Mô hình có chức năng. Xây dựng mô hình "nguyên trạng" và "nguyên trạng"

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tổ chức như một cơ thể sống là một hệ thống các quá trình thông tin có tổ chức đến từ bên ngoài, luân chuyển bên trong, do kết quả tạo ra. Đồng thời, không phải tất cả chúng đều được hình thành một cách có ý thức bởi quản lý và / hoặc nhân viên, thực tế khách quan đóng vai trò quan trọng của nó.

Mô hình chức năng là một hệ thống các hệ thống được kết nối với nhau: ngoài kế hoạch, nhiều yếu tố cấu trúc, quy trình và chức năng phát sinh, trong số những thứ khác, do lỗi quản lý, nhân viên hiểu sai nhiệm vụ hoặc đánh giá thiên lệch về kết quả đạt được của người quản lý. Phân tích không đầy đủ về các ảnh hưởng bên ngoài, sự trùng lặp của các nhiệm vụ, sự đa dạng của các quyết định, tâm lý khi ra quyết định và nhiều hoàn cảnh khác là cơ sở cho một nghiên cứu phân tích các mô hình quản lý tổ chức và đề xuất các giải pháp hiệu quả.

Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể xác định cáchtrông giống như một mô hình của một tổ chức chức năng ở trạng thái "nguyên trạng" (AS IS). Từ quan điểm của các phương pháp đã thiết lập, có thể phân tích các ý tưởng nhận được và hình thành các cách thức để làm việc hiệu quả hơn và phát triển hơn nữa của tổ chức.

Kinh nghiệm và phương pháp hiện có

Kỹ thuật mô hình hóa IDEF0 (Mô hình hóa chức năng định nghĩa tích hợp) cốt lõi hiện được thể hiện bằng nhiều biến thể khác nhau và trải nghiệm thực sự tốt. Nó dựa trên ý tưởng về một hạt không thể phân chia - một khối hiển thị một số chức năng kinh doanh. Các mặt của khối là vai trò của nó. Trái - đầu vào, phải - đầu ra, trên cùng - điều khiển, dưới cùng - cơ chế.

Thái độ chính thức này đối với tổ chức cho phép chúng tôi trình bày nó dưới dạng các khối liên kết với nhau (chức năng kinh doanh). Do đó, mô hình cấu trúc của tổ chức được thể hiện bằng một tập hợp các yếu tố đơn giản. Nguyên tắc phân rã chức năng: một khối - một chức năng kinh doanh. Nguyên tắc ràng buộc phức tạp giới hạn số lượng phần tử trong mỗi sơ đồ. Nguyên tắc ngữ cảnh - bản chất của chức năng kinh doanh của tổ chức được trình bày dưới dạng sự kết hợp của các ý tưởng về những gì đã được lên kế hoạch để được tạo ra, những gì là và cách nó hoạt động.

Để xây dựng mục tiêu một mô hình quản lý tổ chức, kinh nghiệm thu được trong việc phát triển và triển khai các nơi làm việc tự động cũng rất quan trọng, điều này được thúc đẩy bởi tiến bộ phát triển của công nghệ máy tính, sự xuất hiện của các mạng cục bộ và toàn cầu.

Kết quả của việc áp dụng kỹ thuật: “trở thành” (TO BE) thường biểu thị cáchmột hoặc một hệ thống thông tin khác đang được đưa vào, và quá trình phát triển của công ty được coi là quá trình chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái đã định trước. Bản thân việc áp dụng kỹ thuật này không phải lúc nào cũng mang lại kết quả đáng kể. Không phải mọi mô hình quản lý chức năng đều có thể được điều chỉnh cho phù hợp với một hệ thống thông tin hiện đại cụ thể.

Nền tảng của sự khởi đầu của người mẫu

Mô hình tổ chức chức năng là một nhiệm vụ rất khó khăn. Để đơn giản hóa công việc, trước tiên cần giả định rằng thành phần vật chất ở trạng thái bình thường và hoạt động hoàn hảo, và các dịch vụ kỹ thuật của tổ chức cung cấp cho nó mọi thứ cần thiết, kiểm soát cấu trúc kỹ thuật và cung cấp đủ các loại năng lượng cần thiết. số lượng.

Với giả định này, bạn có thể xác định mô hình chức năng trông như thế nào đối với một tổ chức nhất định ở vị trí "nguyên trạng" (AS IS) ở dạng thuần túy nhất. Nếu sau đó, thành phần vật liệu không hoạt động tốt, chúng tôi sẽ yêu cầu một mô hình khác.

Để thành công, phải giả định rằng ổ cắm có điện áp chính xác trước khi bật thiết bị.

Mục tiêu mô phỏng ban đầu

Đã hình thành chức năng kinh doanh của tổ chức, vị trí của tổ chức trong không gian kinh tế xã hội xung quanh, có thể xác định phạm vi của các quá trình thông tin đến và lưu lượng đi. Vật liệu, công cụ, thiết bị, cũng như kết quả của hoạt động của tổ chức: sản phẩm, dịch vụ, các hoạt động hữu ích cho xã hội chỉ là thứ yếu vàđược trình bày trong quá trình mô phỏng dưới dạng mô tả, thông tin về hoạt động của các đối tượng thực.

Một chức năng nghiệp vụ thông thường như một hệ thống kết hợp nhiều yếu tố và quy trình được biểu diễn dưới dạng một tập hợp các khối thực hiện các chức năng nghiệp vụ đơn giản. Ở giai đoạn này, các khối trùng lặp được xác định, một loạt các nhiệm vụ cần giải quyết sẽ được hình thành.

Hiểu các mô hình quản lý tổ chức là rất quan trọng.

Quản lý trong một tổ chức

Tổ chức cung cấp quyền quản lý cho chủ sở hữu, giám đốc, các nhà quản lý, lãnh đạo các cấp. Nhưng mô hình chức năng phải phản ánh tình trạng thực tế của công việc và coi nhân sự của công ty như một nguồn lực hoạt động cụ thể.

Ai xây dựng mô hình không quan trọng. Đây có thể là tổ chức của bên thứ ba hoặc bộ phận của riêng bạn. Sự khác biệt rất quan trọng: quản lý một tổ chức là một chuyện, lập mô hình là một chuyện khác.

Để xác định chính xác trạng thái "nguyên trạng", không nên dựa theo ý kiến của nhân viên - trong trường hợp này, nhân sự ở tất cả các vị trí của nó chủ yếu là đối tượng nghiên cứu. Chúng được mô tả bằng mô hình chức năng của quy trình, mô hình này cuối cùng đưa ra bức tranh toàn cảnh về tất cả các quy trình.

Hướng dẫn và chỉ đạo…

Ảnh hưởng của quản lý và chủ sở hữu làm chậm đáng kể quá trình lập mô hình, điều này làm xấu đi hoạt động của tổ chức. Điều này được chứng minh bằng kinh nghiệm sử dụng kỹ thuật. Xây dựng một mô hình "nguyên trạng" trong bối cảnh hiểu nólãnh đạo có bản chất cá nhân cụ thể.

Việc chọn người biểu diễn nên được chấp nhận như một sự thật tuyệt đối: anh ta là người chịu trách nhiệm về hành động của mình và không có nghĩa vụ tuân theo lời khuyên, khuyến nghị hoặc chỉ dẫn trực tiếp từ tổ chức.

Hệ thống thông tin: chức năng bạn cần

Khi khẳng định những thành tựu trong sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý tài liệu điện tử, kế toán, hậu cần, v.v., chúng ta phải thừa nhận rằng sự cứng nhắc của các quyết định đã trở thành một truyền thống. Cho đến nay, không có hệ thống nào như vậy có thể vượt qua giới hạn của các nhiệm vụ được xây dựng lúc đầu. Nhiệm vụ phát triển, giải pháp phần mềm không phát triển.

Sử dụng bất kỳ hệ thống hiện có nào (ví dụ: "1C: Kế toán", "1C: Quản lý Tài liệu", eDocLib), bạn không chỉ có thể thấy mức độ ý tưởng của nhà phát triển về chức năng của nó, mà còn ngay lập tức gặp phải các hạn chế trong việc thực hiện các chức năng kinh doanh nhất định.

Nhưng chúng ta phải tính đến thực tế rằng, nếu không áp dụng ít nhất một trong các phương pháp hiện có, thì không thể có ý tưởng về loại chức năng nào là cần thiết và loại chức năng nào rõ ràng là thừa.

Sau khi triển khai hệ thống thông tin này hoặc hệ thống thông tin kia, thường cần phải tinh chỉnh các thuật toán và phát triển phần mềm bổ sung. Đây là một điểm rất quan trọng trong việc lập mô hình chức năng kinh doanh cốt lõi của một tổ chức.

Máy chủ thông tin công ty

Để áp dụng hiệu quả các phương pháp đã thiết lập và hình thành một mô hình chức năng lý tưởng(mong muốn) cấu trúc của các chức năng và quy trình, rất thuận tiện để xem xét công ty dưới dạng, ví dụ, một trang web. Điều này cho phép bạn tạo cơ sở hạ tầng nội bộ của riêng mình (văn phòng chính và các bộ phận từ xa), cấy ghép các chương trình được sử dụng trong đó (kế toán, hậu cần, quản lý tài liệu) và cung cấp chức năng phù hợp với trách nhiệm công việc của nhân viên.

Theo hình thức này, không chỉ thuận tiện trong việc chính thức hóa chức năng của từng yếu tố (nhân sự, thiết bị, chương trình sử dụng, các bảng quan trọng, v.v.) mà còn đảm bảo sự phát triển của chúng trong quá trình làm việc của công ty.

"Dầu giấm" điện tử hiện tại

Thật khó để đánh giá thấp những đóng góp của bảng tính và tài liệu Word đối với việc tổ chức quản lý tài liệu điện tử. Từ quan điểm mô hình hóa và xây dựng mô hình chức năng của một tổ chức, việc phân tích các quy trình thông tin, các bảng và tệp được sử dụng là rất quan trọng.

Bằng cách hệ thống hóa thông tin về các tài nguyên được sử dụng, có thể dễ dàng xác định nguồn gốc của những thay đổi của chúng, người tiêu dùng và trên hết là nội dung hiện tại. Truyền thống được thiết lập thường dẫn đến thực tế là các tài liệu điện tử chính thức ở định dạng của chúng được đưa vào một số hệ thống quản lý tài liệu nhất định. Từ quan điểm thực hiện, điều này có thể chấp nhận được, nhưng từ quan điểm hiệu quả thì không.

Gần đây, các công cụ tạo và xử lý bảng tính và tài liệu sử dụng thư viện PhpOffice (PhpExcel và PhpWord) đã xuất hiện và phát triển. Việc sử dụng các công cụ này cho phép bạn tách biệt khỏi các tài liệu thựcchỉ thông tin cần thiết và tạo ra kết quả mong muốn, có thể được mở theo cách truyền thống trong MS Excel và MS Word.

Tóm tắt một phần kết quả

Việc sử dụng các kỹ thuật mô hình chức năng phổ biến, các hệ thống thông tin được chọn, các chương trình kế toán và hậu cần, được kết hợp thành một hệ thống thông tin riêng (máy chủ), cho phép bạn tạo ra mô hình mong muốn để quản lý một tổ chức. Và với sự trợ giúp của các công cụ như PhpOffice, bạn có thể cung cấp cho nó sự linh hoạt, khả năng phát triển.

Thật không may, hiếm khi có thể xây dựng hệ thống thông tin mong muốn mà không cần lập trình bổ sung. Tuy nhiên, điều rất quan trọng là phải tính đến sự hiểu biết đã đạt được về chức năng trong các sản phẩm phần mềm được sử dụng.

Đặc biệt, một bảng tính hiện đại trước hết là chức năng cần thiết và nội dung thực của nó là sự phản ánh thực tế của một hoặc một khối chức năng khác trên mô hình cấu trúc. Nếu chúng ta lấy "1C: Kế toán" làm ví dụ, thì chúng ta có thể thấy rằng cấu trúc và chức năng của nó phản ánh đầy đủ thực tế. Đồng thời, sự hỗ trợ kỹ thuật của nhà sản xuất nâng cao độ cứng của hệ thống, cho phép người tiêu dùng nhận được các chức năng cần thiết, phản ánh những thay đổi trong không gian kinh doanh thông tin.

Trường hợp Bất khả kháng: Những Trường hợp Bất khả kháng

Bằng cách đề cập đến các trường hợp bất khả kháng trong các mối quan hệ nội bộ và bên ngoài của mình, tổ chức chứng minh một cách đáng tin cậy về sự thiếu hiểu biết của mình về việc làm thế nào để thoát ra khỏi điều này hoặc điều kiacác tình huống. Và do đó, tự động ký vào nghĩa vụ rút tiền được đảm bảo.

Khả năng của một tổ chức để đáp ứng các nghĩa vụ của mình là điều quan trọng hàng đầu đối với đối tác, đối với khách hàng và đối với chính nhân viên của tổ chức đó, tức là đối với môi trường kinh tế xã hội xung quanh.

Công thức cho một công ty hoàn hảo

Thiên nhiên rất quan trọng, mỗi sinh vật của nó đều được quan tâm đến từng chi tiết nhỏ nhất và không chỉ có khả năng đáp ứng đầy đủ với bất kỳ thay đổi nào trong môi trường mà còn có thể tự phục hồi mà không có sự can thiệp từ bên ngoài.

Tổ chức lý tưởng là tổ chức "không tồn tại", nhưng chức năng của nó được thực hiện. Khi một tổ chức phù hợp một cách hữu cơ với môi trường kinh tế - xã hội xung quanh nó, trở thành một bộ phận không thể thiếu của nó và phát triển tương xứng, thì chỉ khi đó môi trường này mới đảm bảo sự sống của công ty và coi nó như một bộ phận cơ thể của nó.

Chu trình ngược

Kết quả của bất kỳ mô phỏng nào của bất kỳ tổ chức nào trên tất cả là lý do để lặp lại quy trình. Mô hình hóa là một cấp độ cao hơn của thực tế lập trình, ít chính thức và cứng nhắc hơn so với việc xây dựng hệ thống thông tin.

Bất kỳ chương trình nào (theo kinh nghiệm đã chứng minh) đều có thể được cải thiện bởi vì bản thân nó đã được giải quyết. Điều này tạo cơ sở để sửa đổi thuật toán giải pháp, kết quả của nó và đánh giá dữ liệu đầu vào một cách thành thạo hơn.

Mô hình được xây dựng là một chương trình có thứ tự cao hơn. Khi được triển khai, nó mang lại kinh nghiệm thực tế vô giá, là một lý do chính đángtrở lại ban đầu.