Thanh toán phụ cấp đi lại: những gì bạn cần biết về nó?

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Thanh toán chi phí đi lại không chỉ là cơ hội đi du lịch với chi phí của công ty, mà còn là trách nhiệm đặt ra một số hạn chế đối với quyền tự do đi lại của nhân viên. Một số người tin rằng du lịch miễn phí và tối thiểu công việc là điều cần phải phấn đấu khi người sử dụng lao động giao trách nhiệm cho các nhiệm vụ bên ngoài thành phố hoặc quốc gia. Thật tuyệt: bạn có thể thư giãn và cảm thấy buồn chán một chút tại các cuộc hội thảo. Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều như thoạt nhìn.

Điều gì có thể được coi là một chuyến công tác?

Theo điều 167 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, một chuyến công tác là một chuyến đi trong một thời gian xác định với chi phí của người sử dụng lao động để thực hiện nhiệm vụ chính thức bên ngoài "bức tường" của văn phòng. Điều kiện tiên quyết là phải vượt qua biên giới của đất nước, tức là đi du lịch đến thành phố khác không phải là một chuyến đi công tác. Trong trường hợp này, ngày khởi hành và ngày đến được coi là ngày bắt buộc để đưa vào giai đoạn du lịch này. Nhân viên còn lại vớivăn phòng, nhưng lịch trình làm việc bên ngoài nước không phải do công ty cử đi đặt.

Nó cũng được phép coi là một chuyến đi công tác trong những trường hợp ngoại lệ là những chuyến đi cần đến một thành phố lân cận. Quy tắc này áp dụng cho những vị trí không liên quan đến nhu cầu đi qua biên giới liên tục, ví dụ như tài xế taxi. Anh ta có thể đi ra khỏi thị trấn mỗi ngày, nhưng thời gian trên đường ở đó không được coi là một chuyến công tác. Tình hình lại khác với các quan chức chiếm giữ công việc trong các văn phòng, và đôi khi họ cần phải đi đến một thành phố khác để nâng cao kỹ năng và tham gia các khóa học. Mọi chi phí do người sử dụng lao động chịu, vì điều này nằm trong thẩm quyền của anh ta và quyền từ chối kiểm tra và học tập của người lao động được giữ nguyên.

Sự khác biệt về du lịch

Đi du lịch nước ngoài có một số ngoại lệ đối với các quy tắc. Chúng chủ yếu liên quan đến thời gian và chi phí thời gian. Giả sử một nhân viên được cử đến một quốc gia khác, nơi anh ta phải ở lại một tuần để có thời gian tham quan triển lãm hoặc làm quen với các sản phẩm mới của một nhà cung cấp. Chuyến bay bị hoãn và nhân viên buộc phải ở lại nước khác bằng tiền riêng của mình:

• Thanh toán tiền phòng khách sạn.
• Ăn.
• Sử dụng phương tiện di chuyển trong nước / thành phố.
• Có các vật dụng cần thiết để chăm sóc và vệ sinh.

Mọi chi phí cần được hỗ trợ bằng séc và biên lai để sau này đi làm trở lại củng cố vật chất choHoàn tiền. Nếu chúng ta đang nói về một chuyến đi đến một thành phố khác, thì trợ cấp đi lại chỉ được trả một phần - phương tiện đi lại và thức ăn.

Chính xác thì công ty chi trả cho cái gì?

Công ty chịu mọi chi phí đi lại của một hoặc một nhóm nhân viên. Giá không chỉ bao gồm đi lại, ăn ở, vé và thăm các bảo tàng hoặc triển lãm nhất định. Trợ cấp đi lại cũng bao gồm các khoản thanh toán bắt buộc:

• Bảo hiểm sức khỏe.
• Bảo hiểm con người.
• Thanh toán hành lý và bảo hiểm.
• Khai báo số tiền đã yêu cầu.
• Phí bảo hiểm thuê xe (nếu người lao động không có xe cá nhân hoặc xe công ty).

Cuối tuần cũng được tính đến, vì một người buộc phải nhận nhiệm vụ ngoài giờ làm việc liên quan đến lệnh nghỉ việc. Chi phí đi công tác vào cuối tuần được tính riêng và phản ánh trên báo cáo tài chính dưới dạng chi phí một lần hoặc chi phí hàng ngày. Điều này là cần thiết để một người có thể ăn một thứ gì đó và di chuyển xung quanh. Phần còn lại của phần thặng dư (đi xem hát, bảo tàng, quán cà phê, nhà hàng, mua sắm) nhân viên tự chu cấp.

Thủ tục thanh toán phụ cấp đi lại: khi nào tiền được cấp và trả lại?

Đầu tiên, một mệnh lệnh nên được cấp cho một nhân viên, theo ý kiến của cấp trên, là người có thẩm quyền trong các vấn đề cần giải quyết ở nước ngoài. Đây phải là những viên chức hoàn thành các nghĩa vụ nhất định và đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển chọn vào vị trí. Nói cách khác, nếu một nhân viên không biết ngoạingôn ngữ, các nhà chức trách có nghĩa vụ trả cho anh ta một thông dịch viên, nếu cần thiết để đàm phán với công ty mời. Sau khi xem xét đơn hàng, nhân viên ký tên và nhận tiền đặt mua vé và thuê khách sạn chậm nhất là 24h trước khi khởi hành.

Quan trọng! Khoản tạm ứng phải là 50% số tiền được phân bổ cho chuyến đi. Nó phải bao gồm tất cả các chi phí được cung cấp trong thời gian ở nước ngoài. Thanh toán chi phí đi lại hàng ngày không áp dụng cho liên lạc di động và lưu lượng truy cập Internet di động.

Một nửa số tiền còn lại sẽ được dùng để tính toán lại các chi phí còn lại, sẽ được coi là không lường trước hoặc bổ sung. Nhân viên cung cấp séc cho họ, và chỉ khi về đến nhà, anh ta mới có thể tính vào việc bồi thường thiệt hại. Ví dụ, một tài xế đã được cung cấp, người cung cấp phương tiện di chuyển. Đối với anh ta, một khoản phụ cấp đi lại riêng biệt được phân bổ cho việc sửa chữa máy móc, thay thế các bộ phận, vật tư và tiếp nhiên liệu. Một nhân viên khác không thể yêu cầu hoàn trả chi phí vận chuyển vì dịch vụ đưa đón và tài xế cá nhân được cung cấp.

Một trường hợp khác, nếu đã đặt mua vé nhưng chuyến bay bị hoãn. Người lao động được gọi lại gấp và phải mua vé xe buýt bằng tiền của mình. Sau đó, các chi phí được hoàn trả. Khi không có tiền, công ty sẽ chuyển đến tài khoản của người nhận một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất.

Khi nào điều đó có lợi cho khách du lịch?

Đi du lịch vì công việc không phải lúc nào cũng gắn liền với chi phí cá nhân. Cócác trường hợp bên gửi bồi hoàn tiền ăn, người lao động vẫn “đen đủi”. Điều này áp dụng cho những thời điểm bên chủ nhà thanh toán tất cả chi phí ăn uống trong khách sạn nơi người đó ở hoặc chi tiêu từ tiền cá nhân (khách đến nhà / căn hộ). Đồng thời, 50% chi phí cung cấp thực phẩm của công dân sẽ được trả lại cho anh ta mà không cần xuất trình hóa đơn mua thực phẩm hoặc thực phẩm chế biến sẵn tại các nhà hàng và quán cà phê.

Điều này được pháp luật quy định và do một người có quyền từ chối thực phẩm không mong muốn đối với mình vì lý do sức khỏe. Vì vậy, anh ta có thể mua một cái gì đó theo sở thích và nhu cầu của mình, nhưng việc thanh toán cho những ngày đi du lịch sẽ được thực hiện theo cách thức quy định của pháp luật. Đôi khi các chi phí có thể được hoàn trả theo thỏa thuận chung của nhân viên và ông chủ.

Thanh toán phụ cấp đi lại: đi lại và liên lạc vào cuối tuần

Nếu một người bị buộc phải thực hiện các hoạt động công việc vào cuối tuần, chẳng hạn như ký kết hợp đồng hoặc ký kết, thì liên lạc di động phải được thanh toán. Những chi phí không lường trước được nhưng dự kiến như vậy có thể được hoàn trả một phần hoặc toàn bộ theo thỏa thuận chung. Trong thực tế, thường xảy ra một chuyến công tác nước ngoài không chỉ bao gồm múi giờ khác mà còn có các ngày trong tuần hoặc các mùa.

1. Nếu một nhân viên được cử đến Hoa Kỳ, nơi Chủ nhật được coi là ngày làm việc, thì các chi phí trong ngày sẽ được hoàn trả 100%. Tuy nhiên, không phảikhông nên bỏ qua sự tin tưởng, bởi vì điều này cũng sẽ phải được chứng minh.
2. Nếu du khách đang trên đường đến Nam Phi, thì tính theo mùa và sự thay đổi của các mùa cũng được tính đến. Ví dụ: "từ mùa đông sang mùa xuân" để bay với vali quần áo mùa đông là một lượng đồ lót có thể thay đổi bổ sung cho mùa ấm. Tiền gửi hành lý được chia đôi nếu các bên thỏa thuận: nhân viên không lấy nhiều đồ - quản lý trả, thừa do lỗi của nhân viên - chi phí phát sinh.

Điều tương tự cũng xảy ra trong các trường hợp khác, khi có bất đồng và các vấn đề gây tranh cãi liên quan đến chi phí. Đôi khi việc thanh toán cho những ngày đi du lịch ngụ ý việc nó xảy ra ngoại lệ do lỗi của công ty, nhưng sự thật này cũng cần được chứng minh cho nhân viên. Điều quan trọng là phải tính đến một số trường hợp khác ảnh hưởng đến việc phân tách nghĩa vụ.

Lương

Sếp có phải trả lương khi nhân viên ở nước ngoài không? Đây là một vấn đề gây tranh cãi, vì nhân viên đã thực hiện các hoạt động của mình, nhận được các khoản khấu trừ. Mặt khác, anh ấy dành thời gian rảnh rỗi, có thể dành cho gia đình hoặc đi nghỉ ở nơi làm việc. Và thay vào đó, anh ấy buộc phải làm việc vào cuối tuần, nhưng chỉ với chi phí khấu trừ cho chuyến đi.

Vì phụ cấp đi lại cuối tuần chỉ là một phần, bạn nên trả lương giờ làm việc của nhân viên, đánh giá sự đóng góp của họ cho sự phát triển của công ty theo mức cơ bản theo hợp đồng lao động đã ký. Tiền lương không được ảnh hưởng đến việc đi lại nếu nó vì lợi ích tốt nhất của công ty, vàmột người có nghĩa vụ thực hiện quyền hạn của mình. Nhưng động cơ có thể là một tình huống phản chiếu, khi làm thêm giờ trong một chuyến công tác có thể ảnh hưởng đến quy mô của tổng hợp. Điều này có nghĩa là tiền trợ cấp hàng ngày, theo phần 1 của Điều khoản. 168 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, được thêm vào mức lương.

Điều gì ảnh hưởng đến phụ cấp công tác phí trong các cơ cấu tổ chức khác nhau?

Việc chi trả trợ cấp đi lại hàng ngày không phụ thuộc vào quốc gia và nơi cư trú của một người. Theo quyết định của Tòa án tối cao số CAS 05-151 ngày 26.04.2015, chi phí công tác phí được đài thọ toàn bộ cho đến khi khởi hành. Nếu chúng bị vượt quá, thì chúng phải được ban quản lý yêu cầu hoàn lại. Đây là "chi phí bỏ túi" cần thiết để thực hiện công việc bên ngoài nơi làm việc thường xuyên liên quan đến thời gian làm việc hoặc nhiệm vụ chính thức. Điều đáng chú ý là tiền được trả từ ngân sách chung, hình thành quỹ nhà nước.

Nếu một nhân viên thuộc tổ chức ngân sách, thì tổ chức đó có một quỹ riêng để lấy tiền cho các chi phí đó. Chúng ta đang nói về Bộ Nội vụ - các khía cạnh xã hội và y tế của tổ chức này được nhà nước cung cấp đầy đủ, không liên quan gì đến quỹ bảo hiểm và cung cấp cho những công dân làm việc trong các vị trí phi chính phủ.

Ở đây, việc thanh toán chi phí đi lại trong các cơ quan ngân sách hoàn toàn phụ thuộc vào loại hình nhà nước quản lý và cung ứng của các đơn vị. Khi nói đến nghĩa vụ quân sự, các khoản khấu trừ có phần cao hơn so với các cơ cấu ngoài quốc doanh hoặc các công ty kinh doanh tư nhân. “Vì bổn phận và nhiệm vụ đối với người lao động là nhiệm vụ của đất nước, nên các chiquốc gia thanh toán.”

Thuế du lịch

Luật sau áp dụng cho kỳ báo cáo hiện tại: không có giới hạn tối thiểu và tối đa cho các tổ chức, tức là mỗi công ty có thể đặt giới hạn thanh toán của riêng mình để cung cấp cho nhân viên một ngày bên ngoài nơi làm việc. Tuy nhiên, nếu anh ấy rời đi trong vài giờ, thì tiền trợ cấp hàng ngày sẽ được thanh toán đầy đủ, vì đây không phải là quyền lợi mà là bảo hiểm chi phí.

Các doanh nghiệp nhỏ cố gắng giới hạn bản thân ở mức trợ cấp hàng ngày là 700 rúp, vì số tiền này không bị đánh thuế theo khoản 3 của Điều khoản. 217 của Bộ luật thuế của Liên bang Nga. Thuế thu nhập cá nhân sẽ phải được khấu trừ từ số tiền tạo ra sự chênh lệch vượt quá mức tối thiểu đã thiết lập.

Quan trọng! Nếu một nhân viên được cử ra nước ngoài, giới hạn miễn thuế là 2.500 rúp. Việc thanh toán chi phí đi lại trong một tổ chức ngân sách được thực hiện theo cùng một cách.

Ví dụ về cách tính các khoản khấu trừ từ các khoản thanh toán hàng ngày

Giả sử ông Petrov đi công tác 5 ngày, trong đó 2 ngày rơi vào cuối tuần. Anh ta được hưởng 1000 rúp cho mỗi ngày ở thành phố khác, theo quyết định của chính quyền. Trong số 5.000 rúp này, số tiền bằng 5700=3.500 rúp không bị đánh thuế. Một nghìn rưỡi còn lại phải chịu thuế và đóng phí bảo hiểm.

Khi đi du lịch nước ngoài trong cùng 5 ngày, một người nhận được 3.000 rúp mỗi ngày. Trong số 15.000 rúp, còn lại 2.500 rúp, phải chịu thuế thu nhập cá nhân vàđóng góp. Trong trường hợp này, trong mọi trường hợp, không cần xuất trình séc và biên lai.

Cần xuất trình những giấy tờ gì?

Ngay lập tức cần bắt đầu với việc vận chuyển - nếu bạn di chuyển bằng ô tô riêng, bộ phận kế toán sẽ phát hành vận đơn, nơi phát hành séc và biên lai thanh toán nhiên liệu và các vật tư tiêu hao khác. Vé máy bay, xe lửa và xe buýt nên được giữ cho đến khi bạn trở về nhà. Hộ chiếu có dấu qua biên giới cũng cần được sao chụp để đính kèm với vận đơn. Đối với các chuyến đi thành phố trong nước, bạn cần phát hành báo cáo về nhiệm vụ - đây là trang tính phản ánh danh sách nghĩa vụ của dịch vụ.

Nếu khách sạn do nhân viên đích thân đặt, thì bạn nên tìm hiểu trước xem họ có Mẫu số 3-G để cấp cho khách hay không. Nếu không, nhân viên sẽ phải trả chi phí ăn ở vì KKM không được các tổ chức như vậy cần. Khi phát hành giấy nhớ (đối với các tổ chức ngân sách), bạn nên đính kèm thêm các vé có ngày đi và đến. Có thể buộc phải thanh toán phụ cấp đi lại vào cuối tuần nếu một hành động địa phương được đưa ra và một đơn đặt hàng trong mẫu T-9 được ký kết. Các tài liệu này được ưu tiên hơn các luật hướng dẫn kế toán. Trước tiên, chúng phải được tính đến để không trả quá nhiều tiền bồi thường đi lại.

Sự khác biệt chính giữa doanh nghiệp ngân sách và doanh nghiệp tư nhân là điều khoản bắt buộc đối với một nhân viên là "do lỗi" của ban lãnh đạo ở nước ngoài. Điều quan trọng là làm mọi thứ để nhân viên kịp thời và cẩn thậnhoàn thành mọi nhiệm vụ của công ty. Các công ty tư nhân hiếm khi quan tâm đến các khoản thanh toán như vậy, vì luôn có các tài liệu bổ sung phải điền vào và các khoản thanh toán thuế sẽ được khấu trừ. Do đó, hãy kiểm tra trước mọi thứ sẽ được cấp và ký tên bạn. Đồng thời tìm hiểu các tổ chức bên ngoài thành phố hoặc quốc gia ban hành các tài liệu liên quan. Đôi khi khá khó để có được một tấm vé trên phương tiện giao thông công cộng để chứng minh thực tế của một chuyến đi công tác chính thức.