Mục tiêu và trách nhiệm của bộ phận mua hàng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tại sao chúng ta cần một bộ phận mua hàng? Trong mọi tổ chức, bộ phận này được thể hiện dưới hình thức này hay hình thức khác. Và công việc của anh ấy ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của toàn bộ tổ chức nói chung. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn công việc của bộ phận ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức như thế nào.

Mục tiêu của Bộ phận

Phòng mua hàng là bộ phận chuyên mua hàng từ nhà cung cấp với các điều kiện có lợi nhất cho công ty.

Công việc của bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của công ty. Đối với phân loại, để bán hàng, sự đầy đủ của kho hàng, sự sẵn có của hàng hóa cần thiết, việc sử dụng hiệu quả vốn lưu động.

Mục tiêu mua hàng có thể được xếp hạng dựa trên mục tiêu toàn cầu của công ty, nhưng danh sách tổng thể thường giống như sau:

• xác định nhu cầu của công ty đối với một sản phẩm cụ thể;
• mua hàng với giá tốt nhất có thể;
• thúc đẩy doanh thu cao;
• tạo điều kiện để nhận hàng đúng hẹn;



• đánh giáchất lượng sản phẩm và mua chất lượng cao nhất;
• duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc các nhà cung cấp;
• làm việc hiệu quả với phần còn lại của công ty;
• Theo dõi hiệu quả hàng hóa đã mua;
• giám sát doanh thu, đạt lợi ích tối đa cho công ty.

Chức năng chính

Trong các tổ chức khác nhau, chức năng của bộ phận mua hàng có thể khác nhau đáng kể. Tuy nhiên, có những chức năng và trách nhiệm sẽ đặc trưng cho một bộ phận trong hầu hết mọi công ty:

• Giám sát thị trường nhà cung cấp;
• giám sát tình trạng còn hàng trong kho;
• bổ sung kịp thời các loại;
• tìm kiếm nhà cung cấp và giá tốt nhất;
• thương lượng với nhà cung cấp;
• kiểm soát việc giao hàng và vận chuyển hàng hóa;



• nhận hàng;
• kiểm tra chất lượng hàng hoá đã mua;
• khiếu nại, nếu cần.

Các chức năng bổ sung của bộ phận mua hàng, có thể có hoặc có thể không có trong tổ chức - tùy thuộc vào các đặc điểm cụ thể và cấu trúc của nó:

• quản lý phân loại;
• thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh;
• liên quan đến các nhà cung cấp trong tổ chức tiếp thị.

Cấu trúc

Cấu trúc của bộ phận mua hàng được xây dựng phụ thuộc vào:

• quy mô tổ chức;
• ngành;
• số lượng đơn vị phân loại trong doanh thu;
• số lượng nhà cung cấp;
• vị trí địa lý của họ.

Tùy thuộc vào loại hình tổ chức, bộ phận mua hàng có thể được quản lý tập trung hoặc theo khu vực.

Theo quy định, đây là một cấu trúc ma trận bao gồm người đứng đầu (người đứng đầu, giám đốc) của bộ phận mua sắm và các nhà quản lý (chuyên gia) về mua sắm.

Số lượng mặt hàng hoặc danh mục trung bình cho mỗi người quản lý là khoảng 7, nhưng nó có thể thay đổi tùy thuộc vào khối lượng sản xuất hoặc doanh thu.

Nhiệm vụ của bộ phận và người lao động

Để bộ phận mua hàng hoạt động hiệu quả, cần phân chia rõ ràng trách nhiệm của bộ phận mua hàng giữa các nhân viên của bộ phận này.

Trách nhiệm chính của trưởng bộ phận là đảm bảo tính liên tục và ổn định của việc cung cấp hàng hóa cần thiết bằng cách tối ưu hóa công việc của bộ phận và điều phối hoạt động của nhân viên. Ngoài ra, giám đốc mua hàng phải có ý tưởng về tất cả các hợp đồng và hạng mục đã ký kết để tổ chức và tiếp tục công việc hiệu quả của bộ phận ngay cả khi thiếu vắng bất kỳ nhân viên nào.

Nhiệm vụ của quản lý mua hàng hoặc chuyên viên bình thường của bộ phận bao gồm tổ chức cung cấp hàng hóa, theo dõi vận chuyển hàng hóa, kiểm soát thanh toán cho các lô hàng đã mua và lập kế hoạch mua hàng.

Một mô hình hiệu quả sẽ là nơi mỗi người mua có trách nhiệm riêng của mình, bao gồm danh sách các bài báo hoặc danh mục sản phẩm.

Yêu cầu của nhân viên

Với trách nhiệm của nhân viên và chức năng của bộ phận, bạn có thể lập danh sách các yêu cầu đối vớiứng cử viên lý tưởng cho vị trí người mua.

Nhân viên bộ phận mua hàng phải có các kỹ năng, kiến thức và phẩm chất cá nhân sau:

• Khả năng phân tích thông tin. Việc lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên nhiều tiêu chí. Đây là mức giá tốt nhất, một lợi thế về địa lý và sự liên kết của dịch vụ hậu cần của công ty cung cấp và tổ chức của bạn.
• Kiến thức về các nguyên tắc định giá.
• Kiến thức về khung pháp lý cho đấu thầu.
• Khả năng soạn thảo và ký kết hợp đồng.
• Khả năng đàm phán. Đôi khi điều rất quan trọng là phải đưa ra các điều kiện cá nhân với một nhà cung cấp cho công ty của bạn. Giảm giá của nhà cung cấp hoặc sử dụng các nguồn lực của nhà cung cấp cho các chương trình khuyến mãi, đào tạo về sản phẩm cụ thể cho nhân viên của họ, trả góp sản phẩm và hệ thống thanh toán sau đều có thể là một lợi thế cạnh tranh tốt giữa các công ty tương tự.
• Khả năng duy trì các mối quan hệ kinh doanh.
• Khả năng lập kế hoạch hoạt động của bạn.

Động lực của người mua và người quản lý mua hàng

Hệ thống tạo động lực của bộ phận mua hàng nên được xây dựng sao cho nhân viên làm việc với hiệu quả tối đa. Nhưng đồng thời, không nên đưa ra các yêu cầu mâu thuẫn và yêu cầu vượt quá khả năng của nhân viên.

Để triển khai hệ thống tạo động lực hàng tháng, bạn cần:

• Tạo mô hình KPI cho bộ phận. Đó là các chỉ tiêu như việc hoàn thành kế hoạch mua sắm, tỷ lệ doanh thu, lợi nhuận bán hànghàng hóa, sự hiện diện và vắng bóng của hàng hóa cũ.
• Tạo mô hình các chỉ số hiệu suất chính cho từng nhân viên dựa trên các tiêu chí như mức giá của tổ chức so với đối thủ cạnh tranh, sự sẵn có của sản phẩm yêu cầu, chất lượng của sản phẩm đã mua, sự ra mắt của các thương hiệu mới, cá nhân điều kiện của nhà cung cấp và hơn thế nữa.
• Dựa trên mô hình KPI, mức phí bảo hiểm được tính toán. Hơn nữa, sẽ có hiệu quả khi trả tiền thưởng bao gồm hai phần: phần thưởng cho thành tích của bộ phận và phần thưởng cho việc hoàn thành các kế hoạch của cá nhân.

Đồng thời, mỗi tiêu chí KPI phải có các tính chất như:

• khả năng đo lường;
• minh bạch;
• tiêu chí lập kế hoạch nên được tạo ra có tính đến xu hướng thị trường.

Tức là, nếu muốn, người mua có thể tính toán số tiền phí bảo hiểm của mình một cách độc lập.

Thưởng của trưởng bộ phận có thể dựa trên các chỉ số của toàn bộ bộ phận, và cũng bao gồm các chỉ số về thành tích của từng nhân viên.

Đồng thời, phần thưởng của một nhân viên bình thường thuộc bộ phận thu mua nên bằng khoảng 50% lương của toàn bộ, và tiền thưởng của trưởng bộ phận nên vào khoảng 30 - 40%. Phần còn lại là tiền lương, vì không phải tất cả các chỉ số hoạt động của bộ phận đều có thể gắn liền với hoạt động của một nhân viên cụ thể.

Việc bán hàng có thuộc trách nhiệm của người mua không

Trong tính toán KPI của bộ phận mua hàng, bạn có thể sử dụng một tiêu chí như doanh thu của hàng hóa đã mua - tỷ lệ doanh thu trên tài sản của bộ phận mua hàng.

Có vẻ như người mua nênchỉ giải quyết việc mua hàng hóa, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của hàng hóa đã mua, mức giá hấp dẫn đối với người tiêu dùng cuối cùng hoặc khách hàng của công ty ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện kế hoạch bán hàng.

Vì vậy, số lượng và chất lượng bán hàng một nửa phụ thuộc vào việc mua hàng được tiến hành tốt.

Vị trí của bộ phận mua hàng trong cơ cấu của tổ chức

Các công việc do bộ phận mua hàng giải quyết, phù hợp với xu hướng marketing hiện đại, nên giải quyết theo thứ tự sau:

• Đầu tiên, một chiến lược bán hàng được xây dựng (thành phẩm hoặc hàng hóa đã mua).
• Sau đó, nếu bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp, vấn đề chiến lược sản xuất sẽ được quyết định.
• Và chỉ khi đó, chiến lược mua sắm hàng hóa, nguyên liệu thô hoặc linh kiện cần thiết mới được phát triển.

Trưởng bộ phận mua hàng thường báo cáo trực tiếp với Giám đốc điều hành công ty.

Cũng phải có sự giao tiếp hiệu quả giữa bộ phận mua hàng và bộ phận tiếp thị và bán hàng. Nếu không có điều này, nhiều nỗ lực để tạo ra một bộ phận mua hàng, cải thiện cấu trúc và động lực của bộ phận này sẽ vẫn không có kết quả phù hợp.

Nếu hệ thống quản lý danh mục được triển khai trong một tổ chức hoặc đơn vị nắm giữ, thì người mua phải làm việc cùng với người quản lý danh mục. Đồng thời, cần phân định phạm vi trách nhiệm của từng chuyên viên để hệ thống động lực luôn minh bạch và dễ hiểu đối với mọi người.