu vực công có kế hoạch thanh tra bắt buộc ban hành ở cấp sở. Đối với họ, các công ty phải nghiêm ngặtđể làm theo. Các hướng dẫn này có thể được ban hành ở các cấp chính quyền khác nhau:

• Các văn bản, quy định và thư liên bang đã thống nhất với Bộ Tài chính Liên bang Nga và ràng buộc trên toàn Liên bang Nga.
• Quy định khu vực, quy định, thư, sắc lệnh và yêu cầu có hiệu lực trong lãnh thổ của một khu vực, quận hoặc tỉnh nhất định. Đối với các công ty có vị trí địa lý nằm trong ranh giới này, các yêu cầu về nội dung và cấu trúc của thẻ kiểm soát tài chính nội bộ là bắt buộc. Mẫu điền khi phát hành các tài liệu như vậy được thỏa thuận với Rosfinnadzor.

Việc trốn tránh các yêu cầu thẩm định hoặc không tuân thủ các quy định có thể dẫn đến các biện pháp trừng phạt nghiêm khắc theo Mã RF tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của tội phạm tài chính.