Khái niệm dự án: ví dụ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong bất kỳ công việc kinh doanh nào, điều quan trọng nhất là phải bắt đầu đúng. Câu nói này khá đúng đối với việc quản lý dự án phổ biến hiện nay. Bắt đầu dự án từ đâu? Khái niệm dự án là gì? Các ví dụ và cơ sở lý thuyết để trả lời những câu hỏi này được đề xuất xem xét trong bài viết này.

Vòng đời của dự án và sản phẩm

Việc quản lý bất kỳ dự án nào phụ thuộc nhiều vào các giai đoạn trong vòng đời của nó.

Trải qua một số giai đoạn phát triển nhất định, dự án được sửa đổi và yêu cầu các hình thức kiểm soát và quản lý mới. Cần lưu ý rằng vòng đời của một dự án không trùng với vòng đời của một sản phẩm được tạo ra trong quá trình hoặc kết quả của việc thực hiện nó. Sản phẩm bắt đầu tồn tại từ thời điểm tạo ra tất cả các bộ phận của nó và kết hợp chúng thành một đối tượng duy nhất có thể được thực hiện hoặc sử dụng vì lợi ích của chủ sở hữu. Với điều này, sản phẩm có thể được tạo ra:

• là kết quả của dự án (nếu đó là một trong những mục tiêu của dự án);
• đang trong quá trình thực hiện (nếu sản phẩm là một trong những giai đoạn để đạt được bất kỳ mục tiêu nào của nó);
• trước khi bắt đầu (nếu sự tồn tại của nó là điều kiện để thực hiện dự án);
• sau khi hoàn thành (nếu nó không phải là mục tiêu).

Như vậy, "huyết mạch" của dự án và sản phẩm có thể giao nhau hoặc không giao nhau mà luôn phụ thuộc vào nhau.

Các giai đoạn vòng đời của dự án

Các giai đoạn chính được coi là:

1. Khởi đầu.
2. Phát triển.
3. Thực hiện.
4. Hoàn thiện.

Nhưng đây không phải là sự phân chia duy nhất. Là một phần của đánh giá tài chính của các dự án, vòng đời dự án ba giai đoạn thường được sử dụng nhất:

1. Giai đoạn tiền đầu tư (chứng minh các khoản đầu tư).
2. Giai đoạn đầu tư (tài trợ).
3. Sau đầu tư (đánh giá hiệu quả kinh tế của dự án).

Có nhiều cấu trúc vòng đời dự án chi tiết hơn và không nhất quán mà các nhà quản lý sử dụng tùy thuộc vào quy mô của ý tưởng, cơ cấu tổ chức quản lý trong công ty và ngành hoạt động kinh tế. Bằng cách này hay cách khác, chủ đề mà chúng ta chú ý là ngay từ đầu - giai đoạn bắt đầu hay nói cách khác là khái niệm về dự án.

Khởi xướng là gì?

Khởi xướng, hoặc phát triển một khái niệm dự án, bao gồm một loạt các quy trình, cuối cùng do người quản lý quyết định, dựa trên các yếu tố bên ngoài và bên trong khác nhau. Tuy nhiên, cần đưa ra một danh sách chung các câu hỏi cần phải trả lời ở giai đoạn này:

1. Điều kiện tiên quyết để thực hiện dự án cụ thể này là gì?
2. Điều đó khẳng định sự cần thiết của nóthực hiện?
3. Môi trường bên ngoài của ý tưởng là gì?
4. Mục tiêu chính là gì?
5. Ý tưởng khả thi về mặt kỹ thuật như thế nào?
6. Điều kiện tài chính tổng hợp để thực hiện ý tưởng là gì?
7. Có hiểu rõ về thời gian bắt đầu không?

Kế hoạch ý tưởng của dự án cũng bao gồm các hoạt động chính sau:

1. Xác định cách thức chính để thực hiện ý tưởng.
2. Phân công chịu trách nhiệm thực hiện.
3. Xác định quy mô và thành phần của nhóm dự án.
4. Khắc phục kỳ vọng của các bên liên quan.
5. Hình thành một danh sách mở rộng các quy trình.
6. Phân tích nâng cao các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu đã thiết lập.
7. Phân tích rủi ro và giả định.
8. Lập kế hoạch quản lý dự án tổng thể.
9. Ủy quyền (ra mắt).

Khái niệm về dự án cuối cùng bắt nguồn từ việc phát triển một điều lệ bao gồm tất cả các vấn đề và vấn đề được mô tả ở trên. Độ chính xác của các số liệu được chỉ ra trong tài liệu như vậy thường không vượt quá 25%, tuy nhiên, chúng cần thiết cho quá trình bắt đầu công việc ban đầu của dự án.

Phát triển điều lệ

Việc hình thành khái niệm về dự án là không thể nếu không có quá trình phát triển tài liệu tuyên bố sự tồn tại của dự án và bao gồm, ngoài các yêu cầu và mục tiêu ban đầu, còn có quyền hạn của người quản lý và số lượng tài nguyên được phân bổ.

Điều lệ dự án được cấu trúc rõ ràng và phải có các phần chính sau:

1. Danh sách các thay đổi lớn.

2. Tờ chấp thuận.

3. Chungphần mô tả:

• bàn thắng;
• biện minh của sự thành công;
• kết quả theo kế hoạch;
• sản phẩm kết quả hoặc mục tiêu cuối cùng;
• giai đoạn thực hiện chính;
• các bên liên quan đến dự án và kỳ vọng của họ;
• rủi ro, giả định, hạn chế;
• lược đồ và lệnh điều khiển quá trình.

4. Nguyên tắc cơ bản của công việc.

5. Các tài liệu liên quan.

Khi biên soạn một tài liệu như vậy, theo quy định, họ sử dụng phương pháp đánh giá của chuyên gia, vai trò chính được thực hiện bởi trình độ của người quản lý dự án.

Xác định Bên liên quan

Việc tạo ra khái niệm về dự án bị ảnh hưởng đáng kể bởi những người quan tâm trực tiếp đến kết quả. Việc xác định vòng tròn những người như vậy là cần thiết để đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến dự án. Là một phần của giai đoạn này, các mục tiêu được thống nhất với những người thụ hưởng chính, vai trò của các bên liên quan trực tiếp và gián tiếp được xác định, các rủi ro và sự không chắc chắn liên quan đến xung đột lợi ích không thể tránh khỏi được đánh giá và một biểu mẫu được phát triển để thông báo cho những người này về tiến trình về ý tưởng.

Tất cả thông tin về vòng kết nối của những người được xác định theo cách này được lưu trữ trong sổ đăng ký của các bên quan tâm. Sổ đăng ký này có sẵn cho người quản lý dự án và được anh ta sử dụng để quản lý các khu vực và mức độ ảnh hưởng đến các quy trình kinh doanh và nhóm.

Tuyên bố khái niệm

Trước khi được phê duyệt, khái niệm được kiểm tra cẩn thận và điều chỉnh cho tất cả các yếu tố của nócấu trúc phân nhánh: khối lượng tài trợ, phương pháp thực hiện, các yếu tố ảnh hưởng, rủi ro, v.v. Ý tưởng dự án chỉ được phê duyệt sau khi được tất cả các bên quan tâm, bao gồm cả chính quyền và cơ quan thành phố đồng ý.

Thực hiện khái niệm

Khái niệm về sự phát triển của dự án đang được thực hiện thông qua việc thực hiện kế hoạch, cũng được cố định trong đó. Trong quá trình thực hiện các ý tưởng, nhiều thay đổi khác nhau xảy ra, được cấp quản lý ghi nhận và phê duyệt, điều này ảnh hưởng đến điểm mấu chốt. Theo dõi những thay đổi này và kiểm soát chất lượng có lẽ là những quy trình quản lý quan trọng nhất trong giai đoạn triển khai khái niệm.

Ví dụ 1. Khái niệm dự án xây dựng

Việc phát triển khái niệm về một dự án xây dựng nhất thiết phải bao gồm:

• phân tích đất;
• hạn chế phát triển;
• trạng thái hiện tại của lãnh thổ;
• đánh giá tiềm năng phát triển của nó;
• phân tích thị trường bất động sản (năng lực, phân khúc);
• xác định đối thủ cạnh tranh tiềm năng;
• đánh giá động thái, khối lượng nhu cầu;
• xác định người mua tiềm năng.

Tính đặc thù của dự án xây dựng có thể được coi là sự thay đổi của việc sử dụng đất sẵn có. Đánh giá của nhà phát triển ở đây đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành khái niệm. Để đưa ra lựa chọn phù hợp, phân tích SWAT, mô hình đa biến và các công cụ khác được sử dụng.

Sau khi giải quyết các nhiệm vụ ưu tiên này, điều lệ dự án được soạn thảo, ngoài những điều trênphần, phải chứa:

• khái niệm phát triển (đặc điểm chính của địa điểm, cơ sở hạ tầng giao thông, quy hoạch tổng thể, các đề xuất về giải pháp kiến trúc và quy hoạch, vật liệu xây dựng và những kiến thức cơ bản về cảnh quan);
• khái niệm tiếp thị (chiến lược giá, lịch bán hàng / cho thuê gần đúng, chiến lược khuyến mãi);
• kế hoạch tài chính (nhu cầu đầu tư, dự báo lợi nhuận, lịch trình dòng tiền gần đúng).

Ví dụ 2. Khái niệm triển khai hệ thống tự động hóa

Phát triển ý tưởng dự án để triển khai hệ thống bán hàng tự động cho một hiệu sách nên bao gồm các phần cụ thể sau:

• Đánh giá thị trường sách trực tuyến về số lượng và giá trị bán ra.
• Xác định chi phí duy trì một cửa hàng trực tuyến.
• Xác định nhu cầu thị trường bổ sung cho một hiệu sách hiện có.

Khái niệm hiện đại hóa cửa hàng như vậy sẽ có một số mục tiêu: tạo ra một cửa hàng trực tuyến, đảm bảo hiệu suất của nó và đạt được mức đơn đặt hàng cụ thể thông qua một nguồn tài nguyên trực tuyến mới.

Các mục tiêu như vậy có thể đạt được bằng cách giải quyết tuần tự các nhiệm vụ sau:

• phát triển các điều khoản tham chiếu;
• thực hiện công việc hình thành cửa hàng trực tuyến;
• phát triển kế hoạch phân phối sách từ nhà xuất bản đến người mua;
• quảng cáo;
• ký kết hợp đồng với hệ thống trực tuyếnthanh toán.

Ví dụ 3. Khái niệm hiện đại hóa sản xuất

Khái niệm về một dự án đưa công nghệ mới vào chu trình sản xuất hiện tại luôn được phát triển có tính đến các đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và các điều kiện hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt chú ý đến các bước sau:

• Xác định “các mắt xích dễ bị tổn thương” trong chuỗi sản xuất (sự ra đời của công nghệ mới có thể thay thế các khu vực có vấn đề hoặc không gây ra sự thất bại của chúng do vi phạm tính toàn vẹn của chu trình làm việc).
• Phát triển một hệ thống để áp dụng theo từng giai đoạn của công nghệ mới (kế hoạch đưa một liên kết mới vào quy trình sản xuất là yếu tố quan trọng nhất trong việc thực hiện dự án hiện đại hóa, vì sự mất cân bằng trong các hành động của nhóm và công nhân sản xuất có thể vô hiệu hóa tất cả kinh phí dành cho việc tái trang bị).
• Đánh giá tiềm năng quản lý và bảo dưỡng thiết bị mới của nhân viên trong doanh nghiệp.

Trong số các mục tiêu của dự án như vậy, theo quy luật, các đặc điểm của sản phẩm cập nhật về khối lượng và tốc độ phát hành cũng được chỉ ra.

Với những điều trên, rõ ràng khái niệm về dự án bao gồm các điều khoản chính liên quan đến nội dung, lợi ích kinh tế, tính khả thi và hậu quả của dự án. Về vấn đề này, các điều khoản khái niệm về các ý tưởng mới cần thiết cho sự phát triển hoặc bắt đầu một doanh nghiệp mới phải được cấu trúc, đánh giá và thống nhất trước khi chuyển sang những thay đổi thực sự và bơm tài chính.