Chứng từ kế toán chính: loại, xử lý và lưu trữ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Không thể thực hiện kế toán tại các doanh nghiệp thuộc nhiều hình thức sở hữu nếu không có sự phản ánh bằng chứng từ. Không một thủ tục đơn lẻ, không một dự án đơn lẻ, không một giao dịch kinh doanh nào được thực hiện mà không có một văn bản được thực thi chính xác, được quy định bởi mệnh lệnh nội bộ của doanh nghiệp và các quy phạm pháp luật bên ngoài. Mỗi hành động được thực hiện bởi một nhân viên của, ví dụ, một công ty thương mại, bắt đầu từ nhà điều hành nhận đơn và kết thúc với giám đốc, được phản ánh trong cơ sở tài liệu, dựa trên danh sách các tài liệu chính.

Khái niệm và ý nghĩa

Có lẽ rất khó để hình dung hoạt động của một doanh nghiệp hiện tại trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào có thể xảy ra mà không có các tài liệu xác nhận các giao dịch kinh doanh. Như trong bất kỳ vấn đề nào khác, tài liệu đóng một vai trò rất quan trọng ở đây. Bạn khó có thể tưởng tượngcông trình chất lượng cao và hợp pháp của sân bay, cho phép hành khách khởi hành mà không cần giấy tờ chứng minh danh tính của mình - hộ chiếu và mã định danh của công dân. Tương tự như vậy, rất khó để giả định việc chấp nhận chuyển động của một chiếc ô tô mà người lái xe không có các tài liệu thích hợp dưới dạng giấy phép và hộ chiếu kỹ thuật cho chiếc ô tô mà anh ta lái. Chứng từ kế toán sơ cấp cũng vậy. Bất kỳ công ty nào được đăng ký trong danh sách doanh nhân của nhà nước đều phải có một số tài liệu cần thiết cho kế toán, đây là cơ sở nền tảng và là liên kết ban đầu trong chuỗi quy định quản lý các quy trình kinh doanh của công ty đó.

Tài liệu kế toán chính là một tập hợp các chứng chỉ, hành vi, đơn đặt hàng, hóa đơn, bảng sao kê và báo cáo, qua đó các hoạt động của công ty được ghi lại và quy định các thủ tục kinh doanh của công ty.

Các loại tài liệu

Phân loại quy trình công việc kế toán bao gồm các loại tài liệu chính sau:

• theo mục đích chức năng - kế toán, quản lý, nhân sự;
• theo mức độ quy định - nội bộ và bên ngoài.

Hướng đầu tiên của việc phân loại giúp chúng ta có thể tự phân biệt các tài liệu thuộc ba cấp chức năng chính của bất kỳ công ty kinh doanh nào theo bản chất mục đích của họ và hướng thứ hai - theo phương pháp tổ chức hợp pháp. điều tiết các quan hệ kinh tế. Mỗi hướng bao gồm một khối lượngmột số loại tài liệu phản ánh việc thực hiện các hành động cụ thể của nhân viên công ty.

Tài liệu kế toán

Nếu chúng ta xem xét các tài liệu kế toán chính, thì chúng được chia thành các quy định về ba giai đoạn của các giao dịch kinh doanh.

Giai đoạn đầu tiên được đặc trưng bởi sự kết thúc của giao dịch. Ở đây, chứng từ kế toán chính được thể hiện bằng việc ký kết một thỏa thuận và xuất hóa đơn để thanh toán. Thỏa thuận là văn bản điều chỉnh mối quan hệ giữa hai bên nhằm thiết lập các điều kiện tương tác giữa hai bên. Hóa đơn để thanh toán là một yêu cầu với định nghĩa về một số tiền cụ thể mà theo các điều khoản của hợp đồng, người mua phải thanh toán cho người bán đối với hàng hóa đã bán hoặc dịch vụ được cung cấp.

Giai đoạn thứ hai của hoạt động kinh doanh được phản ánh trong các chứng từ thanh toán và được gọi là giai đoạn thanh toán cho giao dịch. Dựa trên thực tế là việc thanh toán có thể được thực hiện không dùng tiền mặt hoặc bằng tiền mặt, các chứng từ chính cho việc thanh toán này được trình bày dưới dạng bảng sao kê từ tài khoản vãng lai và lệnh thanh toán, hoặc séc của thủ quỹ và biên lai cho các lệnh chuyển tiền đến.

Giai đoạn thứ ba, cuối cùng được xác định cụ thể bằng việc nhận sản phẩm hoặc dịch vụ. Theo đó, nó cũng được quy định bằng chứng từ chính dưới dạng phiếu giao hàng, biên lai bán hàng và hành vi nghiệm thu và chuyển giao sản phẩm hoặc hành động thực hiện trong trường hợp cung cấp bất kỳ loại hình dịch vụ nào.

Tài liệu kế toán quản trị

Sự khác biệt giữa quy trình công việc kế toán và quản lý chủ yếu nằm ở thực tế là hoạt động kế toán được điều chỉnh bởi pháp luật nhà nước với khuôn khổ phản ánh hoạt động kinh doanh do các cơ quan có thẩm quyền thiết lập cụ thể, và hoạt động quản lý được xác định bởi các quyết định nội bộ và sở thích cá nhân của giám đốc hoặc chủ sở hữu trực tiếp của một công ty cụ thể. Nói cách khác, các tài liệu kế toán chính có hình thức chặt chẽ được kiểm soát bởi một khuôn khổ quy định chung, trong khi các tài liệu quản lý được phát triển độc quyền ở cấp doanh nghiệp. Giấy tờ nào kiểm soát việc thực hiện kế toán quản trị trong công ty? Trong số những cái chính sau đây:

• mã nội quy lao động;
• chính sách kế toán của doanh nghiệp;
• thoả ước tập thể;
• quy định và mệnh lệnh của giám đốc công ty;
• mô tả công việc;
• văn bản hành chính.

tài liệu nhân sự

Đối với danh sách các văn bản chính quy định về quan hệ giữa các nhân viên trong doanh nghiệp, cũng như kiểm soát quy trình tính lương và xác định trách nhiệm của từng nhân viên trong công ty, thì đây là tài liệu chính sau đây loại:

• nhân sự - liên quan đến tổng số của tất cả các vị trí trong doanh nghiệp, phản ánh số lượng của họ và số lượng đơn vị nhân sự, cũng như mô tả mức lương của họlệ phí, thủ tục tiền thưởng, hủy liên kết, chấp nhận các quy định về phụ cấp;
• lịch làm việc - bao gồm thông tin về ngày làm việc, các vấn đề về tổ chức và hành chính, các quy tắc tuyển dụng và sa thải nhân viên, cũng như các điều kiện để họ thăng chức như một khoản thanh toán bổ sung cho công việc hoặc kiểm duyệt dưới hình thức khiển trách và trừ lương;
• mô tả công việc - công việc của bộ phận nhân sự của mỗi doanh nghiệp dựa trên một tập hợp các quyền và nghĩa vụ, các quy định chung, nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu về trình độ và mối quan hệ về sự phụ thuộc giữa các cấp độ khác nhau của các đơn vị nhân viên trong doanh nghiệp.

Tài liệu Bắt buộc

Bất kỳ công ty nào đã đăng ký và hoạt động hợp pháp đều có một danh sách các tài liệu bắt buộc phải xuất hiện trong khuôn khổ các hoạt động của công ty đó. Các tài liệu chính bắt buộc như sau:

• thỏa thuận - bất kể thỏa thuận là gì, tài liệu này là cơ sở cơ bản để bắt đầu mối quan hệ giữa hai doanh nhân, giữa người bán và người mua, giữa cung và cầu;
• xuất hóa đơn - khi quyết định bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bên bán xuất hóa đơn cho bên mua như một điều kiện tiên quyết cho giao dịch;
• hình thức báo cáo nghiêm ngặt - trong quá trình thỏa thuận sẽ không hoàn thành nếu không có séc, tiền mặt và các chứng từ hàng hóa liên quan đến danh sách bắt buộc;
• hàng-Phiếu gửi hàng - một chứng từ cho biết người nhận hàng, người vận chuyển, người gửi hàng hóa, chính hàng hóa trong danh mục của nó, số lượng sản phẩm đã vận chuyển, giá cả và số tiền;
• Nghiệm thu và chuyển giao công việc đã hoàn thành hoặc hàng hóa đã vận chuyển.

Tài liệu Nội bộ

Như đã đề cập trước đó, công việc của bất kỳ công ty nào cũng bao hàm sự hiện diện của các tài liệu bên ngoài và nội bộ. Các tài liệu cơ bản chính cho mục đích nội bộ là danh sách tất cả các biểu mẫu, chứng chỉ, tuyên bố, mệnh lệnh, hướng dẫn được phát triển trực tiếp trong doanh nghiệp và chỉ áp dụng cho nhân viên thực hiện chức năng đó mà không có bất kỳ ảnh hưởng pháp lý nào đối với xã hội bên ngoài công ty này.

Tài liệu bên ngoài

Tài liệu dành cho mục đích đối ngoại ngụ ý mức độ phụ thuộc có thứ bậc cao hơn, vì tài liệu bên ngoài là những tài liệu được nhà nước quy định và khuôn khổ lập pháp của nó. Các quy định đã phát triển về kế toán, bộ tài khoản kế toán tương ứng, các chuẩn mực kế toán và báo cáo tài chính - tất cả những điều này đều có cơ sở quản lý và được quy định bởi khuôn khổ pháp lý của nhà nước.

Mẫu tài liệu

Các hình thức của tài liệu chính có nhiều mặt về bản chất của mục đích, loại thiết kế và quyền sở hữu của chúng. Các bộ phận chính sau đây được phân biệt về mặt pháp lý:

• mẫu hồ sơ nhân sự (đơn hàng, đơn hàng, lịch trình,chế độ và lịch trình thông thường);
• hình thức kế toán tiền lương và giờ làm việc (bảng chấm công, tài khoản cá nhân, sổ nhật ký, bảng lương);
• hình thức kế toán xây dựng cơ bản (chứng chỉ, nhật ký, hành vi);
• hình thức kế toán sản phẩm (hành vi và sổ đăng ký hàng tồn kho, bảng cân, thẻ đảng, báo cáo tình hình di chuyển hàng tồn kho);
• hình thức kế toán tiền (nhật ký thủ quỹ, hạch toán chuyển khoản và tiền mặt tại quầy thu ngân);
• hình thức kế toán thương mại (đơn đặt hàng, hóa đơn, hành vi, thông số kỹ thuật, chứng chỉ chất lượng);
• hình thức kế toán cho các giao dịch tiền mặt (báo cáo tạm ứng, PKO, RKO, sổ nhật ký đăng ký của họ);
• biểu mẫu để ghi lại kết quả kiểm kê (danh sách kiểm kê, hành vi, chứng chỉ, nhật ký, báo cáo).

Ngoài các mẫu trên còn có các mẫu chứng từ sơ cấp kế toán cơ cấu máy xây dựng, vận tải đường bộ, tài sản cố định và tài sản vô hình, vật tư, vật phẩm có giá trị thấp, nông sản, nguyên liệu.

Thủ tục đăng ký

Các tài liệu chính được tạo ra do các yêu cầu nhất định phải được đáp ứng. Ví dụ, các mục trong tài liệu phải được viết riêng bằng mực xanh lam, trong khi chúng phải gọn gàng và dễ đọc. Đồng thời, tài liệu phải có một số nội dung chi tiết theo yêu cầu của từng loại và được xác nhận bằng chữ ký cá nhân của người đứng đầu, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền, đồng thời có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp. Các con số trong chứng từ tiền bạccũng phải được viết bằng chữ, và ở vị trí cột của tài liệu trống, phải có một dấu gạch ngang để tránh việc kẻ gian ác điền số sai sau đó.

Lưu trữ

Lưu trữ hồ sơ chính được thực hiện trực tiếp tại doanh nghiệp. Hoặc bạn có thể sử dụng các dịch vụ của kho lưu trữ tư nhân (hoặc tiểu bang). Nếu cơ quan thanh tra thuế kiểm tra phát hiện không có tài liệu chính, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền, số tiền được xác định tùy thuộc vào loại và số lượng tài liệu bị mất cụ thể. Theo luật hiện hành của Liên bang Nga, các tài liệu chính được lưu trữ tại doanh nghiệp trong ít nhất 5 năm.