Headcount: định nghĩa, khái niệm và cấu trúc

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-17 19:12

Đối với ban lãnh đạo của bất kỳ công ty nào, câu hỏi cần có bao nhiêu nhân viên để hoạt động hiệu quả luôn là một câu hỏi quan trọng. Nhiều doanh nghiệp buộc phải sa thải công nhân do chi phí, điều này không phải lúc nào cũng có tác dụng tích cực đến sự phát triển của sản xuất. Có một khái niệm về số lượng người tối ưu để công ty có thể hoạt động hiệu quả.

Thành phần và số lượng nhân viên của công ty càng cao thì càng khó quản lý. Do đó, việc xác định số lượng nhân viên tối ưu là một thời điểm quan trọng.

Headcount là một trong những hạng mục quan trọng nhất để nghiên cứu nhân sự trong một công ty. Nó không được cao hơn hoặc thấp hơn chỉ số tối ưu. Hãy xem cách xác định nó.

Khái niệm cần xem xét

Số lượng nhân sự của công ty là chỉ số nhân sự quan trọng nhất của công ty, đặc trưng cho tình trạng của công ty. Khái niệm này có thể được cụ thể hóa bằng khái niệm danh sách,sự tham dự và số lượng nhân viên trung bình.

Danh mục nhân viên được hiểu là các chỉ tiêu thống kê và kinh tế phản ánh số lượng người thực hiện các chức năng lao động trong công ty và là một phần của nhiều loại nhân viên khác nhau.

Thành phần nhân viên

Theo cơ cấu hiểu việc liên hiệp các nhân viên của mình thành các nhóm và các đơn vị hoạt động theo nhiều tiêu chí khác nhau. Các nhóm sau được phân biệt theo thành phần, được phản ánh trong bảng bên dưới.

Nhóm	Đặc	Giai đoạn phân loại	Đặc
Không công nghiệp	Những công nhân không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất. Người lao động thuộc phân khúc xã hội	_	_
Sản xuất công nghiệp	Những nhân viên tham gia vào quá trình sản xuất	Lãnh đạo công ty	-cấp độ cơ sở (thạc sĩ); -medium (người quản lý các bộ phận cơ cấu); -highest (Giám đốc điều hành, cấp phó)
_	_	Người hầu	Thư ký, thu ngân, chấm công, giao nhận hàng hóa. Tất cả nhân viên làm thủ tục giấy tờ, tài chính và quyết toán công việc
_	_	Chuyên	Kỹ sư, nhà kinh tế, luật sư, nhà công nghệ, cán bộ nhân sự,kế toán, v.v. Hoàn thành các nhiệm vụ hành chính, kinh tế, kỹ thuật và pháp lý
_	_	Thợ	Những người trực tiếp tạo ra sản phẩm của công ty, sản xuất ra sản phẩm cuối cùng, cung cấp dịch vụ.

Các yếu tố sau có thể ảnh hưởng đến cơ cấu và số lượng nhân viên:

• Tự động hóa và tin học hóa sản xuất.
• Sử dụng công nghệ hiện đại.
• Sử dụng vật liệu mới nhất.
• Tổ chức sản xuất.

Cơ cấu dân số

Nó có thể bao gồm một số loại nhân viên:

• Tính lương.
• Người lao động thực hiện chức năng lao động theo hợp đồng pháp luật dân sự.
• Bán thời gian.

Số lượng nhân viên trả lương là tất cả nhân viên làm việc tại doanh nghiệp: toàn thời gian, thời vụ, tạm thời, … Điểm cơ bản là tất cả đều có mục nhập vào sổ công việc. Mỗi nhân viên như vậy chỉ được tính là một bộ phận của một công ty. Cũng được coi là những người đã không đi làm vì bất kỳ lý do gì. Khi tính toán việc làm, danh sách này được sử dụng. Do đó, nếu một người được đưa vào biên chế, anh ta không bị thất nghiệp.

Đối với những người làm việc theo hợp đồng dân sự, hợp đồng làm việc hoặc thỏa ước lao động. Những nhân viên như vậy trong kỳ báo cáo có thểđược tham gia vào một số công ty và được coi là nhân viên chính thức.

Không thể xác định số lượng của họ nếu không tính đến những người làm việc bán thời gian bên ngoài và bên trong. Nhân viên bán thời gian bên ngoài là nhân viên thường có tên trong danh sách của một công ty, và nhân viên bán thời gian (theo luật trong lĩnh vực quan hệ lao động) được tuyển dụng vào các dự án của một tổ chức khác. Nhân viên bán thời gian nội bộ là nhân viên của công ty thực hiện thêm các nhiệm vụ được trả lương trong tổ chức của họ.

Khi tính số người trung bình, công việc của những người lao động bán thời gian bên ngoài được tính theo thời gian họ đã bỏ ra. Nhóm phụ mà người mới được đưa vào được nêu trong đơn đặt hàng tuyển dụng và trong hợp đồng đã ký với công ty. Nhân viên bán thời gian và nhân viên hợp đồng không được đưa vào danh sách để xác định tỷ lệ nhân viên được tuyển dụng nhằm tránh tình trạng đếm hai lần.

Các loại số

Trong số các loại số đầu người chính là:

• Có kế hoạch.
• Quy phạm.
• Thường.
• Danh sách trung bình.
• Sở thích.
• Thực tế.

Bảng hiển thị các loại số lượng nhân viên chính và đặc điểm của chúng.

Số	Đặc
Kế hoạch	Có thể được xác định bởi các yếu tố năng suất lao động và các chi tiết cụ thể của tổ chức trên thị trường. Chỉ số gần với thực tế
Quy phạm	Được hình thành dựa trên tiêu chuẩn lao động trong ngành và phạm vi công việc
Thường	Được hình thành từ số lượng nhân viên đang trong biên chế, không bao gồm nhân viên thời vụ và nhân viên tạm thời
Danh sách trung bình	Xác định số lượng nhân viên trung bình trong giai đoạn
An toàn	Chỉ những nhân viên hiện đang ở nơi làm việc
Thực tế	Số lượng nhân viên thực sự đang làm việc trong công ty

Kỹ

Phân tích số lượng nhân sự của tổ chức được thực hiện theo nhiều giai đoạn, được phản ánh trong bảng dưới đây.

Giai đoạn	Đặc
So sánh số lượng và thành phần của nhà nước với các tổ chức - tương tự trong ngành	Nghiên cứu tỷ lệ phần trăm của danh mục định tính và định lượng của thành phần. Xác định thái độ chuẩn mực đối với tổng số nhân sự
So sánh tốc độ tăng trưởng lợi nhuận và chi phí cho toàn bộ nhân viên công ty	Tăng trưởng hóa đơn tiền lương phải dưới mức tăng năng suất
Tính lại thứ bậc trong công ty	Khả năng xác định các liên kết không cần thiết trong quản lý
Kiểm toán và sửa đổi nhân sự	Phân tích về nhân sự củatuổi, thời gian phục vụ, giới tính, trình độ học vấn, v.v.

Số lượng nhân viên trung bình

Số lượng nhân viên trung bình có thể được xác định theo công thức dưới đây:

Trung bình=(Trung bình1 + Trung bình2 +…. Trung bình12) / 12. Mẫu số là số tháng trong năm.

trong đó Avg1, Avg2 … - số lượng nhân viên trung bình theo tháng trong năm (người).

Để tính toán Avg1, Avg2, v.v. áp dụng các giá trị bảng lương theo các tháng trong năm, có tính đến các ngày lễ và cuối tuần.

Ví dụ về phép tính được hiển thị bên dưới.

Dữ liệu ban đầu:

• Số lượng cuối tháng 12 là 10 người.
• 15 người nữa được chấp nhận kể từ ngày 11 tháng 1.
• 5 người bị sa thải vào ngày 30 tháng 1.

Dữ liệu ban đầu trông như thế này:

• Từ ngày 1 đến ngày 10 tháng 1 - 10 người.
• Từ 11 đến 29 tháng 1 - 25.
• Từ 30 đến 31 tháng Giêng -20.

Tính toán các chỉ số dân số:

((10 ngày10 người) + (19 ngày25 người) + (2 ngày20 người)) / 31=(100 + 475 + 40) / 31=19, 8 hoặc làm tròn lên 20 người.

Hoạch định

Hoạch định nhân viên là quá trình phát triển các kế hoạch nhằm cung cấp cho công ty số lượng nhân sự cần thiết.

Quy trình giải quyết các nhiệm vụ sau:

• Thiếu lao động trong công ty.
• Thiếu kỹ năng để phát triển kinh doanh.

Các bước lập kế hoạch được trình bày trong bảng dưới đây.

Giai đoạn	Đặc
Phân tích hiện trạng	Xác định sự tuân thủ của nhân viên công ty với các yêu cầu hiện có
Đánh giá nhu cầu việc làm	Khi khám phá các khu vực sau: -loại công việc của công ty; tính năng thị trường; -số lượng sản xuất; -các nhiệm vụ quản lý; -nguồn tài chính. Quy trình có thể được thực hiện theo cách thức trang bị kỹ thuật của hãng
Thành lập đội mới	Trực tiếp quá trình thu hút nhân viên thông qua tuyển dụng
Đánh giá hiệu suất	Tính toán các chỉ số hiệu suất để thu hút nhân viên mới

Quy

Có các tiêu chuẩn nhân sự khác nhau. Trong số đó có tỷ lệ sản xuất, tỷ lệ dịch vụ, v.v. Để tìm ra cần bao nhiêu người để thực hiện một chức năng lao động nhất định, các phép tính được sử dụng dựa trên số lượng lao động nhân sự.

Việc dựa vào các quy định cho phép hoạch định số lượng và thành phần nhân viên của công ty, điều này thực tế dẫn đến mức năng suất tương ứng với các đặc điểm kỹ thuật của công ty.

Hãy đưa ra một số tùy chọn tính toán.

Phương pháp 1. Phù hợp với tiêu chuẩn sản xuất. Chúng được định nghĩa là khối lượng công việc (ví dụ: số lượng thành phẩm) mà nhóm (hoặc nhân viênđủ trình độ) có nghĩa vụ thực hiện theo các tiêu chí tổ chức hiện có trên một đơn vị thời gian làm việc.

Phương pháp 2. Phù hợp với tiêu chuẩn dân số. Cơ sở để tính toán này là một số lượng cố định lao động với một trình độ chuyên môn nhất định cần thiết để giải quyết các công việc quản lý hoặc công nghiệp. Hạn chế chính của việc sử dụng tiêu chuẩn này là độ chính xác của các đặc tính không cao lắm. Điều này là do thực tế là chỉ tính đến khối lượng bình thường khi xác định tiêu chuẩn cho số lượng nhân viên. Quy trình làm việc thực tế càng phức tạp, thì quy trình này càng lệch khỏi quy trình làm việc điển hình. Do đó, độ chính xác của phép tính giảm xuống.

Phương pháp 3. Phù hợp với định mức thời gian. Ở đây, bạn cần tính đến lượng thời gian dành cho việc thực hiện một đơn vị quy trình công nghiệp của một nhân viên hoặc một nhóm.

Phương thức 4. Phù hợp với tiêu chuẩn dịch vụ. Trong các tính toán này, cơ sở là số lượng các thiết bị công nghiệp (ví dụ, máy công cụ, đầu súc vật) mà một nhóm nhân viên phải xử lý trong một thời gian nhất định. Quy tắc này thực tế cũng giống như đối với nhân viên thực hiện các chức năng dịch vụ. Thông thường, khi tính toán số lượng nhân viên trong một tổ chức (cả thông thường và tiêu chuẩn), các chỉ số về số lượng nhân viên là phân số và yêu cầu làm tròn. Các giá trị thu được được sử dụng làm đối số để đưa ra các quyết định khác nhau của cấp quản lý trong lĩnh vực chính sách nhân sự.

Số lượng nhân viên tối ưu

Để tính toán tối ưu số lượng nhân viên trong khu vực sản xuất, các phương pháp khác được sử dụng.

Phương pháp 1. Định thời gian. Đối với các phép đo, họ sử dụng đồng hồ bấm giờ và lưu ý mỗi bước tiếp theo của quy trình làm việc mất bao nhiêu thời gian. Sau đó, tất cả các giá trị thu được sẽ được tổng hợp lại. Phương pháp xác định thời gian chủ yếu được sử dụng bởi các nhà quản lý sản xuất, nhà tài chính và người đánh giá. Hạn chế chính của phương pháp này là đầu vào và thời gian lao động của nó, đặc biệt là với một số lượng đáng kể nhân viên của công ty.

Ví dụ: thời gian sản xuất trung bình của một bộ phận chỉ có thể được tính sau 30 lần đo, trong đó các thao tác được thực hiện bởi nhiều công nhân khác nhau. Với tất cả những điều này, độ chính xác của phép đo sẽ không đủ cao. Tốc độ làm việc bị giảm đối với những nhân viên biết rằng họ hiện đang bị theo dõi. Một nhược điểm khác của thời gian là thiếu tính linh hoạt. Nếu bạn cần tính toán tỷ lệ sản xuất của các bộ phận giống hệt nhau có sự khác biệt nhỏ, điều này chỉ có thể được thực hiện bằng cách đo lường cho từng bộ phận trong số chúng.

Phương pháp 2. So sánh với các công ty đối thủ. Việc tối ưu hóa số lượng nhân viên trong tổ chức cũng được thực hiện bằng cách so sánh số lượng nhân viên của bạn và của các đối thủ cạnh tranh sử dụng cùng một công nghệ công nghiệp. Đây là một phương pháp cực kỳ nhanh chóng, nhưng nó sẽ chỉ mang lại kết quả nếu thông tin thực sự về công việc của các công ty cạnh tranh được cung cấp. So sánh cũng giúp hiểu được vị trí chiếmcông ty trên thị trường, dựa trên niềm tin về số lượng nhân viên và năng suất kinh doanh.

Phương pháp 3. Lập kế hoạch vi lượng. Phương pháp này dựa trên giả định rằng bất kỳ hoạt động công việc nào có thể được giảm xuống một số hành động đơn giản nhất định và thời gian dành cho chúng đã được biết trước. Sau đó, để tính toán tiêu chuẩn, chỉ cần tổng các kết quả của các phép đo. Dựa trên thông tin này, sẽ có thể tối ưu hóa số lượng nhân viên trong công ty. Việc phân bổ với sự trợ giúp của các nguyên tố vi lượng trong hoạt động chỉ phù hợp với những loại công việc được thực hiện thủ công và bao gồm các hành động theo chu kỳ. Để áp dụng phương pháp này, bạn cần một nhà tài chính đã qua đào tạo đặc biệt.

Số lượng nhân viên hỗ trợ

Để tính toán số lượng nhân sự trong lĩnh vực hoạt động phụ trợ, phương pháp lập kế hoạch giai thừa được sử dụng. Nó là khá nhiều lao động. Trong trường hợp này, các tiêu chí chính được sử dụng cho từng quá trình và hoạt động sản xuất. Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến số lượng nhân sự được xác định như sau: quy trình làm việc được chia thành các yếu tố, mỗi yếu tố phụ thuộc vào một yếu tố. Kết quả của quá trình chuẩn hóa đó được so sánh với các giá trị tương tự trong các bộ phận tương đương của tổ chức.

Kết

Số lượng nhân sự của doanh nghiệp được quyết định bởi tính chất hoạt động của công ty, cũng như mức độ phức tạp của quy trình công nghệ sản xuất. Tự động hóa, cơ giới hóa vànhững yếu tố khác. Dựa trên giá trị này, số lượng nhân viên theo kế hoạch và tiêu chuẩn được hình thành.

Đối với bất kỳ công ty nào, quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng nhất. Nếu không có các chuyên gia xuất sắc, sẽ không có tổ chức nào có thể tiếp tục thành công các hoạt động của mình. Trong thời đại của chúng ta, có nhiều nguyên tắc tổ chức sản xuất mới. Tuy nhiên, việc hiện thực hóa tất cả những cơ hội này trực tiếp phụ thuộc vào nhân viên của công ty, tức là những người đang sống. Khả năng đọc viết, kiến thức và trình độ của họ là quan trọng hàng đầu. Để đạt được các mục tiêu của công ty, cần phải hình thành giá trị tối ưu của số lượng nhân sự đang làm việc.