Phương pháp PERT: mô tả, ứng dụng, quản lý

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-17 19:12

Thời gian là yếu tố then chốt phụ thuộc vào sự thành công của bất kỳ dự án nào. Hạn chế về thời gian là yếu tố then chốt nhất và việc hoàn thành dự án đúng thời hạn là một thách thức. Ở giai đoạn đầu, điều quan trọng là phải xác định đúng đối tượng và phạm vi của dự án. Để sau này không phải điều chỉnh lịch làm việc và tránh những rắc rối trong quá trình thực hiện.

Để đối phó với những hạn chế về thời gian, quản lý dự án sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, một trong số đó là phương pháp ước lượng PERT. Trước khi hiểu nó là gì, các tính năng, ưu điểm và nhược điểm của nó là gì, bài viết thảo luận về các khái niệm về lịch biểu và quản lý thời gian dự án, cũng như thuật ngữ "con đường quan trọng".

Lên lịch và năm quy trình quản lý thời gian

Để hoàn thành dự án đúng thời hạn và đạt được một kết quả hiệu quả, tiến trình dự án phải được quản lý một cách chuyên nghiệp. Nếu thời gian bị trì hoãn, hậu quả tiêu cực là ngân sách vượt quá và chất lượng công việc không cao. Công cụ chính để quản lý thời gian dự ánlà một lịch trình được phát triển tuần tự thông qua năm quy trình được kết nối với nhau:

1. Phạm vi công việc và phương pháp sản xuất được xác định.
2. Chuỗi các hành động và mối quan hệ của chúng được thiết lập.
3. Thời lượng của mỗi tác phẩm và tổng thời lượng là ước tính.
4. Lịch biểu đang được phát triển.
5. Quản lý thay đổi lịch trình.

Có những sự kiện quan trọng trong dự án, nếu không có sự kiện đó thì không thể tiếp tục. Những sự kiện như vậy được gọi là sự kiện quan trọng. Dự án có thể thay đổi trong quá trình thực hiện và nhiệm vụ quản lý thời hạn là giảm số lượng và quy mô của chúng. Để làm điều này, bạn cần kiểm soát:

• thời hạn quan trọng;
• chỉ số giá trị của thành tích;
• tuân thủ kết quả đạt được với những kết quả đã lập kế hoạch.

Trong các dự án điển hình, kinh nghiệm của các chương trình đã thực hiện trước đó được sử dụng để xác định thời gian và trình tự công việc. Nhưng do mỗi cái mới là duy nhất nên kiến thức tích lũy được sẽ được áp dụng một phần.

Các loại lịch trình

Kế hoạch lịch được chia thành ba loại: cơ bản, thực thi, thực tế. Đường cơ sở là một lịch trình được phê duyệt chính thức để so sánh hiệu suất và dữ liệu thực tế nhận được trong quá trình thực hiện dự án sau đó. Kế hoạch thực thi chứa một danh sách đầy đủ các hoạt động với các đặc điểm và mối quan hệ và là biểu đồ Gantt mạng. Kế hoạch thực tế đại diện cholà một lịch trình thay đổi và được bổ sung khi dự án tiến triển và có thông tin về tiến độ thực tế của công việc.

Nếu hiệu suất thực tế bắt đầu đi chệch khỏi đường cơ sở, chúng tôi sẽ đưa ra quyết định nhanh chóng để thực hiện hành động khắc phục.

Con đường quan trọng của dự án

Trong một dự án, công việc được thực hiện tuần tự hoặc song song. Trong sản xuất tuần tự, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của một số phụ thuộc vào lịch trình của những người khác. Có bốn loại phụ thuộc vào công việc:

• "finish-start" - việc hoàn thành một công việc phụ thuộc vào sự bắt đầu của công việc khác;
• "start-finish" - sự bắt đầu của một hành động phụ thuộc vào kết thúc của hành động khác;
• "start-start" - sự bắt đầu của một công việc phụ thuộc vào sự bắt đầu của một công việc khác;
• "kết thúc-kết thúc" - kết thúc của một hoạt động phụ thuộc vào kết thúc của hoạt động khác.

Khi thực hiện song song, các hành động này độc lập với nhau và được thực hiện bất kỳ lúc nào.

Con đường quan trọng xác định chuỗi hoạt động dài nhất mà cuối cùng sẽ không ảnh hưởng đến ngày hoàn thành của toàn bộ dự án. Nó chỉ ra các công việc quan trọng, từ đầu đến cuối mà thời hạn cuối cùng phụ thuộc. Trong trường hợp sai lệch so với lịch trình, việc phân tích công việc của đường dẫn tới hạn được thực hiện với sự điều chỉnh tiếp theo. Các phương pháp sau được sử dụng cho việc này:

• ước tính lại thời gian làm việc;
• chi tiết bổ sung của công việc;
• tìm kiếm các cách thay thế để thực hiện dự án;
• songđang làm việc;
• tăng tài nguyên;
• tổ chức ngoài giờ.

PERT - đánh giá và phân tích dự án

Trong các dự án nghiên cứu lớn, phức tạp và dài hạn, rất khó để thiết lập thời hạn và xây dựng một lịch trình chi tiết. Đối với họ, phương pháp PERT là nhằm mục đích, viết tắt của phương pháp đánh giá và phân tích dự án và được sử dụng khi chưa biết chính xác thời gian thực hiện công việc.

Sự khác biệt giữa các phương pháp

Có sự khác biệt giữa hai phương pháp phân tích dự án:

1. Con đường quan trọng tập trung vào thời gian làm việc và phương pháp PERT tập trung vào các sự kiện chính (cột mốc quan trọng).
2. Đường dẫn tới hạn được sử dụng khi có ước tính chính xác về thời gian của dự án và PERT được sử dụng cho các chương trình có vấn đề trong việc dự đoán thời lượng.
3. Trong phương thức đường dẫn quan trọng, các công việc có bất kỳ loại phụ thuộc nào và phương thức PERT được sử dụng cho một - "kết thúc-bắt đầu".

Công thức tính

Theo phương pháp PERT, quản lý dự án là kiểm soát tổng thời gian khi có sự không chắc chắn trong quá trình thực hiện công việc. Để áp dụng nó và tính toán thời gian của công việc, ba ước tính được sử dụng:

1. Ước tính có thể xảy ra - khoảng thời gian có khả năng hoàn thành công việc cao.
2. Lạc quan - thời gian ngắn nhất mà quá trình sản xuất hoàn thành.
3. Ước tính bi quan là khoảng thời gian dài nhất đểlàm việc.

Công thức tính toán cho phân tích PERT như sau: thời gian làm việc=(thời gian ngắn nhất + 4 x thời gian có thể xảy ra + thời gian dài nhất) / 6

Ưu nhược điểm

Bảng dưới đây thảo luận những ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng phương pháp PERT:

Lợi ích	Flaws
Phương pháp này hữu ích khi dự án mới và có ít thông tin về thời gian thực hiện các kế hoạch hành động đó.	Yếu tố con người, phân tích chủ quan và ước tính không chính xác có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
Phương pháp này đơn giản hóa việc lập kế hoạch và giảm sự không chắc chắn của dự án.	Cập nhật và duy trì lịch trình đòi hỏi nhiều thời gian và tiền bạc.
Phương pháp cho biết ngày hoàn thành chính xác của dự án.	Khó quản lý, không có gì đảm bảo rằng tiến độ sẽ giữ nguyên trong suốt dự án.

Nhiệm vụ ưu tiên của quản lý thời gian là tìm hiểu xem có cần thiết phải can thiệp vào tiến độ của dự án hay không để đưa những ràng buộc về thời gian trở lại khuôn khổ cơ bản. Để phân tích nhanh các chỉ số thời gian của chương trình, điều quan trọng là phải xây dựng một lược đồ lịch chi tiết, thuận tiện và chi tiết. Trong trường hợp các dự án quy mô lớn, khi khó xác định chính xác thời gian thực hiện công việc, sử dụng phương pháp PERT, bạn có thể xây dựng lịch trình tối ưu và tính toán các thời hạn có thể xảy ra nhất.thực hiện kế hoạch hành động.