Tối ưu hóa số lượng nhân viên: loại, mục tiêu, hoạt động, thủ tục

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Nhân viên trong mọi công ty cần có kỹ năng và khả năng phù hợp để hoàn thành công việc. Để hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp hiệu quả và mang lại lợi nhuận, ban lãnh đạo phải quan tâm đến việc tối ưu hóa số lượng nhân sự. Công ty nên sử dụng một số lượng công dân như vậy, điều này cần thiết cho hoạt động tối ưu của doanh nghiệp. Vì vậy, không có gì lạ, sau khi phân tích kỹ lưỡng, chúng tôi tìm ra nhu cầu sa thải, cắt giảm, thuyên chuyển hoặc tuyển dụng nhân viên. Việc tối ưu hóa có thể được thực hiện bởi quản lý trực tiếp của công ty hoặc đại diện của các tổ chức bên thứ ba chuyên về sự kiện này.

Khái niệm tối ưu hóa

Tối ưu hóa số lượng nhân sự trong doanh nghiệp là quá trình xác định số lượng nhân viên cần thiết cho hoạt động hiệu quả và tối ưu của công ty. Trong những điều kiện như vậy, người ta có thể mong đợi rằng với chi phí tối thiểu cho việc trả công cho người lao động sẽ cóđể đảm bảo công việc xuất sắc của công ty.

Tối ưu hóa cơ cấu và số lượng nhân viên cho phép bạn xác định tỷ lệ chi phí lao động tốt nhất với hiệu quả của các chuyên gia. Ban giám đốc của các công ty khác nhau có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để thực hiện quá trình này, nhưng kết quả thường là sự thay đổi số lượng nhân viên trong công ty. Được phép giữ nguyên số lượng chuyên gia được thuê, nhưng đồng thời, việc chuyển giao được thực hiện giữa các đơn vị cơ cấu khác nhau.

Tính năng của Quy trình

Bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng nên biết một số yếu tố giúp tối ưu hóa số lượng nhân viên thành công:

• thường nhất, sau khi hoàn thành quá trình này, cần phải thực hiện một số thay đổi nhất định về nhân sự của công ty;
• thường ban lãnh đạo phải thay đổi hoàn toàn các khía cạnh chính trong hoạt động của doanh nghiệp;
• trong các công ty lớn, việc tối ưu hóa được thực hiện bởi các nhân viên trực tiếp của công ty với trình độ học vấn và kiến thức cần thiết;
• công ty nhỏ thuê ngoài thủ tục.

Thông qua quá trình này, các công ty có thể xác định công ty cần bao nhiêu công nhân để tạo ra lợi nhuận cao với chi phí lao động tối thiểu.

Những mục tiêu nào đang đạt được?

Các mục tiêu tối ưu hóa số lượng đầu người như sau:

• giảm chi phí nhân công cho chủ doanh nghiệpchuyên gia được thuê;
• nâng cấp kỹ năng của nhân viên, vì họ chỉ thực hiện các nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng, trình độ học vấn và trình độ của họ;
• loại bỏ những nhân viên không mang lại lợi ích gì cho công ty và hầu hết mọi doanh nghiệp đều có những nhân viên làm việc kém hiệu quả, không muốn cải thiện hiệu quả công việc và không quan tâm đến sự phát triển của doanh nghiệp;
• cải tiến cơ cấu tổ chức của công ty, đảm bảo sự dễ dàng quản lý của tất cả nhân viên trong công ty.

Mặc dù một quy trình được tổ chức tốt thực sự có thể đạt được nhiều mục tiêu có ý nghĩa, nhưng điều quan trọng là chỉ giao quy trình cho các chuyên gia có kinh nghiệm.

Hậu quả của việc tối ưu hóa mù chữ

Nếu việc tối ưu hóa số lượng nhân viên không được thực hiện một cách chính xác, điều này có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp. Ban quản lý sẽ không thể thấy bất kỳ lợi ích nào của quy trình và điều này cũng có thể dẫn đến giảm lợi nhuận từ hoạt động.

Nếu những nhân viên thực sự quan trọng và cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp mà bị sa thải hoặc cắt giảm, điều này sẽ làm mất, xấu hình ảnh của công ty hoặc sa thải những nhân viên khác của công ty. Do đó, quy trình chỉ nên được thực hiện bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm, những người sẽ phân tích kỹ lưỡng trước tiên cho tất cả các nhân viên của công ty.

Khi nào thì bắt buộc phải làm thủ tục?

Biện pháp tối ưu hóa số lượng đầu ngườicó thể khác. Chúng được chọn tùy thuộc vào lý do của quá trình. Quy trình này thường được yêu cầu trong các trường hợp sau:

• công ty chi quá nhiều để trả lương cho một số lượng lớn nhân viên, nhưng lợi nhuận từ hoạt động được coi là thấp;
• một số điều chỉnh nhất định được thực hiện đối với văn hóa doanh nghiệp của doanh nghiệp, và một số nhân viên bảo thủ không thể thay đổi quy tắc làm việc của họ, điều này dẫn đến giảm hiệu quả hoạt động của họ và điều này trở thành lý do cần tìm kiếm các chuyên gia trung thành và thành công hơn;
• các công nghệ hoặc thiết bị khác nhau đang được đưa vào quy trình sản xuất mà các chuyên gia hiện tại chưa từng làm việc trước đây, vì vậy có khả năng họ không thể đương đầu với các nhiệm vụ mới;
• do lợi nhuận thấp, ban lãnh đạo công ty có thể quyết định ngừng hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào, do đó, nhu cầu sử dụng dịch vụ của một số chuyên gia không còn, dẫn đến giảm chức vụ hoặc nhân viên.

Mục tiêu chính của quá trình này là giảm chi phí tiền lương cho người lao động và tăng lợi nhuận từ các hoạt động của doanh nghiệp. Nhưng trong quá trình tối ưu hóa số lượng nhân sự trong doanh nghiệp, cần tính đến nguyên nhân để thực hiện.

Hình thức xử lý

Có nhiều hình thức và kiểu tối ưu hóa số lượng nhân viên khác nhau. Chúng được chọn tùy thuộc vào lý do thực hiện quy trình vàđặc điểm của sự thay đổi số lượng lao động. Các hình thức thủ tục sau được chọn:

• giảm thiểu chi phí lao động của nhân viên;
• tìm kiếm nhân viên mới có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm và các kỹ năng cần thiết khác;
• thực hiện các hoạt động khác nhau, mục đích chính là nâng cao trình độ của nhân viên hiện tại hoặc sử dụng động lực để cải thiện hiệu suất.

Tùy thuộc vào hình thức có sẵn, các phương pháp tốt nhất được chọn.

Những phương pháp nào được sử dụng để tối ưu hóa số lượng nhân viên?

Để thực hiện quy trình này, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp khác nhau. Như một quy luật, họ sử dụng các phương pháp như vậy:

• sa thải nhân viên (có thể cắt giảm, cũng như sa thải theo ý muốn của họ hoặc trên cơ sở thoả thuận đặc biệt của các bên);
• loại khỏi công ty các đơn vị riêng lẻ không tạo ra lợi nhuận;
• cho thuê nhân viên, thuê ngoài hoặc thuê ngoài.

Việc lựa chọn phương pháp tối ưu hóa số lượng nhân sự phụ thuộc vào lý do thực hiện quy trình, cũng như mục tiêu phải đạt được của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Tiếp theo, hãy xem xét từng quy trình chi tiết hơn.

Sử dụng những biện pháp can thiệp hiệu quả nào?

Để tối ưu hóa số lượng nhân sự, các phương pháp khác nhau ngày càng được sử dụng nhiều, mang lại hiệu quả cao và mới lạ cho nhà tuyển dụng. Chúng bao gồm:

• Outstaffing. Nó được thể hiện bằng một quá trình mà nhân viên được đưa ra khỏi công ty. Họ có thể được đăng ký với một công ty khác, thực hiện các nhiệm vụ tương tự.
• Gia công. Nó ngụ ý rút quy trình làm việc trực tiếp ra khỏi công việc của công ty. Điều này dẫn đến giảm chi phí của công ty cũng như giảm số lượng nhân viên.
• Cho thuê nhân viên. Anh ta giả định rằng công ty sử dụng dịch vụ của một nhân viên không được đăng ký chính thức. Những chuyên gia như vậy được cung cấp bởi các công ty cho thuê đặc biệt trên cơ sở một thỏa thuận cụ thể. Trong một khoảng thời gian nhất định, ban lãnh đạo tổ chức đánh giá khả năng và năng lực của chuyên viên. Nếu hợp tác thành công thì hợp đồng lao động vô thời hạn sẽ được ký kết.

Ở Nga, các phương pháp tối ưu hóa số lượng nhân sự trong tổ chức ở trên khá hiếm khi được sử dụng, nhưng chúng được sử dụng hiệu quả ở các nước phương Tây, vì chúng cho phép bạn đạt được mục tiêu của mình với chi phí và nỗ lực tối thiểu. của các chủ sở hữu của doanh nghiệp.

Chính sách nghỉ việc

Người quản lý có kế hoạch tối ưu hóa phải nghiên cứu các đề xuất nhất định của các chuyên gia, từ đó anh ta lựa chọn các tài liệu chuyên môn phù hợp. Việc tối ưu hóa số lượng nhân sự hầu như luôn gắn liền với yêu cầu cắt giảm số lượng nhân viên trong công ty. Điều này có thể là do sự thay đổi về hướng đi, sự ra đời của thiết bị mới hoặc các yếu tố khác.

Để giảm số lượngcông nhân có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau:

• sa thải công dân bằng cách soạn thảo một thỏa thuận hòa bình, qua đó nhân viên có thể mong đợi nhận được khoản bồi thường xứng đáng;
• nếu yêu cầu ngừng hợp tác với những nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ chính của họ, do đó hành động của họ dẫn đến kết quả kém trong hoạt động của công ty, thì chứng nhận sẽ được thực hiện, vì vậy nếu điều đó xảy ra từ kết quả của quá trình này mà công dân thực sự không có đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết, sau đó anh ta bị bãi nhiệm do không phù hợp với vị trí của mình;
• cắt giảm nhân sự hoặc vị trí, nhưng thủ tục phải được thực hiện dựa trên các yêu cầu của pháp luật, do đó, tất cả nhân viên bị chấm dứt hợp đồng sẽ được thông báo về quy trình đã lên kế hoạch trước hai tháng và một số người cũng có quyền ưu đãi khi ở lại với công ty;
• sa thải những nhân viên thường xuyên vi phạm kỷ luật lao động, vì trong điều kiện đó họ không đem lại lợi nhuận gì cho công ty nên có thể bị sa thải như một phần của hình thức kỷ luật.

Việc ngừng hợp tác với các chuyên gia được thuê trong khi tối ưu hóa tỷ lệ nhân viên dẫn đến thực tế là nhân viên có thái độ tiêu cực đối với quy trình này.

Lý do có nhân viên không cần thiết trong công ty

Tối ưu hóa số lượng nhân viên hầu như luôn gắn liền với nhu cầu chấm dứt hợp đồng lao độngvới các nhân viên khác nhau. Họ có thể không hoàn thành nhiệm vụ hoặc không thể làm việc trong lĩnh vực hoạt động khác. Việc xác định các chuyên gia như vậy khá đơn giản, nhưng điều quan trọng là phải biết chính xác họ đến từ đâu trong công ty. Những lý do dẫn đến sự xuất hiện của những công nhân làm thêm không mang lại lợi nhuận cho công ty bao gồm:

• nếu công ty cập nhật thiết bị và công nghệ, thì nhiều nhân viên chỉ đơn giản là không thể đối phó với những hạng mục này và vấn đề này thường xảy ra ở những người sau 45 năm;
• công ty sử dụng các bản mô tả công việc được viết sơ sài và thiếu hiểu biết, vì vậy nhiều nhân viên không hiểu những hành động nào được bao gồm trong nhiệm vụ của họ;
• toàn bộ văn phòng không được chia thành bất kỳ khu vực và phòng ban nào, vì vậy tất cả nhân viên đều ở trong một phòng lớn, thực hiện nhiều chức năng khác nhau;
• người đứng đầu công ty là người mới bước vào kinh doanh nên trong thời gian thành lập doanh nghiệp chưa hình thành cơ cấu tổ chức đủ năng lực;
• không có kế hoạch nhân sự trong công ty, vì vậy nhân viên được thuê một cách tự phát, và điều này thường đề cập đến các doanh nghiệp nơi mọi người mời người thân hoặc bạn bè của họ làm việc;
• công ty không có sự phân chia quyền hạn rõ ràng giữa tất cả nhân viên của công ty;
• trong mỗi chi nhánh, giám đốc có thể độc lập thực hiện các dịch vụ chức năng, điều này thường dẫn đến việc nhân viên không biết tổ chức công việc;
• một hợp đồng lao động tiêu chuẩn được ký kết với những người lao động phải làm công việc tạm thời;
• trongcông ty nhận được thiết bị mới cần nhân viên mới và các chuyên gia trước đây vẫn làm trợ lý, mặc dù họ không thực sự mang lại lợi ích gì cho công ty.

Để không phải đối mặt với việc phải sa thải nhân viên trong tương lai, các doanh nhân phải có cách tiếp cận có trách nhiệm đối với việc lựa chọn nhân viên. Đối với công việc thời vụ hoặc một lần, bạn nên ký hợp đồng có thời hạn.

Nhân viên phụ được xác định như thế nào?

Trước khi tối ưu hóa số lượng đầu người, cần xác định lý do thực hiện, cũng như chọn các phương pháp và hình thức tốt nhất. Thông thường, thủ tục được yêu cầu khi một số lượng lớn nhân viên được xác định là những người không mang lại lợi ích nào cho công ty. Bạn có thể xác định chúng theo những cách sau:

• một cuộc kiểm toán nhân sự đang được tiến hành để xác định cơ cấu nhân viên theo vị trí, độ tuổi và các tiêu chí khác;
• so sánh tốc độ tăng chi phí lao động với tốc độ tăng lợi nhuận từ các hoạt động của công ty;
• ước tính số lượng nhân viên trong các công ty cạnh tranh.

Trước khi sa thải, sa thải người lao động, bạn nên đánh giá xem quá trình này có mang lại kết quả tích cực cho hoạt động của doanh nghiệp hay không.

Quy trình được thực hiện như thế nào?

Nếu người đứng đầu doanh nghiệp nhận thấy nhu cầu tối ưu hóa nhân viên thì có thể tự mình thực hiện quy trình hoặc nhờ đến các chuyên gia. Nếu phương pháp tiếp cận cổ điển cho sự kiện này được chọn, thì các phương pháp sau sẽ được thực hiện:

• giám đốc công ty xác định những phương hướng đầy hứa hẹn cho sự phát triển của công ty, cũng như những mục tiêu phải đạt được trong một khoảng thời gian nhất định;
• các hình thức và phương pháp tối ưu hóa trong tương lai được chọn;
• quy trình đã chọn đang được thực hiện, để thuê các chuyên gia mới, cũng như các nhân viên hiện tại có thể bị sa thải hoặc giảm lương;
• tất cả các quy trình được thực hiện trong công ty đang được xem xét lại, vì nguyên nhân dẫn đến tổn thất có thể không chỉ là những nhân viên không đạt yêu cầu về trình độ chuyên môn, mà còn là các sắc thái khác trong hoạt động của công ty;
• lập bảng nhân sự mới;
• mô tả công việc mới hoặc các tài liệu khác được giới thiệu trên cơ sở các chuyên gia làm việc.

Nếu một công ty sử dụng hình thức sa thải để giảm số lượng nhân viên, thì người sử dụng lao động phải chuẩn bị cho những tổn thất tài chính đáng kể, vì cần phải trả trợ cấp thôi việc cho những nhân viên bị sa thải.

Thông thường, ngay cả các tổ chức ngân sách cũng nhận được đơn đặt hàng để tối ưu hóa số lượng nhân viên. Điều này thường là do hiệu quả thấp của một tổ chức như vậy.

Khuyến nghị cho nhà tuyển dụng

Nếu người đứng đầu doanh nghiệp quyết định sử dụng tối ưu hóa, thì nên tính đến các mẹo sau:

• cần phải tìm ra cách tiếp cận riêng đối với việc sa thải từng nhân viên;
• nhà tuyển dụng phải chuẩn bị cho sự không hài lòng của nhân viên;
• mong muốn sử dụng các biện pháp khuyến khích khác nhau cho phép công dân tự bỏ thuốc lá hoặc bằng cách biên dịchthỏa thuận của các bên;
• nếu cần, việc làm bán thời gian được sử dụng;
• nếu một nhân viên có kinh nghiệm tốt, nhưng không đối phó tốt với các nhiệm vụ mới, thì nên gửi anh ta đi đào tạo nâng cao, và không ngay lập tức buộc anh ta phải nghỉ việc.

Nếu, như một phần của việc tối ưu hóa, nhân viên bị sa thải bất hợp pháp, họ có thể ra tòa để được phục hồi và nhận bồi thường thiệt hại về mặt đạo đức từ giám đốc.

Kết

Tái cấu trúc và tối ưu hóa số lượng nhân sự trong doanh nghiệp là quá trình phức tạp, có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức và loại hình khác nhau. Mục tiêu chính của họ là giảm thiểu chi phí lao động cho người lao động. Họ có thể bao gồm việc thuê hoặc sa thải những công nhân khác nhau.

Quy trình này có thể được thực hiện bởi nhân viên của công ty hoặc bởi các chuyên gia của bên thứ ba. Nếu có kế hoạch sa thải các chuyên gia, thì điều quan trọng là phải thực hiện quy trình này có tính đến các yêu cầu của pháp luật để không thể thách thức quyết định như vậy của nhà tuyển dụng.