Chức năng chính của kiểm soát trong quản lý

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Mỗi nhà lãnh đạo thực hiện các chức năng cơ bản của quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, tạo động lực, kiểm soát. Bốn yếu tố của chức năng kiểm soát: xác định các chỉ số và phương pháp đo lường kết quả, đo lường kết quả, xác định xem kết quả có đi đúng hướng hay không và các hành động khắc phục.

Tất cả các chức năng quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, động lực, kiểm soát được kết nối chặt chẽ với nhau. Chúng đều quan trọng như nhau để quản lý hiệu quả. Chúng không thể được chia thành chính và phụ. Đồng thời, các chức năng quản lý: tổ chức, tạo động lực và kiểm soát dựa trên việc lập kế hoạch chu đáo và hiệu quả.

• Lập kế hoạch là chức năng chính, cơ bản. Dựa trên các mục tiêu chiến lược, một kế hoạch được xây dựng để đạt được chúng, cung cấp cho việc phân bổ các nguồn lực nhất định và liên kết việc phân bổ này đúng lúc. Lập kế hoạch tài liệu phân bổ các nguồn lực và hợp nhất nỗ lực của các bộ phận cá nhân và nhân viên để đạt được một mục tiêu chung. Đối với điều này, nó được thực hiệnphân rã các mục tiêu chung thành các mục tiêu cá nhân. Bắt buộc phải cung cấp cho việc lập kế hoạch và kiểm soát tổ chức. Các chức năng quản lý, ngoài việc thiết lập mục tiêu, còn cung cấp cho việc biên soạn một danh sách các công việc phải được thực hiện theo một trình tự nhất định để đạt được mục tiêu. Đồng thời, mỗi tác phẩm được gắn với thời gian bắt đầu và kết thúc của nó, các nguồn lực được giao cho nó và các tác phẩm tiếp theo (hoặc trước đó) hoạt động theo thời gian.
• Tổ chức, với tư cách là một chức năng của quản lý, là tạo ra một cấu trúc cho phép các phần tử riêng lẻ của hệ thống làm việc cùng nhau theo các quy tắc nhất định và sử dụng hợp lý các nguồn lực được phân bổ để đạt được các mục tiêu. Cơ cấu tổ chức được mô tả bằng một số quy tắc chính thức - quy định, quy chế, hướng dẫn.
• Động lực, như một chức năng của quản lý, là khuyến khích nhân viên ở tất cả các cấp làm việc hiệu quả cùng nhau để đạt được mục tiêu của họ. Đây là chức năng quản trị nhân văn nhất và ít được chính thức hóa nhất.
• Kiểm soát, với tư cách là một chức năng, quá trình quản lý bao gồm việc hạch toán định lượng và định tính kết quả công việc, đây là một quá trình đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu của mình

Giao quyền kiểm soát

Kiểm soát là chức năng chính của quản lý. Nó dành cho:

• Giảm sự không chắc chắn của quy trình sản xuất và quy trình quản lý.
• Dự đoán và phòng ngừa thất bại.
• Hỗ trợ hành động thành công.

Kiểm soát là không thể tưởng tượng mà không cần đo lường. Để hiểu những gìcông việc đang diễn ra theo đúng kế hoạch, cần phải so sánh các chỉ tiêu định lượng đạt được tại thời điểm kiểm soát với một số chỉ tiêu kế hoạch đã biết trước đó.

Kiểm soát quy trình là một hệ thống cho phép bạn lập kế hoạch, đo lường, xác định các sai lệch và sửa chữa bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, chẳng hạn như sản xuất, đóng gói, giao hàng cho người tiêu dùng, v.v.

Chức năng kiểm soát trong quản lý là một phần thiết yếu của quy trình quản lý.

Khi không có chức năng điều khiển, bất kỳ điều khiển nào cũng mất đi ý nghĩa của nó. Bạn sẽ không biết liệu những gì đã lên kế hoạch đã được thực hiện hay chưa, và nói chung, nếu bất cứ điều gì đang được thực hiện.

Không có chức năng kiểm soát thì cũng không quản lý được nhân sự.

Quá trình quản lý là một quá trình chức năng để kiểm soát tổ chức, nó phải phát triển ngoài các mục tiêu và kế hoạch chiến lược của tổ chức

Bốn yếu tố của chức năng điều khiển

Có bốn bước chính trong chức năng kiểm soát quản lý:

1. Xác định các chỉ số và cách đo lường kết quả.
2. Đo lường kết quả.
3. Xác định xem kết quả có đúng như kế hoạch hay không.
4. Áp dụng hành động khắc phục.

"Control" có nghĩa là một danh sách được giữ nguyên bản (tiếng Pháp contrôle, từ contrerôle -, từ tiếng Latinh tương phản - chống lại và rotulus - cuộn).

Đặt mục tiêu và phương pháp đo lường kết quả

Cần phải hình thành một bộ chỉ số quan trọng đối với quá trình được kiểm soát và xác định các giá trị đã lập kế hoạch cho từng chỉ số tại các thời điểm nhất định. Khi tại thời điểm này, thực tếDo đó, các nhà quản lý nhận được tín hiệu về mọi thứ đang diễn ra như thế nào và do đó họ không cần phải kiểm tra từng bước trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Các chỉ số phải được trình bày rõ ràng, có thể đo lường và là tài liệu để theo dõi. Trong một nhà máy sản xuất, các chỉ số có thể bao gồm doanh số và sản lượng, hiệu quả lao động, hiệu suất an toàn, v.v.

Mặt khác, trong cung cấp dịch vụ, các chỉ số phải bao gồm, ví dụ: số lượng khách hàng phải xếp hàng chờ đợi tại ngân hàng hoặc số lượng khách hàng mới mang lại do chiến dịch quảng cáo cập nhật.

Các điểm đo lường trên mốc thời gian cũng không nên được chọn ngẫu nhiên mà phải được kết hợp với các điểm cực kỳ quan trọng, theo quan điểm của một quy trình được kiểm soát, các khoảng thời gian hoặc đầu / cuối của các giai đoạn quan trọng của quy trình. Nó có thể là

• Bắt đầu hoặc kết thúc giai đoạn lập kế hoạch - ca, ngày, tuần hoặc tháng.
• Bắt đầu hoặc kết thúc giai đoạn quan trọng: hoàn thành tiền sản xuất, bắt đầu lắp ráp sản phẩm cuối cùng, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
• Một bản phát hành sản phẩm mới hoặc đạt được khối lượng dịch vụ theo kế hoạch.

Các chức năng lập kế hoạch và kiểm soát trong quản lý được kết nối rất chặt chẽ với nhau và không có ý nghĩa giữa hai chức năng. Kế hoạch không ai kiểm soát sẽ biến thành một tờ giấy trắng. Các chức năng quản lý động lực và kiểm soát cũng có liên quan.

Kết quả đo

Đo lường kết quả tại các điểm kiểm soát và so sánh chúng với các điểm đã lập kế hoạchcác chỉ số phải được thực hiện một cách chủ động để các sai lệch có thể được phát hiện càng sớm càng tốt hoặc thậm chí được dự đoán trước khi chúng xảy ra, do đó tránh hoặc giảm thiểu hành động khắc phục.

Nếu các điểm kiểm tra được lập kế hoạch phù hợp và có sẵn các công cụ để xác định chính xác những gì cấp dưới đang làm, việc đánh giá hiệu suất hiện tại và dự kiến sẽ chính xác và dễ dàng.

Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định chính xác điểm kiểm soát, cũng có nhiều hoạt động khó đo lường.

Rất đơn giản, chẳng hạn, để thiết lập thời gian tiêu chuẩn cho việc sản xuất hàng loạt sản phẩm và việc đo lường các giá trị thực tế cho các chỉ số này cũng dễ dàng như vậy

Tình hình phức tạp hơn với những loại công việc xa rời công nghệ. Ví dụ, không dễ dàng để giám sát công việc của một nhà quản lý quan hệ lao động, bởi vì không dễ dàng để phát triển một thẻ điểm rõ ràng.

Người đứng đầu kiểu quản lý này thường dựa vào các chỉ số mơ hồ như quan hệ công đoàn, sự nhiệt tình và trung thành của cấp dưới, sự luân chuyển của nhân viên và / hoặc tranh chấp lao động. Trong những trường hợp như vậy, kết quả đo lường cấp dưới của người quản lý cũng rất mơ hồ.

Tuân thủ kết quả với kế hoạch

Đây là bước đơn giản nhưng rất quan trọng trong quy trình kiểm soát. Nó liên quan đến việc so sánh các kết quả đo được với các mục tiêu được xác định trước. Ở giai đoạn này, một kỹ thuật so sánh được phát triển trước là cực kỳ quan trọng. Trong đóTài liệu cần xác định rõ những gì được đo cụ thể, tại thời điểm nào và trong những điều kiện nào. Hãy tuân thủ kỹ thuật này một cách nghiêm ngặt, nếu không, kết quả đo lường và so sánh với kế hoạch sẽ không đáng tin cậy.

Nếu việc thực hiện đúng như kế hoạch, ban lãnh đạo có thể tin rằng mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát. Trong trường hợp này, không cần phải can thiệp vào hoạt động hàng ngày của tổ chức.

Hành động sửa chữa

Giai đoạn này trở nên quan trọng nhất trong trường hợp các chỉ số không đạt được kế hoạch và phân tích cho thấy cần phải có các hành động khắc phục. Những hành động khắc phục đó có thể bao gồm những thay đổi đối với một hoặc nhiều khía cạnh của hoạt động hàng ngày của tổ chức.

Ví dụ: giám đốc chi nhánh ngân hàng phải quyết định rằng cần có nhiều nhân viên thu ngân hơn trong hội trường để đáp ứng thời gian chờ tối đa năm phút đã đặt trước đó.

Hoặc quản lý cửa hàng quyết định cử người vận hành máy làm thêm giờ để kịp thời hạn giao sản phẩm.

Giám sát cũng giúp xác định các mục tiêu đã đặt không chính xác, trong trường hợp đó, hành động khắc phục sẽ là điều chỉnh các mục tiêu chứ không phải đấu tranh để thay đổi các giá trị đo được hiện tại.

Kịp thời của hành động khắc phục

Bạn phải luôn phát triển một cách có tính xây dựng để đưa các chỉ số về giá trị kế hoạch, nếu không bạn sẽ phải nhận ra rằng thất bại đã xảy ra một cách muộn màng. Lỗi hoặc lỗi được xác định càng sớm thì khả năng sửa chữa hoặc bắt kịp càng cao. Và càng ít thời gian, vật chất và nguồn lao động sẽ được sử dụng cho việc sửa chữa nó.

Những sai lệch được phát hiện vào một ngày sau đó hoàn toàn không thể sửa chữa được. Trong trường hợp này, tổ chức phải chịu những tổn thất đáng kể về tài chính và uy tín, cho đến khi chấm dứt hoạt động.

Tin xấu hôm nay tốt hơn những tin tức tương tự ngày mai.

D. S. Chadwick

Mối quan hệ của các chức năng điều khiển

Chức năng quản lý: động lực và kiểm soát có quan hệ mật thiết với nhau. Để xây dựng một hệ thống tạo động lực hiệu quả cho cấp dưới, người quản lý cần có quyền truy cập vào các kết quả kiểm soát chính xác và kịp thời.

Kiểm soát có thể được thực hiện để tuân thủ:

• chỉ tiêu kế hoạch;
• tiêu chuẩn chất lượng;
• chính sách của công ty;
• yêu cầu về an toàn và bảo hộ lao động;
• yêu cầu của việc kiểm soát các tổ chức nhà nước hoặc công cộng.

Kiểm soát cũng có thể là định kỳ và một lần, theo lịch trình và khẩn cấp, riêng tư và như một phần của cuộc đánh giá chung của tổ chức.

Kết

Chức năng chính của kiểm soát trong quản lý là đảm bảo việc thực hiện kế hoạch và do đó đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các tính năng bổ sung - hỗ trợ tổ chức và động lực và tương tác với họ. Chức năng kiểm soát trong quản lý là quan trọng nhất. Điểm kiểm soát không phải làđể bắt đơn vị hoặc nhân viên không hoàn thành kế hoạch và trừng phạt họ. Điều quan trọng là phát hiện những sai lệch so với kế hoạch một cách kịp thời. Sau đó, có một cơ hội để có thời gian để thực hiện các hành động sửa chữa. Tổ chức chu đáo các quy trình kiểm soát là chìa khóa để thực hiện chính xác và kịp thời các kế hoạch cũng như đạt được các mục tiêu.