Kiểm soát hoạt động tiền mặt của ngân hàng. Tổng quan về hệ thống kiểm soát giao dịch tiền mặt

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Thu ngân là một lĩnh vực kế toán và thuế rất lớn, được điều chỉnh bởi nhiều quy định và nhiều bộ quy tắc. Tất cả các tổ chức và doanh nhân cá nhân thực hiện thanh toán với các đối tác sử dụng tiền mặt đều phải tuân thủ các quy định này. Do trong lĩnh vực kế toán này thường xuyên xảy ra các loại gian lận nên hàng năm, việc kiểm soát các giao dịch tiền mặt ngày càng trở nên phức tạp, được siết chặt và hiện đại hóa. Bài viết này thảo luận về vai trò của bàn thu ngân trong doanh nghiệp, các quy tắc ứng xử cũng như các phương pháp và hệ thống để kiểm soát hoạt động.

Vai trò của bàn thu ngân trong các tổ chức và ngân hàng

Thu ngân của doanh nghiệp cần thiết cho các tổ chức chấp nhận và phát hành tiền mặt. Mục đích của các hoạt động này có thể là bất kỳ: phát hành tiền lương cho nhân viên, chi phí đi lại, chi phí văn phòng, nhận thanh toán từ khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp. Tất cả các thao tác này phải được thực hiện thông qua nhân viên thu ngân. Việc kiểm soát các giao dịch tiền mặt được giao cho Dịch vụ Thuế.

Khi theo thói quen thông thườngTrong lời thoại, từ "bàn thu tiền" được sử dụng, máy tính tiền tự nó hiện ra trước mắt bạn. Trên thực tế, trong các tổ chức nó không chỉ là thiết bị điều khiển và tính toán. Bàn thu ngân của một cá nhân hoặc pháp nhân là một hệ thống tổng thể bao gồm nơi làm việc của thủ quỹ được trang bị tốt, phần mềm, thiết bị, tính sẵn sàng của báo cáo, tuân thủ hạn mức và quy tắc thu chi. Chuyên gia làm việc trong lĩnh vực này cũng phải được cấp giấy chứng nhận hợp lệ.

Quy tắc trang bị phòng

Kiểm soát các giao dịch tiền mặt bắt đầu với các yêu cầu về cơ sở đặt bàn thu ngân. Nếu không có thiết bị và thiết bị phù hợp, theo yêu cầu của các quy tắc và quy định của Ngân hàng Trung ương, bàn rút tiền sẽ không hoạt động. Tất nhiên, không phải tổ chức nào cũng tuân thủ các quy định. Cách tiếp cận như vậy, thứ nhất, có thể dẫn đến tiền phạt, và thứ hai, nó nguy hiểm cho tiền bạc và nhân viên chịu trách nhiệm tài chính cho họ. Các tổ chức ngân hàng phải tuân thủ tất cả các yêu cầu mà không được thất bại, nếu không họ có thể bị tước giấy phép. Dưới đây là những yêu cầu chung khi trang bị máy đếm tiền:

• Sự hiện diện của duy nhất một cánh cửa đóng lại từ bên trong. Khóa cửa phải chắc chắn, trong một số trường hợp phải sử dụng chốt sắt, bu lông cũng như khóa móc để không thể phá cửa từ bên ngoài.
• Trong phòng có cửa sổ để tiếp xúc với khách hàng, nhận và xuất quỹ. Cửa sổ cũng nên đóng chặt và được trang bị bản lềổ khóa. Nhân tiện, kích thước của cửa ra vào và cửa sổ được quy định rõ ràng. Cho phép sai lệch so với các kích thước đã thiết lập nếu doanh nghiệp có đơn vị bảo mật.
• Căn phòng nên được trang bị tủ kim loại. Chúng phải được gắn vào các kết cấu hỗ trợ của tòa nhà để không thể đưa chúng ra ngoài cùng với các chi tiết bên trong mà chúng được vặn vào. Vào cuối ngày làm việc, tủ được khóa và niêm phong.
• Hệ thống thông gió và cửa sổ phải được đóng chắc chắn và được lắp bằng các thanh kim loại.
• Phải có hai bình chữa cháy trong phòng.
• Máy tính tiền phải được trang bị các thiết bị báo động gửi tín hiệu từ các hệ thống an ninh khác nhau đến đồn cảnh sát địa phương hoặc tổ chức an ninh.

Quy trình làm việc với thu ngân

Kiểm soát các giao dịch tiền mặt ngụ ý một trình tự công việc nhất định. Khi đến nơi làm việc của mình, nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân là kiểm tra tính nguyên vẹn của niêm phong trên hộp và két sắt, cũng như kiểm tra xem có dấu hiệu đột nhập và xâm nhập trái phép vào cơ sở hay không. Nếu không tìm thấy dấu hiệu cảnh báo nào, bạn có thể đi làm. Nếu phát hiện có dấu hiệu của người khác, cần gọi ngay cho các cơ quan pháp luật và trước khi có sự xuất hiện của nhân viên, đảm bảo quyền bất khả xâm phạm về tài liệu, thiết bị, đồ đạc đặt trong quầy thu ngân. Chỉ có thể kiểm tra những gì đã mất tích tại hiện trường khi có sự chứng kiến của các nhân viên cảnh sát. Với họ, nội dung của két sắt được tính toán lại. Sau khi kiểm tracơ sở, một hành động được lập thành bốn bản: một bản dành cho các sĩ quan cảnh sát, bản thứ hai dành cho công ty bảo hiểm và bản thứ ba dành cho chính công ty. Cần có bản sao thứ tư nếu có tổ chức mẹ.

Chỉ được phép vào phòng đặt quầy thu ngân cho nhân viên thu ngân, được cấp theo tất cả các yêu cầu của Ngân hàng Trung ương và TKRF, và của các cơ quan có thẩm quyền. Bộ chìa khóa dành cho cấp trên phải được niêm phong và cất ở nơi an toàn. Không nên để đồ dùng cá nhân của nhân viên thu ngân trong phòng thu ngân. Chỉ những gì thuộc về tổ chức kinh tế mới nằm ở đó.

Ngoài ra còn có các yêu cầu về số lượng tiền mặt có thể được giữ tại quầy thu ngân của tổ chức. Cần phải tính toán trước và ghi vào các hành vi liên quan giới hạn quỹ, theo đó không được có tiền mặt tại quầy thu ngân vào cuối ngày làm việc. Để duy trì hạn mức, một hoạt động đặc biệt được thực hiện - thu tiền, có nghĩa là phương tiện vận tải chuyên dụng với sự bảo vệ đáng tin cậy sẽ vận chuyển tiền đến ngân hàng. Các chi nhánh nhỏ của ngân hàng thu tiền của họ đến kho tiền chính và các tổ chức - cho ngân hàng mà họ có thỏa thuận dịch vụ và hỗ trợ. Giới hạn tiền mặt chỉ có thể bị vi phạm trong vòng ba ngày, khi tiền lương được phát cho nhân viên của tổ chức.

Thủ tục xuất tiền từ quầy thu ngân

Kiểm soát các giao dịch tiền mặt của ngân hàng và các tổ chức dựa trên một quy định rõ ràng về việc sửa chữa tất cả các hành động vớiBằng tiền mặt. Tất cả các giao dịch đều được ghi chép và phản ánh hợp lý trong nhiều loại kế toán kinh doanh khác nhau.

Hệ thống kiểm soát các giao dịch tiền mặt liên quan đến việc phản ánh tất cả các thao tác với tiền mặt bằng cách sử dụng thu chi tiền mặt, báo cáo tạm ứng, kiểm tra và hành vi trên các quỹ đã sử dụng được phát hành theo báo cáo. Tất cả các giao dịch được ghi vào sổ tiền mặt. Vào cuối ngày làm việc, một báo cáo được tổng hợp với các biên lai tài chính cuối cùng đính kèm được in từ máy tính tiền.

Tất cả các hoạt động phát hành tiền phải được xác nhận bằng lệnh chuyển tiền có chữ ký của người được phát hành tiền. Trong chương trình kế toán, mục đích của việc phát hành được định hướng trong các bình luận. Các khoản thanh toán trước và các khoản thanh toán theo báo cáo sau đó phải được xác nhận bằng séc, hành vi thực hiện công việc hoặc các dịch vụ nhận được. Việc phát hành tiền lương cũng được xác nhận bằng lệnh chi tiền mặt, cũng như bảng lương.

Kiểm soát các giao dịch thanh toán và tiền mặt nghiêm cấm việc cấp tiền cho một người với chữ ký của người khác.

Quy tắc của quầy thu ngân

Việc kế toán và kiểm soát các giao dịch tiền mặt chủ yếu được giao cho một chuyên viên gọi là "thu ngân". Trong các tổ chức có số lượng nhân viên nhỏ, các quan chức sau có thể hoàn thành vai trò của mình:

• Kế toán trưởng.
• Kế toán của một bộ phận nhất định.
• Bất kỳ nhân viên nào có kiến thức đặc biệt vàkỹ năng.

Điều kiện bắt buộc đối với tất cả các cán bộ thực hiện chức năng của một nhân viên thu ngân (kể cả kiêm nhiệm) là thỏa thuận về trách nhiệm pháp lý đầy đủ. Nếu quyết định chọn quản lý hay kế toán thành thủ quỹ, thì đó luôn phải là người như vậy. Nếu anh ta đi nghỉ ốm hoặc nghỉ phép, anh ta sẽ được thay thế bởi một nhân viên khác được chỉ định theo thứ tự của người đứng đầu, và cũng được ký một thỏa thuận trách nhiệm mới. Ngoài ra, cần lập biên bản nghiệm thu, bàn giao tài sản vật chất. Trong quá trình chuẩn bị của nó, tiền mặt được đếm, tình trạng của thiết bị được kiểm tra, sự sẵn có của tất cả các tài liệu khi có sự hiện diện của hoa hồng. Ủy ban là một nhóm gồm ít nhất ba người. Thông thường, nó bao gồm kế toán trưởng và quản lý. Hành động được lập thành ba lần.

Khi đăng ký nhân viên thu ngân, mẫu chữ ký của anh ta sẽ được gửi đến ngân hàng phục vụ của tổ chức hoặc trụ sở chính của ngân hàng. Cô ấy là người nên có mặt trên tất cả các tài liệu liên quan đến công việc của bàn thu ngân.

Ứng viên ứng tuyển vào vị trí thu ngân phải được kiểm tra cẩn thận về tiền lệ khó chịu trong công việc trước khi được tuyển dụng. Tài liệu và ảnh của anh ta được chuyển cho dịch vụ an ninh hoặc thông tin được yêu cầu từ các cơ quan thực thi pháp luật. Giờ đây, Internet là một trợ thủ đắc lực cho nhà tuyển dụng trong vấn đề này. Có nhiều cơ sở dữ liệu nơi các tổ chức chia sẻ thông tin về những nhân viên đã bị sa thải và có những hành vi sai trái tại nơi làm việc.

Không nên làm việc với máy tính tiềncho phép những người nghiện rượu và ma túy, tiền án, người gây rối trật tự công cộng, cũng như các bệnh tâm thần khác nhau.

Kiểm soát đăng ký giao dịch tiền mặt

Việc thực hiện chính xác và có sẵn tất cả các tài liệu là yêu cầu tất yếu của Ngân hàng Trung ương, ngân hàng phục vụ, cơ quan thuế và các cơ quan kiểm soát khác. Việc kiểm soát tài chính đối với các giao dịch tiền mặt có thể được thực hiện đột xuất, có cảnh báo, thu giữ tài liệu và thiết bị tiền mặt. Nhiều tổ chức, đặc biệt là cơ cấu tài chính, thực hiện kiểm toán nội bộ theo kế hoạch đối với bàn thu ngân. Trong trường hợp này, một ủy ban được tập hợp, bao gồm các nhân viên có năng lực của riêng mình trong vấn đề này hoặc một công ty kiểm toán đặc biệt được thuê, thực hiện tất cả các kiểm tra ở cấp độ chuyên nghiệp và đưa ra báo cáo về các trục trặc, chênh lệch trong giao dịch tiền mặt và tài liệu.

Hiện trường và các loại kiểm tra khác có thể ảnh hưởng đến hợp đồng lao động, trách nhiệm pháp lý, dữ liệu cá nhân của nhân viên, trạng thái của các tài liệu tiền mặt, tính đúng đắn và thường xuyên của việc bảo trì chúng, bộ nhớ tài chính của máy tính tiền, thiết bị và thiết bị của bàn thu tiền, phản ánh các giao dịch, tính hợp lệ của chúng trong kế toán, kinh tế và kế toán thuế.

Thiết bị tính tiền

Danh mục thiết bị kiểm soát giao dịch tiền mặt bao gồm máy đếm tiền chuyên dụng. Bạn không thể mua cái này ở các cửa hàng phần cứng thông thường. không giốngtừ máy in, máy fax, máy tính toán và các thiết bị văn phòng khác, KKM chỉ có thể được bán bởi các tổ chức đã nhận được giấy phép đặc biệt cho việc này. Theo quy luật, các tổ chức giống nhau phục vụ các thiết bị điều khiển và tính toán. Mỗi máy tính tiền phải đăng ký với cơ quan thuế. Một thiết bị ghi nhớ đặc biệt liên tục ghi lại tất cả các thao tác mà nhân viên thu ngân thực hiện với máy. Ngoài ra, các chỉ tiêu này được chuyển cho cơ quan thuế để đối chiếu với các báo cáo đã nộp của doanh nghiệp. Mọi hỏng hóc, sửa chữa, xóa sổ của máy tính tiền cũng phải được thông báo cho cơ quan thuế.

Tất cả các pháp nhân (doanh nghiệp) nhận tiền mặt của khách hàng bắt buộc phải làm việc với máy tính tiền. Chỉ các doanh nhân cá nhân mới có thể được miễn sử dụng máy tính tiền. Họ có quyền phát hành séc theo cách thủ công, xác nhận tính xác thực bằng con dấu của chính họ. Nhưng khoản cứu trợ này không áp dụng cho tất cả các doanh nhân. Một số hoạt động chỉ yêu cầu sử dụng máy tính tiền.

Kiểm soát giao dịch tiền mặt

Ngoài việc kiểm tra bằng các dịch vụ bên ngoài, cần phải kiểm tra nội bộ. Các quy tắc để duy trì quầy thu ngân quy định về lịch trình kiểm tra theo lịch trình sau đây: trước khi nộp báo cáo hàng năm, trước khi gửi báo cáo quý, trong trường hợp người chịu trách nhiệm tài chính làm việc với bàn thu ngân này thay đổi. Việc kiểm soát quầy thu ngân và các giao dịch tiền mặt cũng được thực hiện, nếu nhân viên bị nghi ngờ gian dối, tiết lộ sự thật về hành vi trộm cắp hoặc gian lận, thì số lượng tiền mặt không tương ứng với số tiền được phản ánh trong tài liệu.

Quản lý của một số tổ chức có chính sách thường xuyên kiểm tra đột xuất, để nhân viên không bị lợi dụng vị trí chính thức của họ và tiếp xúc chặt chẽ với tiền mặt. Đối với mỗi séc, một hoa hồng đặc biệt được chỉ định, mỗi lần bao gồm những người khác nhau không liên quan đến việc hình thành nội dung của máy tính tiền. Thành phần của hoa hồng được ghi lại trong hành động xác minh. Thông thường, bản thân quá trình này được đi kèm với một đoạn video.

Đặc thù của giao dịch tiền mặt ngân hàng

Hệ thống kiểm soát giao dịch tiền mặt của ngân hàng ngụ ý một cấu hình phức tạp hơn. Trong các chi nhánh của các tổ chức tài chính, có một số cấp độ xác minh được thực hiện bởi các chuyên gia khác nhau. Vì tiền đi qua ngân hàng nhiều hơn so với các tổ chức thông thường, nên sự phức tạp và các yêu cầu gia tăng đối với hệ thống kiểm soát là hoàn toàn có cơ sở. Mặc dù thực tế là hàng năm họ đều cố gắng tự động hóa tất cả các hoạt động trong ngân hàng, nhưng vẫn cần ít nhất hai nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện đúng các hoạt động: một người điều hành thủ quỹ và một người quản lý thu ngân. Phương thức thứ nhất thực hiện các giao dịch trong ngày làm việc, phương thức thứ hai phát hành số tiền tạm ứng, thu và đếm số dư, điền vào chứng từ tiền mặt, thu tiền vượt quá hạn mức tiền mặt và thực hiện kiểm soát hàng ngày ở cấp chính.

Kiểm soát tiền mặt và các hệ thống kiểm soát thanh toán khác

Càng ngày, việc kiểm soát việc thực hiện các giao dịch tiền mặt càng được thực hiện bằng các công nghệ mới nhất. Mục đích của chúng là ghi lại các hành độngthu ngân, khách hàng, cũng như dữ liệu từ bộ nhớ tài chính của máy tính tiền. Dữ liệu này cho phép bạn chứng minh hành vi sai trái, gian lận, trộm cắp và gian lận khác. Trước tòa, đoạn băng ghi âm này sẽ là bằng chứng không thể chối cãi, vì không thể thay đổi lời khai tổng hợp của hai nguồn tin được nữa.

Kiểm soát tiền mặt là một hệ thống kiểm soát máy tính tiền, bao gồm máy tính tiền, máy quay video màu độ phân giải cao, máy chủ video, một chương trình đồng bộ hóa tài liệu do máy ảnh thu được với kết quả đọc văn bản của máy tính tiền, cũng như một nơi làm việc từ xa cho một chuyên gia bảo mật. Có rất nhiều hệ thống như vậy trên thị trường hiện nay. Tất cả chúng đều dựa trên cùng một cách làm việc, có sự khác biệt về chức năng, chi phí, thiết kế và phương pháp kết nối và phân tích. Trong số đó có các hệ thống điều khiển sau:

• DIT-POS - chi phí phụ thuộc vào cài đặt máy chủ, kết nối tối đa 16 máy tính tiền, lưu trữ thông tin video và văn bản trong một khu phức hợp.
• POS-thanh tra - phát triển của Nga, chi phí khoảng 6.000 rúp, có chức năng tìm kiếm hoạt động bằng các tham số biên nhận.
• POS-Trí tuệ - cũng là một sự phát triển của Nga, nó được phân biệt bởi khả năng tích hợp với các hệ thống giao dịch khác nhau, văn bản trên video không chỉ được chồng lên mà được tích hợp theo chương trình, việc tìm kiếm các đoạn video được thực hiện tự động.
• CHEKTV là một sự phát triển khác của Nga với khả năng tích hợp với máy tính tiền và hệ thống giao dịch, với hệ thống ghi video phổ quát, tích hợp phần mềm của văn bản và video, với khả năng là phần cứngphân tích dữ liệu và tự động tìm kiếm các phân đoạn.