Chi phí đi lại: thanh toán, kích thước, tin đăng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Để hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhân viên thường được cử đi công tác. Mọi chi phí liên quan đến đi lại, ăn ở đều do tổ chức chi trả. Đọc thêm về cách tính và thanh toán chi phí du lịch trong năm 2018.

Quy chế lập pháp

Trợ cấp hàng ngày là chi phí của nhân viên liên quan đến cuộc sống của họ bên ngoài nơi cư trú. Theo Art. 168 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, những chi phí này phải được người sử dụng lao động trả theo số tiền được quy định trong chính sách luật định của tổ chức.

Chi phí đi lại ở Nga không phải là thù lao cho công việc, mà là tiền bồi thường. Các khoản phụ cấp hàng ngày không phụ thuộc vào việc người lao động thực hiện các chức năng lao động. Ngay cả khi các nhiệm vụ này không được thực hiện trong chuyến công tác do thời gian ngừng hoạt động, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán công tác phí.

Ở cấp độ lập pháp, có các định mức cho chi phí đi lại không bị đánh thuế. Theo Art. 217 của Bộ luật thuế, nếu số tiền bồi thường không vượt quá 700 rúp cho các chuyến công tác trong nước và 2500 rúp cho các chuyến công tác nước ngoài, thìtổ chức có thể không nộp thuế. Điều này không có nghĩa là tổ chức không có quyền thiết lập một khoản thanh toán trên định mức. Bạn chỉ phải trả thuế cho phần chênh lệch. Nếu chính sách kế toán của doanh nghiệp chỉ ra số tiền trợ cấp đi lại ở mức 1000 rúp thì thuế thu nhập cá nhân sẽ được khấu trừ đối với phần chênh lệch (1000 - 700=300 rúp).

Thủ tục thanh toán

Trợ cấp hàng ngày được hoàn trả cho mỗi ngày đi công tác. Những ngày cuối tuần, không đi làm, nghỉ lễ, đi du lịch cũng được trả lương. Nếu người lao động nghỉ vào sáng Chủ nhật và trở lại sau đó một tuần vào thứ Bảy, thì tất cả các ngày nghỉ cuối tuần trong khoảng thời gian này (4 ngày) phải được nghỉ bù. Pháp luật không quy định về khoản thanh toán cho các khoản phụ cấp một ngày hàng ngày, nhưng người sử dụng lao động, tùy theo quyết định của mình, có thể đưa một điều khoản như vậy vào chính sách kế toán. Đồng thời, anh ấy có nghĩa vụ ứng trước chuyến đi.

Chi phí được hoàn lại:

• cho du lịch và cho thuê nhà ở;
• chi phí sinh hoạt (công tác phí);
• chi phí khác phát sinh theo chỉ đạo hoặc sự cho phép của người quản lý, ngay cả khi họ không được thỏa thuận trước.

Ví dụ1

Chính sách kế toán của công ty quy định khoản thanh toán 45 euro (3.330 rúp) mỗi ngày khi đi công tác nước ngoài và 700 rúp. - trên lãnh thổ Liên bang Nga. Người lao động nghỉ việc 10 ngày: từ ngày 1 đến ngày 10 tháng 7. Trong 9 ngày đầu tiên, anh ta được trả 45 x 9=405 euro (29,965 rúp). Ngày trở lại Nga được trả với tỷ lệ 700 rúp. Vào ngày thanh toán trước, tỷ giá hối đoái của đồng euro là 70 rúp và vào ngày phê duyệtbáo cáo trước - 68 rúp. Tính toán số tiền chi phí đi lại.

Vì nhân viên đã nhận được tiền bồi thường trước chuyến đi nên việc tính toán lại số tiền đã phát hành sẽ được thực hiện theo tỷ lệ xuất quỹ:

• 405 x 70=28.350 rúp - trong 9 ngày đầu tiên.
• Tổng cộng được tích lũy: 28.350 + 700=29.050 rúp
• Tỷ lệ thanh toán miễn thuế theo luật=9 x 2500=22.500 rúp.
• Chênh lệch: 29.050 - 22.500=6.550 rúp - thuế thu nhập cá nhân phải được khấu trừ từ số tiền này.

Tài liệu

Cơ sở để đi du lịch là đơn đặt hàng bằng văn bản của nhà tuyển dụng - đơn đặt hàng. Tổ chức có thể sử dụng mẫu thống nhất số T-9 hoặc phát triển mẫu riêng của mình. Tài liệu phải ghi rõ địa điểm, ngày tháng, mục đích của chuyến đi, số chứng chỉ, phân công công việc. Đạo luật tương tự quy định số tiền trợ cấp hàng ngày và các khoản thanh toán hạn chế khác.

Trước chuyến đi, nhân viên phải nhận được tiền tạm ứng và khi trở về phải cung cấp báo cáo tình hình sử dụng kinh phí và nhiệm vụ đã hoàn thành. Ba ngày được dành cho việc chuẩn bị tài liệu. Tổ chức tự phát triển mẫu báo cáo. Ngoài tài liệu, cần đính kèm bản gốc của tất cả các tài liệu tiêu hao.

Nếu người quản lý chấp nhận công việc của nhân viên, thì kế toán có nghĩa vụ phản ánh tất cả các chi phí trong bảng cân đối kế toán. Nếu mục đích của chuyến đi không được thực hiện, thì một phần chi phí có thể bị trừ vào thu nhập của người lao động. Nếu một nhân viên đã tiêu nhiều tiền hơn số tiền anh ta nhận được từ máy tính tiền, thìcó những thay đổi trong chi phí đi lại, bạn nên thanh toán chi phí vượt quá. Số tiền chưa tiêu phải được trả lại cho thủ quỹ, nếu không số dư sẽ bị trừ vào thu nhập của nhân viên.

Đi công tác nước ngoài

Đối với các chuyến đi quốc tế, ngày qua biên giới là ngày đầu tiên đi công tác nước ngoài, khi đi công tác tại Liên bang Nga được thanh toán theo mức quy định đối với các chuyến công tác trong nước. Các tính toán được thực hiện theo dấu của cơ quan biên giới trong hộ chiếu.

Nếu một nhân viên đi công tác nước ngoài, anh ta sẽ phải mua đơn vị tiền tệ của nước sở tại. Tổ chức có thể đảm nhận chức năng này bằng cách quy định tại các địa phương việc thanh toán các khoản tiền bằng ngoại tệ. Đô la và euro có thể được trao đổi tại bất kỳ ngân hàng nào trong nước, không giống như các đơn vị quốc gia hiếm hơn. Điều này cần được tính đến khi lập các hành vi địa phương. Nếu tổ chức sẵn sàng thanh toán chi phí đi lại bằng ngoại tệ, thì tốt hơn là đổi sang đồng đô la hoặc đồng euro.

Việc hạch toán các khoản như vậy trong sổ sách kế toán vẫn được thực hiện bằng đồng rúp, nhưng có tính đến các đặc điểm sau:

• nếu khoản thanh toán trước được chuyển sang thẻ rúp, thì số tiền đó sẽ được tính theo tỷ giá hối đoái vào ngày thanh toán;
• nếu thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt, thì tỷ giá quy đổi đồng rúp được chỉ định trong chứng chỉ mua tiền tệ sẽ được áp dụng.

Số ngày

Thời gian lưu trú thực tế trong một chuyến công tác được xác định bằng giấy thông hành, tức là vé. Nếu người lao động đi công tác bằng ô tô thì tínhngày có thể được ghi trên một bản ghi nhớ, mà anh ta có nghĩa vụ cung cấp khi trở về. Ngoài ra, tất cả các tài liệu xác nhận việc sử dụng phương tiện vận tải (vận đơn, hóa đơn, biên lai, séc, v.v.) phải được đính kèm.

Chuyến đi trong ngày

Không có thời hạn tối thiểu được quy định cụ thể về mặt pháp lý cho một chuyến công tác. Nhiệm vụ của người lãnh đạo có thể hoàn thành trong một ngày. Làm thế nào tôi có thể khôi phục các chi phí trong trường hợp này? Quy trình lập hồ sơ chuyến công tác không phụ thuộc vào thời gian của chuyến công tác. Bộ phận kế toán phải lập đơn hàng, đóng dấu chấm công và xuất tiền tạm ứng cho người lao động. Sau khi trở về, anh ta có nghĩa vụ báo cáo chi phí phát sinh, và nộp lại số tiền chênh lệch cho bàn thu ngân của tổ chức. Không có phụ cấp công tác phí cho các chuyến đi ngắn ngày. Tuy nhiên, để một nhân viên không có tiền không phải là một ý kiến hay. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động có thể trả cho anh ta một số tiền nhất định, chẳng hạn như 50% tiền bồi thường đến hạn mỗi ngày. Khoản bồi thường này là miễn thuế.

các nước SNG

Các chuyến đi đến các nước SNG được tính riêng. Vì không có con dấu trong hộ chiếu khi qua biên giới, thời hạn được xác định bằng giấy thông hành. Ngày đi là ngày xe đi, ngày về là ngày giờ xe xuất bến tại quê nhà. Số tiền thanh toán được xác định bởi người sử dụng lao động. Các khoản bồi thường không chịu thuế vẫn giữ nguyên - 700 và 2500 rúp. Sự chậm trễ về đường đi được thanh toán bằng quyết định của người đứng đầu nếu có tài liệu xác nhận việc buộc phải thực hiện.sự chậm trễ.

Ví dụ2

Nhân viên đi công tác 3 ngày.

• 10.08.17 lúc 22:10 nhân viên đi tàu đến Astana.
• 11.08.17 lúc 11:00 tàu đến Astana. Đó là, nhân viên đã vượt biên vào ngày 11.08.17.
• 11.08 và 12.07 nhân viên đang làm nhiệm vụ.
• 12.08 - chuyến tàu đến Nga khởi hành lúc 15: 05.
• 12.08 lúc 23:40 tàu đến Nga. Có nghĩa là, nhân viên đã vượt biên giới vào ngày 12.08.17.

Trợ cấp hàng ngày ở Liên bang Nga với số tiền 700 rúp đã được tích lũy cho ngày 10 và 12 tháng 8. Đối với ngày 11 tháng 8, khoản thanh toán 2.500 rúp sẽ được tích lũy. Tổng cộng, cho khoảng thời gian đi công tác, nhân viên sẽ nhận được: 700 x 2 + 2500=3900 rúp

Hoạt động trong BU

Việc hạch toán chi phí đi lại năm 2018 vẫn như trước đây được thực hiện trên cơ sở báo cáo trước. Các khoản chi được phản ánh trong tài khoản kế toán chi phí, vì một chuyến công tác là một chuyến công tác.

Điều kiện tiên quyết cho chuyến đi là xuất tạm ứng sơ bộ. Kế toán có thể xuất quỹ từ máy tính tiền hoặc chuyển vào thẻ ngân hàng. Khoản tạm ứng được tính dựa trên thời gian của chuyến đi và chi phí ước tính của chuyến công tác. Trong BU, thao tác này được thực hiện như sau:

• Dt 71 Ct 50 - phát hành số tiền phải trả từ quầy thu ngân.
• Dt 71 Ct 51 - chuyển số tiền phải trả vào thẻ.

Đăng thêm chi phí đi lại tùy theo mục đích chuyến đi. Các chi phí sẽ được tính vào kế toán chi phí của đơn vị có vấn đề được chỉ đạo.quyết định người lao động. Ví dụ:

• Dt 20 Kt 71 - nhân viên được cử đi thực hiện công việc với khách hàng.
• Dt 44 Kt 71 - chuyến đi liên quan đến việc bán hàng hóa.
• Dt 08 Ct 71 - một nhân viên đi công tác để hoàn tất giao dịch mua bán tài sản.
• Dt 28 Kt 71 - nhu cầu đi công tác đổi trả sản phẩm lỗi.
• Dt 19 Kt 71 - hạch toán VAT các khoản tạm ứng.
• Dt 68 Ct 19 - khấu trừ thuế trên hóa đơn.

Việc hoàn trả các khoản tiền chưa tiêu được phản ánh trong các giao dịch sau:

• Dt 50 Kt 71 - thanh toán trước cho thủ quỹ.
• Dt 51 Kt 71 - gửi số dư tiền vào tài khoản hiện tại.
• Dt 70 Kt 71 - khấu trừ số dư tạm ứng từ tiền lương.

Bạn chỉ có thể giữ số tiền nếu đã hơn một tháng trôi qua và nhân viên không phản đối thao tác này. Nếu không, chủ lao động sẽ phải ra tòa.

UST, đóng góp xã hội và các loại thuế khác

Theo Luật Liên bang số 216 “Về việc sửa đổi Bộ luật thuế của Liên bang Nga”, từ ngày 2008-01-01, hoàn trả chi phí đi lại vượt quá 700 rúp. và 2500 rúp. đối với mỗi ngày đi công tác trên lãnh thổ Liên bang Nga và nước ngoài, họ phải chịu thuế thu nhập cá nhân, UST và các khoản đóng góp cho xã hội. Người sử dụng lao động tự đặt ra số tiền thanh toán bồi thường. Bất kể quy mô của họ như thế nào, cơ sở tính thuế thu nhập sẽ được giảm bớt khi thanh toán tiền bồi thường thực tế.

Đối với mục đích thuế, chi phí của tổ chức bao gồm:

• Chuyến đi của người lao động tớicả hai bên.
• Cho thuê chỗ ở, bao gồm cả các dịch vụ bổ sung trong khách sạn (trừ chi phí phục vụ tại quầy bar, trong phòng, sử dụng các phương tiện chăm sóc sức khỏe).
• Cấp và cấp thị thực.
• Xe nhập.

Tính năng của phép tính

Nhân viên không bắt buộc phải báo cáo nơi anh ta đã sử dụng công tác phí. Tuy nhiên, Sở Thuế Liên bang có thể kiểm tra việc tính toán hợp lý số tiền dựa trên thời gian của chuyến đi. Đây có thể là giấy tờ xác nhận việc đi lại, chỗ ở hoặc giấy thông hành.

Trong chuyến công tác, có thể phát sinh những khoản chi chưa thống nhất trước. Ví dụ, chi phí đóng gói hành lý. Việc hoàn trả các chi phí này chỉ được phép hoàn trả nếu khả năng bồi thường của họ được quy định trong đạo luật địa phương và có bằng chứng cho thấy hoạt động được thực hiện vì mục đích sản xuất. Đó là, nó là cần thiết để đóng gói các tài liệu, tài sản của tổ chức. Nếu không, những chi phí đó sẽ phải được phân bổ vào thu nhập của nhân viên với việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sau đó.

Hoàn trả tiền ăn không liên quan đến việc đi công tác. Điều này được hiểu rằng người lao động bù đắp các chi phí này một cách độc lập trong số tiền trợ cấp hàng ngày. Tuy nhiên, ban quản lý địa phương có thể quy định chi phí trả tiền ăn ngoài tiền trợ cấp hàng ngày và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ những khoản này. Nếu chi phí ăn ở trong khách sạn, chuyến bay hoặc chi phí đi lại bao gồm chi phí ăn uống, thì khoản thuế đó sẽ không bị khấu trừ.

Chúng tôi sẽ xem xét riêng tình huống mà tổ chức đặt hàng bắt đầu thực hiện chuyến đi. Thông thường các bên đồng ý rằnghoàn trả sẽ dựa trên chi phí thực tế. Tuy nhiên, một tổ chức chỉ có thể cử nhân viên của mình đi công tác. Và trong trường hợp này, khách hàng không giữ các chi phí kế toán, vì đây được coi là khoản thanh toán cho các dịch vụ của tổ chức khác (người thực hiện). Trong trường hợp này, hợp đồng giữa các doanh nghiệp phải nêu rõ rằng việc hoàn trả các chi phí đó sẽ được bao gồm trong giá hàng hóa, cũng như nêu rõ các yêu cầu về chứng từ và thời hạn nộp hồ sơ. Đối với vé du lịch và các séc khác, khách hàng chỉ có thể kiểm tra tính đúng đắn của việc tính toán chi phí. Nếu nhà thầu thuộc hệ thống thuế chung thì chi phí dịch vụ phải chịu thuế GTGT. Nếu khách hàng là công ty nước ngoài thì không được hoàn thuế.

Kết

Nếu nhân viên được cử đi công tác, họ sẽ được hoàn trả chi phí đi lại. Mức trợ cấp hàng ngày do người sử dụng lao động quy định và được cố định trong các hoạt động của địa phương. Phụ cấp hàng ngày được trả cho mỗi ngày đi công tác, kể cả ngày nghỉ, ngày lễ. Trước chuyến đi, người lao động phải tích lũy và ứng trước. Anh ta báo cáo về tất cả các khoản phải giải trình sau chuyến đi. Số tiền chưa tiêu phải được trả lại cho thủ quỹ và khoản bội chi phải được bồi thường cho nhân viên ngay sau khi báo cáo chuyến đi được phê duyệt.