Kiểm soát trong doanh nghiệp: công cụ, mục tiêu và mục tiêu

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Những người lần đầu tiên nghe đến từ "kiểm soát" thường tưởng tượng ra việc kiểm soát một thứ gì đó, nhưng thực tế hoàn toàn không phải như vậy. Kiểm soát trong một doanh nghiệp là một hệ thống phức tạp nhằm mục đích cải thiện tài chính, nhân sự và quy trình công nghệ để đạt được hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức. Không giống như kiểm soát, được thiết kế để xác định các vấn đề và sai lầm đã mắc phải trong quá khứ, kiểm soát tìm cách xây dựng một hệ thống quản lý quy trình trong công ty tập trung vào các vấn đề hiện tại và tương lai. Tại sao điều này lại quan trọng đến vậy?

Dịch vụ kiểm soát tại doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng, vì nhân viên của doanh nghiệp có thể giảm thiểu thất thoát nguồn lực, phân tích các kế hoạch hiện tại và tương lai, đồng thời xác định các lỗi có thể xảy ra, tức là những lỗi có thể mắc phải trong quá trình các hoạt động của công ty. Tuy nhiên, để hiểu loại hoạt động này là gì, điều quan trọng là phải nghiên cứu các tính năng và điểm chính của nó một cách chi tiết hơn. Bài viết này sẽ thảo luận về các khái niệm cơ bản, mục tiêu và mục tiêukiểm soát, cũng như các khái niệm, công cụ và chức năng của nó.

Khái niệm và định nghĩa

Kiểm soát là một hướng đi mới trong hệ thống quản lý, vì vậy ngày nay không có định nghĩa rõ ràng về khái niệm này. Tuy nhiên, có một số định nghĩa phổ biến nhất và phản ánh bản chất của thuật ngữ này.

Nguồn gốc của nó được kết nối với động từ điều khiển trong tiếng Anh. Trong bản dịch, "kiểm soát" là "quản lý, giám sát, kiểm soát, quản lý, quy định." Tuy nhiên, mô tả như vậy không đủ để hiểu bản chất của hiện tượng này, vì vậy cần xem xét hai định nghĩa chính xác hơn sau đây.

Kiểm soát là một lĩnh vực hoạt động riêng biệt trong các tổ chức, gắn liền với việc thực hiện chức năng kinh tế và nhằm đưa ra các quyết định chiến lược và hoạt động đúng đắn của ban lãnh đạo.

Kiểm soát là một tập hợp các hành động nhằm hỗ trợ tất cả các quy trình với thông tin cần thiết và hỗ trợ phân tích để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn. Thông thường, chúng nhằm mục đích tăng lợi nhuận trong tổ chức.

Kiểm soát hiện đại trong doanh nghiệp nhất thiết phải bao gồm hệ thống quản lý chất lượng, quản lý rủi ro và hệ thống các chỉ số chính, cũng như quản lý quy trình trong việc thực hiện bất kỳ loại kế hoạch nào.

Mục tiêu và mục tiêu

Dựa trên các khái niệm cơ bản, chúng ta có thể kết luận rằng chínhMục đích của kiểm soát trong doanh nghiệp là định hướng của tất cả các quá trình quản lý nhằm đạt được các mục tiêu nhất định, có thể được thể hiện trong việc cải tiến sản phẩm, đạt được mức độ cạnh tranh thích hợp, v.v. Nói cách khác, mục tiêu là duy trì sự quản lý hiệu quả của tổ chức. Mục đích của nó là gì?

Dựa trên mục tiêu, các nhiệm vụ chính sau đây của việc kiểm soát khi quản lý một công ty được phân biệt:

• phát triển phương pháp lập kế hoạch và tổ chức của nó;
• kế toán, bao gồm việc thu thập thông tin và xử lý thông tin;
• kiểm soát;
• tổ chức các sự kiện đặc biệt của hệ thống quan sát.

Những nhiệm vụ này, được tóm tắt, có những nhiệm vụ phụ đặc biệt phải được thực hiện bởi dịch vụ hoặc bộ phận được giao phó chức năng kiểm soát. Sự phát triển của một phương pháp lập kế hoạch và tổ chức của nó bao gồm những điều sau đây:

• đảm bảo việc tạo ra một khuôn khổ quy định sẽ giúp thực hiện các dự báo phát triển của công ty;
• cung cấp lời khuyên cho những người phát triển kế hoạch chiến lược;
• điều phối công việc trong việc chuẩn bị các kế hoạch khác nhau, trong việc xác định các mục tiêu chính của công ty và lập ngân sách;
• tham gia vào các cuộc thảo luận và định nghĩa các thông số (định tính và định lượng) của công việc.

Nhiệm vụ kế toán bao gồm các nội dung sau:

• phát triển cấu trúc truyền và nhận thông tin;
• tạo hệ thống hỗ trợ thông tin để cung cấp tài liệu tham khảo, thông tin vàbáo cáo cho những người chịu trách nhiệm về một quy trình nhất định trong quản lý của công ty;
• xác định nhu cầu cung cấp thông tin cần thiết cho người quản lý hoặc những người có trách nhiệm khác;
• so sánh các kế hoạch và báo cáo và biên soạn tài liệu báo cáo tạm thời cho thấy tiến độ của các kế hoạch;
• phân tích các sai lệch so với kế hoạch, xác định các nguyên nhân có thể xảy ra và xây dựng các đề xuất nhằm ngăn chặn ảnh hưởng của các yếu tố tiêu cực gây ra gián đoạn trong công việc.

Nhiệm vụ điều khiển bao gồm:

• giám sát việc thực hiện các kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược;
• giám sát tình trạng điều kiện môi trường liên quan đến việc phát triển các kế hoạch chiến lược;
• giám sát các điểm yếu đã được xác định trong quá trình lập kế hoạch hoặc xem xét tiến độ chương trình.

Nhiệm vụ tổ chức sự kiện cho một hệ thống quan sát đặc biệt cung cấp những điều sau:

• phát triển khuôn khổ quy định để thu thập và cung cấp thông tin trong tổ chức;
• phát triển các hoạt động cung cấp thông tin bổ sung và hỗ trợ phân tích.

Có vị trí đặc biệt trong hệ thống kiểm soát tài chính, nhân sự và nguồn lực là kế toán. Theo quy định, báo cáo truyền thống ngụ ý tập trung vào quá khứ và trình bày dữ liệu thực tế về các quá trình và hiện tượng trong quá khứ, trong khi báo cáo kiểm soát tập trung vào tương lai.

Như vậy, bạn có thể thấy rằng việc tổ chức kiểm soát trong doanh nghiệp góp phần tạo rakiểm soát hiện tại đối với các quá trình nhằm xác định hậu quả của các quyết định quản lý nhất định. Cũng có thể nói rằng sự ra đời của quyền kiểm soát cho phép bạn giúp ban lãnh đạo công ty không phải đưa ra những quyết định hấp tấp hoặc không có lợi dẫn đến lãng phí nguồn lực.

Phương pháp

Để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ đặt ra khi quản lý một tổ chức, việc kiểm soát bao gồm việc sử dụng các phương pháp khoa học chung sau:

• phân tích;
• khấu trừ;
• cảm ứng;
• đặc tả;
• trừu tượng;
• tổng hợp;
• tương tự;
• mô phỏng.

Sau khi các mục tiêu, mục tiêu và phương pháp của lĩnh vực hoạt động này đã được xem xét, điều cực kỳ quan trọng là phải tập trung vào các chức năng của nó.

Chức năng

Hệ thống kiểm soát tại doanh nghiệp bao gồm các chức năng cơ bản như:

• thông tin;
• kế toán và kiểm soát;
• phân tích;
• chức năng lập kế hoạch.

Và ngoài ra, theo điều kiện, ba chức năng có thể được phân biệt, sẽ là sự kết hợp của các chức năng trên - dịch vụ, nhận xét và quản lý.

Lý do Kiểm soát

Vào đầu thế kỷ 19 và 20, nhiều nhà lãnh đạo Hoa Kỳ trong quá trình quản lý các tổ chức đã phải đối mặt với yêu cầu cấp thiết phải cải tiến các phương pháp hạch toán kinh tế và kiểm soát tài chính. Những nỗ lực đầu tiên để cải thiện hệ thống kế toán trông như thế nàycách - người đứng đầu các xí nghiệp giao cho trưởng tài chính và thư ký công ty nhiệm vụ cung cấp thông tin phân tích về các vấn đề của bộ phận kinh tế và kinh tế. Vì vậy, một mối quan hệ làm việc chặt chẽ đã được hình thành giữa dịch vụ tài chính và người giúp việc cho giám đốc điều hành. Sau đó, người ta nhận thấy rằng do sự đa dạng của thông tin và nhu cầu chi tiết của nó, nên giao phó nhiệm vụ này cho các quan chức cá nhân là hợp lý hơn. Do đó, việc áp dụng quyền kiểm soát trong doanh nghiệp đã diễn ra.

Có thể phân biệt các điều kiện tiên quyết sau đây cho sự xuất hiện của quyền kiểm soát:

• khủng hoảng kinh tế toàn cầu;
• phức tạp và thắt chặt hệ thống thuế đối với doanh nhân;
• sự phức tạp của các hình thức tài trợ.

Sự phát triển của kiểm soát như một nhánh của khoa học kinh tế là do các nguyên nhân sau:

• quốc tế hóa và sự khác biệt hóa của các công ty;
• thay đổi công nghệ liên quan đến lĩnh vực sản xuất;
• phức tạp của hệ thống quản lý doanh nghiệp;
• biến chứng của ngoại cảnh;
• sự phức tạp của các quy trình giao tiếp để đưa ra quyết định quản lý, dẫn đến nhu cầu cấp thiết về nhân sự có năng lực trong lĩnh vực tổ chức và kỹ thuật hệ thống.

Ngày nay, nhiều người đứng đầu các doanh nghiệp nước ngoài lưu ý rằng sau khi thành lập các bộ phận kiểm soát tại doanh nghiệp, chẳng hạn như thu nhập của công ty tăng lên, việc sử dụng các nguồn lực tài chính, con người và các loại hình khác trở nên đúng đắn hơn và đã thành công một cách đáng kể.cắt giảm chi phí.

Dịch vụ kiểm soát trong tổ chức phải đối mặt với một nhiệm vụ rất nghiêm trọng - đảm bảo thu thập nhanh chóng và chuẩn bị phân tích chi tiết thông tin về tất cả các chi phí sẵn có để quản lý doanh nghiệp. Giám đốc xí nghiệp, trưởng phòng tài vụ và các trưởng bộ phận sản xuất phải tiếp nhận thông tin kịp thời và thường xuyên để đề phòng sai lệch có thể có những biện pháp phù hợp và điều chỉnh công việc của toàn xí nghiệp.

Khái niệm

Ngày nay, khái niệm kiểm soát của Đức và Mỹ được phân biệt trong các tài liệu kinh tế. Nhìn chung, các khái niệm này rất giống nhau, nhưng điểm khác biệt chính của chúng là ở chỗ, khái niệm thứ nhất tập trung hơn vào việc xem xét các vấn đề của kế toán nội bộ và phân tích môi trường nội bộ của tổ chức, và khái niệm thứ hai tập trung hơn vào các vấn đề của môi trường bên ngoài mà công ty được kết nối chặt chẽ với nhau.

Điều đáng chú ý là khái niệm của Đức đã được chấp nhận rộng rãi hơn. Theo khái niệm này, nhiệm vụ trọng tâm là giải quyết các vấn đề của kế toán nội bộ theo hình thức kế hoạch, kiểm soát và chứng từ.

Khái niệm của Mỹ cũng đặt lên hàng đầu giải pháp cho các vấn đề liên quan đến kế hoạch, kiểm soát và hình thức chứng từ của kế toán nội bộ, nhưng ở đây vị trí trung tâm cũng được đưa ra để giải quyết các vấn đề về đánh giá môi trường bên ngoài và chi tiết của nó. phân tích.

Dụng cụ

Công cụ điều khiển là một tập hợp các hành động cho phép bạn thực hiện các chức năng và nhiệm vụ nhất định. Những công cụ này có thể được phân loại làtiêu chí:

• thời hạn hiệu lực (chiến lược hoặc hoạt động);
• phạm vi (tùy thuộc vào nhiệm vụ).

Để hiểu rõ ràng những công cụ chính được sử dụng để kiểm soát là gì và chúng được sử dụng tốt nhất trong những trường hợp nào, hãy xem xét bảng dưới đây.

Phạm vi áp dụng	Bộ công cụ	Thời hạn hiệu lực
Kế toán	Báo cáo hoạt động kinh doanh Biểu mẫu ghi Số liệu kế toán Phương pháp phân tích báo cáo	Vận hành
Tổ chức các luồng thông tin	Hệ thống quản lý tài liệu	Chiến lược
Hoạch định	Làm việc với số lượng đặt hàng Phân tích điểm đột phá Phân tích ABC Phân tích điểm yếu của doanh nghiệp Phân tích dự án đầu tư Phân tích giảm giá Phân tích mô hình bán hàng và tiêu dùng Đánh giá lợi nhuận của việc bắt đầu sản xuất nguyên liệu thô để sản xuất các sản phẩm của chính chúng ta Ước tính lộ trình học tập Phương thức hậu cần Điểm chuẩn Đánh giá tiềm năng của công ty Phân tích SWOT Bản đồ nhận thức Đo lường chất lượng dịch vụ Biểu đồ Gantt Tính toán mức tồn kho Hoạch định năng lực Giá Phân tích các rào cản gia nhập Lập kế hoạch mạng và hơn thế nữa	Chiến lược
Giám sát và kiểm soát	Hệ thống cảnh báo sớm Phân tích chi phí Phân tích sự tương ứng của các chỉ số (kế hoạch và thực tế) Phân tích khoảng trống	Chiến lược

Câu hỏi về việc lựa chọn các công cụ trong việc kiểm soát cần được tiếp cận một cách hết sức thận trọng. Ví dụ: đối với một tổ chức hoạt động trong thị trường độc quyền hoặc độc quyền, việc sử dụng phân tích đối thủ cạnh tranh hoàn toàn không có ích lợi gì.

Các công cụ kiểm soát tài chính nêu trên có thể đơn giản hóa rất nhiều thủ tục phát triển kinh tế và chuẩn bị lập kế hoạch và lập hồ sơ báo cáo.

Kiểm soát chiến lược và hoạt động

Có hai loại kiểm soát, khác nhau về thời gian thực hiện, cũng như nhiệm vụ và cách giải quyết chúng.

Kiểm soát chiến lược là nhằm thực hiện các chương trình, chiến lược dài hạn. Mục tiêu của nó là hình thành một hệ thống lập kế hoạch rõ ràng cho phép bạn quản lý công ty một cách đáng tin cậy, điều này sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận.

A. Galweiter (nhà khoa học-nhà kinh tế) trong các bài viết của mình đã xác định tám lĩnh vực mà kiểm soát chiến lược cần bao gồm, đó là:

1. Xác định tính hoàn chỉnh của các kế hoạch của công ty, cũng như nội dung chính thức và tài chính của chúng.
2. Kiểm soát không ổn địnhcác điều kiện bên trong tổ chức và môi trường bên ngoài, có liên quan chặt chẽ đến việc thực hiện các kế hoạch chiến lược của công ty.
3. Kiểm soát việc thông qua các quyết định quan trọng và việc thực hiện chúng, dựa trên khía cạnh thời gian.
4. Theo dõi việc thực hiện kế hoạch, đặc biệt là ở những giai đoạn khó khăn hoặc quan trọng trong quá trình thực hiện kế hoạch.
5. Ứng phó kịp thời với các điều kiện bất lợi bên ngoài và bên trong có thể gây tổn hại về tài chính cho tổ chức hoặc tạo ra sản phẩm phụ của hoạt động.
6. Theo dõi tình hình chiến lược của công ty dựa trên các đánh giá thường xuyên.
7. Kiểm tra việc phân định các đơn vị chiến lược của doanh nghiệp.
8. Giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc xác định của doanh nghiệp đã được xác định trước đó.

Các tác vụ sau của loại điều khiển này có thể được phân biệt:

• xác định các mục tiêu định lượng và định tính;
• trách nhiệm lập kế hoạch;
• tìm ra một hệ thống các chiến lược thay thế;
• xác định các điểm quan trọng trong môi trường bên trong và bên ngoài để có hệ thống các chiến lược thay thế;
• xác định và quản lý các điểm yếu của tổ chức;
• hình thành thẻ điểm;
• quản lý độ lệch và các chỉ số của chúng;
• quản lý động lực trong một tổ chức;
• quản lý tiềm lực kinh tế.

Kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp khác với chiến lược ở chỗ nó nhằm giúp các nhà quản lý đạt được kết quả trong các mục tiêu ngắn hạn. Cần lưu ý rằng nhiệm vụ chính của nó là ngăn chặn một cuộc khủng hoảngtình trạng trong tổ chức và theo dõi tiến độ hiện tại của các hoạt động đã lên kế hoạch.

Để hiểu sự khác biệt giữa hai loài này, hãy xem bảng dưới đây.

Dấu	Kiểm soát chiến lược	Kiểm soát hoạt động
Định hướng	Môi trường bên trong Môi trường bên ngoài	Khả năng sinh lời Tiết kiệm chi phí
Mức kiểm soát	Chiến lược (dài hạn)	Chiến thuật và hoạt động
Mục tiêu	Tạo điều kiện để tồn tại Thực hiện các biện pháp chống khủng hoảng Duy trì Tiềm năng Thành công	Đảm bảo tính thanh khoản và sinh lời
Nhiệm vụ chính	Xác định mục tiêu định lượng và định tính Trách nhiệm Lập kế hoạch Phát triển một hệ thống các chiến lược thay thế Xác định các điểm tới hạn trong môi trường bên trong và bên ngoài để có hệ thống các chiến lược thay thế Xác định và quản lý các điểm yếu của tổ chức Phân tích hiệu quả chi phí	Hỗ trợ phương pháp luận trong phát triển ngân sách Tìm kiếm điểm yếu để kiểm soát chiến thuật Xác định bộ chỉ số có thể điều khiển phù hợp với dòng điệnmục tiêu So sánh các chỉ tiêu kế hoạch và thực tế Xác định tác động của sai lệch đến việc thực hiện các kế hoạch hiện tại Động lực

Mối quan hệ giữa kiểm soát hoạt động và chiến lược

Hai loại điều khiển này là bộ phận không thể tách rời của nhau. Nhiệm vụ quan trọng nhất của kiểm soát chiến lược là đảm bảo sự tồn tại lâu dài của một doanh nghiệp cụ thể, và lập kế hoạch hoạt động - hiện tại và thực hiện các kế hoạch nhất định vì lợi nhuận.

Mối quan hệ của hai loại này có thể được biểu thị như những câu nói như sau:

• "làm điều đúng đắn" là kiểm soát chiến lược;
• "làm điều đúng đắn" đang hoạt động.

Vì vậy, chúng ta có thể kết luận rằng kiểm soát hoạt động là một phần không thể thiếu trong việc thực hiện chiến lược.

Giới thiệu và tổ chức dịch vụ

Nếu người đứng đầu doanh nghiệp đã quyết định triển khai hệ thống kiểm soát, thì trước tiên, người đứng đầu doanh nghiệp cần thay đổi cơ cấu tổ chức và thành lập một (bộ phận) dịch vụ, phải trực thuộc Tổng giám đốc hoặc Giám đốc. chấp hành, quản lý. Dịch vụ kiểm soát có thể bao gồm các chuyên gia sau:

• trưởng dịch vụ;
• điều khiển-quản lý phân xưởng (phòng / ban / bộ phận);
• kế toán quản trị;
• Chuyên gia hệ thống thông tin.

Nếu khối lượng sản xuất hoặcquy mô của tổ chức nhỏ, khi đó bạn có thể kết hợp các chức năng của các khu vực này và loại trừ một vị trí.

Để tổ chức công việc phù hợp khi triển khai một hệ thống như vậy, mỗi chuyên gia cần được cung cấp các bản mô tả công việc, chức năng của họ sẽ được xác định dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp.

Mỗi nhà lãnh đạo, đặc biệt là những doanh nghiệp nằm ở các vùng lãnh thổ hậu Xô Viết, phải nhớ rằng việc áp dụng các phương pháp quản lý đổi mới có thể gây ra sự chỉ trích từ nhân viên, và trong một số trường hợp, thậm chí bị từ chối hoàn toàn. Do đó, trước khi bắt đầu công việc của dịch vụ kiểm soát, cần phải trình bày các cải tiến và truyền đạt sự chú ý của tất cả nhân viên về các nhiệm vụ chính, mục tiêu và chức năng chính mà đơn vị cơ cấu này sẽ thực hiện.

Cũng cần lưu ý rằng việc triển khai dịch vụ như vậy nên theo từng giai đoạn và bao gồm giai đoạn chuẩn bị trong đó nghiên cứu trạng thái của doanh nghiệp, sau đó là bản thân việc triển khai và cuối cùng là giai đoạn tự động hóa, nếu cần.

Kết

Nói chung, kiểm soát phản ánh một loạt các lĩnh vực kinh tế và quản lý khoa học - quản lý, hoạch định chiến lược, điều khiển học, lý thuyết kinh tế, v.v. Nhờ đó, một nhà quản lý chuyên nghiệp hoặc một nhóm gồm nhiều chuyên gia được giao phó chức năng kiểm soát có thể giải quyết các vấn đề về sản xuất, kinh tế và nhân sự, có tính đến tính đa dạng và nhiều vấn đề của hoạt động này. Đó là lý do tại sao sự hiện diện của một hệ thống kiểm soát được thiết lập tại doanh nghiệp cho phép giải quyết và thường thấy trước các vấn đề, do đó, dẫn đến phản ứng kịp thời và giảm thiểu các chi phí khác nhau và thiệt hại tài chính nghiêm trọng.