Các loại và chức năng của kiểm soát quản lý

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quy trình quản lý bao gồm năm chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, biên chế, chỉ đạo và kiểm soát. Do đó, kiểm soát là một phần của quá trình kiểm soát.

Kiểm soát là chức năng mục tiêu chính của quản lý trong tổ chức: quá trình so sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn của công ty đã được thiết lập. Mỗi nhà quản lý phải giám sát và đánh giá hoạt động của cấp dưới. Kiểm soát của ban quản lý giúp thực hiện các hành động khắc phục từ phía người quản lý một cách kịp thời để tránh các trường hợp không lường trước được hoặc tổn thất tài chính cho công ty.

Quy trình kiểm soát cơ bản bao gồm ba bước:

• Thiết lập tiêu chuẩn.
• Đo lường hiệu suất theo các tiêu chuẩn này.
• Sửa chữa những sai lệch so với tiêu chuẩn và kế hoạch.

Là một phần của kế hoạch chiến lược tổng thể của tổ chức, các nhà lãnh đạo đặt ra các mục tiêuđơn vị trong các điều khoản hoạt động cụ thể, chính xác, bao gồm lập kế hoạch cho hiệu suất so với kết quả thực tế.

Các tiêu chuẩn để so sánh hiệu suất thực tế có thể được rút ra từ kinh nghiệm trước đây, số liệu thống kê và điểm chuẩn (dựa trên các phương pháp hay nhất trong ngành). Trong phạm vi có thể, các tiêu chuẩn được phát triển trên cơ sở song phương thay vì lãnh đạo cấp cao nhất đơn phương đưa ra quyết định dựa trên các mục tiêu của tổ chức.

Tại sao cần có sự kiểm soát của người quản lý?

Nếu nhân viên luôn làm những gì tốt nhất cho tổ chức, thì sẽ không cần kiểm soát và quản lý. Nhưng rõ ràng là mọi người đôi khi không thể hoặc không muốn hành động vì lợi ích tốt nhất của tổ chức và một bộ kiểm soát phải được đưa ra để ngăn chặn hành vi không mong muốn và khuyến khích hành động mong muốn.

Ngay cả khi nhân viên được trang bị đầy đủ để làm tốt công việc của họ, một số không chọn vì mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức có thể không hoàn toàn giống nhau. Nói cách khác, không có sự liên kết của các mục tiêu. Trong những trường hợp như vậy, cần phải thực hiện các bước để tăng động lực và năng suất của nhân viên.

Một tổ chức hiệu quả là một trong đó các nhà quản lý hiểu cách quản lý và kiểm soát. Mục đích của kiểm soát như một khái niệm và quy trình là giúp thúc đẩy và hướng dẫn nhân viên trong các vai trò được giao của họ. Sự hiểu biếthệ thống kiểm soát quá trình và quản lý là điều cần thiết cho hiệu quả lâu dài của một tổ chức.

Nếu không có đủ hệ thống kiểm soát, sự nhầm lẫn và hỗn loạn có thể áp đảo một tổ chức. Tuy nhiên, nếu các hệ thống kiểm soát kìm hãm một tổ chức, tổ chức đó có thể bị thiếu sự đổi mới trong kinh doanh.

Kiểm soát không đầy đủ đối với việc thực hiện các quyết định của người quản lý có thể dẫn đến giảm năng suất hoặc ít nhất là tăng nguy cơ dẫn đến kết quả tài chính kém. Đặc biệt, nếu hiệu suất không được giám sát, tổ chức có thể thất bại.

Tính năng của hệ thống quản lý hiệu quả

Hệ thống quản lý kinh doanh hiệu quả là một tập hợp tích hợp các quy trình và công cụ quản lý giúp điều chỉnh chiến lược và mục tiêu hàng năm của công ty với các hoạt động hàng ngày, theo dõi hiệu suất và bắt đầu các hành động khắc phục.

Hệ thống kiểm soát quản lý là một quá trình liên tục cải thiện hiệu suất bằng cách thiết lập các mục tiêu cá nhân và tập thể phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức, lập kế hoạch thực hiện để đạt được các mục tiêu đó, xem xét và đánh giá tiến độ cũng như phát triển kiến thức, kỹ năng và khả năng của mọi người. Hệ thống kiểm soát nên tập trung vào kết quả.

Một hệ thống quản lý hiệu quả có các tính năng sau:

1. Giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức.
2. Tạo điều kiện sử dụng tài nguyên tối ưu.
3. Cải thiện tổng thểhiệu suất của tổ chức.
4. Tạo động lực và thúc đẩy tinh thần của nhân viên.
5. Kiểm soát cũng thiết lập kỷ luật và trật tự.
6. Chỉ số hiệu suất được xác định rõ ràng và dễ hiểu.
7. Đảm bảo lập kế hoạch trong tương lai bằng cách sửa đổi các tiêu chuẩn.
8. Mục tiêu chiến lược áp dụng cho tất cả các cấp của tổ chức.
9. Kiểm soát hiệu quả giảm thiểu sai sót.
10. Tăng cường quản lý và gắn kết nhân viên.
11. Đạt được các mục tiêu ưu tiên nhanh hơn.

Quy trình kiểm soát quản lý điều chỉnh hoạt động của các công ty sao cho hiệu quả hoạt động thực tế tương ứng với kế hoạch đã lập trước. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả cho phép các nhà quản lý tránh được những trường hợp mang lại tổn thất cho công ty.

18 chức năng kiểm soát quản lý

Kiểm soát quản lý là bất kỳ quy trình, công cụ hoặc hệ thống nào được thiết lập để cho phép ban quản lý điều chỉnh các hoạt động của công ty phù hợp với mục tiêu của nó.

Kiểm soát được thực hiện ở cấp quản lý cấp dưới, cấp trung và cấp trên. Ở mỗi cấp độ, quyền kiểm soát sẽ khác nhau: quản lý cấp cao nhất sẽ tham gia vào kiểm soát chiến lược, quản lý cấp trung trong kiểm soát chiến thuật và cấp thấp hơn trong kiểm soát hoạt động.

Sau đây là các chức năng kiểm soát quyết định quản lý:

1. Hoạch định chiến lược. Quá trình thiết lập một kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu.
2. Kiểm soátcác yêu cầu. Tài liệu chính thức về các kế hoạch như các yêu cầu và quản lý các thay đổi đối với các kế hoạch đó khi cần thiết.
3. Kiểm soát tài chính. Giám sát và hạch toán ngân sách của công ty.
4. Quản lý hiệu suất. Quá trình thống nhất một loạt các mục tiêu với nhân viên và đánh giá hiệu suất của họ so với các mục tiêu đó.
5. Kiểm soát công việc. Giám sát nhân viên để nâng cao năng suất, hiệu quả và chất lượng công việc.
6. Quản lý chương trình và dự án. Thực hiện thay đổi.
7. Kiểm soát rủi ro. Một quá trình lặp lại xác định, phân tích và loại bỏ rủi ro.
8. Kiểm soát an ninh. Xác định và loại bỏ các mối đe dọa bảo mật cũng như thực hiện các cách để giảm thiểu các rủi ro khác nhau.
9. Kiểm soát tuân thủ. Thực hiện các quy trình, thủ tục, hệ thống, đánh giá, đo lường và báo cáo theo luật, quy định, tiêu chuẩn và chính sách nội bộ của tổ chức.
10. Chỉ số và báo cáo. Tính toán và truyền đạt các phép đo có ý nghĩa về hiệu quả hoạt động của tổ chức.
11. Điểm chuẩn. Quy trình lặp đi lặp lại các kết quả đo điểm chuẩn so với ngành của công ty, đối thủ cạnh tranh hoặc các phương pháp hay nhất hiện tại.
12. Cải tiến liên tục. Quy trình đo lường hiệu suất, cải thiện hiệu suất và đo lường lại.
13. Kiểm soát chất lượng. Đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt thông số kỹ thuật. Ví dụ: thực hiện quy trình thử nghiệm sản phẩm trên dây chuyền sản xuất.
14. Đảm bảo chất lượng. Đảm bảo chất lượng là quá trình ngăn ngừa những hư hỏng về chất lượng trong tương lai. Ví dụ, thực hành điều tra nguyên nhân gốc rễ của tất cả các thất bạiđể tìm kiếm các cải tiến sản xuất.
15. Tự động hóa. Tăng năng suất, hiệu quả và chất lượng thông qua tự động hóa.
16. Quản lý dữ liệu. Thực hành thu thập thông tin có thể hữu ích trong tương lai, cũng như phân tích dữ liệu.
17. Quản lý kho. Quản lý và hạch toán hàng tồn kho để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa.
18. Quản lý tài sản. Kiểm soát các tài sản như cơ sở sản xuất, cơ sở hạ tầng, máy móc, phần mềm và tài sản trí tuệ.

Các loại kiểm soát và đặc điểm của chúng

Tổ chức cần có các biện pháp kiểm soát để xác định xem kế hoạch của họ đã đạt được chưa và thực hiện hành động khắc phục nếu cần. Các mục tiêu chính của việc kiểm soát các quyết định của người quản lý:

1. Thích ứng với sự thay đổi. Hệ thống điều khiển có thể dự đoán, giám sát và phản ứng với các điều kiện môi trường thay đổi.
2. Giảm thiểu sai sót. Kiểm soát quản lý và kế toán hiệu quả sẽ hạn chế số lượng sai sót xảy ra trong các hoạt động của công ty.
3. Giảm thiểu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Nếu việc tổ chức kiểm soát quản lý được thực hiện hiệu quả, nó có thể giảm chi phí và tăng năng suất.

Doanh nghiệp cài đặt hệ thống kiểm soát trong một số lĩnh vực khác nhau và ở các cấp quản lý khác nhau. Trách nhiệm kiểm soát các quyết định quản lý là bao quát. Có nhiều cách phân loại và đặc điểm khác nhau của chức năng điều khiển này. Một trong những cái nhìn phổ biến nhất như thế này:

1. Kiểm soát chuyển tiếp, còn được gọi là kiểm soát chuyển tiếp, tập trung vào các tài nguyên mà một tổ chức trích xuất từ môi trường của nó. Anh ấy kiểm soát chất lượng và số lượng của những nguồn lực này trước khi chúng đến tay tổ chức.
2. Giám sát tập trung vào việc duy trì các tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong quá trình chuyển đổi.
3. Kiểm soát cuối cùng, còn được gọi là kiểm soát phản hồi, tập trung vào kết quả của tổ chức sau khi quá trình chuyển đổi hoàn thành. Mặc dù kiểm soát cuối cùng có thể không hiệu quả bằng kiểm soát sơ bộ hoặc kiểm soát hiện tại, nhưng kiểm soát này có thể cung cấp thông tin cho ban quản lý để lập kế hoạch trong tương lai.

Theo một cách phân loại khác, kiểm soát được chia thành hai loại lớn - kiểm soát theo quy định và quy phạm, và trong các danh mục này có một số loại. Các loại kiểm soát của người quản lý được thể hiện trong bảng sau.

Kiểm soát quy định	Kiểm soát quy định
Quan liêu Tài chính Chất	Lệnh Tổ chức

Các phần sau đây mô tả từng loại và hình thức kiểm soát phụ trong các hoạt động quản lý.

Kiểm soát quy định

Kiểm soát theo quy định bắt nguồn từ các quy trình vận hành tiêu chuẩn, khiến cho việc thực hiện kiểm soát quản lý kiểu này bị chỉ trích là lỗi thời và phản tác dụng. Nó ngụ ý kiểm soát hoàn toàn và toàn bộtất cả các lĩnh vực của tổ chức.

Khi các doanh nghiệp trở nên nhanh nhẹn hơn trong những năm gần đây, nhờ vào việc san bằng hệ thống phân cấp tổ chức và mở rộng ranh giới, các nhà phê bình chỉ ra rằng sự giám sát theo quy định có thể cản trở việc đạt được mục tiêu. Điểm mấu chốt theo quan điểm kiểm soát tổ chức của các quyết định quản lý là sự tuân thủ của kiểm soát đối với các mục tiêu của tổ chức.

Kiểm soát quan liêu

Kiểm soát quan liêu bắt nguồn từ các đường quyền phụ thuộc vào vị trí trong hệ thống phân cấp tổ chức. Cấp dưới quyền càng cao thì người đó càng có nhiều quyền chỉ đạo chính sách của mình. Các biện pháp kiểm soát quan liêu đã tạo ra một bản rap tệ, và đúng như vậy. Các tổ chức phụ thuộc quá nhiều vào chuỗi các mối quan hệ mệnh lệnh cản trở sự linh hoạt trong các tình huống không lường trước được. Tuy nhiên, có những cách mà các nhà quản lý có thể làm cho một công ty linh hoạt và đáp ứng các mối quan tâm của khách hàng như bất kỳ hình thức tổ chức kiểm soát quản lý nào khác.

Làm thế nào để duy trì chuỗi lệnh trong khi vẫn duy trì tính linh hoạt và khả năng phản hồi trong hệ thống? Đây chính là câu hỏi mà kiểm soát quan liêu phải giải quyết. Một giải pháp là các quy trình vận hành tiêu chuẩn phân quyền trách nhiệm xuống hệ thống cấp bậc trong công ty.

Kiểm soát tài chính

Kiểm soát tài chính chi phối các mục tiêu tài chính chính mà các nhà quản lý phải chịu trách nhiệm. Hệ thống kiểm soát quản lý như vậy phổ biến giữa các công ty được tổ chức như nhiều đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU). SBUlà một sản phẩm, dịch vụ hoặc dòng địa lý có người quản lý chịu trách nhiệm duy nhất về lãi và lỗ. Họ chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo cấp cao để đạt được các mục tiêu tài chính đóng góp vào lợi nhuận chung của tập đoàn.

Loại kiểm soát quyết định quản lý này áp đặt giới hạn chi tiêu. Đối với các nhà quản lý, sự gia tăng chi phí phải được chứng minh bằng sự gia tăng thu nhập. Đối với các trưởng bộ phận, tiết kiệm ngân sách thường là một trong những chỉ số hoạt động chính.

Vì vậy, vai trò của kiểm soát tài chính là cải thiện lợi nhuận tổng thể cũng như giữ chi phí hợp lý. Để xác định chi phí nào là cần thiết, một số công ty sẽ so sánh kết quả của các công ty khác trong cùng ngành và sau đó thực hiện phân tích kiểm soát quản lý. Điểm chuẩn này cung cấp dữ liệu để xác định xem chi phí có phù hợp với mức trung bình của ngành hay không.

Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng mô tả mức độ thay đổi trong các quá trình hoặc sản phẩm được coi là có thể chấp nhận được. Đối với một số công ty, tiêu chuẩn là không có khuyết tật, tức là không có bất kỳ thay đổi nào. Trong các trường hợp khác, có thể chấp nhận được độ lệch không đáng kể về mặt thống kê.

Kiểm soát chất lượng ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của một sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp cho khách hàng. Khi một doanh nghiệp luôn duy trì chất lượng xuất sắc, khách hàng có thể tin tưởng vào các thuộc tính của sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đó, nhưng cũngtạo ra một tình huống khó xử thú vị. Việc kiểm soát chất lượng quá mức đối với các sản phẩm hiện có có thể làm giảm khả năng đáp ứng các nhu cầu riêng của khách hàng.

Kiểm soát quy định

Thay vì dựa vào các chính sách và thủ tục tiêu chuẩn của tổ chức, như trong các loại kiểm soát trước đây, kiểm soát theo quy định điều chỉnh hành vi của nhân viên và người quản lý thông qua các mẫu hành vi được chấp nhận chung.

Kiểm soát quy phạm quyết định mức độ đúng đắn của một loại hành vi và một loại hành vi khác ít hơn. Ví dụ, một bộ lễ phục có thể là trang phục được chấp nhận cho lễ trao giải dành cho doanh nhân Mỹ, nhưng hoàn toàn không hợp với lễ trao giải cho người Scotland, nơi mà ki-lô-mét trang trọng phù hợp với phong tục địa phương hơn. Tuy nhiên, không có văn bản quy định về trang phục được thông qua.

Vì vậy, sự khác biệt giữa hệ thống quản lý và hệ thống quy phạm kiểm soát các quyết định của nhà quản lý là một hình thức. Kiểm soát theo quy định là một hệ thống quản trị không chính thức, trái ngược với kiểm soát theo quy định.

Điều khiển lệnh

Việc tổ chức kiểm soát các quyết định quản lý này đã trở nên phổ biến ở nhiều công ty. Định mức nhóm là những quy tắc không chính thức giúp các thành viên trong nhóm nhận thức được trách nhiệm của họ đối với đồng nghiệp.

Mặc dù nhiệm vụ của nhóm thường được lập thành văn bản chính thức, nhưng các cách thức mà những người tham gia trong quá trình tương tác thường được phát triển theo thời gian khi nhóm trải qua các giai đoạn phát triển. Ngay cả việc lãnh đạo cũng được thỏa thuận một cách không chính thức: đôi khilãnh đạo được bổ nhiệm có thể có ít ảnh hưởng hơn so với lãnh đạo không chính thức. Ví dụ: nếu trưởng nhóm lấy ý kiến có nhiều kinh nghiệm hơn trưởng nhóm chính thức, các thành viên trong nhóm có khả năng sẽ tìm đến trưởng nhóm ý kiến để được hướng dẫn yêu cầu kỹ năng hoặc kiến thức cụ thể.

Các quy tắc của nhóm có xu hướng phát triển dần dần, nhưng một khi được hình thành có thể tác động mạnh mẽ đến hành vi của công ty.

Kiểm soát tổ chức

Định mức dựa trên văn hóa tổ chức cũng là một loại kiểm soát mang tính quy phạm. Văn hóa tổ chức bao gồm các giá trị, niềm tin và nghi lễ được chia sẻ của một tổ chức cụ thể. Do đó, loại kiểm soát này nằm ở việc điều chỉnh chính xác các tiêu chuẩn và mục tiêu.

Hệ thống quản trị chính thức và không chính thức

Trước đây đã đề cập rằng kiểm soát theo quy định và tất cả các phân loài của nó thuộc về hệ thống kiểm soát chính thức, trong khi kiểm soát quy phạm thuộc về hệ thống kiểm soát không chính thức. Bảng dưới đây mô tả sự khác biệt giữa hai hệ thống điều khiển.

Hệ thống quản lý chính thức	Hệ thống quản trị không chính thức
Tổ chức có các thủ tục, quy tắc và hướng dẫn rõ ràng để giải thích các yêu cầu quản lý khác nhau Họ thúc đẩy quản lý cũng như cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ được giao theo cách để đạt được mục tiêu hoạt động trong khung thời gian tối ưu Dùng để điều phối hành vi của cấp trên và cấp dưới	Tổ chức được đặc trưng bởicác quy trình không chính thức và bất thành văn để giám sát quản lý Họ nhằm mục đích cung cấp động lực cao hơn cho nhân viên và đảm bảo thực hiện đúng các mục tiêu và chiến lược của tổ chức Các hệ thống quản trị không chính thức cũng tăng cường sự liên kết của các mục tiêu
Ví dụ về hệ thống chính thức sẽ là các quy tắc và hướng dẫn được Bộ phận Nhân sự sử dụng cho các chức năng như tuyển dụng và phát triển nhân viên.	Một ví dụ về hệ thống kiểm soát không chính thức là lòng trung thành với tổ chức và tôn trọng văn hóa tổ chức như một phong cách hành xử của nhân viên.

Các loại giám sát quản lý và quy định đa dạng có mặt ở hầu hết các tổ chức, nhưng mức độ nhấn mạnh tương đối của mỗi loại là khác nhau. Trong phạm vi quản lý là các kiểm soát quan liêu, tài chính và chất lượng. Phạm trù quy phạm bao gồm chỉ huy và quy phạm tổ chức. Cả hai loại định mức đều có thể có hiệu quả. Nhiệm vụ của quản lý là đưa hành vi của nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Do đó, có thể đạt được sự kiểm soát hiệu quả của người quản lý theo nhiều cách khác nhau. Hệ thống kiểm soát được thiết kế để thu thập dữ liệu và sử dụng thông tin này để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình. Hệ thống tập trung vào tính hiệu quả của các yếu tố tổ chức khác nhau, từhoạt động của con người đối với kết quả tài chính.

Hệ thống giám sát được thiết lập có thể mang lại lợi ích thực sự cho công ty - chỉ ra các vấn đề, hoạch định chiến lược mới và đảm bảo sự phối hợp tốt hơn giữa các phòng ban và bộ phận khác nhau.